酒店管理系统岗位培训教程库存管理

好食好客2.1培训教程2011.5山东长川你的微笑，我的骄傲《酒店管理系统岗位培训教程》系列库存管理基本信息期初建账入库管理出库管理调拨管理往来管理部门盘存系统管理报表中心打开库存管理模块库存管理进入登陆窗口，填入自己的工号和密码。点击登陆进入软件。库存管理基本信息1、进入库存管理界面，第一次使用软件首先要建立基本信息，在库存管理界面的左上角基本信息中建立基本信息。2、仓库：增加管理仓库的名称。（如：原料库、物料库等）。3、物品类别：仓库所要管理物品的分类（如：物料类、原料类、海鲜类等。）注意：酒水类建议不在这里添加，酒水类前台添加销售的酒水名称时点商品自动关联到库存基本信息4、物品明细：仓库里所管理物品的名称、编码、单位、计价方式。如下图：5、供应商：管理给酒店供货单位的信息。1、编号:给软件里管理物品一个编号，是编号和物品名称是对应的。2、类别：物品的大类。（如：商品、物料、原料等）3、名称：物品的名字。4、拼音：输入名称后点回车拼音自动关联。5、规格：计数单位，这个是和客房相关联的。（有客房模块的要输入，否则在客房管理商品里面导入后没有计数单位）6、主单位：计数单位，这个是仓库使用的主单位，关联到餐饮的商品销售单位。7、库存上限：仓库存货的最大数。8、库存下限：仓库最低存货量。9、计价方式：移动平均（发生业务时，总的库存金额/总的库存数量；先进先出（以入库时该物品所属批次的单价为准，先入库的先出库）10、辅助单位：物品计数的辅助单位。如：酒水按”瓶”计算，进货时按“箱”，这个“箱”就是辅助单位。11、计数单位：一般不使用，针对原料进货时按斤，使用时按条或个或只时才可用。库存管理期初建账其实建账包括仓库期初建账、供应商建账、客户期初建账。期初建账的目的是，系统启用之前对仓库的库存、供应商和客户的账务往来做一个记录，作为整个系统的期初，同时也是第一期的期初。仓库期初建账：如下图，选择要建账的仓库，把需要建账的物品信息录入。部门期初建账：操作我仓库期初建账一样，只是在这里要选择的是建账的部门供应商期初建账：点供应商期初建账，直接在应付款位置输入金额。（注：仓库正式启用后就不可以操作期初建账）库存业务处理期初建账完成后，要进行库存系统启用。启用时首先要选择每月结转日期。点击仓库启用按钮，启用所有仓库。启用仓库后，仓库才可以录入业务单据，期初建账的内容不能再修改，物品的计价方式不能修改。系统把所有仓库的工作月记为当前日期的工作月，系统把期初建账数据作为当前工作月的期初，系统把仓库系统变为启用状态。库存业务处理仓库月结转：把上个月的库存数量结转为当月的期初，工作月变为当月。选择一个仓库点击月结转，如果该仓库没有做过月结转，系统针对以前没有做过结转月，逐月进行结转；系统计算本月期初：上月期初+上月入库-上月出库；系统把此仓库的工作月记录为当前月份。如果该仓库已经做过月结转，系统提示该仓库已经月结转。注：数据说明1、对于仓库：上月期初+采够入库+报溢+部门退仓库+调入+精加工入库-部门领用-仓库退货-调出-精加工出库-报损。2、部门仓库：上月期初+直拨-部门退仓库+部门领用-部门退货-盘存耗用-销售耗用。3、移动平均法：每个物品，生成一条记录，记录其平均价。4、先进先出：每个物品，把所有库存的批次，都结转到本月。库存业务处理入库管理点击入库新增：首先要选择入库仓库点击新增按按钮，系统统弹出对话话框，选择择所要入库库的仓库后后，页面如如上图所示示。1、入库仓仓库：在进进入界面时时选择仓库库，所能选选择的满园园是操作员员所能操作作的仓库。。选择后不能能修改仓库库。2、供应商商：在仓库库基本信息息中所添加加的供应商商，通过编编号、名称称、拼音检检索得到。。