公司采购管理制度

第第页共10页XXXXXXXX发展有限公司采购管理制度第一章总则第一条为进一步加强XXXXXXXX发展有限公司（以下简称xxxx）采购管理工作，提高采购效率，促进廉政建设，建立良好的采购环境，更好地控制成本，结合xxxx的实际情况，制定本规定。第二条本规定适用于xxxx货物类、工程类、服务类及其他类部品的采购活动。其中货物类、工程类及其他类部品统称为A类部品，服务类部品统称为B类部品。本规定所称货物类部品，是指开发项目所需的各种材料、设备等。本规定所称工程类部品，是指开发项目的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等所需的各类专业发包工程。本规定所称其他类部品，是指勘察、监理、造价咨询、招标代理等与工程建设相关的其他采购部品。本规定所称服务类部品，是指与开发设计部、营销策划部、物管部相关的服务类项目。第三条采购工作须遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。第四条采购管理工作主要包括采购计划管理、采购方式选择、采购过程管理、货物供应管理和供应商管理等内容。第二章管理机构及职责第五条XXXX设立招标采购领导小组。组长由XXXX总经理担任，组员由公司经营层及各相关部门负责人组成。第六条招标采购领导小组全面负责XXXX的采购监督和管理工作，其职责主要包括：（1）审批招标（采购）计划；（2）批准邀请投标人或供应商名单；（3）审定招标文件；（4）审查评标报告并定标；（5）核准有关招标采购的其他重要事项。第七条公司成立招标采购领导小组，合约造价部作为招标及采购归口管理及日常事务常设机构，合约造价部在招标采购领导小组的领导下，负责招标的具体工作。其职责为：（1）拟订、完善公司招标管理制度，制定具体的招标、评标细则；（2）根据经办部门提供的基础资料，负责拟定招标工作计划和工作方案并报招标采购领导小组审定；（3）负责监督检查招标代理机构的工作情况，审核招标文件；（4）对于公司内部采购的项目:①负责办理有关手续，发布招标信息；②负责接受投标单位报名并审查投标单位资质及按照招标文件要求对投标单位进行考察；③负责组织现场勘察及投标预备会；④负责组织开标、评标、定标；⑤负责报批中标结果；（5）负责收集、整理招标活动的相关资料并进行资料归档。（6）负责建立投标人及评标专家信息库；（7）定期对参加招标活动的相关人员进行法律及业务知识培训。第八条公司董事会负责监督XXXX的各项采购工作。第三章采购计划管理第九条采购计划分为采购需求计划和采购实施计划两个层级。第十条公司工程部在项目开发大纲确定一周内应组织编制A类部品的采购需求计划，经审批后报合约造价部。《采购需求计划》和《采购需求计划审批表》格式要求详见附件1和附件2。第十一条合约造价部根据工程部上报的《采购需求计划》编制《采购实施方案审批表》，并确定采购组织形式、采购方式、等内容。《采购实施方案审批表》经公司招标采购领导小组批准后即可实施。需进行招标采购的由合约造价部编制《招标方案审批表》，报公司招标采购领导小组批准后实施。《采购实施方案审批表》和《招标方案审批表》的格式要求见附件4和附件5。第十二条A类部品的采购需求计划如有调整，工程部须及时提出采购需求计划变更申请，并报合约造价部。由合约造价部调整相应的采购实施计划，并报公司招标采购领导小组批准后执行。采购需求计划的调整应充分考虑部品的采购周期和供货周期，以免影响项目的正常进度。《采购需求计划变更申请表》的格式要求见附件3。第十三条直接委托采购方式适用范围以外的A类部品采购，如采用直接委托采购，由合约造价部报公司招标采购领导小组进行审批，审批完成后再由公司合约造价部组织编制相应的采购实施方案，并进行审批。第十四条公司开发设计部、营销策划部、物管部等部门负责编制B类部品的《采购需求计划》，合约造价部根据上报的B类部品采购需求计划编制《采购实施方案审批表》，并确定采购组织形式、采购方式等内容。