NVQ企业行政管理课程讲义

2023/1/18NVQ企业行政管理（二级）课程讲义2023/1/18第五单元：工作交流、个人效率和团队精神标准与大纲：计划课时：14根据交流目标选择不同的交流方式；会议以及远程会议的基本要求；工作日志管理以及安排事务性约会；撰写简单的书面交流信函；设计和填写简单的表格；运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通；按照指定日期完成工作准确无误的达到预定要求的重要性。2023/1/18第五单元:工作交流、个人效率和团队精神中心思想：办公室是个工作团体，每位成员要具有团队工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以实现个人和团队目标。2023/1/18主要内容：一、选择正确的交流方法（教材5.1）二、各种会议的组织（教材5.2）三、使用日志管理工作时间（教材5.3）四、用书面形式进行交流（教材5.4、5.5）五、办公室中进行沟通的辅助工具（教材5.6）六、努力实现团队目标（教材5.7、5.8）…七、遵守单位规定及评估业绩（教材5.9）…2023/1/18交流效率和团队精神交流方法会议组织日志管理书面交流沟通工具团队目标规定评估2023/1/18一、选择正确的交流方法（教材5.1）交流方法发送信息的方法及取决因素

.利用电子邮件及其他电信工具

利用会议开展交流

利用邮政服务开展交流

2023/1/18一、选择正确的交流方法（教材5.1）1、发送信息的方法及取决因素

大多数人发送信息的方法有：（1）传统的邮寄系统（2）使用电信系统2023/1/18通常采用何种信息发送方法取决于如下因素：（1）信息的紧急程度。如果是紧急信息，则应考虑使用电子邮件、传真或电话。（2）文件的大小及表现形式，如果一份文件由许多页组成，则应考虑使用传统的邮寄方法或使用快递服务。（3）收件人是否需要原件或书面文本。如果需要，则应使用传统的邮寄方法。2023/1/18（4）信息的保密程度或是否内附各种票据。如果收件人的设备有附加的安全功能，信息可以用电子邮件或传真发送，如果没有，邮寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。（5）信息的内容是否需要商讨，如果是，则电话是最适合的。（6）有多少人接收信息。如果是要发送给很多人，可以用传真或电子邮件。（7）费用比较，在两种方法都可以发送信息时，则选择费用较低的发送方式。2023/1/42、、利用用电电子子邮邮件件及及其其他他电电信信工工具具利用用电电子子邮邮件件进进行行交交流流的的优缺缺点点：：电子子邮邮件件是是在在计计算算机机终终端端上上编编写写信信息息，，并并通通过过电电信信系系统统发发送送给给其其它它计计算算机机终终端端。。信信息息可可以以录录入入或或扫扫描描录录入入，，并并通通过过邮邮箱箱系系统统发发送送，，邮邮件件被被阅阅读读前前一一直直储储存存在在收收件件人人的的邮邮箱箱内内，，用用户户可可以以存存储储、、删删除除、、打打印印信信息息，，同同时时可可以以回回信信、、转转发发和和检检查查发发送送的的信信息息是是否否已已被被收收件件人人收收到到。。2023/1/4电子子邮邮件件的的优优点点在在于于：：（1））信信息息发发送送的的速速度度快快（2））费费用用低低廉廉，，内内部部局局域域网网使使用用电电子子邮邮件件是是免免费费的的，，外外部部网网络络发发送送信信息息的的费费用用不不高高于于本本地地电电话话费费用用，，同同时时减减少少纸纸的的使使用用量量和和发发送送纸纸面面信信息息的的邮邮费费，，节节约约企企业业运运营营成成本本。。（3））信信息息能能同同时时转转发发给给其其他他终终端端，，使使多多个个接接收收人人同同时时接接受受到到信信息息，，方方便便快快捷捷。。（4））使使用用密密码码等等功功能能能能保保证证信信息息安安全全。。（5））能能发发送送多多种种类类型型的的信信息息，，例例如如文文字字信信息息、、扫扫描描录录入入的的图图表表及及照照片片等等。。