时间管理与统筹安排

工作的统筹安排技巧时间管理2007年6月20日1案例分析人物：小张及其同事、客户地点：某软件公司，我们称为A公司（小张的雇主/工作场所）事件：小张的一天某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了，应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。A公司每周一上午9点例会，时针指向9的那一刻，小张冲进了位于15层的会议室。一般来说，课内例会时间安排15分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况以及本周计划；如遇特别重大/紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上信息共享、分析、讨论之后，再决定解决方案。由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时，只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报“信息”。马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况：上周曾去拜访了三家公司…本周需要“出现场”解决新安装软件运行问题的有四家公司…刚想松口气，突然想起10天之前课长安排的给B公司写的《新产品导入书》的事情还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到任何相关数据呢！小张赶紧给课长就《导入书》的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间尽快完成。2案例分析到此时，小张心里稍觉安定。不对，事情好像还没有完…；想起来了，上周三，公司大客户中的C公司的负责人曾在小张外出访客户时就产品问题打过“投诉电话”，为此还要求给他的报价降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地“汇报”“解释”…。9点15分的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼14层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了C公司负责人的号码,接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到C公司的负责人解释解释，脑子里想着C公司的事情，不觉之间，又过了5分钟。9点20分，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯间来到了16层的技术课。不巧的是，掌握着新产品数据的小王外出学习，午后返回。9点35分小张在返回自己座位途中又被会计部门的D抓住，因为小张的差旅费报销有问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了5遍才得以离开。10点整，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排并启动电脑。检查收件箱的时候发现有15封新邮件，其中有一封来自C公司的负责人，言辞激烈：“…我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半…”等内容着实令小张看后脸色发白，马上又给C公司的负责人打了电话，对方依然不在。C公司是A公司手头的50多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张认为自己应该直接和C公司的负责人见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句“今天忙死了，真够呛…”，就飞奔出办公室跑向C公司。3案例讨论小张身边发生的事情似曾相识？小张究竟遇到了什么问题？如果把小张换作是你，你会怎么安排接下来的工作呢？

请大家思考…4企业员工的时间统计情况有关专家对一些企业做过“员工工作时间内的活动跟踪调查，在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计，得出一些惊人的结论…有效利用时间-在做为公司创造效益的事情

20%

20%不知道在干什么-在等待、扯皮、或者发呆

30%

80%忙而无效-不知道方向、目的，忙忙叨叨在无谓的事情上30%负效益的事情-内耗、重大失误、帮倒忙20%5调查显示…我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间职场中管理层的人员渡过私人时间的状态…无心安静享用午餐每两周末必得加班每个周末必得加班ABC6什么是时间时间的定义：从过去，通过现在，直到将来，连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹时间的特征绝对公平性不可再生性不可逆转性不可替代性不能停滞性不可伸缩性7时间管理理论发展的几个阶段-1三“代”说备忘录以便笺/核对为特征目标/计划日历/登记簿强调效率计划排序控制记下要办的事情随身携带各种便条办完划掉责任感明确价值观目标甄别优先重点制定长期中期短期目标计划时间表承诺期限使用各种手册四“代”说取三“代”之精华而去其不足，基础为“重要性”模式更加顺应潮流又有所超越的《要事第一》8时间管理理论发展的几个阶段-2I.公鸡型II.仓鼠型III.北极熊型IV.狼群型V.熊猫型记录时间和事件当日事当日毕被各种时间所控制在追求社会公益的前提下追求自己的人生价值工作=享受消费=创造倡导在创造团体利益的同时，一定要追求个人利益，实现团体/个人利益的均衡团队精神追求集体利益忽视个体幸福有计划/追求效率缺乏目的性更加忙碌强调自我价值观/目标追求自身利益最大化缺乏团队观念五“代”说…9紧急不紧急重要重大项目/合同/客户的谈判紧急问题的处理重要会议或工作接待重要人物(救火/危机处理收拾残局）

第一象限-I企业目标、战略、理念、价值观计划、安排、准备、预警学习、培训、年会、familyday宴请外地来京的客户（平衡/自制/自律/有远见/少有危机）II-第二象限不重要

