会计电算化系统实务操作教程6课件

应收/应付款业务日常处理工资核算业务日常处理

固定资产核算业务日常处理

制作:新起点IT工作室第6章日常业务处理的主要内容

应收/应付款业务日常处理应收/应付款业务日常处理往来业务发生的单据处理往来业务结算的单据处理票据管理

坏账处理转账处理制单返回目录应收/应付款业务日常处理往来业务发生的单据处理

往来业务发生是由于赊销或者赊购等原因导致应收款或者应付款的增加。往来业务的单据处理在流程上一般来说分成两个阶段：一是单据的录入，目的是把业务发生时的原始单据资料输入系统，这时的单据尚未形成记账凭证；二是对单据进行审核，主要是对已经录入的单据内容进行校对，检查其正确性，经过审核后的单据才能制单形成记账凭证。应收/应付款业务日常处理图6-4【应收单据列表】

图6-3【单据过滤条件】图6-2【应收单】

图6-1【单据类别】应收/应付款业务日常处理往来业务发生的单据处理●在应收/应付款管理系统中，单据的填制与审核可以由同一人进行，但是在实务中，单据的填制与审核最好能由不同的操作员进行操作，通过操作员之间的相互检查，可以有效地减少单据填制中可能出现的差错和防止舞弊行为的发生。●单据在没有被审核之前，可以由操作员自行修改和删除；如果要修改和删除已经审核的单据，那么必须先取消审核，然后再对单据进行修改和删除。●单据的名称和类型、税率、币种是不能进行修改的，如果这些单据内容出现错误，只能删除该单据，然后再重新填制一张正确的单据。●录入的发票和应收单据的日期必须大于已经结账的日期，而且还要小于或等于当前业务的日期。●单据录入时涉及到的往来单位、结算方式、付款条件、部门、业务员等内容仅仅限于系统中存有的档案资料，如果单据录入时有新增的内容，应该先增加相应的档案资料。往来业务结算的单据处理

应收/应付款业务日常处理

有往来款项的增加，必然伴随着往来款项的结算与核销。在应收应付款系统中，往来款项生成的单据处理与往来款项结算的单据处理是分开的：

往来款项结算的时候，会生成收款单或付款单据，涉及到具体的结算方式和资金的实际增减；而往来款项发生的时候，不涉及到银行结算，但是会有往来科目的发生额。往来款项的结算收款单或者付款单的录入

对往来款项进行核销应收/应付款业务日常处理图6-9空白付款单

图6-7【单据过滤条件】图6-6【应付单】窗口

图6-5【单据类别】应收/应付款业务日常处理票据管理

需要注意的是，使用票据登记簿管理功能，必须将应收/应付票据科目设置成为带有客户/供应商往来辅助核算的科目.对票据的管理将分成应收模块和应付模块两部分来进行叙述。应收款系统应付款系统

单击应收款管理系统下的【日常处理】→【票据管理】,即可弹出如图6-18【票据查询】对话框

输入查询条件后,单击【确认】自动弹出【票据登记簿】窗口,在窗口中将显示符合条件的记录.单击【票据登记簿】窗口的【增加】,弹出【票据增加】对话框.输入相关信息,单击【确认】即可增加一张新的票据,如图6-20所示进入应付款系统,打开【日常处理】→【票据管理】,弹出【票据查询】对话框如图6-21所示输入的查询条件之后,单击【确认】,系统在【票据登记簿】窗口列出所有符合查询条件的记录.单击【票据登记簿】窗口的【增加】,弹出【票据增加】对话框输入相应的数据,单击【确认】,可新增加一张票据如图6-24所示.应收/应付款业务日常处理图6-24新增票据图6-21【票据查询】

图6-20票据登记簿

图6-18票据查询应收/应付款业务日常处理图6-30取消坏账操作

图6-29计提坏账准备图6-28坏账收回图6-26【坏账发生单据明细】窗口转账处理应收/应付款业务日常处理

在日常往来的业务中，由于频繁发生往来款项，在账面上对于一个往来单位可能既存在债权关系，又存在债务关系。如果对此不及时进行清理，一方面会导致往来账过于庞大，不易管理；另一方面，也不利于理清与往来单位的债权债务关系。对转账的处理分成两个部分：应收系统:应付系统:

