OA广促费签呈预提上线作业说明副本

广促费签呈预提

OA系统上线作业说明目录一、促销费签呈OA上线之背景说明二、OA签呈预提作业总体说明三、主要概念及上线注意事项四、OA系统介绍-TP2/TP3/冰箱五、系统上线后表单及报表介绍六、上线后作业与目前作业的区别七、西南区上线实施计划八、签呈实例操作讲解及OA系统说明2一.促销费签呈系统上线背景单位:千元事业群损益3年比较促销费费用逐年增加！

3西南区损益3年比较单位:千元一.促销费签呈系统上线背景促销费特色:1.金额大2.明细多3.笔数多4.明细帐多5.管理费时

问题最多4TP2、TP3存在的问题多，造成管理上的负荷1、费用金额大：预提费用常不准确，影响损益正确性，甚至有借此操控损益现象。2、促销明细多：TP2、TP3的促销种类最多，费用归属常有错3、签呈多：提案时以手工作业，尤其签核过程长且效率低。签呈的格式各地多样，易丢失，不易保存。4、帐务量大：过往费用预提均为月末手工作业，冲帐、报销审核的工作量大，尤其冲帐未与预提常不一致。5、管理费时：结案速度慢，常有遗忘或拖延现象，做不到自我提醒；返货不及时，逾期时间长，造成管理死角，发生很多弊端。下功夫改变现状全力推动OA系统电脑化管理作业一.促销费签呈系统上线背景5使用OA系统作业的效益制度与流程的调整，简化冗长签核流程简化预提操作，缩短人工的作业时间从签呈转化预提，数字更精准强化结案跟催，自我管理，剩余自动回冲提供促销费成本、效益分析一.促销费签呈系统上线背景效益：作业系统优化

效率：管理系统简化2010年度策略：强化营业系统6二、OA签呈预提作业总体说明广促费科目签呈预提上线规划第一阶段第二阶段TP2促销费通路二-促销品通路二-特陈特贩费通路二-订货会/感恩会通路二-促销员工资通路二-其他通路二-冰箱陈列费TP3促销费通路三-上架费/特陈费通路三-礼品/赠品通路三-端架费/陈列费通路三-堆箱费通路三-年/节费通路三-冰箱陈列费通路三-特价费 通路三-返利通路三-DM/海报费用通路三-促销员工资通路三-其他冰箱陈列费通路二-冰箱陈列费通路三-冰箱陈列费

