生产管理办公室S管理

办公室5SELS5S_OFFICEPRESENTATIONENGREV1.1

2008年6月17日活动基本规则安全第一（使用个人防护装备）所有人积极参与准时开始和结束关闭所有电子设备（电话、寻呼机等）或调到“静音”状态仅在得到指示时才使用计算机保持准备改变的开放思想没有“最好”，只有“更好”引言办公室5S5S

回顾5S

过程5S

定义定义5S并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标5S模块的目的：引言5S确定5S的目的确定5S理念识别5S的益处确定5S过程步骤讨论5S在你办公室中的影响确定5S实施路线图回顾5S活动规则目标5S

回顾5S

过程

5S

定义5S的目的5S的目的是创建

工作场所组织、

提高生产率、

实施目视化管理,并且

为持续改进使用的

所有其他精益工具打基础。5S的目的5S文化的益处生产率

消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间。缩短加工时间和办公室设备停工时间。更加容易地区分任务的优先次序。增加创造价值的时间。

质量 消除使用过期或不正确信息的可能性

安全

减少损失工时的事故、工人赔偿要求和OSHA可记录事件的数目

5S定义什么是5S？与持续的工作场所组织和纪律有关和“突击大扫除”无关是有益于整个组织的工具不是“仅适用于车间

”的工具是一个持续的过程和发展中的管理工具不是一次性活动每个人都有份不是“其他某个人”的责任是所有其他改进的

基础不是可有可无的5S定义5S–源于日文术语5S 说明Seiri

（整理）整齐、有组织

是指对工作区域的每件东西分门别类，只保留必要物品的做法。其他每件东西都要存放起来或扔掉。这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。1SSeiton

（整頓）整齐

关注于对有条理的工作场所的需要。信息、设备和材料必须系统地摆放，使得取用最容易、效率最高。每件东西都各得其所、各就其位。2S5S定义5S–源于日文术语（续）5S 说明Seiketsu

（清潔）标准

使其得到控制和保持一致。在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准。每个人都准确知道自己的责任是什么。清扫职责是日常工作程序的一部分。4SShitsuke

(躾)始终遵守纪律

是指日复一日、年复一年地遵守标准并使工厂保持安全高效的秩序。5SSeiso

(清掃)系统化的清扫

指的是需要保持工作场所清洁和整齐。在日本公司，清扫是一项日常活动。每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。3S5S定义5S–英文翻译Sort（清理）SetInPlace（整理）Shine（清洁）Standardize（维持）消除不需要的物品，识别出有必要使用的频率所有物品都各得其所、各就其位彻底清扫工作区，识别出不清洁的来源执行过程来保持和改善前3个S5S 说明1S2S3S4SSustain（素养）在工作场所中营造保持和自律的5S文化5S5S定义清理后–给工作岗位上的物体贴上彩色标签清理前步骤1-清理5S定义步骤骤2––整理理给文文件件夹夹贴贴上上标标签签，，按按顺顺序序排排列列，，按按虚虚线线索索引引安装托托盘，，贴上上对象象标签签5S定义清扫桌面和设备，系紧电线步骤3-清洁5S定义步骤4-维持规范以以下各各项：：文件夹夹上的的虚线线架子上上的标标签标标示证书的的展示示在LotusNotes5S数据库库中共共享最最佳实实践，，以便便在团团队成成员之之间维维持5S的标准准化实实践5S定义步骤5-素养建立5S布告牌牌，用用来显显示：：5S理念–强化5S的“技技巧””成功故故事–用实例例证明明5S是可以以实现现的5S绩效-提供每每月绩绩效的的反馈馈5S行动-提供持持续改改进方方面的的指导导5S定义练习：：5S讨论每个小小组选选一个个人向向全全班的的其他他人报报告告讨论论结果果10分钟分小组组讨论论你在在工作作环境境中看看到的的因因为缺缺乏5S而造成成的问问题回答““造成成了哪哪方面面的浪浪费?”讨论在在5S文化中中工作作的人人员优优势在记录录纸上上用表表格列列出答答案讨论5S在你工工作区区域中中的影影响目标指导完成时时间完成内内容5S定义5S活动5S实施路路线图图回顾数数据保保存要要求确定处处理保保密或或敏感感信息息的政政策完成活活动规规则和和准备备与小组组一起起回顾顾准备备工作作和活活动规规则给工作作区域域拍照照测量虚虚拟和和实际际空间间大小小识别浪浪费执行1S执行2S执行3S开发发工工具具进进行行规规范范并并维维持持效效果果给工工作作区区域域拍拍照照测量量虚虚拟拟和和实实际际空空间间大大小小减少少浪浪费费的的定定量量执行行4S工具具保持持效效果果养成成习习惯惯改进进过过程程在整整个个业业务务部部门门执执行行执行