●应收冲应收——将某一家客户所欠的应收款转入另一家客户名下；●预收冲应付——当某一家客户欠有应收款的时候，用其预收款来冲其应收款；●应收冲应付——当某一家客户同时又是供应商时，可以用该家客户的应付款来冲其应收款；●红票对冲——当发生退货事件的时候，可以用红字发票来对冲蓝字发票。后面以应收冲应付为例来讲解操作过程.系统在转账中可以进行应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲等操作。后面以预付冲应付作为实际例子来讲解

应收/应付款业务日常处理转账处理应收冲应付

预付冲应付展开【日常处理】选项,单击【转账】→【应收冲应付】,打开【应收冲应付】对话框,如图6-31在“客户”文本框中输入客户名称,单击【过滤】,自动列出该客户的应收款,然后在需要处理的单据中录入需要转账的金额.单击“应付”选项卡，如图6-32,录入供应商名称和转账金额.单击【确认】按钮,系统提示是否立即制单.展开【日常处理】选项,单击【转账】→【预付冲应付】,弹出如图6-33所示的对话框

在“供应商”文本框内输入供应商的名称,单击【过滤】,系统自动将该供应商的预付款列出.在需要处理的单据后输入转账金额.选择“应付款”选项卡,输入供应商的名称和转账金额,如图6-34.单击【确认】按钮，系统将会提示是否立即制单制单

应收/应付款业务日常处理

制单就是将录入的原始单据制作成记账凭证，并将生成的凭证传送到总账记账。通过制单，应收应付款系统生成的往来业务数据才能够传送到总账，使应收应付款系统与总账系统的信息能够共享。

制单处理分为立即制单和批量制单。

立即制单就是在进行单据处理、转账处理、票据处理以及坏账处理的操作过程中，当系统提示是否立即制单的时候，选择【是】按钮，即立即进行制单并生成凭证。

批量制单

是指在所有业务处理完成之后，使用系统的制单功能集中进行制单处理。系统对不同的单据类型或者不同的业务处理提供实时制单的功能。

除此之外，系统还提供了一个统一制单的平台，用户可以在此快速、批量地生成凭证，并且可以依据规则进行合并制单等处理操作。制单应收/应付款业务日常处理在应付款系统中单击【日常处理】→【制单处理】命令项,即打开【制单查询】对话框如图6-35

输入需要的查询条件后,单击【确认】按钮,即可将所有符合查询条件的记录全部列出.对需要生成凭证的单据,在“选择标志”列中输入任意一个序号.单击【全选】按钮系统将所有单据都分别制单.双击选择需要制单的单据,单击【制单】,如图6-36检查生成凭证,如无错误单击【保存】

外部凭证在总账中不能进行修改、删除、作废,在应收应付款系统生成的凭证只能在应收或应付系统中删除,再重新添置单据和制单.

图6-36生成凭证

图6-35制单查询返回目录工资核算业务日常处理

人员变动调整

工资数据编辑

个人所得税计算工资发放凭证处理

工资的日常核算业务主要是指对职工工资数据进行计算和调整，按照计算数据发放工资以及进行凭证填制等账务处理。工资日常核算业务的重点是及时根据职工的人员变动对人员档案进行调整，根据工资分配政策的变化及时进行工资数据的准确计算，并在此技术上利用系统的报表功能对工资分配进行报表分析，为企业用户的指定和调整分配政策提供一个参考。返回目录工资数据编辑

工资核算业务日常处理

工资数据可以分为两种——固定数据和变动数据。

固定数据一般比较稳定，数值很少变动，在日常工作中只有在其发生变化的时候才重新进行调整，平时不需要反复输入.变动数据则需要在每次发放工资时根据实际情况进行调整.在变动数据中，有些变动数据的编辑必须通过手工逐项录入完成，例如请假的天数；有些变动数据则可以成批处理，例如奖金；还有一些变动数据则由系统根据既定的公式自动计算生成，例如请假扣款、个人所得税等。要进行如上所述的操作首先要在工资管理系统中打开【工资变动】窗口。单击【业务处理】→【工资变动】子项，打开【工资变动】窗口，然后即可对所有人员的工资数据进行录入和修改操作。工资核算业务日常处理