A1

A2-ROADSHOW

CP

广告费广告费消费者促销7二、OA签呈预提作业总体说明广促费OA作业流程图OA系统办公室自动化帐务系统R3系统结合接口1、考勤:请假、出差、加班2、制度查询3、签呈4、促销费签呈5、A1、CP签呈1、销售SD系统2、库存MM系统3、制程PP系统4、总帐FI系统5、固定资产FA系统6、人事HR系统8二、OA签呈预提作业总体说明A1、CPTP2-其他TP3费用促销案广告案广促费系统流程广促签呈从OA过帐到R3未结案入预提结案请款冲预提1、依据客户、或供应商、产品号、合同号、费用类型，将各项费用输入到OA系统。合同2、从OA系统直接过帐到R3，将各种广促费签呈和帐务电脑化串连起来。广促费OA作业流程图9使用者角色说明:系统管理员广促费用超级用户每个费用的申请人签呈处理人角色营会主管通企主管所长SD/SM总经理通路规划专员通路促销专员KA规划专员普/营会科主管资讯中心1.签呈输入、修改、查询2.首页呈现自己负责的(含其他人转来的)、待结案的费用预提3.对自己负责的(含其他人转来的)、待结案的费用预提可以进行未结案请款或结案请款处理岗位权限审核申请人提交的广促费用签呈1.可以在系统所有的成本中心中指定广促费用使用的成本中心、口味码、成本中心和营业所对应关系2.可以查询统计并汇出所有的广促费用预提及结案情况清单。1.问题处理及R3接口数据维护2.可以在后台设定超级用户二、OA签呈预提作业总体说明10二、OA签签呈预预提作作业总总体说说明系统功功能数数据图图未结案案请款款结案请请款签呈结结案处处理OA系系统填写签签呈R3系系统核准签签呈核准签签呈预预提自自动入入账请款凭凭证手手工入入账多提回回冲自自动批批量过过账请款录录入完全一一致结结案手工创创建促促销案案直营客客户帐帐扣入入帐转客户户帐上上余额额入帐帐数据传传输有差异异结案案签呈过过期终终止处处理支付方式123411上线后后促销销费签签呈及及结案案请款款作业业说明明:概念说说明：：从提提案到到结案案报销销主要要分成成四种情况第一种种：签呈申申请金金额=结案金金额，，即完完全一一致结结案第二种种：结案金金额<签呈金金额，，只能能请结结案金金额即即有差差异结案案，只只有1次请款就就结案案第三种种：结案金金额<签呈呈金额额，即即有差差异结结案，，但分分多次请款才才结案案，差差额会会回冲冲预提提第四种种：结案金金额>签呈金金额，，超出出的金金额必必须重新打打签呈申申请，只能能请签签呈金金额二、OA签签呈预预提作作业总总体说说明12有关费用支支付方式的的几种种定义义：电汇：：通过银银行汇汇款方方式支支付客客户。。货返：：即通过过搭赠赠出货货方式式，将将费用用折成成货物物返还还给客户，，通常常在R3创创建封封顶促促销案案方式式随货货带出出。帐扣：：用在直直营客客户，，例如如卖场场做陈陈列或或其他他形式式促销产生生的促促销费费冲抵抵当期期应收收该客客户的的货款款，该方式式，客客户需需开具具促销销费发发票给给我司司。转客户户账上上余额额：即将应应支付付给客客户的的促销销费金金额增增加客户户的预预付货货款余余额，，客户户按促促销费费金额额开具发票票给我我司。。二、OA签签呈预预提作作业总总体说说明13上线后后促销销费签签呈请请款作作业说说明（支付付方式式为电汇时）概念说说明：：从提提案到到结案案报销销主要要分成成四种种情况况：第一种种：签呈申申请金金额=结案案金额额，即即完全一一致结结案作业流流作业人人签呈提提案签呈审审核签呈核核准R3预预提过过账结案请请款报报销活动开开始TM、、KA专员员部营会会、TM主主管、、SD\SM总经理理销售费费用会会计TM、、KA专员员OA中中做结案请请款，并列列印请请款单单TM、、KA专员员到财会会部报报销请请款附齐发发票及及相关关合同同、结结案报报告、、照片片等例如：：签呈呈为10,000元元，结结案为为10,000元，，不产产生差差异会计分分录为为：DR费费用用10,000CR预预提提10,000DR预预提提10,000CR应应付付10,000二、OA签签呈预预提作作业总总体说说明14第二种种：结结案金金额<签呈呈金额额，即即有差差异结结案，，只有有1次次请款款就结结案作业流流作业人人OA中中做结案请请款同同时系系统自自动带带出剩余预预提回回冲数数字，并列列印请请款单单到财会会部报报销请请款附齐发发票及及相关关合同同、结结案报报告、、照片片等例如：：签呈呈为10,000元元，结结案为为9,000元元，有有1,000元元差异异要回回冲，，且只只发生生1次次请款款会计分分录为为：DR费费用用10,000CR预预提提10,000DR预预提提9,000CR应应付付9,000回冲剩剩余预预提DR预预提提1,000CR费费用用1,000R3执