《采购实施方案审批表》经公司招标采购领导小组批准后即可实施。B类部品的采购计划如有调整，应参照《采购需求计划变更申请表》的格式完成审批。第十五条B类部品如涉及直接委托采购，应由公司招标采购领导小组进行审批，审批完成后再由合约造价部组织编制相应的《采购实施方案审批表》，并进行审批。第十六条合约造价部应组织各相关部门和单位严格按照采购实施计划既定的时间节点完成各项采购工作，确保项目各类采购部品及时供应。第四章采购方式选择及采购招标范围第十七条按照采购方法不同，采购方式可分为：招标采购、询价采购、竞价采购及直接委托采购。招标形式可分为公开招标、邀请招标、直接委托第十八条除特殊情况并经批准外，使用公司自有资金进行的建设工程各类（A类及B类设计）项目，符合下列情形之一的，应当公开招标：（1）单项承包合同金额一百万元（含本数）以上的建设工程项目总承包及施工；（2）单项服务合同金额十五万元（含本数）以上的造价咨询、招标代理；（3）单项合同金额五十万元（含本数）以上的建设工程设备及材料采购，建设工程勘察、设计、监理及与建设工程相关的其他项目。实行公开招标的项目，采用委托招标代理单位招标。第十九条使用公司自有资金进行的建设工程B类设计项目，符合下列情形之一的，经公司招标领导小组批准，可以不进行设计招标，直接委托：涉及国家安全、国家机密的；抢险救灾的；主要工艺、技术采用特定专利或者专有技术的；技术复杂或专业性强，能够满足条件的勘察设计单位少于三家，不能形成有效竞争的；已建成项目需要改、扩建或者技术改造的，由其他设计单位进行设计影响项目功能配套性的；停建或缓建之后恢复建设、建设方案确定后建设单位根据实际情况进行方案调整的，并且中标人未发生变更的；按照规定程序经过两次招标失败的；法律、行政法规规定的其他情形。发生了不可预见的紧急情况，采用招标或询价方式所需时间均不能满足项目需要的。第二十条使用公司自有资金进行的建设工程A类施工项目，符合下列情形之一的，经公司招标领导小组批准，可以不进行施工招标，直接委托：涉及国家安全、国家机密或者抢险救灾而不适宜招标的；以工代赈需要使用农民工的；施工主要技术采用特定的专利或者专有技术的；在建工程追加的附属小型工程或者主体加层工程，原中标人仍具备承包能力的；停建或缓建之后恢复建设，并且中标人未发生变更的；按照规定程序经过两次招标失败的；法律、行政法规规定的其他情形。发生了不可预见的紧急情况，采用招标或询价方式所需时间均不能满足项目需要的。第二十一条符合下列条件的A类部品及B类设计采购，为了提高效率，可简化程序，进行询价采购：采购部品预算金额未达到公开招标条件的；第二十二条B类部品（设计除外）项目的采购（广告策划、酒店顾问等服务）及各种政府规定的专营项目服务采购,经公司招标领导小组批准可询价采购、竞价采购或直接委托采购。。第二十三条任何人不得擅自改变采购方式，不得将必须招标的项目化整为零或其他任何方式规避招标。第五章采购过程管理第二十四条采购业务主管部门须加强采购过程管理，做好风险防范工作，严格执行采购工作流程，不得随意简化采购程序。第二十五条采购过程中公开招标项目的招标文件由公司委托的招标代理公司根据《市建设工程招标投标管理办法（72号令）》及其他相关规定编制，整个招标过程按照《市建设工程招标投标管理办法（72号令）》的规定执行，并接受市建设工程招标投标管理办公室的监督；公司自行组织的询价采购、竞价采购等采购方式可参考市建设工程招标投标管理办公室下发的标准文本编制招标文件，自行组织评标委员会、自行组织开标、评标、推荐中标候选人，报公司招标采购领导小组最终定标。第二十六条A类部品和B类部品的采购招标文件之技术文件和技术需求由各相关部门负责提供，招标文件的统筹编制由合约造价部负责；合同由合约造价部负责组织签订，采购合同签订前须完成合同评审。签订完毕的采购合同应定期报总公司工程采购部备案。