XXXX年新会计档案管理办法

会计档案管理办法

施扬

盐城工学院

2016修订背景

1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。原《管理办法》实施10多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，原《管理办法》已经无法较好地适应经济社会发展需要，突出表现在：(一)随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。(二)随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家档案管理规范、标准的制定或修订，原《管理办法》的有关表述已不再适用，会计档案的范围、保管、利用、销毁等方面的规定需要相应予以调整或完善。

修订过程

为做好原《管理办法》的修订工作，从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作。2013-2014年财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。随着试点工作的稳步推进，电子发票相关政策的逐步完善，2014年财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了《会计档案管理办法(征求意见稿)》，先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见，形成了《会计档案管理办法(修订草案)》。2015年9月财政部、国家档案局组织有关专家集中研究讨论《会计档案管理办法(修订草案)》，最终形成新《管理办法》。重大意义

一是有利于推动互联网创新经济的发展。新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。二是有利于促进形成绿色、低碳的发展方式。新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。三是有利于推进国家治理能力现代化。国电子会计档案是电子会计资料的归属，新《管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。重大调整

新《管理办法》共31条，与原《管理办法》相比，主要作了以下调整：一是完善了会计档案的定义和范围。二是增加并明确了电子会计档案的管理要求。三是完善了会计档案的销毁程序。四是明确了会计档案出境的管理要求。五是调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。价值属性专业领域形成主体一、会计档案的定义

会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位和其他组织在会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。原始属性通过定义明确：1、会计档案属于专门档案，具有专业性特点；它的范围包含：会计凭证、会计账簿、财务报告等专业核算材料（归档范围）。2、在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如：政策法规、计划总结、请示批复等均属文书档案归档范畴。会计档案的特点（1）形成的范围广泛

（2）档案类别稳定（3）外在形式多样

会计档案主管部门

财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。二、会会计核核算材材料的的归档档单位的的会计计机构构或会会计人人员所所属机机构(以下下统称称单位位会计计管理理机构构)按按照归归档范范围和和归档档要求求,负负责定定期将将应当当归档档的会会计资资料整整理立立卷,编制制会计计档案案保管管清册册。(一)会计计凭证证,包包括原原始凭凭证、、记账账凭证证;(二)会计计账簿簿,包包括总总账、、明细细账、、日记记账、、固定定资产产卡片片及其其他辅辅助性性账簿簿;(三)财务务会计计报告告,包包括月月度、、季度度、半半年度度、年年度财财务会会计报报告;(四)其他他会计计资料料,包包括银银行存存款余余额调调节表表、银银行对对账单单、纳纳税申申报表表、会会计档档案移移交清清册、、会计计档案案保管管清册册、会会计档档案销销毁清清册、、会计计档案案鉴定定意见见书及及其他他具有有保存存价值值的会会计资资料。。归档范范围单位可可以利利用计计算机机、网网络通通信等等信息息技术术手段段管理理会计计档案案。同时满满足下下列条条件的的,单单位内内部形形成的的属于于归档档范围围的电电子会会计资资料可可仅以以电子子形式式保存存,形形成电电子会会计档档案：：(一)形成成的电电子会会计资资料来来源真真实有有效,由计计算机机等电电子设设备形形成和和传输输;(二)使用用的会会计核核算系系统能能够准准确、、完整整、有有效接接收和和读取取电子子会计计资料料,能能够输输出符符合国国家标标准归归档格格式的的会计计凭证证、会会计账账簿、、财务务会计计报表表等会会计资资料,设定定了经经办、、审核核、审审批等等必要要的审审签程程序;(三)使用用的电电子档档案管管理系系统能能够有有效接接收、、管理理、利利用电电子会会计档档案,符合合电子子档案案的长长期保保管要要求,并建建立了了电子子会计计档案案与相相关联联的其其他纸纸质会会计档档案的的检索索关系系;(四)采取取有效效措施施,防防止电电子会会计档档案被被篡改改;(五)建立立电子子会计计档案案备份份制度度,能能够有有效防防范自自然灾灾害、、意外外事故故和人人为破破坏的的影响响;(六)形成成的电电子会会计资资料不不属于于具有有永久久保存存价值值或者者其他他重要要保存存价值值的会会计档档案。。从外部部接收收的电电子会会计资资料附附有符符合《《中华华人民民共和和国电电子签签名法法》规规定的的电子子签名名的,可仅仅以电电子形形式归归档保保存,形成成电子子会计计档案案。不是会会计档档案归归档范范围工资年年报，，职工工工资资、奖奖金及及各种种福利利审批批名册册，养养老保保险缴缴纳名名册，，调整整、新新增审审批表表，职职工聘聘用、、转正正等审审批表表、协协议书书，事事业统统计报报表，，清产产核资资材料料，财财务制制度，，上级级指标标文件件等均均属文文书档档案。。归档时时间要要求归档时时间：：当年年形成成的会会计档档案,在会会计年年度终终了后后,可可由单单位会会计管管理机机构临临时保保管一一年,再移移交单单位档档案管管理机机构保保管。。因工工作需需要确确需推推迟移移交的的,应应当经经单位位档案案管理理机构构同意意。单位会会计管管理机机构临临时保保管会会计档档案最最长不不超过过三年年。临临时保保管期期间,会计计档案案的保保管应应当符符合国国家档档案管管理的的有关关规定定,且且出纳纳人员员不得得兼管管会计计档案案。出纳人人员不不得兼兼管会会计档档案归档要要求和和手续续要求：：真实准准确(密封封处理理、加加经手手章））齐全完完整、、保持持卷册册的封封装手续：：会计档档案移移交清清册三、会会计档档案的的整理理会计档档案的的分类类会计档档案的的组卷卷会计档档案的的编目目会计档档案分分类方方案类别－年度会计凭证类会计账簿类