（6））正正在在旅旅行行的的工工作作人人员员可可通通过过笔笔记记本本电电脑脑随随时时接接收收和和发发送送信信息息，，达达到到过过程程办办公公的的目目的的。。2023/1/4电子邮邮件的的缺点点有：：（1））收件件人必必须有有兼容容的设设备（2））因发发送容容易而而产生生很多多垃圾圾邮件件，浪浪费收收件人人的时时间。。（3））人们们需经经过一一定的的学习习或培培训，，才能能成功功熟练练地使使用电电子邮邮件。。2023/1/4使用电电信工工具进进行书书面交交流除了电电子邮邮件外外，传传真、、电传传等电电信系系统也也可以以进行行书面面信息息的交交流，，电传传机曾曾是信信息交交流的的重要要手段段，但但随着着信息息技术术的发发展，，很多多新的的设备备已基基本代代替了了电传传机的的使用用，现现代企企业很很少再再使用用电传传机来来交流流信息息。传传真机机是现现代企企业常常用的的信息息交流流工具具，2023/1/4其优点在在于：（1）快快速，信信息能立立即收到到。（2）作作为一种种书面文文件，能能作为事事实和数数字的证证明，同同时能进进行归档档以备查查询，（3）相相对于邮邮寄而言言，费用用较低。。（4）功功能较全全的传真真机也可可通过计计算机发发送信息息。使用传真真发送信信息时其其缺点在在于：（1）传传真信息息只能发发送给有有传真机机的单位位。（2）不不易保证证信息的的保密和和安全。。（3）想想互相商商讨信息息比较因因难。通常在发发送完信信息后，，还需打打电话进进行跟踪踪确认2023/1/43、利用会议议开展交交流会议做为为信息交交流的重重要手段段之一，，其主要要功能在在于：（1）参参会人员员互相交交流各自自的意见见和思想想（2）参参会人员员就某一一主题互互相商讨讨信息（3）就就某些重重大问题题和工作作程序进进行决策策（4）信信息发布布2023/1/4会议交流流的优点点在于：（1）面面对面的的交流，，彼此能能更好地地理解对对方的意意图（2）会会议是管管理人员员与员工工相互交交流以推推行新规规程的重重要手段段，同时时也给大大家提供供一个提提出问题题并对问问题进行行探讨，，最后达达成共识识的机会会。（3）现现代会议议能通过过投影仪仪等设备备更形象象地进行行信息交交流。（4）会会议之后后能形成成会议纪纪要或书书面决定定。（5）参参加会议议的人也也可通过过会议纪纪要更深深入地理理解会议议内容。。2023/1/4会议交流的缺缺点在于：（1）浪费时时间。会议进进行中可能会会因为某些人人的直言不讳讳影响会议进进程，也会因因有些人说话话罗嗦或谈论论不相关的问问题而浪费时时间的情况。。（2）浪费金金钱。有些大大型的会议可可能会花费大大量的钱的交交通费用和住住宿费用上。。2023/1/44、邮件和快快递服务在交交流中的优缺缺点是什么？？答：尽管现在在有很多发送送信息的电子子方法，但邮邮寄和快递服服务仍是发送送信息的重要要手段，邮件件和快递服务务的优点在于于：（1）收到的的纸面信息能能归档以备查查询。（2）保密信信息能通过挂挂号邮寄或快快递服务直接接交付到收件件人手中，因因而比电子方方法更安全（3）能获得得发送和接收收凭证。2023/1/4（4）能收到到文档的原件件（5）当大批批量地邮寄信信息时，邮费费可申请特殊殊优惠邮件和快递服服务的缺点：：（1）因程序序复杂而浪费费时间，需要要材料装袋、、信封封口、、到邮局邮寄寄等（2）费用较较高，需要纸纸、信封、邮邮费等支出，，如果是航空空邮寄大宗文文件，则价格格更加昂贵（3）相比电电子系统而言言，发送速度度较慢（4）邮件可可能会丢失或或错投2023/1/4二、各种会会议的组织织（教材5.2）1、会议的类型型有哪些？？答：会议的的类型主要要有以下几几种：（1）正式式会议，如如董事会、、股东大会会等（2）非正正式会议，，如部门工工作会议等等（3）社团团会议，如如俱乐部会会议（4）定期期会议，如如年度大会会、月总结结会（5）非定定期会议，，如紧急会会议、临时时会议2023/1/42、会议议议程及主主持人的议议程是什么么？