采购作业知识讲解

采购管理作业汇编

什麽是採購？？？一、採購管理之內涵與政策採購的定義與活動焦點

在最優惠的情況下，由外部資源取得經營、維持及管理公司的主要和輔助活動所需的所有東西、服務、能力及知識。採購流程模式及相關概念

第一階供應商內部顧客

決定規範

選擇供應商

契約作成Ordering供應商採購機能（PurchasingFunction）採購（Procurement）購買（Buying）搜尋下訂單機制作業性採購跟催與評量追蹤與評量供應採購范疇

原材料（RawMaterials）

補助材料（SupplementaryMaterials）採購新的發展趨勢

專業採購

採購需求的協調

採購加入後勤的整合採購加入工程及生產規劃的整合自製或採買互惠協定及補償義務全面品質管制及即時生產環保議題◆不斷料◆不呆料◆不囤料物料管理的精髓不抛弃不放弃

採購在價值鏈的角色…

主要活動建立供應商之資料並選擇適當的供應商尋找物料供應來源，並分析零件市場要求報價與進行議價執行採購與跟催設備﹑儀器﹑工治具&模具等采購處理。。。。5Rights!採購運疇管理之內涵Rightplace

從合適的處Righttime

在需求的內Rightprice

以合理的Rightquantity

取得正確Rightquality

符合要求的物品與服務物料管理的５Ｒ供應商先期參與

EarlySupplierInvolvementESI供應商先期參與是指：

產品開發初期﹐邀請一個或多個經過篩選的供應商，參與買方的產品設計小組的做法。供應商先期參與的目的，-NAPMGlossaryofKeyPurchasingTerms研發與採購的互動規格的訂定零件的互換性零件的標準化與簡化價值分析零件的替代性零件的獨特性1. 對品質、安全性與性能採取較嚴謹的要求標準2. 使用理想的材料3. 對成本的關心有限4. 對材料是否需要時可以取得這回事關心有限5. 對參數、規格、外觀與公差採取近乎完美的看法6. 對產品品質抱持概念抽象的眼光7. 選擇所需的材料8. 關心產品的整體設計1. 對品質、安全性與性能採取最低可以接受的要求標準2. 使用適當的材料3. 尋求最低的總成本4. 最關心材料是否需要時可以取得5. 對參數、規格、外觀與公差採取較實際與經濟性的看法6. 對產品品質抱持一般性的眼光7. 對材料的成本斤斤計較8. 關心及時供貨與供應商關係PurchasingOrientationDesignOrientationPurchasing採購Design研發採購人員應具備之能力條件PurSkills

穩健的判斷力（SoundnessofJudgment）決策能力（Decision-MakingAbility）善於管理供應商之關係（ManagementofSupplierRelations）正直操守（EthicalConduct）人際關係（InterpersonalRelations）

主動性（Initiative）創造力（Creativity）彈性（Flexibility）採購的目標

七個正確

依供應商的關係及採購的特性策略聯盟與供應商的關係一般Low-ImpactPurchase影響性較小的採購LeveragePurchase槓桿採購CriticalPurchase關鍵採購StrategicPurchase策略性採購常態性一次性採購的性質影響性較小的採購

Low-ImpactPurchase影響較小的採購部份，其金額雖然不高，但是，也必須確認所取得的價格與一般市售價格比較，是屬於公平合理的價格。採購人員切記，勿讓花費在價格分析上的成本高於採購的實際金額。【策略】：PriceAnalysisFocus

採用快速、低成本的價格分析方法。槓桿採購

LeveragePurchase槓桿採購指的是長期持續性的隨機採購，但卻不願意與供應商維持比較密切的合作關係，這可能是對價格的波動特別敏感，或是產品上市的壽命非常短所導致，使得採購不得不隨時尋找價格最低的供應商以茲因應。因此，採購人員需要花費較多時間來進行價格上的分析。【策略】：CostAnalysisFocus

採用價格分析並以成本分析為工具。關鍵採購

CriticalPurchase關鍵的採購包括一次性，或非經常性的花費，通常其採購金額都相當大，如主要機器設備、資訊系統、或廠房設施等。【策略】：Life-CycleCostFocus