财务报告类其它类①把全全部会会计档档案按按四类类分开开：会会计凭凭证类类、会会计账账簿类类、财财务报报告类类、其其它类类。②每一一种类类的下下面，，按会会计年年度排排列，，一年年内的的会计计档案案可根根据保管期期限的长短短依次次排列列。③四类类会计计档案案分别别编制制独立立的案案卷号号，单单独流流水，，形成成四本本案卷卷目录录。会计核核算材材料的的组卷卷会计凭凭证的的组卷卷方法法会计账账簿的的组卷卷方法法财务报报告的的组卷卷方法法其它核核算材材料组组卷方方法会计凭凭证会计凭凭证是用来来记录录经济济业务务，明明确经经济责责任、、作为为记帐帐依据据的书书面证证明。。会计凭凭证的的组卷卷要求求按月组组卷按会计计凭证证的形形成的的时间间顺序序排列列剔除凭凭证内内的金金属物物装订（（一一般不不超过过2cm)(以上上操作作原则则上符符合财财政局局和审审计局局的要要求就就可以以了)加盖骑骑缝章章(以上上应为为会计计操做做)“标案案卷号号”装盒———填填写封封面抄写会会计档档案案案卷目目录会计档档案案案卷题题名密云县县档案案局2005年年7月月记账凭凭证单位名称会计年度或时间会计核算材料名称会计账簿会计账账簿是以会会计凭凭证为为依据据，连连续、、系统统、全全面地地记录录经济济业务务的簿簿籍，，是编编制财财务报报告的的依据据。会计账簿种类类及划划分活页账账、死死页账账总账、、明细细账、、银行行存款款账、、现金金日记记账会计账账簿的的组卷卷①死页账账（直接接标案案卷号号）注：会会计跨跨年度度帐放放在用用完年年的年年度(即截截止年年)②活页页账要求：：按年年度组组卷，，结合合保管管期限限活页账A、抽出空空白页页———编页页号B、加装封封皮，，拟写写案卷卷题名名，填填写案案卷封封面C、装订、、装盒盒（不能能混期期限）），填写盒盒面内内容D、编编写案案卷目目录财务报报告财务报报告是根据据日常常会计计核算算定期期编制制的，，综合合地反反映一一定时时期的的资产产、负负债和和所有有者权权益状状况，，以及及某一一特定定时期期的经经营成成果和和现金金流动动情况况的书书面文文件。。财务报报告按按时间间划分分：会会计年年报（（包括括内容容：资资产负负债、、利润润分配配、经经费情情况、、资金金活动动、财财务分分析及及说明明、附附注等等）、、月报报、季季报。。财务报报告组组卷要要求按会计计年度度组卷卷，结结合保保管期期限。。会计计报表表、报报表备备注、、财务务情况况说明明书不不要分分开，，一并并组卷卷；同同时对对于不不同年年度、、不同同保管管期限限的要要单独独组卷卷财务报报告整整理步步骤步骤：：同活活页帐帐组卷———编编页号号———填写卷卷内目目录——填填写封封面———装装订(左侧侧)———装装盒编写案案卷目目录顺序号号题名日期页号文号责任者者卷内文文件目目录注意的的问题题1、加加盖骑骑缝章章(凭凭证、、账簿簿、报报表））2、案案卷号号必须须一卷卷一号号（特特别注注意凭凭证））3、案案卷题题名三三要素素（企企业名名称、、时间间、核核算材材料名名称））4、不不管用用何种种档案案盒，，一定定要填填写必必填项项：案卷题名、、案卷号、、起止日期期、页数、、保管期限限其它类会计计核算材料料其它类会计计核算材料料的组卷方方法：(一一般的文件件材料不多多，银行存存款余额调调节表，银银行对帐单单等属归档档之列)会会计档案移移交清册、、保管清册册、销毁清清册也属归归档范围)要求：与财财务报告的的组卷方法法相同。