答：会议议议程是会议议上所要讨讨论内容及及其顺序一一览表，通通常要在会会议开始前前发到参会会人员手中中，会议议议程上的项项目主要有有：（1）会议议者出勤情情况介绍（2）上次次会议记录录的简单回回顾（3）上次次会议记录录中存在的的问题（4）本次次会议的主主要议题（（从财务项项目开始讨讨论）（5）本次次会议议程程未列出的的其它议题题（6）下次次会议的日日期和时间间2023/1/42.行政管管理人员组组织会议的的职责1、行政管管理人员在在会议之前前，会议期期间及会议议之后应履履行的职责责是什么？？（1）行政政管理人员员在会议之之前的职责责（2）行政政管理人员员在会议期期间的职责责（3）行政政管理人员员在会议之之后的职责责2、做会议议记录之前前应做哪些些准备以及及会议记录录包括哪些些内容？（1）会议议记录是准准确地记录录会议进行行过程及所所作决定的的简短报告告。做会议议记录前，，应做如下下准备工作作（2）会议议记录的内内容一般包包括2023/1/4（3）安排排会议地点点应考虑哪哪些因素有的会议在在企业内部部举行，而而有的则在在企业外部部举行，当当行政管理理人员安排排外部会议议时，会议议地点的安安排就显得得非常重要要，通常在在安排会议议地点时应应考虑以下下因素2023/1/43.电电话话会会议议的的特特点点及及优优缺缺点点电话话会会议议的的特特点点是是：：电电话话会会议议允允许许人人们们在在相相距距很很远远的的不不同同地地方方举举行行会会议议/讨讨论论,通通过过声声音音联系系。。为为了了便便于于讨讨论论，，会会议议应应提提前前向向国国家家电电话话服服务务机机构构预预订订，，以以确确保保参参加加电电话话会会议议各各方方电电话线线路路畅畅通通。。2023/1/44.视视频频会会议议的的特特点点，，需需要要的的设设备备及及其其优优缺缺点点视频频会会议议是是比比电电话话会会议议昂昂贵贵的的一一种种会会议议方方式式，，因因为为视视频频会会议议能能使使人人们们互互相相看看到到，，所所以以身体语言言能帮助助理解人人们的观观点和情情绪。视频会议议需要下下列设备备：多台摄像像机,以以保证多多角度拍拍摄一台编程程处理图图像的计计算机通过电话话线连接接至少两台台电视监监视器2023/1/4教学方法法：课堂讲授授——组织讨论论——用各种合合适文件件、纪录录等进行行会议模模拟和演演练2023/1/4三、使使用日日志管管理工工作时时间（（教材材5.3））……1课时时1.手填工工作日日志的的使用用方法法（见见思考考题13））2．电电子工工作日日志的的使用用方法法及优优缺点点（见见思考考题14、、15）教学方方法：：课堂讲讲授———讨讨论———学学员填填写相相应的的模拟拟日志志2023/1/4四、用用书面面形式式进行行交流流（教教材5。4、5。5）……………………………4.5课时时1．留留言、、短信信、备备忘录录的写写作方方法（（见思思考题题16、17、、18）2．表表格的的制备备方法法（见见思考考题19、、20）教学方方法：：讲述与与作要要求——学员要要做各各种简简单的的书面面交流流练习习——教师给给出表表格样样本并并组织织讨论论——学员要要设计计，填填写相相应的的表格格2023/1/4五、办办公室室中进进行沟沟通的的辅助助工具具——（教材材5.6））……………………1.5课时时1.如何使使用流流程图图进行行办公公室沟沟通（（见思思考题题21）2.如何使使用计计划表表进行行办公公室沟沟通（（见思思考题题22）3.如何使使用行行动表表进行行办公公室沟沟通（（见思思考题题23）4.如何使使用工工作日日志进进行办办公室室沟通通（见见思考考题24、、25）教学方方法：：组织织讨论论——学员制制作各各种图图表——总结讲讲授2023/1/4六、努努力实实现团团队目目标（（教材材5.7，，5.8））…………………………………2课时时1.要按时时实现现工作作目标标（见见思考考题26））2.要有团团队工工作精精神（（见思思考题题27、28））3.要争取取首次次做对对做好好（见见思考考题29、、30、31））教学方方法：：讨论论——学员进进行案案例研研究——学员进