会议厅（室）暨简报室使用管理办法

会议厅（室）暨简报室使用管理方法（暂行）制定部门:2013年04月28日编订页次TOC\o"1-5"\h\z.目的1.适用范围1.管理单位1.使（借）用原那么1.申请程序2.院外借用收费标准2.服务工程3.设备维护3.其它3.实施与修改4附件附表一会议厅（室）暨简报室使用申请登记表A-1

.目的为使本院「会议厅（室）暨简报室」之使用及管理有所遵循，特订定本方法。.适用范围本院各单位（或院外学会）因教学、集会、接待外宾等活动，须使（借）用本院会议厅（室）或简报室时，悉依本方法之规定办理。.管理单位（1）院区总务科、总务处：A.会议厅（室）暨简报室各单位之申请使（借）用及撤销使（借）用之管理作业。B.会议厅（室）暨简报室现场之所有管理事宜及服务事宜协助。C.会议厅（室）暨简报室之设备保管及设备硬件故障请修事宜。D.会议厅（室）暨简报室「场地维护、事务性器具租用、视讯联机、展示活动场地维护、赔偿」等收费标准之计算及呈报核定与费用收缴。E.总务处每半年查核会议厅（室）暨简报室现场之所有管理及服务是否确实依本方法之规定作业。（2）院区管理部：每半年安排会议厅（室）暨简报室之平安卫生督导。（3）院区工务科：会议厅（室）暨简报室工务类设施（如电器用品）之定期检测、维护保养及请修受理。（4）系统网管科：会议厅（室）暨简报室视讯会议系统设备之操作训练、维护保养及请修受理。.使（借）用原那么（1）依各会议厅（室）暨简报室之设备（施）状况（洽询院区总务科），由各单位事先提出申请，而一般集会、活动等，概以使用「会议室」为原那么。（2）本院全院性集会活动、文康活动、学术专题演讲等，以申请使用「会议厅（室）」为原那么。「简报室」主要作为接待外宾或参观团体时，提供简报之用，如作其它用途，须经院级主管核准。（4）跨院区间之会议或教学研讨会，经院级主管核准后，得申请使用视讯会议系统设备。（5）「院外学会」借用原那么：A.由本院现属人员担任理事长之学会，如欲于本院举办会议或活动时，经签呈院区院长级主管核准后，由本院借用单位填具「会议（厅）室暨简报室使用申请登记表」（附表一），并检附「呈准之『举办学术研讨会申请表』」及「本院现属人员担任学会理事长之证明文件」，得由本院免费提供会议场所使用。B.非本院现属人员担任理事长之学会，须事先就申请借用理由、活动进行流程等相关细部事宜呈报，并由本院协办单位填具「会议（厅）室暨简报室使用申请登记表」，检附活动明细及事由核准文件，向院区总务处申请并由院级主管核准后，凭签准表单至总务处办理院外学会借用手续，并缴交活动期间场地维护费用。会议厅（室）暨简报室使用管理方法-1-2013年会议厅（室）暨简报室使用管理方法-1-2013年4月28日第1次修订（6）主管机关向本院借用会议场所，经签呈院区院长级主管核准后，由本院免费提供使用。.申请程序（1）各单位须使用会议厅（室）或简报室时，应于使用前三天，填具「会议（厅）室暨简报室使用申请登记表」办理申请，总务处将依会议安排情况予以分配。（2）会议或活动时，需利用其它场所办理与主题相关之展示活动者，申请前须先由主办或协办单位详述展示活动内容及使用范围，并呈报学术研讨活动展示单位核准；如有使用电器设备者，须先会院区工务科审核用电平安，并由院区总务处督导及安排会场事宜。（3）欲申请使用视讯会议系统设备者，主办单位须于一周前，分别向需联机单位申请使（借）用，经部门院级主管核准后，自行向其它视讯联机机构议妥视讯联机时间点及虚拟视讯会议代码等事项；必要时可请系统网管科协助。（4）各单位申请使（借）用会议厅（室）或简报室之时间及地点如有重迭时，以先申请者优先排定，惟重要会议时间及地点无法重新安排时，得依以下顺序，由需优先使（借）用单位向已申请排定使（借）用单位协商后，再由总务处配合调整使（借）用登记：A.本院院长级行政会议。B.本院主办之全国或国际性学术研讨会议。C.其它经院级主管核准必须优先使用者。（5）申请单位经排定使（借）用时间后，如须停止使（借）用者，应尽速至0A表单在线办理撤销申请（0A系统表单开通前须至总务科办理撤销）。