3、经手手人：来来自系统统基本信信息的人人员管理理，通过过编号、、名称、、拼音检检索得到到。4、入库库时间：：默认当当前时间间。入库库时间焦焦点时弹弹出选择择时间页页面，如如下：输入时间间，可以以直接输输入（输输入格式式：2011-05-0116：：08：：00）），也也可以通通过，下面所示示页面进进行选择择。使用用方法：：点击月月份，弹弹出所有有月份进进行选择择；点击击年份，，弹出最近近10年年的列表表进行选选择；点点击钟表表图标可可以进行行快速选选择。5、供货货商单据据号：不不是必须须项。根根据实际际业务需需求，进进行录入入。不能超过过20个个字符。。6、单据据编号：：系统自自动生成成，生成成规则：：单据类类型编号号（JH）+4位年年+2位位月+5位本月月此类型型单据流流水号。。明细的录录入：1）、物物品：来来自仓库库基本自自信的物物品明细细，通过过编号，，名称、、拼音检索索得到。。选择完完物品，，系统把把相应““物品””的信息息填入明明细文本本框，如如果所选选物品在在该仓库中有记记录，系统会会根据最近的的记录给单位位和单价赋默默认值。2)、数量、、单价、金额额：在输入时时，给出其中中任意两个，，以数量为准准系统自动计计算出第三个个。数量和金金额最多有2位小数，单单价最多有4位小数，在在本系统中，，涉及到数量量、单价、金金额的地方也也遵循这个规规则。3）、批号、、生产日期、、体质期、到到期日期：只只有在选择物物品记录保质质期时，这四四个才可以编编辑。增加明细按钮钮：物品依据据计价方式可可分为移动平平均和先进先先出两种。移移动平均的物物品只能添加加一条，再次次添加时，系系统会给出提提示，如下图图：当选择合合并数量时，，以刚输入的的单位和单价价为标准，把把已有的修改改为刚录的。。取消修改，，删除刚输入入的数据。可可以通过修改改物品数量和和计数数量来来达到再次添添加的目的。。先进先出的的物品可以添添加多条。删除明明细按按钮：：选择择一条条明细细，点点击按按钮可可以删删除该该条记记录。。修改明明细按按钮：：选择择一条条明细细，点点击按按钮，，该条条记录录的信信息就就会在在上面面的输输入框框中显显示，，同时时按钮钮变为为修改改、确确认、、取消消三个个按钮钮。除除物品品名称称和不不可编编辑的的输入入框外外，都都可以以修改改。然然后点点击确确认按按钮。。上移、、下移移：改改变明明细条条目在在整个个单据据中的的位置置。保存并并新增增：保保存成成功后后，可可以继继续新新增一一个单单据。。保存：：保存存成功功后，，询问问是否否打印印，关关闭窗窗口。。设置输输入项项：点点击设设置输输入项项按钮钮，弹弹出如如下图图窗口口，窗窗口中中显示示的项项不是是必填填项。。根据据业务务实际际情况况，如如果不不需输输入就就取消消选中中。修改：：修改改单据据时，，页面面多出出两按按钮审审核和和红冲冲，打打印按按钮也也可用用。操操作和和新增增时基基本相相同。。可以以对单单据审审核，，打印印，审审核后后单据据可以以红冲冲。删除除：：审审核核后后单单据据不不能能删删除除。。批量量审审核核：：对对列列表表中中显显示示的的所所有有单单据据进进行行批批量量审审核核。。打印印：：打打印印单单据据列列表表。。查询询：：可可根根据据仓仓库库、、单单据据编编号号、、业业务务发发生生时时间间、制制单单时时间间、、录录单单员员进进行行查查询询。。时时间间默默认认值值是是该该月月的起起止止时时间间。。可可以以点点击击修修改改。。部门门退退仓仓库库：：点点退退库库，，新新增增选选择择需需要要退退库库的的部部门门，，选选择择所所要要退退的的仓仓库库，，经经手手人人。。在物品明明细处输输入所要要退的物物品，选选择后在在物品名名称上面面会有显显示领用用数量。。增加到到明细，，输入所所退物品品后，保保存。