第二十七条公司合约造价部应建立健全档案管理台账，对公司采购过程文件进行统一保管，做到过程记录详实，有据可查。第六章招标采购工作程序第二十八条合约造价部应当根据招标采购项目的特点、需要及《市建设工程招标投标管理办法》和《XXXX采购管理制度》，考虑编制招标文件和组织评标能力，拟定自行办理采购招标或委托招标代理机构办理招标，报招标采购领导小组批准。第二十九条合约造价部应当拟定招标方式采取公开招标或内部邀请招标，编制《招标（采购）方案审批表》（附件5），报公司招标采购领导小组批准，国家强制规定应当进行公开招标的，从其规定。第三十条合约造价部或者招标代理机构应当根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术招标文件和商务招标文件、招标公告或邀请投标书；对投标人资格审查的标准、投标报价要求、评标办法等所有实质性要求和条件;拟签订合同的主要条款。第三十一条采用公开招标方式进行招标的，按照市有关规定执行。第三十二条符合直接委托条件的，合约造价部提出申请，经招标采购领导小组审核同意后，通过定向洽谈的方式确定受托单位。第三十三条公司招标采购基本流程：由申请部门提出招标采购申请（申请内容包括招标采购项目基本情况、招标采购原因等）f合约造价部f报招标采购领导小组f合约造价部着手招标f开标f评标一定标f合同签订。第三十四条公司内部邀请招标评委由公司相关部门主要技术人员、公司招标领导小组成员等组成，评委人数必须为三人以上单数，合约造价部将根据具体招标项目确定相应评委，组成项目评标委员会，报公司招标领导小组批准后再进行相关项目的开标、评标及定标。第三十五条招投标活动结束后，下列文件应当按照档案管理要求进行归档：（1）招标计划、批准文件；（2）招标公告或邀请厂商名单；（3）资格预审文件；（4）招标文件及答疑文件（评标委员会要求投标人对有关问题澄清、说明或者补正文件）；（5）投标文件（商务标书、技术标书、）；（6）评标报告、监督意见；（7）定标书；（8）中标通知书；（9）招标采购领导小组名单、评标委员会成员名单、投标人名单、监督小组名单；（10）其他应当存档的招投标文件。第七章供应商管理第三十六条公司合约造价部应从供应商信息管理、供应商评选、供应商考评和分级管理等方面建立健全管理机制。第三十七条公司合约造价部应建立统一的供应商信息库，对供应商进行分类、分级管理，并及时收集、更新开发设计部、营销策划部、工程部等归口管理部门报送的供应商信息。第三十八条公司各归口管理部门应积极开展供应商评选工作，推荐评选合格的供应商入库。第三十九条公司各归口管理部门应掌握供应商在合作过程中的表现情况，负责向公司合约造价部提供供应商考评意见。由合约造价部定期组织对供应商进行考评。第八章纪律第四十条采购相关人员应恪守职业道德，秉承廉洁自律的工作作风。第四十一条不得在采购工作中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊，违反国家相关法律、法规以及本公司相关管理制度。第四十二条不得利用职务之便接受供应商或有利害关系人的钱物、有价证券及可能影响公正执行采购工作的礼物馈赠或宴请。第四十三条与供应商有利害关系的人员应主动回避相关采购活动。第四十四条应做好信息保密工作，不得向供应商泄露有失公平竞争的采购信息，严厉查处围标、串标等危害公司利益的行为。第四十五条不得伪造、变造、隐匿或销毁按公司相关规定应妥善、完整保存的采购文件、资料及单据。第四十六条采购业务相关部门应对采购相关的文件和资料内容的真实性和准确性负责，不得隐瞒采购过程的真实情况或提供与事实不符的信息，并自觉接受公司董事会、公司招标采购领导小组的监督与检查。第九章附则第四十七条招标采购工作实行“推荐、评标、定标三分离”原则，即推荐入围投标人的人员不参与评标和定标；评标人员不参与推荐和定标；定标人员不参与推荐和评标。第四十八