工资数据编辑

手动逐项录入工资数据

成批编辑工资数据

在【工资变动】窗口中单击【编辑】打开【工资数据录入——页编辑】窗口如图6-46左侧显示该员工个人档案资料,右边列表框中显示已经设置的工资项目.对各项工资项目进行录入、修改,单击【保存】确认数据的输入.依次输入各个员工的数据单击【保存】后,单击【退出】关闭对话框.在【工资变动】窗口中单击【替换】打开【工资项数据替换】对话框,如图6-47在“将工资项目”下拉框中选择所要替换的选项并在“替换成”文本框中输入替换之后的内容,然后对替换条件进行定义设置.设置完毕单击【确认】弹出如图6-48所示的提示.单击【是】提示如图6-49.对提示信息确认后,修改后的数据将在【工资变动】窗口中显示出来.工资核算业务日常处理

图6-49替换提示图6-48工资提示

图6-47【工资项数据替换】

图6-46【工资数据录入——页编辑】个人所得税计算工资核算业务日常处理

税率表定义

个人所得税计算

修改个人所得税税率表时，需要注意:①应纳税所得额下限不允许改动。

②当用户增加新的一级的时候，新增级数的上限即等于其下限加一，用户可以根据需要调整新增级次的上限。③系统税率表初始界面的速算扣除数由系统给定，用户可以进行自定义修改，用户增加新的级次时，该级的速算扣除数由用户自行输入。④用户在删除税率的级次时,一定要注意不能跨级删除,必须从末级开始删除.税率表只剩下一级的时候不允许再删除.在【工资变动】窗口,系统默认以“实发合计”作为扣税基数,所以在执行完个人所得税的计算后需要到“工资变动”界面,执行【计算】、【汇总】命令项保证“代扣税”能正确地反映企业单位实际代扣个人所得税的金额。工资发放工资核算业务日常处理

银行文件格式设置

第一次进入银行代发功能时,系统将显示【银行文件格式设置】,如图6-52这样就可以立即进行设置.进行设置后,当以后再进到系统的这个功能时,单击【银行代发一览表】窗口上的【格式】按钮就可进入代发文件格式设置的功能对银行文件格式进行设置,如图6-53.首先选择代发工资的银行模板,系统提供的银行模板文件格式,如果不能满足使用要求还可以修改.每次修改都必须对栏目名称、数据类型、总长度、小数位数以及数据来源进行设置.单击如图6-52所示对话框中的【插入行】、【删除行】按钮,则可以增加或者删除代发项目.选择银行代发数据标志行所在位置。新增栏目的数据来源只能通过选择录入，不能手工输入。工资核算业务日常处理

工资发放

银行代发输出格式设置在【银行代发一览表】窗口中,单击【方式】按钮打开【文件方式设置——工商银行】对话框如图6-54在“常规”选项卡中选择文件的类型,系统提供了三种文件类型以供用户选择；在“高级”选项卡中可以对磁盘文件的格式进行进一步设置,如图6-55设置完毕之后，单击【确认】按钮进行保存,并返回到【银行代发一览表】窗口.工资管理系统提供了与招商银行网上银行系统的接口。整理工资系统的银行代发输出格式，使其满足招商银行网上银行系统的数据读取要求；提供银行代发输出文件的加密功能。只有招商银行的代发文件才可以设置为如图6-54所示中的“加密格式”。磁盘输出

按照用户已经设置好的文件输出格式和文件名称，将指定的数据输出到指定的磁盘。在【银行代发一览表】窗口中，单击【传输】命令项输入要输出的文件名,选择磁盘和存储输出文件的路径.单击【保存】可完成文件输出.凭证处理工资核算业务日常处理

我的账表

展开【统计分析】选项,单击【账表】→【我的账表】子项,打开【账表管理】窗口,如图6-56

要修改“工资表”,选中“工资表”中需要修改的账表,单击【修改表】.打开【修改表】窗口如图6-57

在对话框中可以直接修改栏目名称以及栏目宽度,也可以增加或者删除栏目,并为选中的栏目设置计算公式.工资表

在工资管理系统中,首先展开【统计分析】选项,单击【账表】→【工资表】子项,打开【工资表】对话框,如图6-59选择要进行查看的表，然后单击【查看】按钮，在弹出的对应的询问对话框内选择合适的条件后单击【确认】按钮，即可得到相应的结果。要重建工资表,可以单击【重建表】按钮,显示【重建表】选择窗口如图6-58.选择需要重新生成的系统原始表,单击【确认】按钮,即可重新生成系统原始表.工资核算业务日常处理

