管理示例石家庄物业公司

物业档案管理培训提纲第一局部：档案管理的目的第二局部：档案室设置要求第三局部：各类档案的建立第四局部：档案许可、保密、保存、销毁第一局部：档案管理的目的

1、标准档案编号、分类、整理、保管和借阅工作2、标准档案管理是实现物业信息化效劳的奠基石3、档案管理标准化、标准化是物业效劳标准化、标准化的具体表达4、创市优、省优、国家示范工作亮点展示迫切要求第二局部：档案室设置要求

一、档案室选址1、档案室最好安排在二楼以上的楼层，如果无法满足，那么地面高度应选比首层基准地面600mm以上空间。2、档案室不宜设在有给排水管、雨水管、消防栓等设施的室内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。第二局部：档案室设置要求二、档案室门、标识设置1、一般室门高2m，宽1m，特殊馆室可加高，加宽门。要求门采用防火防盗门，窗户加防盗窗、必须加防尘橡胶条密封，窗户建议装双层玻璃并严格密封。2、防盗门上框距下方30㎝设置醒目的档案室标识。标识牌防盗门第二局部：档案室设置要求三、消防设施、卫生洁具配备要求1、室内明显位置配置灭火器2个、并张贴使用方法标识牌。2、配备必要清洁工具、定期清扫室内卫生保持室内洁净度。灭火器及使用说明清洁工具第二局部：档案室设置要求四、室内防潮、防蛀虫要求1、不管气候条件如何，有条件的情况下均应设置常年的温控装置，温湿度范围采暖期夏季：温度14℃～24℃；相对湿度45%～60%。注意温、湿度的测量点，是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。2、对于枯燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。3、湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。5、室内应防止真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物〔如老鼠等〕的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。第二局部：档案室设置要求五、档案柜配置及选材要求1、10㎡以下工程可配置档案室面积25㎡--30㎡；室内档案柜采用单个文件柜组成，建议采用洛阳永威YW-39型通玻对开柜、YW-60立式档案柜。〔单独使用〕

存放运作档案样柜存放业主档案样柜石家庄公司实例第二局部：档案室设置要求五、档案柜配置及选材要求2、10㎡--30㎡以下工程可配置档案室面积30㎡--50㎡；室内档案柜采用多个文件柜并列组成，建议采用洛阳永威YW-39型通玻对开柜、YW--12对开门柜。〔采用以下柜子组合〕

多组合存放档案样柜石家庄公司多组合文件柜实例第二局部：档案室设置要求五、档案柜配置及选材要求1、30㎡以下工程可配置档案室面积50㎡--100㎡；室内档案柜采用定制密集架柜组成，建议采用洛阳永威YW--M--60密集架。

密集柜样板柜石家庄公司密集柜实例第三局部：各类档案的建立一、档案目录建立要求1、档案目录分类档案目录分为三级目录：分别为一级目录〔总目录索引〕、二级目录、三级目录；通过日常管理实操，实施分目录分级管理非常方便各类档案的查找。一级目录明细演示如下：档案台账一级目录索引档案总目录总目录明细第三局部：各类档案的建立一、档案目录建立要求1、档案目录分类二级目录演示如下：

档案柜内桌牌二级目录第三局部：各类档案的建立一、档案目录建立要求1、档案目录分类三级目录演示如下：

档案盒内三级目录第三局部：各类档案的建立二、档案编号及目录要求公司、物业效劳中心编号：1、物业效劳公司编号为：※※〔公司英文缩写〕2、物业效劳中心编号为：※※〔物业效劳中心英文缩写〕部门编号1、行政、人事部编号为：X·Z2、客服部编号为：K·F3、秩序维护部编号为：Z·X4、维修部编号为：W·X5、环境部编号为：H·J

第三局部：各类档案的建立二、档案编号及目录要求档案号为：采用年月份编号+档案序号，200605001、200605002…档案编号举例※※〔物业公司编号〕-※※〔物业效劳中心编号〕-※※〔部门编号〕-※※〔类别编号〕-※※〔档案序号〕石家庄物业公司编号为：SJZWY石家庄阿尔卡迪亚荣景园物业效劳中心编号为：SJZAKRJY编号图例一编号图例二第三局部：各类档案的建立三、档案封皮要求为标准各部门档案存档，做到各部门运作档案封皮统一整齐、醒目，对部门各类档案封皮进行了优化规整。设计有整理人、移交人、接收人、档案接收时间、档案数量等，便于查询。封皮例如如下：

第三局部：各类档案的建立四、档案装订要求为使档案装订统一整齐、醒目，标准化、标准化，要求装订档案按照图示执行。装订例如如下：

装订过程装订完成效果第三局部：各类档案的建立五、档案柜摆放顺序要求根据档案目录索引排序，对档案室内各专业组文件柜按顺序摆放。例如如下：

目录索引排序柜子编号摆放顺序效果图第四局部：档案许可保密保存销毁一、档案管理职责与制度上墙职责：1、物业效劳中心经理审批档案的借阅及销毁清单。2、行政负责人监督档案管理的实施工作。3、档案管理员负责档案的日常管理工作。制度上墙：

明显位置悬挂第四局部：档案许可保密销毁二、档案管理许可要求物业公司总经理可查阅公司所有档案。物业效劳中心经理〔经理助理〕可查阅所负责物业效劳中心的工作档案。部门负责人可查阅该部门所有档案。其他人员根据审批查阅有关档案。查阅/借阅/复制人需到档案室在?文件查阅/借阅/复制登记表?中登记。

文件查借阅登记表明显位置悬挂借阅审批表第四局部：档案许可保密保存销毁三、档案秘级要求档案的秘级分为三级：绝密、机密、普通。1、绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。2、机密档案包括：员工人事档案、重要的会议记录、物业管理运作档案和其它属机密的档案。3、普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；方案总结、通知、通报等普通性文件及其它不属于绝密和机密的档案。

绝密合同机密会议纪要普通通报第四局部：档案许可保密保存销毁四、档案保存要求1、档案的保管期限分为永久保存、定期保存〔壹、贰、叁年期〕两种。2、各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。3、保存要做到便于查阅、保证档案的平安、防止档案的损坏。印章例如第四局部：档案许可保密保存销毁五、档案销毁程序1、超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限〔详见各