执行结结案差差异冲冲销预预提程程序过过账二、OA签签呈预预提作作业总总体说说明TM、、KA专员员部营会会、TM主主管、、SD\SM总经理理销售费费用会会计TM、、KA专员员TM、、KA专员员签呈提提案签呈审审核签呈核核准R3预预提过过账结案请请款报报销活动开开始15第三种种：结结案金金额<签呈呈金额额，即即有差差异结结案，，但分分多次请款才才结案案作业流流作业人人签呈提提案签呈审审核签呈核核准R3预预提过过账分批请请款报报销活动开开始OA中中做未结案案请款款列印未未结案案请款款单到财会会部报报销请请款附齐发发票及及相关关合同同、结结案报报告、、照片片等例如：：签呈呈为10,000元元，第第1次次请款款为5,000元，，第2次结结案请请款4,000元，，剩余余1,000元元差异异要回回冲会计分分录为为：DR费费用用10,000CR预预提提10,000第1次次请款款DR预预提提5,000CR应应付付5,000结案请请款DR预预提提4,000CR应应付付4,000回冲剩剩余预预提DR预预提提1,000CR费费用用1,000最后1次请请款且且结案案时，，在OA中中做结案请请款同时系系统自自动带带出剩余回回冲预预提数数字，并列印印结案案请款款单R3执执行结结案差差异冲冲销预预提程程序过过账二、OA签签呈预预提作作业总总体说说明TM、、KA专员员部营会会、TM主主管、、SD\SM总经理理销售费费用会会计TM、、KA专员员TM、、KA专员员16第四种种：结结案金金额>签呈呈金额额，超超出的的金额额必须重新打打签呈呈申请请，本次只只能请请签呈金金额作业流流作业人人签呈提提案签呈审审核签呈核核准R3预预提过过账结案请请款报报销活动开开始OA中中已签签呈核核准金金额做做结案请请款列印请请款单单到财会会部报报销请请款附齐发发票及及相关关合同同、结结案报报告、、照片片等例如：：签呈呈为10,000元元，结结案为为15,000元，，超出出5,000元元必须须重新新申请请，OA只只认可可10,000元会计分分录为为：DR费费用用10,000CR预预提提10,000DR预预提提10,000CR应应付付10,000超出签签呈部部分须须另案案重新新申请请！！！二、OA签签呈预预提作作业总总体说说明TM、、KA专员员部营会会、TM主主管、、SD\SM总经理理销售费费用会会计TM、、KA专员员TM、、KA专员员17三种特特殊支支付方方式的的签呈呈处理理：OA签签呈费费用的的支付付方式式有四四种：：汇汇款、货返返、帐帐扣、、返客客户帐帐上余余额。。除汇款款方式式前面面已说说明有有四种种情况况外，其余余的支支付方方式状状况如如下：：1.支支付方方式为为货返时：主主要为为TP2特特陈特特贩费费等结结案时时以创创建促促销案案返货货支付付。例：多多次请请款的的情况况作业流流作业人人签呈提提案签呈审审核签呈核核准R3不不预提提结案时时建促促销案案出货货活动开开始1.OA填填写请款金金额，不列列印请请款单单2.R3依依每次填填写金金额依该金金额创创建促促销案案例如：：签呈呈为10000元，，方式式货返返结算算，OA结结案请请款为为4000元和和5000元，，做结结案处处理,剩余余1000元不不在使使用.当创建建促销销案出出货时时,直直接产产生费费用,分录录:DR费费用用5,000第第1次次4,000第第2次次CR销销货货成本本差异异5,0004,000最后1次结结案时时，剩剩余的的1000将结结案掉掉,不不会带带入R3系系统。。TM、KA专员员部营会、、TM主主管、SD\SM总经理销售费用用会计TM、KA专员员TM、KA专员员二、OA签呈预预提作业业总体说说明1.R3导出货返签呈呈促销案案数据报表，，完善批输入格式，产生促销销案号，，最后1次次请款要做结结案请款款，只须填填写请款金金额，请款金额额将带入R3，剩余金额额将自动动案掉，不不在使用用2.R3可查询对应OA签呈创创建的促销案案号18二、OA签呈预预提作业业总体说说明2.支付付方式为为账扣时：主要要为卖场做陈陈列或其其他形式式促销产产生的促促销费与与客户签订协协议支付付方式为为，冲抵抵当期应应收该客客户的销销售货款款。作业流作业人签呈提案案签呈审核核签呈核准准R3预提提过账结案时，，做费用用账扣缴缴款活动开始始例如：签签呈为10000元，，方式帐帐扣结算算，分2次共计计请款为为9000元，，做结案案处理会计分录录为：DR费费用10,000CR预预提10,000DR预预提5,000第第1次DR预预提4,000第第2次次CR应应收5,000CR应应收4,000最后1次次结案时时，DR预提提1,000回冲冲剩余CR费费用1,000R3执行行结案差差异冲销销预提程程序过账账TM、KA专员员部营会、、TM主主管、SD\SM总经理销售费用用会计TM、KA专员员TM、KA专员员附齐发票票及相关关合同、、结案报报告、照照片等OA中做做未结案请请款列印未结结案请款款单最后1次次请款且且结案时时，在OA中做做结案请款款同时系统统自动带带出剩余预提提回冲数数字，并列印结结案请款款单到财会部部报销入入账19二、OA签呈预预提作业业总体说说明3.