图6-59工资表图6-58重新生成工资表

图6-57修改表

图6-56账表管理凭证处理工资核算业务日常处理

工资分析表:

工资分析表主要包括如下部分：工资项目分析表、员工工资汇总表、各部门各月工资构成分析表、工资增长情况、部门工资项目构成分析表、员工工资项目统计表、分类统计表在进入工资系统之后，展开【统计分析】选项，单击其下的【账表】→【工资分析表】子项，即可打开【工资分析表】窗口，如图6-63在对话框左侧上方的“请选择分析表”下拉列表框中选择相应的分析表，然后单击【确认】按钮，在弹出的对话框中选择或者输入相应的条件后确认，即可进入要查询的相应的表。图6-63工资分析表工资核算业务日常处理

凭证处理

凭证查询：

工资核算的结果以转账凭证的形式传输到总账系统，在总账系统中可以进行查询、审核、记账等操作，但是不能修改、删除。工资管理传输到账务系统的凭证，可通过凭证查询来进行修改、删除和冲销等。具体的操作步骤如下：在工资系统里单击【统计分析】→【凭证查询】打开【凭证查询】对话框如图6-66在“查询期间”下拉选框中选择起始月份和终止月份，系统在【凭证查询】对话框中将查询期间的凭证以列表的形式显示选中一张凭证单击【删除】将标志为“未审核”的凭证删除。单击【凭证】按钮，显示单张凭证的界面，如图6-68图6-68单张凭证

图6-66凭证查询返回目录固定资产核算业务日常处理

固定资产增加核算固定资产折旧核算固定资产减少核算固定资产其他变动核算固定资产在日常情况下很少发生增加或者减少的变化，其核算的内容主要是计提固定资产折旧。在进行固定资产日常核算业务处理时，应该注意时间顺序上的要求。

返回目录固定资产核算业务日常处理

固定资产增加核算固定资产增加可以分为直接购入、接受捐赠、盘盈、在建工程转入和融资租入等多种方式。在固定资产增加时，首先要添置增加的固定资产卡片，然后再进行凭证处理。在此，资产增加也是一种新卡片的录入，与原始卡片的录入是相对应的。在固定资产系统下，单击【卡片】→【资产增加】子项，打开【资产类别参照】对话框.选择好增加资产的类别后单击【确定】打开【固定资产卡片[新增资产]】窗口,输入各项内容后,选择剩余的选项卡,并对其下的各个项目进行相应的输入单击对话框上的【保存】按钮，即可对新增加的资产进行保存●只有在资产的开始使用日期期间与录入的期间相等时，资产才能通过“资产增加”方式录入。●新卡片录入的第一个月不提折旧,折旧额为空或者为零.原值录入的必须是卡片录入月月初的价值否则将会出现计算错误.●已经计提的月份必须严格参照该资产在其他单位已经计提或者估计已经计提的月份数,不包括使用期间停用等不计提折旧的月份,否则将不能正确计算折旧.●只有在【设置】→【选项】选项中点选了【业务发生后立即制单】,系统才会在新增加固定资产卡片之后自动弹出【填制凭证】窗口;否则必须在【处理】→【批量制单】子项中进行凭证处理..固定资产核算业务日常处理

固定资产折旧核算工作量输入

当账套内的资产由使用工作量法计提折旧的时候，每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量。系统的这个功能可以提供当月工作量的录入和以前期间的工作量信息的查看作用.登录固定资产子系统后单击【处理】→【工作量输入】子项打开【工作量】输入窗口,如图6-71.如果本月是最新的未结账的月份,则该表可编辑,可以输入本月工作量.当某些资产的本月工作量与上月相同的时,选中该区域,然后单击【继承上月工作量】,选中区域资产的本月工作量自动录入.单击【保存】按钮,即可完成工作量输入工作.查询工作量.单击“期间选择”框,第1期～第12期中任意选择一个期间.