採用生命週期成本分析為主要方法。策略性採購

StrategicPurchase策略性採購代表非常重要的持續性採購案，採購人員較希望與供應商建立長期，或許聯盟性質的關係。公司應該花較多的時間在成本與價格分析上，這是因為所收到的效益會比較大。【策略】：ContinuousImprovementFocus

採用持續成本改善為主要方法賣方市場勢均力敵數量集中一家價格合約期限新供應商存貨自製替代品價值工程運輸自備運輸工具選擇性保持現狀低姿態不主動洽談較少組件降低材質積極尋求自給自足因勢制宜保握機會引介未雨綢繆適當存貨緩衝替代不利來源現貨合約兼用伺機協商賣方承擔泰然處之保持聯繫JIT現貨為宜避免受制分散數家積極加壓適可而止採購為宜議價促使供應商改善買方市場市場變化與因應的採購策略策略材料定位與策略選擇Strategy543210012345INFLUENCEONCOMPANYRESULTS採購風險公司業績的影響策略元件非關鍵(一般)元件手段元件瓶頸元件策略=價格影響力策略=聯盟策略=統合數量策略=減少風險應用競爭與最佳供應商達成長期購買合約長期關係聯盟合約改善物流成本動力改善行政成本動力替換品/重新設計減少供應風險轉譯自八月份王瑞斌經理之講稿高高低低

二、採購作業程序

采购作业程序

1、采购准备

（1）采购规范（purchasespecifications）：

所需材料之图面、尺寸、材质、品质要求……等内容。

（2）寻找供应商(制樣)送样、承認、询議核价

2、采购作业

（1)采购数量：依材料需求展开表计算

（2)制作采购文件：①基本资料：品名、规格、合格供应商﹑交期、单价、交货地点、

联络方式、包装方式。②特定要求：依采购规范、附图面或注明制程要求、检验要求、

检验放行方式等要求。

（3)核准采购文件：

依权限核准采购文件并审查采购文件之适切性。

3、交期管理：采购部门应确保如期交货，否则应通知相关部门处置。4﹑物料验收

（1）事先制定不同类别物料之标准包装及载运方式，使易于点收。

（2）建立标准验收程序，并知会协力厂商，严格遵守。

（3）物料尽可能直接送至使用地点。

（4）建立协力厂商的品质等级。（5）运用电脑化管理，以简化验收文书作业。

（6）其他（如：验收时间的规定，退料之迅速辦理）。

3、交期管理：采购部门应确保如期交货，否则应通知相关部门处置。4﹑物料验收

（1）事先制定不同类别物料之标准包装及载运方式，使易于点收。

（2）建立标准验收程序，并知会协力厂商，严格遵守。

（3）物料尽可能直接送至使用地点。

（4）建立协力厂商的品质等级。（5）运用电脑化管理，以简化验收文书作业。

（6）其他（如：验收时间的规定，退料之迅速辦理）。

3、交期管理：采购部门应确保如期交货，否则应通知相关部门处置。4﹑物料验收

（1）事先制定不同类别物料之标准包装及载运方式，使易于点收。

（2）建立标准验收程序，并知会协力厂商，严格遵守。

（3）物料尽可能直接送至使用地点。

（4）建立协力厂商的品质等级。（5）运用电脑化管理，以简化验收文书作业。

（6）其他（如：验收时间的规定，退料之迅速辦理）。

三、采購成本分析與運用采购能力素质提升引导其树立正确的工作态度，训练其掌握必备的工作技能，传播相应的专业知识，帮助养成良好的工作习惯。戰略採購1.从关注单价到更多地关注总成本；2.供应商的数目由多到少甚至到单一；3.与供应商的关系由短期交易到长期合作；4.采购部门的角色由被动执行到主动参与。

采购成本比率与重要性

各项支出对利润的影响＄:百万元项目

成本结构

降低比率

利润增加直接原料＄53*5%=＄2.7直接人工＄12*22%=＄2.7制造费用＄11*24%=＄2.7管销费用＄16*17%=＄2.7

利润＄8*34%=＄2.7销货收入＄100采购成本的种类及属性

1.制造成本:2.固定/变动成本:3.直接/间接成本:

4.外露/内涵成本:5.可控制/不可控制成本:6.学习成本:

7.总拥有成本

1)取得成本

----开发成本:即寻求.查访.评选供应商的支出,包括订单处理的费用;

----采购价格:与供应商谈判后的购入成本;

----运输成本:如国外采购以FOB报价,买方须付运输费.保险费;

----检验成本:进料检验人员的薪资.检验仪器或器具的折旧费用;

----启动成本:机器的安装成本.试车成本.技术费;

2)作业成本

----仓储成本:仓库租金.仓管人员薪资.水电费.仓储设备的折旧费.保险费;

----操作成本:机器设备使用的燃料费或水电费,操作的工时.人员训练成本;

----维修成本:保养器具.故障维修等的人力及零件费用;

3)处置成本

----抛弃老旧机器或废料的清运费用,如处理有害物质的环保成本;總體擁有成本比較成本利润所有考虑的因素

A

B

C1.单价(生产成本+利润+其他费用)100,000160,000120,0002.使用或生命周期的有效期间内所需的各项费用人工:41,3001,15031,000备用零件的耗用500400200其他150200150作业成本32,4002,30022,350存货成本700600500训练成本100100100故障停工损失80010007003.处置成本(收入)(残值-清运费用)8,00013,50010,000总拥有成本167,950152,250165,000

某电子产品成本分析表一﹑

原料成本

物料数量单价总价

IC5＄94.50＄472.50

二极管4＄8.20＄32.80

印刷线路板1＄12.30＄12.30

电阻25＄0.85＄21.25

其他7＄124.60

合计＄663.45二﹑直接人工成本工别工作时间工资/小时总成本原料加工10分＄280.00＄46.70

装备20分＄280.00＄93.30

包装5分＄280.00＄23.30

合计＄163.30三﹑制造费用:直接人工成本的25%

＄163.30×25%

＄40.80四.管销费用:制造成本的40%(663.45+163.30+40.80)×40%

＄347.02五﹑利润:总成本的10%

＄1,214.57×10%

＄121.46六﹑售价(未含税)=总成本+利润

＄1,366.03综合成本分析的工作内容

成本分析是指就供应商所提报的成本估计,逐项做审查及评估,以求证成本的合理性和适当性.

材料成本分析﹕

1)鉴定本地制造及进口器材的范围和内容;2)根据技术规范.制造结构及查对原料清单,审定成本分析的材料项目;

3)审查材料标准使用量及损耗率;

4)逐项或抽样查对采购记录等凭证审定材料每单位合理成本;

5)将各项材料成本单价汇总审定基准日材料成本单价表。从事成本分析前,必先妥拟工作计划,计划大纲如下:

A.基本资料

1)会计及成本制度(标准/实际;分批/分部);2)预算资料;3)实际成本及费用与标准或预算的比较;

4)折旧.开办费.使用费.技术报酬金等成本分摊方法;5)财务计划及现金预测;6)标准报价(定价或牌价)

7)经会计师审查的最近年度决算的财务报告;8)其他资料(发票.工资表.账薄.买卖契约.物价.汇率.利率.税率.关税等)

B.估计成本所需的产品资料

----产品规格

----零组件交运数量及费率

----材料清单

----测试及检验费用

----零组件的图样

----包装及运输费用

----零组件的制程

----标准工时

----制造设备

----间接费用

----零组件的单价

成本分析在采购谈判中的运用(案例)常见的成本分析情形:

----非标准化的产品其底价制作困难

----无法确定供应商的报价是否合理(避免暴利)

----采购金额巨大,有助于议价工作;

----运用制式的成本分析表,可以提价议价效率;

案例研讨:

1.供应商的报价是否正确?