编制会计档档案案卷目目录检索工具要求：按照照会计档案案的分类方方法和案卷卷的排列顺顺序编制会会计档案案案卷目录(四本或三本目录)。案案卷目录的的抄写与案案卷一致，，基本上就就是卷皮（（盒）上的的内容。一般为两套(可复印)，档案室室和会计部部门各存一一套）案卷号类别题名页数起止年月日期限签字签字案卷号类别题名起止年月页数保管期限存放地点备注二○一六年凭证号1凭证类2016年1月份记帐凭证2016.11-2030年2凭证类2016年2月份记帐凭证2016.21-3430年3-5凭证类2016年3月份记帐凭证2016.31-341-351-2030年案卷号：会会计凭证可可按盒抄写写，但案卷卷号是实际际案卷号，，而不是盒盒号,例:一盒内有有3本凭证证，案卷号号是3-5，在案卷卷号这栏填填写3-5。会计档案案案卷目录会计档案案案卷目录案卷号类别题名起止年月页数保管期限存放地点备注二○一六年15账簿类亨通斯博有限公司2016年银行存款、现金日记帐2016.1-1210530年16账簿类亨通斯博有限公司2016年1-12月份总帐、明细帐20161-128030年会计档案案案卷目录案卷号类别题名起止年月页数保管期限存放地点备注二○一六年21报表类亨通斯博有限公司2016年决算报表2016.1-1238永久22报表类亨通斯博有限公司2016年经济分析年报表2016.1-1290永久档案排架会计档案的的移交单位会计管管理机构在在办理会计计档案移交交时,应当当编制会计计档案移交交清册,并并按照国家家档案管理理的有关规规定办理移移交手续。。纸质会计档档案移交时时应当保持持原卷的封封装。电子子会计档案案移交时应应当将电子子会计档案案及其元数数据一并移移交,且文文件格式应应当符合国国家档案管管理的有关关规定。特特殊格式的的电子会计计档案应当当与其读取取平台一并并移交。单位档案管管理机构接接收电子会会计档案时时,应当对对电子会计计档案的准准确性、完完整性、可可用性、安安全性进行行检测,符符合要求的的才能接收收。会计档案的的利用单位应当严严格按照相相关制度利利用会计档档案,在进进行会计档档案查阅、、复制、借借出时履行行登记手续续,严禁篡篡改和损坏坏。单位保存的的会计档案案一般不得得对外借出出。确因工工作需要且且根据国家家有关规定定必须借出出的,应当当严格按照照规定办理理相关手续续。会计档案借借用单位应应当妥善保保管和利用用借入的会会计档案,确保借入入会计档案案的安全完完整,并在在规定时间间内归还。。会计档案的的保管期限限会计档案的的保管期限限分为永久久、定期两两类。定期期保管期限限一般分为为10年和和30年。。会计档案的的保管期限限,从会计计年度终了了后的第一一天算起。。各类会计档档案的保管管期限原则则上应当按按照本办法法附表执行行,本办法法规定的会会计档案保保管期限为为最低保管管期限。------具体期限见见附表会计档案的的鉴定与销销毁对到保管期期限的档案案进行鉴定定，确实无无保管利用用价值的可进行销毁，，但必须按按程序办理理。“高龄原则则”总总之，不轻轻易销毁单位应当定定期对已到到保管期限限的会计档档案进行鉴鉴定,并形形成会计档档案鉴定意意见书。