文件管理制度

文件管理制度第一条总那么一、为加强对各类文件的统一管理，减少文件数量，提高发文质量和组织管理工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的先导作用，结合公司的实际情况,制订本制度。二、本制度所称“文件”是指公司的所有文本文件和电子文件，包括：（一）外来文件；（二）公司公文文件；（三）公司管理体系文件；（四）公司工程技术文件；（五）会议纪要、工作记录等。三、文件管理包括文件的收发、保管、作废等。四、人事行政部负责管理公司各类文件，其他部门负责与其业务有关的文件管理。第二条外来文件一、外来文件包括：（一）法规性文件，包括国家、省、市公布的相关法律、条例、通知以及行业规范、标准等。（二）行业主管部门和相关单位的来函、来文；（三）商务信函、通知。二、公司各级人员在外出时应注意收集与公司及个人业务有关法规性文件。获得外来文件后，当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的，应主动告知其它部门和个人，并在取回文件后7日内将文件原件交公司人事行政部，个人可根据需要保存文件复印件。三、公司人事行政部应指定专人下载法规性文件，并根据文件内容打印、分发给公司高层管理人员和有关部门负责人。公司各部门负责人应在本部门内指定专人下载与职责相关的法规性文件，并根据文件内容转交给人事行政部和相关领导。四、人事行政部负责接收发到公司的行业主管部门和相关单位的来函、来文,并在《外来文件登记表》上做好登记后，送交公司有关领导、有关部门，按完成时间进行跟踪督办。第三条公文文件一、公文文件是指以公司名义发出的通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等。文书文件是公司在经营管理过程中所形成的具有约束力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。前后发文的内容不能互相矛盾，如有矛盾应说明以哪个为准。二、公司发文一般由承办部门拟稿，人事行政部审核、统一编号，报总经理签批后发文。三、发文的用途（一）公司内部发文主要用途：.公布公司规章制度；.转发主管部门文件；.公布公司体制机构变动或人事任免事项；.公布公司重大生产、技术、经营管理等工作的决定；.发布有关奖惩决定和通报；.其它有关公司的重大事项。（二）公司对外发文主要用途：.对行业主管部门呈报申请、请示报告等；.同业务关系单位联系有关工作联系事宜。四、发文程序（一）公司各部门需要发文，应事先向分管副总经理提出申请；（二）分管副总经理同意发文时，承办部门根据实际需要草拟文件初稿，草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整；（三）文稿拟就后，拟搞人应填写发文单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、标定日期；（四）人事行政部应根据公司领导的要求和公司有关规定，对文稿进行审核和修改。对文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；（五）经人事行政部审查修改后的文稿，送分管副总经理核稿。分管副总经理应对文稿内容、质量负责。需要会签的文稿，应在交付打印前送有关部门会签；（六）文稿审核会签后，按批准权限的规定请公司领导签发；（七）经领导批准签发后的文稿交人事行政部统一编号、印发。文件发放时，做好发放记录。五、公文草拟（一）公文字体及字号文件标题用2号宋体加黑，发文号用3号宋体加黑，正文、签发人、成文日期用4号仿宋，主送单位、主题词及内容用4号宋体加黑，附件用4号仿宋；（二）公司发文号例：“禾木新农村（2021）01号”，“禾木新农村”为公司名称缩写，2021为年份，01为序号。公司部门发文号例：“禾木新农村（2021）行字01号”，“禾木新农村”为公司名称缩写，2021为年份，“行”字为部门缩写，“01号”为序号；（三）结构层次序数：第一层为“一”第二层为“（一）”第三层为“1.”第四层为“（四”；（四）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应领先引标题、后引发文字号，日期应当写具体年、月、日；（五）结构层次序数：第一层为“一”第二层为“（一）”第三层为“1.”第四层为“⑴（六）必须使用国家法定计量单位；（七）公文中的数字，除成文时间、局部结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等具有修辞色彩词语中作为词素的数字使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字；（A）公司文件一般使用中文发文，需要使用英文发文的必须有中文译文。六、公文的归档、保管、借阅等参见《档案管理方法》的有关规定。第四条公司管理体系文件一、公司管理体系文件是指公司为完善治理结构、规范内部管理而公布、下发的各类规章制度、规程、程序、作业指导书等制度性文本文件，包括：（-）公司章程、专业委员会议事规那么等公司治理文件；（二）公司各项管理制度；（三）公司其他为规范各项工作过程或工程管理而起草的规定、程序、作业指导书等。（四）公司级会议纪要二、公司管理制度由公司人事行政部联合各项制度的主控部门沟通起草。三、管理制度会签（一）起草完成后管理制度必须进行会签；（二）公司人事行政部负责组织文件的主控部门和相关部门的人员进行文件的讨论、修改和会签，或者提请公司总经理进行会议讨论；（三）文件的主控部门起草公文，公司人事行政部审核后，呈交总经理签发“公布令”。第五条工作记录一、工作记录是指在日常经营管理工作中形成的可验证、可追溯的各种报告、方案、记录表单等。二、与业务有关的报告、方案书等由各部门负责留存，负责记录表单格式的设计和修改。三、公司人事行政部负责与管理制度有关的记录表单的统一管理，包括编制、印刷和发放使用，并在体系文件评审中检查记录表单的及时性、真确性和有效性。第六条附那么一、公司文本文件可以电子文件形式进