《秘书学概论》第二章秘书机构

我的“秘书长”地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。”黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。第一节秘书机构及其设置一、秘书机构的含义与特点

二、秘书机构设置的原则

三、秘书机构设置的程序

一、秘书机构的含义与特点

（一）

秘书机构的含义

秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。

“秘书机构”与“秘书部门”

“秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”，而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。

广义的秘书机构

指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。

狭义的秘书机构

指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科。主要负责文书、会务、联络、接待等工作。

（二）秘书机构的特点

1.附属性：所处的位置看，任何秘书机构都是直接隶属于社会组织的领导机构，在领导机构之下设置的，处于一个特殊的位置。2.综合性：从活动内容看，秘书机构具有明显的综合性特点。主要活动围绕领导活动开展，涉及面广。3.辅助性：从活动性质看，秘书机构具有辅助性特点，它是区别于决策机构的，也不同于其他业务性机构。附属性辅助性综合性秘书机构示例二、秘书机构设置的原则

（一）规范化原则：秘书机构必须依照有关法律法规来设置、增删和调整，编制的审定也必须依照有关程序进行，不能凭主管随意。（二）科学合理原则：1、组织结构要科学

2、职责确定要科学

3、团队人员配备要科学

秘书团队群体的特征

秘书团队要有共同的行动目标；每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务；有共同遵守的群体规范和行为标准；成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。要能“优化”组合“优化”包括两层意思：一要异质结合，合理分工；二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。三、秘书机构设置的程序

（一）搭建组织架构对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的模式确定秘书机构的规模和分设部门

（二）明确部门和人员职责

明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。

（三）组建秘书团队

岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适应的秘书团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。

秘书团队的“异质结合”（1）类型结构优化智囊型、秀才型、公关事务型、技术型智能结构优化有的侧重于理论知识有的侧重于实践经验不同的专业、行业知识年龄结构优化老秘书阅历丰富、功底深厚中年秘书年富力强、判断准确青年秘书精力旺盛、思维活跃秘书团队的“异质结合”（2）个性结构优化协调的性格结构和相容的气质结构避免同种气质类型防止因相同相似思维方式、行为导致极端化倾向性别结构优化一般而言，男性长于逻辑思维，分析、比较、概括能力较强，有竞争性、独立性和支配性女性长于形象思维，温文尔雅，感情细腻，善于体贴，有程序性、周密性（四）制定管理制度

制定必要的制度，实行制度化管理是秘书机构实现科学管理的前提和保障。

秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。比如办文制度、值班制度、办会制度、接待工作制度、信访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、调研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘书业绩考核制度等。

链接：

XX市XX区政府办文制度

XX市XX区文印工作制度四、秘书机构的组织形式（一）、秘书机构的名称

（二）、秘书机构的组织形式

（三）、常见的秘书机构

（一）、秘书机构的名称

（一）办公室或办公厅党政机关的秘书机构广义：机关、单位或首长名称+办公室（厅）狭义：办公室（二）秘书处社会团体以及临时性的秘书机构命名为“秘书处”办公厅或办公室的下设机构“秘书局”、“秘书科”、“秘书室”（三）以秘书机构承担的具体职能命名信访办公室、保密局、政策研究室（四）企事业秘书机构除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或“综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做“行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、“综合办主任”等。（二）、秘书机构的组织类型

（1）综理制（2）分理制（3）单一制

（1）综理制综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统一的办公机构。办公室领导层秘书科文书科机要科档案科调研科信访科……接待科

（2）分理制

分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。领导层办公室信息处信访办调研处档案室接待处督办处……

（3）单一制

单一制的秘书机构，采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。是指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。（三）、常见的秘书机构

根据机构设置的时限:常设秘书机构、临时性秘书机构根据级别的不同:中央、省、市、县（区）等根据组织系统类别的不同:党委系统、政府系统、人大系统、政协系统、军队系统、企业系统、事业单位、人民团体等多种类别根据组织形式的不同:分理制和综理制

国务院的秘书机构国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，不设办公厅主任。国务院办公厅秘书一局秘书二局秘书三局国务院总值班室督查室电子政务办公室人事司行政司...

省部级政府机关的秘书机构

省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比较大。省人民政府应急管理办公室

新闻信息处建议提案处秘书处督办处政务公开处人事处保卫处…...

监察室老干部工作处

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电子政务办（省政府信息公开办）思考训练与教学互动

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