支付付方式为为返客户账账上余额额时：主要要为应支付给给客户的的促销费费金额增增加客户户的预收货货款余额额。作业流作业人签呈提案案签呈审核核签呈核准准R3预提提过账结案时，，返客户户账余缴缴款活动开始始例如：签签呈为10000元，，方式返返账余结结算，OA分两两次共计计请款为为9000元，，做结案案处理会计分录录为：DR费费用10,000CR预预提10,000DR预预提5,000第第1次DR预预提4,000第第2次次CR预预收5,000CR预预收4,000最后1次次结案时时，DR预提提1,000回冲冲剩余CR费费用1,000R3执行行结案差差异冲销销预提程程序过账账TM、KA专员员部营会、、TM主主管、SD\SM总经理销售费用用会计TM、KA专员员TM、KA专员员附齐发票票及相关关合同、、结案报报告、照照片等OA中做做未结案请请款列印未结结案请款款单最后1次次请款且且结案时时，在OA中做做结案请款款同时系统统自动带带出剩余回冲冲预提数数字，并列印结结案请款款单到财会部部报销入入账20一、OA签呈主主要概念念1、签呈的文文号：编码为15位:OAxx(后2位位年号)-xxxx(签办办单位对应应的公文文编号)-概念念xxxxxxx(年度的的7位流流水号)如:OA10-5060-0000001说明明:OA签呈号号与R3预提号号为一个号，，保证一一致并代代入会计计凭证““预提费费用科目目”--“分配配栏”2、签呈的日日期：即签呈呈的创建建日期3、签呈的主主旨：签呈的简简要标题题，限20字以以内，为手工工输入4、签办单位位与制定定人：两个栏位位由系统统自动带带出5、公司：直接输入入公司代代码，会会自动带带出描述述，一个个签呈只只能属于1个公司司6、签呈的成成本中心心：原则上一个签呈呈只能归归属1个个营业所所7、签呈费用用的记账账时间：：可按“记记账时间间区间””分月记记账说明：记记账开始始月份必必须必须须与促销销开始时时间的月月份一致致，否则会会提交时时会提示示，当月月促销不不能对以以前月份份记账。。三、OA系统主主要概念念及上线线注意事事项21一、OA签呈主主要概念念8、把TP2、、TP3、冰箱箱的签呈格式统一一，把签呈产生生的费用与总帐连结。。9、从提案到核准到请款报销，一案到底式的管理10、以所为为单位，签呈呈的签核流程全部部可在系统中设置置：申请人——上上一级主管———部营会主管——权责主管管为方便营业操操作,增加汇总审批批功能,即营业主管管可以一次选择多个所的的多张签呈汇汇总签核11、签呈具具有提醒功能：如果申申请人有待处处理的费用，，会在OA系统首页页呈现，系统默认呈呈现最新的5条，选择““更多”可列表全全部显示。12、有关TP2搭赠、、TP3依当月销售额额的固定百分比计算的返利不在本次上线线范围，按原原方式作业。。13、上线后后，TP2、、TP3、冰冰箱投放的预提不再使用用手工制作，不再使用手工工填写报销单单，必需使用系统打印报销单。请款新增增自选打印功功能，可只打印本次次请款的明细细也可选择全部部打印。三、OA系统统主要概念及及上线注意事事项22二、上线后操操作注意事项项：1、请各营业业部门TM及及KA规划专专员注意随时查询询OA系统待待处理的未结案预提提,及时跟踪处处理结案进度度。2、过期签呈的处处理：超过1年3个月自自动终止。终止的签呈呈不能再请款结案，，预提也不会会回冲，但要要再请款时，，须重新打签呈，新签呈的记记账期间要求求填写旧签呈呈的时间，不不会再产生预提费用。同同时，要求普普会销售费用用岗位，手工工修改旧签呈呈产生的预提凭凭证的分配栏栏位替换成新新签呈编号。。3、请各营业业部营会主管针对签呈的填写关键字段段要仔细审核核,避免预提数字错错误。同时每每月要对系统统内未结案的的签呈要列印印预提查询列表表,在月会上上报告跟踪到到人。4、签呈页面填写的支支付方式必输输项，系统已已设定请款单的支付方式与签呈的支付付方式保持一一致，不能变更。。三、OA系统统主要概念及及上线注意事事项23二、上线后操操作注意事项项：5、请各公司司普会人员注意每月25-26日,及时查看看R3，执行过帐程序。。6、上线后请请款审核附件件应列印OA系统请款单单,OA请款单默到部营会主主管审核，后面也可利利用调整流程程增加签核人人然后列印请款款单附相关结结案附件到财财会部报账，，支付方式为货返不用列印印，其他三种方方式均须列印印。