采购过程和采购合同管理

采购过程和采购合同管理教学目的与要求：掌握采购的程序，熟悉采购表格。了解采购合同的特征、功能。了解合同的分类方法。熟练掌握采购合同的内容。了解解决合同争议的几种方法。熟悉采购合同的几种管理方法。第1页/共53页7.1采购程序一、要购1、采购需求分析确定采购需求，哪些物料可以自己制造；哪些物料需要“外包”传统方法：采购需求计划表和请购单；需求分析法：根据客户需求历史或生产计划归纳出需求规律，再根据需求规律预测客户今后的需求品种和数量。第2页/共53页7.1采购程序一、要购2、编制采购计划主要依据：需求分析所确定的采购需求量及相应的采购规格。作用：进行采购的基本依据；控制盲目采购的重要措施；现金流量预测的有效手段。第3页/共53页7.1采购程序一、要购3、提出采购需求1）规格、图样和采购文件；2）对采购产品的要求，（产品的类别、形式和等级；产品的检验程序和规范；质量体系标准）3）明确主要控制环节（编制、审批、发放）；4）提出完整的采购文件，包括采购合同、图样、标准、样品和技术协议书等。第4页/共53页7.1采购程序二、订购1、供应商调查了解供应商，了解资源市场1）初步供应商调查（供应商的基本情况，面广、内容浅）；2）资源市场调查（资源市场的规模、容量和性质以及资源市场的管理制度、法律制度、经济环境和政治环境等）；3）深入供应商调查（重点考察生产工艺设备、质量保证体系和管理水平）；第5页/共53页7.1采购程序二、订购1、供应商调查建立采购认证体系1）对选择的供应商进行认证（考察供应商的软、硬件）；2）对供应商提供的样品进行试制认证；①技术规格和实际生产过程有无出入；②对样品及检验报告进行评审第6页/共53页7.1采购程序二、订购1、供应商调查建立采购认证体系3）对供应商提供的小批量物料进行中试认证；4）对供应商提供的批量物料进行批量认证；①控制新开发方案批量生产的物料供应质量的稳定性；②控制新增供应商的批量物料供应质量的稳定性第7页/共53页7.1采购程序二、订购2、供应商选择1）总包与分包问题（清楚各自的优缺点）；2）考虑采用固定价格、一次付款还是采用成本补偿；3）实行招投标采购或询价采购等采购方式第8页/共53页7.1采购程序二、订购3、签订采购合同1）交货的价格（常采用固定价格）和条件（包括各种风险的规定）；2）付款条件（以供应商履行合同的情况为基础）；3）罚款条款和保证条件；4）其他协议（包括保险、安全规则、权利和义务的转移等）；第9页/共53页7.1采购程序二、订购4、订购和发出订单常规采购中，对于长时间需求的物料，可就合同进行滚动式谈判，购货订单按照合同发出即可。购货订单应该包括：订单编号、产品简要说明、单价、需求数量、交货时间、交货地址等。第10页/共53页7.1采购程序二、订购5、采购完成（1）供应商跟踪管理跟踪和催货1）订单跟踪按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟踪跟踪和催货的方法：联单法；统计法；跟催箱2）定期跟踪每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表统一定期跟催。第11页/共53页7.1采购程序二、订购5、采购完成（2）进货验收设备验收：1）装运之前在供应商的生产现场进行验收测试；2）交货后在采购方的安装现场进行验收测试；3）设备第一次投入运行之前的验收测试；第12页/共53页7.1采购程序二、订购5、采购完成（2）进货验收产品验收：1）免检；2）全拣；3）抽样检验（国标ISO2859）；第13页/共53页7.1采购程序二、订购5、采购完成（3）付款并结清票据结算和支付常用票据，包括汇票、本票、支票，以汇票为主。