超效能工作管理60招书摘课件

效率達人-超效能工作管理60招

書摘譯者：朱麗真內容大綱效率達人總是……

◆很快抓到工作要領。

◆立刻化思考為行動。

◆隨時思考改善工作的方法。工作速度的快慢無關智商，也不是幹勁，最重要是掌握工作訣竅！提升效率就是這麼簡單：

◆

從最重要的工作做起。◆

擅用歸檔技巧及工具。

◆

提早15分鐘開始工作。

◆

事先做好「心」及「工作」的準備。

◆

掌握自己工作效率最好的時間。

建立正確的工作態度、遵循簡明的工作守則，您也能成為「工作達人」！

2/26閱讀心得本週與大家分享的好書為：

「效率達人-超效能工作管理60招」在現今忙碌的職場中，不知你是否跟我一樣，加班成為了常態？如何利用有限的工作時間，將手頭上的工作完成，又要確保工作品質，相信已經成為你我不斷在內心中詢問自己的一個問題。本書作者提出了一些能有效的增進工作效率的看法，希望在閱讀完本份書摘後能對於大家工作效率之提升能有幫助。

3/26第一章

有效率的人涉獵的範圍更廣記住這點：工作速度會越來越快！4/26有效率，讓你心想事成試問：「有效率的人」與「動作遲緩的人」最大的差別在哪裡呢？答案是：這兩種人的「運勢」將完全不同。總之，一定要搶先「速度」對於成就一項「工作」而言很重要。大家只會記得「第一」，不會記得「第二」。工作越快完成，好工作將源源而來每個人要具備「一定要搶先對手」的競爭意識，工作速度就會越快。每一項工作都有期限，不管做得多好，若無法在期限內完成，就毫無價值。5/26從「結果」反向推演，而非從「頭」規劃工作效率高的人，具有「敏銳的直覺」，能夠快速地察覺端倪，看到結束為止的整個「過程」，進而掌握全局。故意安排非整點的時間非整點的時間反而能帶動大家守時的意識。事先做好「心理的準備」與「工作的準備」「待命」就是做好「心理的準備」與「工作的準備」。7/26多向思考，平行處理工作工作分為兩種：專業（work）V.S例行公事（job）；專業是要處理有目標性的工作，必須集中精神處理；例行公事不需要太費神。但是千萬切記：「與長官或同儕洽商、決定談話時間時，絕對不能分心！」每天提早十五分鐘開始工作「早上加班」比「晚上加班」好。不管結果如何，都要立即獲得答案重複提出「可不可以現在就告訴我你們的想法？」可以增加成功的機會，並且可以訓練

「敏銳度」。8/26第二章

運用智慧提升工作效率用「快速腦力」提高效率10/26「頭腦」比「桌子」更需要整理有效率的人，不只工作速度快，就是花在前置作業的時間也極短。能判斷「輕重緩急」，並做好「事前準備」工作。列出一份在「零碎時間」可以完成的工作清單－作「時間管理」。將同質性的工作安排在一起處理有效率的人懂得分批處理工作。工作大概可以分為「思考」、「閱讀」、「書寫」、「交涉」、「會議」這幾類，我們可以將同類的工作合併處理。11/26成效高的工作要最優先處理將工作分成「緊急」、「重要」、「重要且緊急」三種處理順序為「重要且緊急」、「重要」、「緊急」將資料統一做成A4大小、或做書卡利用三色檔案夾做好歸檔工作確實做好縱向/橫向/斜向的溝通有效率的人絕對也是勤做組織內部溝通的人。不斷的溝通可以讓對方做好「心情的準備」與「狀態的準備」。12/26計畫文件只看必要的部分簡潔、清楚、明白易懂，乃計畫文件的重點。有效率的人當然「珍惜時間」，不但自己的時間重要，別人的時間也很重要。書面報告建議：一行結論、三行說明理由、必要時「附上參考資料及必要的資料」。「柏拉圖法則」－

集中火力在前面的百分之二十即「八十/二十法則」。運用ABC理論將問題分成三類依比率區隔問題，藉以集中火力，將人員、經費集中在有影響力的計畫問題上。13/26第三章

將一個小時變成三個小時工作速度越來越快的「時間魔法」14/26故意將時間安排得較寬鬆善用時間的技巧在於多爭取時間，讓「工作完成時間表」能多點空間，創造出利己的彈性與平衡。事先預備「創意靈感」隨時作筆記，將創意靈感記錄下來。思考周延、組織利益優先業務推展是一項需要別人「關照」的工作，在人際的互動上，唯有出奇制勝才能掌握機先，取得主導權。多打電話請益，徹底活用別人智慧不找藉口，先做在說15/26要勤於向組織成員與上司報告工作進度目的有三：強調事情仍然在進行中、不讓對方忘記、不讓對方擔心：「那件事進行得如何了？」請注意！「沒有任何變化」這個訊息也是很重要的報告。模仿「效率達人」想要儘快地掌握工作技巧，其訣竅就是直接模仿「好範例」。做法：仔細觀察、邊看邊學，並與他做同樣的事、完全學會之後，再試著加上自己的風格。17/26第四章

充分利用圖表與記事本讓工作速度奇蹟般變快的「規劃技術」18/26只留下最低限度的名片將名片依照重要性放到以下幾個地方：旋轉式名片整理機、檔案夾、名片盒。以流程圖處理複雜的工作將工作流程「圖像化」－SOP。為隔天做好準備再回家切記！一項工作的成敗，有八成取決於準備是否得當！靈活運用手腕取得約會可以嘗試以下幾種方法：抬高身價法（namedrop），大方的提出對手公司也引進了相關產品，以吸引對方的注意、找機會直接見面。透過「介紹」深入核心20/26第五章

效率達人會使用減法思考一掃低效率的「奇蹟專注力」21/26一拍即響、快速反應有效率的人，很多都是「急性子」的人。不想重做，就要當場確認提案時，三個重點就好有效率的文案，提案人會以自己「最中意的A案」為主，再想出兩個略差的；也不會請成員來做選擇，而是自己先做好決定；更不會用不相上下的點子來自找麻煩。練習在三十秒內說明重點為工作品質「加分」意思是說「讓品質更上層樓」專業人士隨時在思考「怎樣做才能做得更好？」22/26知道何時可以忙裡偷閒無法確實瞭解「工作的緩急及優先順序」，絕對無法忙裡偷閒。準備三套備案我們可以根據以下三種結果，事先想好面臨失敗、錯誤時的解決對策：希望變成這樣、大概會變成這樣、或許會變成這樣；總而言之，每件事都要去想像樂觀、現實、悲觀的三種結果。一點突破、全面展開有效率的人往往有驚人的「專注力」，能在必要時發揮力量。23/26了解、掌握自己工作效率最好的「核心時間」善用核心時間，一天的價值將不只是二十四小時而已。要敢在工作途中停手途中強制停止，可使殘像停留在腦中，所以記憶會很快甦醒，也可以