1、仓库库报溢单单：仓库库盘点时时实际盘盘点数量量比软件件盘点数数量多时时，确认认所有的的入库单单、出库没没有问问题的的情况况下，，使用用仓库库报溢溢单。。2、选选择仓仓库报报溢单单，新新增——选择择需要要报溢溢的仓仓库名名称---确定定---填填写需需要报报溢的的物品品名称称和数量量，保保存。。仓库库所调调整的的物品品数量量就会会增加加。出库管管理出库就就是领领料:点领领料，，新增增首先先选择择所领领用物品品在的的仓库库。如如下图图：1、选选择物物品所所在的的仓库库后再再选择择领用用部门门。2、物物品：：领用用物品品名称称。3、单单位：：入库库时的的单位位，这这里不不用填填写。。4、数数量：：领用用物品品的数数量。。5、增增加明明细：：填写写完一一个领领用物物品的的信息息后，，增加加明细细，可可以继继续填填写下下一个个领用用物品品的信信息。。6、删删除明明细：：选择择一条条明细细记录录，可可以删删除。。7、修修改明明细：：物品品明细细录入入有问问题的的，可可以选选择一一条明明细点点修改改明细细，进进行修修改。。8、保保存并并新增增：保保存成成功后后，可可以继继续新新增一一个单单据。。9、保保存：：保存存成功功后，，询问问是否否打印印，关关闭窗窗口。。10、、设置置输入入项：：点击击设置置输入入项按按钮，，弹出出如下下图窗窗口，，窗口口中显显示的的项不不是必必填项项。根根据业业务实实际情情况，，如果不需输输入就取消消选中。11、上移移、下移：：改变明细细条目在整整个单据中中的位置。。直拨单：物品不经过过仓库，从从供应商直直接到部门门。点直拨—新新增—选择择直拨部门门—确定---填写写仓库---供应商商—经手人人。物品：填写写具体直拨拨的物品名名称---直拨数量量---单单价---增加到明明细，把所所有要直拨拨的物品都都增加完后后，点保存存。仓库退供应应商单：有有问题的物物品需要退退供应商时时使用此单单据。新增，选择择仓库、供供应商、所所退物品名名称、退的的数量，增增加明细，，保存。部门退供应应商单：部部门领用物物品时用直直拨单操作作时，有问问题需要退退供应商时时使用部门门退供应商商。新增：选择择退物品的的部门、直直拨时的仓仓库名称、、供应商、、物品名称称、所退数数量，增加加明细，保保存。仓库报损单单：盘点时时发现实际际库存数量量比软件里里库存数量量少时，在在所有出库库单据都正正常的情况下，，使用仓库库报损单。。使用方法：：新增，选选择报损的的仓库，所所报损的物物品名称，，报损数量量，增加明明细，保存存。调拨管理入库时物品品入错仓库库时，使用用仓库调拨拨单。新增增，选择调调出仓库，，再选择调调入仓库，，输入需要调调出的物品品名称、数数量，保存存。部门调拨部门领用物物品或直拨拨物品时，，出现领错错物品或直直拨错误时时，可以使使用部门调调拨（或使用部门退退仓库或部部门退供应应商，进行行调整）。新增，选择择调出的部部门，调入入的部门，，需要调拨拨的物品名名称和数量量，保存。。给供应商付付款。管理理界面如下下：该单据不能能修改只能能查看，点点击新增按按钮弹出选选择供应商商界面，选选择完供应应商弹出如如下界面：：如果该供应应商没有对对应业务单单据（审核核过的）则则付款明细细没有内容容。付款明明细没有内内容也可进行付款。。1、当前应应付款：对对于该供应应商，供应应商期初应应付款+入入库金额+直拨金额额-仓库退退供应商-部门退供供应商-过往往付款单付款款额（包括优优惠额）。2、如果付款款单当前应付付大于等于0：付款单本本次付+折扣扣金额=付款款单本次付款款总额。如果付款单当当前应付小于于0：付款单单本次付+折折扣金额-当当前应付款=付款单本次次付款总额。。3、按单据分分摊按钮：把把付款单本次次付款总额按按单据分摊下下去。