第三象限-III突发情况无谓的电话/邮件/信函报告、会议、应酬（不重视目标／计划／短视／忙于救火／怪罪他人）IV-第四象限各种闲杂琐事无聊的电话/邮件/信函突然的造访上网/发呆/闲聊（全无责任感…）时间的四个象限的界限和关系I、重要紧急II、重要不紧急III、不重要紧急IV、不重要不紧急有关时间管理的一些原理和方法-210有关时间管理的一些原理和方法-4ABC分析法（优先原则）确定先做什么，接着做什么，再做什么？首先完成重要/必要的工作按照工作的轻重缓急来完成任务每次只专注于一项工作在规定的时间之内更高效率的完成任务在现有条件下实现所确定的目标（合理配置资源）授权他人协助你完成（他人能够胜任）的工作纳期结束之前（比如：一个工作日）完成最重要的事情Ａ价值相对较低但所占份额最大的常规／文书档案／往来信函等可以部分授权他人协助完成的也很重要的工作只能由专人／团队（不能授权他人）完成的最重要工作ＢＣ11有关时间管理的一些原理和方法–4续时间利用的价值分析工作的价值实际花费的时间非常重要的A类工作重要的B类工作次重要的C类工作A类占65%B类占20%C类占15%C类工作花费65%的时间B类工作花费20%A类只用了15%12优先原则我们任务是将重要的事情放在首要的位置上有关时间管理的一些原理和方法-513紧急不紧急重要第一象限-I

II-第二象限不重要

第三象限-III

IV-第四象限I、重要紧急II、重要不紧急III、不重要紧急IV、不重要不紧急Ａ类工作马上做Ｂ类工作马上做或安排日程或者授权他人去做Ｃ类工作授权出去或者不做学习运用时间管理的原理和方法14目标-计划-优先原则目标是衡量一个人的行为尺度目标使我们明确为什么做事目标使我们集中精力于重中之重如果没有目标，即使时间计划和工作方法再完美也是无济于事如果我们不在事情开始之前确定行为的终极目标那么我们的行为只能是混沌一片只有给自己设定好了目标， 才能在繁杂的事务中保持清醒的头脑有了目标，即使压力再大，也会遵照正确的方法， 整合自己拥有的资源充分发挥自己的能力，完成工作目标15笛卡尔的原理：所有大一些的目标、措施等等，都可以被分割成若干部分第一步设定目标——我的目标是？第二步仔细想想——我现在最应该做什么？第三步将第二步内容按照优先原则进行排列——要事第一第四步经过一段时间的训练第一步-第二步-第三步要点书面目标/项目将整个工作分割成若干部分根据优先原则、按照时间先后顺序，将各部分进行排序完成各部分工作，对成果进行检验目标的细分16计划把目标进行详细规划，确定具体行动步骤和完成期限计划就是为了实现目标而做好准备计划就是为了赢得时间一定要做书面计划书面计划可以减轻记忆的压力文字可以产生自我激励的效应书面计划可以更少分散我们的注意力，督促尽早完成工作各项任务一目了然提升成就感更好地预测自己的有效时间更自信的抗拒干扰17给妈妈买生日礼物到银行取钱周一的例行会议员工的例行报告Ｂ公司的“新产品导入计划书”需要收集的数据信息、资料财务小王要小张重新填写差旅报销单Ｃ公司的投诉及降价要求需要给重要客户打的电话急于找的人不在各种各样待阅读／处置的邮件、信息急于电话联络“支持系统”的同时，却无法找到关键人员突然想起来的拜访或者（还有）不请自来的造访……回过头来看看小张到底遇到了些什么？18紧急不紧急重要第一象限-I

II-第二象限不重要

第三象限-III

IV-第四象限I、重要紧急II、重要不紧急III、不重要紧急IV、不重要不紧急如果你是小张——案例讨论回答三请把小张的工作重新分配一下……19谁偷走了我们的时间来自上司的干扰……来自同事的干扰友邦的援助…来自下属的干扰随时地指导…来自朋友的干扰不请自来…来自自己的干扰工作安排/沟通/电话…职场人士的时间黑洞20如何抵御干扰学会判断是哪些因素对我们产生了干扰是否经常有人打扰/中断你的工作是否清楚别人打扰你的目的目标、程序、制度是否分明紧急、突发状况是否经常出现目标清晰职责明确抓住重点确定/优化工作流程-PDCA-报联相拉动部门之间的配合学习如何排除来自各方的干扰21时间管理的关键如何选择、支配