在选择继承上月工作量情况下，如果上期期末累计工作量加上本期继承值大于工作总量，那么系统不执行继承上月工作量，而是根据“本月工作量=工作总量-上期期末累计工作量”的公式自动进行计算，然后在本月工作量后的单元格内标上星号。如果自动计算的值不符合要求，可以手工进行修改.固定资产核算业务日常处理

固定资产折旧核算

计提本月折旧

当开始计提折旧的时候，系统将自动计提所有资产当期折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成之后，需要进行折旧分配，形成折旧费用，系统除了自动生成折旧清单之外，同时还生成折旧分配表，从而完成本期折旧费用的登账工作.单击【处理】→【计提本月折旧】子项，系统显示提示“计提折旧后是否要查看折旧清单？”的信息框.单击【是】按钮，系统再次弹出另一个消息提示框.单击提示框中的【是】,系统将在短时间内完成计提折旧;在完成计提折旧之后,系统自动打开【折旧清单】窗口如图6-74固定资产核算业务日常处理

固定资产折旧核算折旧清单

折旧清单显示所有应计提折旧的资产所计提折旧数额的列表，单期的折旧清单中列示了资产名称、计提原值、月折旧率、单位折旧、月工作量、月折旧额等信息，全年的折旧清单中同时列出了各资产在12个计提期间中月折旧额、本年累计折旧等信息，如图6-75.

折旧分配表

折旧分配表是制作记账凭证、把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据。折旧分配表有两种类型——类别折旧分配表和部门折旧分配表。单击【处理】→【折旧分配表】子项，即可打开【折旧分配表】窗口，如图6-76单击【修改】命令之后,单击【部门分配条件】按钮则显示如图6-77所示对话框。固定资产核算业务日常处理

图6-71工作量图6-74折旧清单图6-75全年“折旧清单”图6-76折旧分配表

图6-77折旧部门汇总固定资产减少核算

固定资产核算业务日常处理

在固定资产系统下,单击【卡片】→【资产减少】选项,打开【资产减少】对话框

有两种办法选择要减少的资产：在表内输入资产减少的信息——减少日期、减少方式、清理收入、清理费用、清理原因。如果当时清理收入和费用还不知道，以后可以在这张卡片的附表“清理信息”中输入。

单击【确定】可完成该（批）资产的减少.(1)如果要减少的资产比较少或者没有共同点，则可通过输入资产编号或者卡片号，然后单击【增加】按钮，将资产添加到资产减少表中；(2)如果要减少的资产比较多而且有共同点，则可单击【条件】按钮，屏幕显示的界面与卡片管理中自定义查询的条件查询界面是一样的。输入相应的查询条件，然后将系统显示的符合条件集合的资产挑选出来进行减少操作。固定资产其他变动核算固定资产核算业务日常处理

原值变动:包括原值增加和原值减少两部分

展开【卡片】选项,单击【变动单】→【原值增加】子项,打开【固定资产变动单】窗口如图6-79在窗口中单击“卡片编号”输入数据后，系统自动带出相关信息输入“增加金额”，系统自动计算“变动后原值”、“变动后净残值”项并将其设置为不可修改输入“变动原因”的内容，然后单击【保存】按钮，完成原值变动操作。部门转移

展开【卡片】选项，单击【变动单】→【部门转移】子项，打开【固定资产变动单】窗口，如图6-80在窗口中单击“卡片编号”输入数据后，系统自动带出相关信息。选择输入“变动后部门”并输入“变动原因”。单击【保存】按钮，即可弹出提示信息，确认之后保存本次变动结果

固定资产其他变动核算固定资产核算业务日常处理

使用状况变动

资产使用状况分为在用、未使用、不需用、停用、封存等5种。使用状况变动可以通过系统提供的“使用状况变动”功能来完成。操作步骤参照“部门转移”，界面如图6-81所示。使用年限调整

资产在使用过程中，可能会由于资产的重估、大修等原因调整资产的使用年限，进行使用年限调整的资产在调整的当月就按照调整后的使用年限计提折旧。上述功能可以通过系统提供