如果支支付完所有单单据还有剩余则剩余余部分本次不不处理，下次次付款再处理理。（相当于于多给供应商商钱）4、按单据合合计按钮：把把手工填写的的本次支付的的总和赋给本本次付款总额额。5、根据业务务往来关系，，入库的业务务，付款明细细的总金额、、剩余支付往往往是正值，，这时本次支付就必必须为正值。。退供应商的的业务，付款款明细的总金金额、剩余支支付往往是负负值，这时本次支付付就必须为负负值。在这里里正负表示一一种业务往来来关系。6、本次支付付的绝对值不不应大于剩余余支付的绝对对值。部门盘存单统计部门当前前剩余的原料料（注：物料料不做盘存））。点击管理理界面的新增增按钮，系统统弹出选择部门的窗窗口。选择部部门点确定，，如果所选择择的部门没有有可盘存的物物品，系统给给出提示。如果所选选择的部门在在该月内已经经做过盘存，，询问是否修修改，选择确确定弹出如下下窗体。如果所选择择的部门在该该月内没有做做过盘存，也也弹出如下窗窗体。1、物品输入入框和搜索按按钮配合使用用，来搜索要要盘存的物品品。在输入框框中输入物品品的编号、拼音、名称进进行模糊搜索索。如果搜索索到物品，则则该物品记录录高亮。2、盘存数量量和盘存计数数（即计数数数量）必须同同时为零，并并且不能小于于零。当盘存存数量大于库存数量时时就是仓库报报溢。库存报表查询询查询数据时，，点报表中心心，打开仓库库报表。查看仓库的存存货情况。打打开仓库报表表中心后，在在对话框的最最右侧有个““》”，点开开后可以输入入查询条件（注注：所有的报报表查询都是是一样的方式式）：1、工作月：：年月，默认认当前时间对对应的工作月月。2、仓库：全全部+所有仓仓库。3、物品类别别：全部+所所有物品类别别。4、物品编号号/物品拼音音/物品名称称：手工输入入，进行模糊糊查询。内容：1、类别小计计：每个所选选仓库该类别别物品的数量量和金额的统统计。2、、红红色色总总计计：：每每个个所所选选仓仓库库中中，，所所选选类类别别包包含含的的物物品品的的总总数数量量和和总总金金额额的的统统计计。。3、、总总计计：：每每个个所所选选物物品品在在所所选选仓仓库库中中的的总总数数量量和和总总金金额额的的统统计计。。查询每种种物品，，一段时时间内入入库和出库汇总总。查询条件件：1、查询询时间：：默认当当前日期期对应的工作作月的开开始时间间和结束束时间。。2、仓库库：全部部+所有有仓库。。3、物品品类别：：全部+所有物物品类别别。内容：1、库存存：期初初+入库库-出库库。2、期初初：仓库库在开始始时间（（查询时时间的开始始时间））的库存存。3、点击击物品名名称可导导航到物物品进出出明细。。物品进出出汇总物品进出出明细查询每种种物品一一段时间间内，物物品进出出库的明明细，如如进出库库时间。。查询条件件：1、查询询时间：：默认当当前日期期对应的的工作月月的开始始时间和和结束时时间。2、仓库库：全部部+所有有仓库。。3、物品品编码/物品拼拼音/物物品名称称：手工工输入，，进行模模糊查询询。内容：1、库存存：期初初+入库库-出库库。2、时间间：业务务发生的的时间。。3、期初初：仓库库在业务务发生时时间的库库存。合计：在在查询时时间段内内，该物物品的入入库的总总数量和和总金额额、出库库的总数数量和总总金额、、库存的的总数量量和总金金额。库存积压压报告在仓库基基本信息息中的物物品明细细中，每每个物品品可以设设置库存存上限，，如果某某个物品品设置了了物品上限限在这个个物品入入库后，，数量超超过上限限，可以以在此报报表中体体现。查询条件：：1、仓库：：全部+所所有仓库。。2、物品类类别：全部部+所有物物品类别。。内容：积压压数量=库库存-库存存上限。