常用的支付方式有汇付、托收和信用证三种方法。付款方式通常有预付、货到付款、月结30天（60天、90天）第14页/共53页7.2采购表格一、请购单第15页/共53页7.2采购表格二、订单及其他辅助性单据1、订购单2、其它辅助性单据包括采购计划表、进料验收单、外协加工成本核算表、物料采购记录表、交期控制表、来料检验月报表第16页/共53页7.3采购监管与控制一、采购监管的内容目的：实现“5R”采购目标。即：适时、适质、适量、适价、适地1、采购人员的控制避免和消除在采购活动中存在的假公济私、行贿受贿、贪污腐败、损害企业利益的行为。第17页/共53页7.3采购监管与控制一、采购监管的内容2、采购流程的控制（1）采购计划的制定（2）采购文件的准备（3）采购文件的基本内容和要求；（4）采购文件的审批（5）向合格的供应商提交采购文件（6）采购合同的审批（7）采购合同的签订（8）向供应商提供采购文件（9）向供应商反馈采购物资的质量状况（10）在供应商处验证采购产品（11）采购文件的保管第18页/共53页7.3采购监管与控制一、采购监管的内容3、采购资金的控制制定合理的采购预算，为采购资金的控制提供明确的标准。建立一套严格的规章制度规定资金领取、审批的范围。4、采购信息的收集和使用5、采购绩效的考核第19页/共53页7.3采购监管与控制二、采购监控的方法1、建立、健全完善的采购规章制度采购规章制度应包括以下内容：⑴采购控制程序（各部门及相关人员的职责；采购程序要点；采购流程图以及采购的相关文件、相关表格等）⑵采购规范⑶采购管理办法（对企业采购流程的每一个步骤的详细说明）第20页/共53页7.3采购监管与控制二、采购监控的方法1、建立、健全完善的采购规章制度采购规章制度应包括以下内容：⑷采购作业规定⑸采购作业指导⑹外协加工管理办法⑺物料与采购管理系统⑻进料验收管理办法⑼采购争端解决的办法第21页/共53页7.3采购监管与控制二、采购监控的方法2、实施采购标准化作业（1）制定标准化的采购作业流程，制定采购作业手册（2）明确采购人员的权限范围，（3）建立请示汇报制度（4）建立资金使用制度（5）建立运输进货控制制度，降低进货风险（明确进货风险和责任，以及理赔的相应办法第22页/共53页7.3采购监管与控制二、采购监控的方法3、建立采购评价制度（1）采购人员的评价①主观考核：采用填写自我评价表的方式进行，内容主要包括实际完成情况的汇报，实际情况与计划对比的变化及原因，实际完成指标的优劣程度评价。②客观评价技术：采用分值评价法。第23页/共53页7.3采购监管与控制二、采购监控的方法3、建立采购评价制度（2）采购部门的评价①单次审核评估：自我评价表和采购计划进行对比。②月末评估：汇总、统计一个月内所有的自我评价表。③年末评估：把月末评估进行汇总。第24页/共53页7.3采购监管与控制二、采购监控的方法4、及时对采购人员进行奖罚鼓励肯定积极因素，抵制和否定消极因素。公平合理，奖罚分明，以客观事实为依据。第25页/共53页7.4采购合同概述1、采购合同的定义采购合同是一种经济合同（买卖合同），是法人之间为实现一定的经济目的，明确相互的权利义务关系而签订的书面契约，也是对采购双方都具有法律约束力的一种正式协议。它具有以下法律特征：