经经鉴定,仍仍需继续保保存的会计计档案,应应当重新划划定保管期期限;对保保管期满,确无保存存价值的会会计档案,可以销毁毁。会计档案鉴鉴定工作应应当由单位位档案管理理机构牵头头,组织单单位会计、、审计、纪纪检监察等等机构或人人员共同进进行。销毁的会计计档案程序序(一)单位位档案管理理机构编制制会计档案案销毁清册册,列明拟拟销毁会计计档案的名名称、卷号号、册数、、起止年度度、档案编编号、应保保管期限、、已保管期期限和销毁毁时间等内内容。(二)单位位负责人、、档案管理理机构负责责人、会计计管理机构构负责人、、档案管理理机构经办办人、会计计管理机构构经办人在在会计档案案销毁清册册上签署意意见。(三)单位位档案管理理机构负责责组织会计计档案销毁毁工作,并并与会计管管理机构共共同派员监监销。监销销人在会计计档案销毁毁前,应当当按照会计计档案销毁毁清册所列列内容进行行清点核对对;在会计计档案销毁毁后,应当当在会计档档案销毁清清册上签名名或盖章。。电子会计档档案的销毁毁还应当符符合国家有有关电子档档案的规定定,并由单单位档案管管理机构、、会计管理理机构和信信息系统管管理机构共共同派员监监销。------不得销销毁保管期满但但未结清的的债权债务务会计凭证证和涉及其其他未了事事项的会计计凭证不得得销毁,纸纸质会计档档案应当单单独抽出立立卷,电子子会计档案案单独转存存,保管到到未了事项项完结时为为止。单独抽出立立卷或转存存的会计档档案,应当当在会计档档案鉴定意意见书、会会计档案销销毁清册和和会计档案案保管清册册中列明。。单位终止的的会计档案案处理单位因撤销销、解散、、破产或其其他原因而而终止的,在终止或或办理注销销登记手续续之前形成成的会计档档案,按照照国家档案案管理的有有关规定处处置。单位分立的的会计档案案处理单位分立后后原单位存存续的,其其会计档案案应当由分分立后的存存续方统一一保管,其其他方可以以查阅、复复制与其业业务相关的的会计档案案。单位分立后后原单位解解散的,其其会计档案案应当经各各方协商后后由其中一一方代管或或按照国家家档案管理理的有关规规定处置,各方可以以查阅、复复制与其业业务相关的的会计档案案。单位分立中中未结清的的会计事项项所涉及的的会计凭证证,应当单单独抽出由由业务相关关方保存,并按照规规定办理交交接手续。。单位因业务务移交其他他单位办理理所涉及的的会计档案案,应当由由原单位保保管,承接接业务单位位可以查阅阅、复制与与其业务相相关的会计计档案。对对其中未结结清的会计计事项所涉涉及的会计计凭证,应应当单独抽抽出由承接接业务单位位保存,并并按照规定定办理交接接手续。单位合并会会计档案的的处理单位合并后后原各单位位解散或者者一方存续续其他方解解散的,原原各单位的的会计档案案应当由合合并后的单单位统一保保管。单位位合并后原原各单位仍仍存续的,其会计档档案仍应当当由原各单单位保管。。项目建设期期间形成的的会计档案案建设单位在在项目建设设期间形成成的会计档档案,需要要移交给建建设项目接接受单位的的,应当在在办理竣工工财务决算算后及时移移交,并按按照规定办办理交接手手续。会计档案交交接手续单位之间交交接会计档档案时,交交接双方应应当办理会会计档案交交接手续。。移交会计档档案的单位位,应当编编