库存缺货报报告在仓库基本本信息中的的物品明细细中，每个个物品可以以设置库存存下限，如如果某个物物品设置了了物品下限在在这个物品品出库后，，数量低于于设置的下下限数量，，可以在此此报表中体体现。查询条件：：1、仓库：：全部+所所有仓库。。2、物品类类别：全部部+所有物物品类别。。内容：缺货货数量=库库存下限-库存数量量物品有效期期查询物品入库时时计价方式式用先进先先出，在入入库时记录录生产日期期和保质时时间，系统统自动计算算到期时间，，根据电脑脑当前日期期来查询物物品有效期期。查询条件：：1、仓库：：全部+所所有仓库。。2、物品类类别：全部部+所有物物品类别。。3、到期日日期：默认认当前时间间。内容：超期期天数=当当前时间-到期日期期。超期天天数为负值值说明没到到期。点击击排序标志志可以按超期天数数顺序或倒倒序排序。。红冲查询红冲：在操操作入库单单或直拨单单时，单据据审核后，，没有办法法进行修改改，只能通通过红冲把有问题的的单据冲了了，再重新新输入正确确的单据。。红冲后的的记录，在在报表中心心—红冲查询，进行行查找。查询条件：：1、红冲时时间/制单单时间：默默认当前日日期对应的的工作月的的开始时间间和结束时时间。2、仓库：：全部+所所有仓库。。3、业务类类型：全部部+所有业业务类型。。4、红冲人人：全部+所有操作作员。内容：1、单据编编号：点击击可以导航航到红冲的的单据。2、红冲原原因：显示示红冲的原原因。部门报表部门库存报报告查询条件：：1、物品类类别：全部部+所有物物品类别。。2、查询时时间：按天天选择。3、部门：：全部+所所有部门。。4、商品：：全部+所所有物品明明细。内容：部门门库存：领领用+直拨拨-退库-退供应商商。类别领用汇汇总查询条件件：领用时间间：默认认当前日日期对应应的工作作月的开开始时间间和结束束时间。。仓库：全全部+所所有仓库库。物品类别别：全部部+所有有物品类类别。内容：金额：当当金额为为正值时时，该类类别物品品的流向向是仓库库到部门门；当金金额为负负值时，，该类别别物品的的流向是部门到到仓库。。类别名称称：点击击类别名名称可导导航到物物品领用用汇总。。物品领用用汇总查询条件件：领用时间间：默认认当前日日期对应应的工作作月的开开始时间间和结束束时间。。仓库：全全部+所所有仓库库。部门：全全部+所所有部门门。物品类别别：全部部+所有有物品类类别。内容：类别小计计：如““从硬硬件仓库库领用用至熊熊猫宾馆馆易损损杂货类类小计计“，为为易损杂杂货类小小计。部门小计计：如““从硬硬件仓库库领用用至熊熊猫宾馆馆小计计“，为为熊猫宾宾馆小计计。合计：多多个部门门的领用用合计。。编号：为为物品编编号，点点击编号号可导航航到物品品领用明明细。物品领用用明细查询条件件：领用时间间：默认认当前日日期对应应的工作作月的开开始时间间和结束束时间。。仓库：全全部+所所有仓库库。部门：全全部+所所有部门门。物品编码码/物品品拼音/物品名名称：手手工输入入，进行行模糊查查询。内容：数量/金金额：正正值是指指该物品品流向为为仓库到到部门，，负值是是指物品品流向为为部门到到仓库。。合计：该该物品的的领用合合计。部门成本本核算查询条件件：工作月：：年月，，默认当当前时间间对应的的工作月月。部门：全全部+所所有部门门。物品类别别：全部部+所有有物品类类别。内容：期初：部部门该工工作月的的期初。。消耗=期期初+领领用-盘盘存。商品毛利利报表查询条件件：查询询时间，，默认当当前日期期对应的的工作月月的开始始时间和和结束时时间。内容：成本平均均单价=部部门物品品领用总总金额/部部门物品品领用总总数量成本金额额=成成本平平均单价价*销销售数数量毛利=销售售金额-成成本金额额毛利率（（%）=毛利/成成本金额额部门毛利利报表查询条件件：工作作月，默默认当前前时间对对应的工工作月。。内容：领用=入库