7、签呈原则则上输入要求求分营业所打签签呈，即不允许多多所上1个签呈，但但针对TP3全国连连锁客户，允许多所上上签呈，因凭证有999行上限，，则最好只选选择同一种产产品系列。8、若签呈核核准后，要先先预支给客户，一样填写预预支款单，但后附OA签签呈核准单，，取得发票后后要到OA中中请款冲帐9、结案请款款时，如果这这张签呈请款款完毕并完成成结案请款，，即可生成费用提案与结结案对比查询询表。三、OA系统统主要概念及及上线注意事事项24三、OA系统统主要概念及及上线注意事事项二、上线后操操作注意事项项：10、有关促促销费签呈费费用口味码、成本中心码设定应在上线线使用前由总公司司财会部负责责在OA系统统中维护，此此权限分配给总公司营会科长、普普会科长，满足增减变变更的需要，，建议将与促销销费无关的成成本中心，已已不使用的口口味码删除。。11、签呈需需要输入客户编码，系统已设定客客户代码与营营业所成本中心的对应关关系检核功能能，错误代码会会提示无法提提交。每周R3将客户代代码、科目代代码自动同步步一次到OA系统，如新新开客户有可能立立即在OA中中查不到而报报错，这种情情况应及时与与系统管理员联联系或等到数数据同步后再再做。12、注意使使用者要多在在测试系统中中练习，才能能熟能生巧。。25三、OA系统统主要概念及及上线注意事事项二、上线后操操作注意事项项：13、有关以以前月份已经经核准过的单月签呈，并已经经预提过费用用的签呈单独结案案处理，不走走OA流程。。针对以前月份份已经核准过过的跨月签呈，要求在在OA系统中中补做从当前月份到到原签呈费用用的结束月份份，例：原TP3费用纸质签呈5-12月堆箱费费，每月1万万元，要补从从8月到12月的费用5万到OA签呈，前前面月份不用用补。核决人人只到部主管管即可，附件要要插入原始总总经理批过的的签呈作为附附件。14、有关签签呈的撤回：：未核准的签呈呈做撤回处理理，已核准的的签呈不管R3是否否执行了预提提过帐，都不不能做撤回动动作了，只能能做零金额结案请请款即请款金金额为0。26三、OA签呈呈入口及输入入主要栏位说说明签呈输入入口口：工作流管管理-填写表表单-业务表表单相关申请请四、OA系统统介绍27四、OA系统统介绍未结案请款的的签呈--首首页提醒功能能：我的待结案费费用预提显显示更多笔笔列表…28四、签呈样式式的介绍及系系统画面：1.TP2签签呈参见见系统画面四、OA系统统介绍-TP229TP2签呈填填写栏位说明明：四、OA系统统介绍-TP230四、OA系统统介绍-TP231四、OA系统统介绍-TP232四、签呈样样式的介绍绍及系统画画面：2.TP3签呈参参见系统统画面四、OA系系统介绍-TP333TP3签呈呈填写栏位位说明：四、OA系系统介绍-TP334四、OA系系统介绍-TP335四、OA系系统介绍-TP336四、签呈样样式的介绍绍及系统画画面：3.冰箱陈陈列费签呈呈参见见系统画面面四、OA系系统介绍-冰箱37冰箱陈列费费签呈填写写说明：四、OA系系统介绍-冰箱38四、OA系系统介绍-冰箱39四、OA系系统介绍-冰箱40五、签呈导导入格式说说明将按照格式式已准备好好的excel档的的内容导入入到填单页页面TP2、TP3、冰冰箱陈列费费导入格式式见附件：（具体栏位位代码设定定请参见附附件-导入入格式相关关代码表中中说明）四、OA系系统介绍411.OA签签呈费用预预提查询报报表五、系统上上线后表单单及报表介介绍已结案的签签呈可以按记帐月份份查询42五、系统上上线后表单单及报表介介绍2.历次签签呈、请款款单查询及及打印界面面查询签呈明明细查询和列印印请款单入入口43查阅签呈五、系统上上线后表单单及报表介介绍促销品项汇汇总表费用形式汇汇总表明细表44五、系统上上线后表单单及报表介介绍453.未结案案请款单五、系统上上线后表单单及报表介介绍同样的客户户汇款路径径应一致，，只需要输输1次，后后面会自动动带出464.结案请请款单五、系统上上线后表单单及报表介介绍1.帐扣方方式不用输入开户户行信息2.货补的的剩余预提不会带带入R3回冲3.只有汇汇款/帐扣/返帐帐余需要带入R347五、系统上上线后表单单及报表介介绍5.特殊功功能介绍：：OA签呈呈提案汇总总审批有5个待处处理的签呈呈如何实现一一次性汇总总审批呢？？48五、系统上上线后表单单及报表介介绍点击费用提提案汇总审审批可按条件显显示所有需需要签核的的文件列表表，选中的的挑√49五、系统上上线后表单单及报表介介绍可以看到已已处理事项项中刚才汇汇总审批过过的2个文文件都已核核准了50五、系统上上线后表单单及报表介介绍6.费用提提案与结案案对比查询询报表517.R3签签呈预提资资料查询-预提执行行过账前要要先看数据据查询五、系统上上线后表单单及报表介介绍52五、系统上上线后表单单及报表介