（1）它是转移标的物所有权或经营权的合同（2）采购合同的标的物是工业品生产资料（3）采购合同的主题比较广泛（4）采购合同和商品流通过程密切联系第26页/共53页7.4采购合同概述2、采购合同的种类根据其主体不同，可以分为政府采购、国有企业采购合同、非国有企业采购合同。几种特殊的采购合同：

（1）分期付款的采购合同（2）凭样品采购的采购合同（3）试用的采购合同（4）招标、投标的采购合同第27页/共53页7.4采购合同概述3、采购合同的内容和形式（1）采购合同开头内容①合同的名称②合同编号③采供双方的企业名称、地址④签订地点⑤签订时间第28页/共53页7.4采购合同概述3、采购合同的内容和形式（2）采购合同正文的内容①货物的名称与规格②货物数量条款（采购数量和交货数量）③货物质量条款（技术标准及编号）④价格条款⑤运输方式⑥支付条款⑦交货地点⑧检验条款⑨违约责任此外还可附加保险、仲裁条款、不可抗力条款等项目第29页/共53页7.4采购合同概述3、采购合同的内容和形式（3）采购合同结尾的内容①合同的份数及生效日期②签订人的签名③采供双方的公司公章第30页/共53页7.4采购合同概述3、采购合同的内容和形式（4）采购合同的形式①口头合同形式②书面合同形式合同书（记载合同内容的文书）信件（当事人就合同内容相互往来的信函）数据电文（通过电子形式用以传递信息的一种书面形式）确认书（当事人以书面形式对合同内容予以确认的文件，在合同成立前签订）第31页/共53页7.5采购合同的履行和检查1、采购合同的签订（1）要约希望和他人订立采购合同的意思表示，应符合下列两点规定：①内容具体确定②表示受要约人一旦承诺，要约人即受该意思表示的约束。第32页/共53页7.5采购合同的履行和检查1、采购合同的签订（2）承诺受要约人同意要约的意思表示：①内容具体确定②表示受要约人一旦承诺，要约人即受该意思表示的约束。第33页/共53页7.5采购合同的履行和检查2、采购合同的履行（1）采购合同履行的一般规则①质量要求要按国标、行标或符合合同的特定标准履行②价款或报酬按订立合同是履行的市场价格履行③履行地点在履行义务一方所在地履行④履行期限债务人可以随时履行，债权人也可以随时要求履行⑤履行方式按照有利于实现合同目的的方式履行⑥履行费用的负担由履行义务的一方负担第34页/共53页7.5采购合同的履行和检查2、采购合同的履行（2）采购合同标的物的权属转移①标的物的权属种类（所有权和处分权）②标的物的交付时间③标的物的交付地点第35页/共53页7.5采购合同的履行和检查2、采购合同的履行（3）标的物质量、数量、包装条款的履行①标的物质量条款的履行（以合同约定为准，提供质量说明的以该说明为准）②标的物数量条款的履行③标的物包装条款的履行第36页/共53页7.5采购合同的履行和检查3、采购合同的检查（1）有效的采购合同（2）效力待定的采购合同（3）无效的采购合同（4）可撤销的采购合同第37页/共53页6.1.2采购合同的功能一、证明功能二、约束功能三、激励功能第38页/共53页6.1.3采购合同的分类一、按采购内容分类货物采购合同工程项目采购合同服务采购合同二、按采购职能的范围和目标分类商业采购合同政府采购合同制造业采购合同三、按合同支付方式分类固定价格合同类型成本加酬金合同类型固定工资合同类型第39页/共53页小思考6-1：某机床厂与某供应商已经达成采购意向，在采购过程中，供应商需要分批送货以及派遣技术人员进行指导，执行此合同长达一年时间，问：机床厂在制定合同价格的时候应考虑采用那种类型合同？第40页/共53页6.2采购合同内容6.2.1采购合同的条款6.2.2采购合同的签订第41页/共53页6.2.1采购合同的条款

一、采购合同的通用合同条款标的物数量质量价款支付履约地点、方式不可抗力生效条件二、采购合同的专用合同条款第42页/共53页小思考6-2：试分析在采购商品分别为以下的几种采购合同中，你所需要考虑的专有条款各有什么不同：1、玻璃器皿2、某大厦建筑工程3、某软件工程系统第43页/共53页6.3采购合同管理6.3.1采购合同管理的意义6.3.2采购合同管理的方法6.3.3采购合同的违约责任与索赔6.3.4采购合同的变更、中止和解除第44页/共53页6.3.1采购合同管理的意义

合同的管理直接关系到采购项目实施是否顺利，合同双方各自自身的利益是否能得到保护，是否能最终实现自己的目标效益。第45页/共53页6.3.2采购合同管理的方法

一、明确各方的责任和义务采购方的主要责任与义务采购方的主要责任与义务二、严密的管理手段严格的审批程序规范的现场会议制度健全的合同文件管理系统第46页/共53页6.3.3采购合同的违约责任与索赔一、违约责任不履行义务不适当履行延迟履行合同义务二、索赔第47页/共53页6.3.4采购合同的变更、中止和解除一、合同的变更二、合同的中止三、合同的解除四、合同的