2.向实际价格较低的供应商采购?價格分析

PriceAnalysis為檢驗供應商所提供的報價與合理的基準做比較，而不檢驗及評估個別成本架構及利潤構成要素。主要適用於低單價，一般標準產品及簡單製程產品的採購作業方法簡單採購人員需要較少的訓練不需深入了解成本構成要素主要比價方法比較分析各供應商競標之價格(Competitivebidding)比較市場或目錄價格(PublishedPrice)次要比價方法比較之前的合約價比較供應商之前的報價比較類似產品的價格進行成本估算輔助比價方法(支援主要與次要比價方法)價值分析(ValueAnalysis)目視分析(VisualAnalysis)價格分析的方法適用比價的時機

CompetitiveBidding規格非常清楚不會產生誤解，並可準確的估算成本供應商有充足的時間準備報價有足夠數量的供應商供應商需要具備技術上的承製能力，並且要有承製的意願採購總金額夠大，足以吸引供應商報價模具(Tooling)或整備(Setup)費用佔供應商總成本比重不高損益平衡點

Break-EvenPoint變動成本隨著產量而增加，固定成本則不會，當公司的營業收入等於總成本時，就產生損益平衡的現象，這一平衡點稱為「損益平衡點」(Break-evenPoint)，而超過這一平衡點後，公司營業才會有利潤產生。固定成本FixedCost變動成本VariableCost利潤TargetProfit營業收入Totalrevenue總成本TotalCostDollars$產量Quantity損益平衡點何時能達到損益平衡？某公司向供應商訂購一零件，每生產一批此零件所需要的整備(setup)費用為$10,000，零件的成本為$0.05，而供應商的所報的零件單價為$0.09。請問供應商需要生產多少數量才能達到損益平衡？學習曲線LearningCurve學習曲線–有時也稱為「改善曲線」，學習曲線所描繪的是生產數量與生產這些數量所需工時之間的經驗關係。學習曲線最適合用於重覆製造的複雜產品。採購人員可利用學習曲線，來分析學習對每單位成本的影響。1000200030004000406080100Hour95%LearningCurve80%LearningCurveQuantityLearningCurveTheory如果生產數量每加倍一次，每一千個的工時就降低10%，我們說這是「90%的學習曲線」，如果每一千個的工時能夠降低20%，則我們說這是「80%的學習曲線」Example:90%LearningCurveDataUnitProducedLaborHoursrequiredCumulativeLaborHoursAverageLaborHours/Unit1st1001001002nd8018090.03rd7425484.74th7032481.0學習曲線的應用應用的範疇大量人工的使用連續的生產流程工續複雜的組裝長時間的生產

學習曲線為何能影響成本當人們在反覆從事一項相同工作的時後，隨著工作次數的增加，每一次所需花費的時間就會減少生產工具與工程的協調改善生產工具的調整更有效率

Thecurvepaysoff!!總成本TotalCost在採購領域中，總成本一般包括採購價格及運送成本，另加間接手續費、檢驗、品質、重(返)工、維護、後續作業、及所有其它採購相關的成本。產品生命週期成本法Life-CycleCosting

產品生命週期成本法–一個成本分析的工具，不但分析公司設備的採購價格，也分析其使用年限間的運作及相關成本，包括維修、停機時間、能源成本等、以及廢物利用的價值。生命週期成本法運用在，屬於整體擁有成本的一個概念。整體擁有成本TCOTCO所包含的成本內容包括採購物品的價格，與物品的運送成本，加上搬運、檢驗、品質、重(返)工、維修、以及其他與採購相關的成本，也包括報廢成本在內。整體擁有成本TCO主要應用在資產設備類(capitalprocurements)的採購，並且有後續保固維修服務需要的項目上，例如汽車、複印機﹐生產設備如注塑機、沖床等。除了設備本身的採購價格外，了解每一供應商所提供的整體擁有成本，可以發現，有時A廠商的價格雖然比較便宜，但是購買B廠商的設備其整體擁有成本反而較便宜，卻是較好的選擇。整體擁有成本

TotalCostofOwnership-TCO營運成本In-HouseCost:StoragecostOperatingcostMaintenancecost購入成本First-inCost:CostofsourcingNegotiatedpriceTransportationcostInspectioncostStart-upcostLifeCycleCost生命週期成本報廢成本DisposalCostTotalCostofOwnershipTCO整體擁有成本對報價供應商能力與責任的審核

Offerorcapability/offerorresponsibility過去的績效Pastperformance產能Capacity技術Skills商業道德Integrity經營本業的時間Timeinbusiness/market獲得的認證與執照Certificationandlicensing財務狀況Financialfactors運輸條件TransportationtermsInternationaltransportationtermsDomestictransportationterms材料的可取得性Availab