（6）本院定期性（周/月）集会需使用会议厅（室）或简报室者，主办单位应每月提出申请。.院外借用收费标准（1）会议厅（室）暨简报室之「场地维护」及「展示活动场地维护」等费用，由总务处依据建物/装潢/设备折旧、水/电/空调、场地清洁维护及其它消耗性费用等，另参酌当地规模等级与本院相近之饭店附属会议厅（室）租金行情，计算院区各会议厅（室）暨简报室/各展示活动摊位/各时段之收费标准，并签呈院级主管核定。（2）配合会议厅（室）暨简报室或其它展示活动所借用之视讯会议系统设备、笔记本电脑、投影仪、视听机、指示器或活动屏幕等事务性器具其租用及会议厅（室）暨简报室使用管理方法-2-2013年4月28日第1次修订视讯联机费用，同前款方式计算订定。（3）上述收费之计算，以半日为单位（上午八时至十二时；下午一时至五时）,借用时间由院区总务科与本院协办单位配合控制，并于当日（遇例假日那么顺延下一工作天）缴清费用。（4）会议厅（室）暨简报室内严禁吸烟或携带饮料食物入场，假设与会人员违反本项规定，导致会议场所内地毯、墙面污损或设备损坏者，经管理单位分析可归咎个人者，由个人负担前述清洁或赔偿费用；无法归咎个人者，概由使（借）用单位负担，管理单位就会议场所内遭污染或设备损坏部份，依清洁、维修等外包合约价格核算赔偿费用，交使（借）用单位于一周内至院区出纳部门缴款完成。.服务工程（1）会议厅（室）暨简报室可提供之服务工程，如申请登记表单上所列，院区总务科应依申请使（借）用单位之需求负责提供，惟各服务工程之准备工作及使（借）用完毕后茶杯清洗应由使（借）用部门自行完成。（2）凡照相、录音（影）或申请登记表单上未列入之服务工程，使（借）用单位应自行协调及准备。.设备维护（1）会议厅（室）暨简报室之空调、灯光、投影、音响、视讯会议系统设备或其它会场内设备（施）等，由院区总务科负责管理，并实施必要之清洁、防潮、防尘及防盗措施，以维持设备（施）之正常使用。（2）电器用品由院区工务科纳入定期检测及修护；另主机及精密设备无法自行维修者，那么委托专业合约厂商维修。（3）视讯会议系统设备由院区系统网管科协助操作训练、维护保养及故障排除等事宜。.其他（1）申请使（借）用会议厅（室）暨简报室之单位主办人员，应于会后负责督导设备之回归定位与废弃物集中放入垃圾桶；如有展示活动者，不得有兜售行为，并应于结束当天恢复现场原状。（2）为加强使（借）用单位之会后清理责任，总务科经会后清查发现使（借）用部门未妥善清理或未依规定撤销申请时，得输入「异常反响通知单」转使（借）单位限期改善；假设自发生第1次起一年内，累积满3次（含）以上者，以书面呈报院区管理部核准后，给予该单位一至三个月之停权使（借）用惩办。（3）为充分运用院内会议场所，院区管理部得检讨将院区内各单位「讨论室」及「教室」纳入开放供其它单位使（借）用。开放申请使（借）用之讨论室或教室，仍维持由原单位管理，但茶水及会议用事务性器具，应由申请使（借）部门自理。（4）举办非例行性之学术会议者，会后应由单位主办人员负责向科教处报备，俾能全面掌握学术教学活动状况。（5）各单位视讯会议之线路月租费用，归医院负担本钱。（6）本方法未规定者，依管理单位所订定之使用考前须知办理。会议厅（室）暨简报室使用管理方法2013年4月28日第1次修订.实施与修改J4日本方法经院级主管核准后实施，修订时亦向。会议厅（室）暨简报室使用管理方法一4一2013年4月28日第1次修订附表一会议厅（室）暨简报室使用申请登记表院区：年月使用时间起月日时分||:申请部门申请人使用场所B106多功能厅B110图书室B112会议室202简报室206接待室207接待室209示教室（讲座式）申请使用设备投影仪（含激光笔）笔记本电脑麦克风支钥匙茶叶咖啡茶杯咖啡杯一次性纸杯多功能音箱设备使用目的主持人参加人数会场复原清点人分机被借部门管理部申请部门主管经办主管经办是否销案：是否会议厅（室）暨简报室使用申请登记表院区：年月日使用时间起月日时分止申请部门申请人使用场所B106