5S过程过程步骤3记录

结果过程步骤4

获取“活动前”数据过程步骤2完成成5S活动动准准备备工工作作过程程步步骤骤1实现现5S文化化过程程步步骤骤5有人人提提出出5S是所有精精益工具具中最为为重要的的工具5S定义练习：5S规则回顾顾根据需要要对规则则作任任何修改改。30分钟在每个小小组中回回顾活动动规则并并回答下下列问题题：本活动的的业务需需要是什什么？谁是所有有者？程序上的的清晰界界限是什什么？本次活动动的范围围是什么么？（（包括括计算机机文件？？整整个办公公室？邻邻近近区域？？）本次活动动的目标标是什么么？对照规则则标准回回顾活动动的5S规则目标指导完成时间间完成内容容5S定义5S识别办公公室中的的5S机会回顾每个个5S步骤的组组成部分分将每一步步应用到到你的业业务中目标5S回顾5S过程5S定义书籍公告板业务表格格名片橱柜目录计算机设设备计算机文文件会议室来往信件件书柜桌子抽屉电路接线线Email办公室5S检查表文档杂志收发室办公设备备纸个人物品品打印机/传真机记录样品架子文具工作台电话语音邮件件白板办公室中中的5S机会5S过程1S-清理2S-整理3S-清洁4S-维持5S-素养5S过程步骤骤5S过程1S-清理2S-整理3S-清洁4S-维持5S-素养5S过程步骤骤5S过程1S定义SEIRI整齐、有组组织。是是指清理工工作区中的的全部工具具、材料等等，并且仅仅保留必需需物品的做做法。其其他每件东东西都要存存放起来或或扔掉。这这样就减减少了干扰扰高效率工工作的隐患患和杂乱无无章的情况况。通过清除工工作场所中中不必要的的物品，来来揭示这个个过程SORT（清理）简化工作区区。清楚楚区分什么么是必要的的，什么是是不必要的的，处置不不必要的物物品1S

的目标

日文：SEIRI英文：Sort（清理）1S揭示真正的的过程5S过程扔掉你知道道可以扔掉掉的任何东东西通过询问以以下问题，，识别出真真正需要的的物品：它是用来做做什么的？？我为什么有有这个东西西？我多长时间间用一次？？别人也有吗吗？1S清理策略5S过程1S清理策略（（续）不必要不不能使用不大可能用用到很少使用偶尔使用抛弃或删除除抛弃、删除除或捐出来来远距离或电电子形式存存放存放在附近近，便于取取到使用频度处处置经常使用存放在手边边，随时能能拿到5S过程不要忘记你你的计算机机文件和email！尽可能减少少个人物品品只留下基本本的必需品品将活页夹和和书籍扎好好，标示““最后使用用日期”，，识别未来来要丢弃或或远距离存存放的物品品考虑使用书书籍和参考考资料的公公用图书馆馆（明确确确定所有人人和过程））1S清理策略（（续）5S过程“宁枉勿纵！！”为“红标签签”物品建建立临时的的过渡/回顾区用于可再次次使用的办办公设备或或家具用来集中物物品进行回回收识别必须由由谁回顾和和处置确保所有物物品在本次次活动结束束前都得到到处置不要造成新新的杂乱无无章情况！！1S清理策略（（续）5S过程追踪过程，，提供目视视化识别和和正式的处处置用于其他区区域可能需需要或储存存的丢弃物物品（如可可以再次使使用的办公公家具）应为全尺寸寸

（8.5”x11”）大红色，用用来提高可可视性应预先印有有连续的标标签编号下半部分打打孔，记录录标签位置置处置需要明明确的责任任界定红标签实例例标识红标签签过程5S过程步骤5评价红标签签物品处置确实不不必要的物物品如果有适当当理由，保保留贴有红红标签的材材料在预先定好好的时间后后，丢弃任任何用红标标签标识的的物品填写所有的红红标签信息，，并交还给红红标签协调员员标识红标签过过程步骤4向小组解释红红标签标准确保由跨部门门组成的人员员标示物品，，以防止““我可能需要要这个”尽可能快地用用红标签标示示工作区确定采用什么么标准来区分分需要的物品品与不需要的的物品例如：在工工作区中仅保保留进行业务务需要的物品品步骤3识别红标签目标在活动中确定所有红标签物品的位置步骤2从各组选择成员选择一名高级别经理以小组成员的身份参与步骤15S过程为什么么有两两台打打印机机？为什么么好几几个使使用过过的墨墨盒散散放在在周围围？这个架架子上上到底底放的的是些些什么么东西西？1S反例5S过程练习：：1S1S策略–一个人人向班班上其其他人人报告告15分钟在每个个小组组中，，仔细细回顾顾案例例研究究中的的照片片回答““你在在这间间办公公室中中将如如何根根据你你看到到的（（或没没有看看到的的）情情况实实施““1S””？”包括你你会需需要向向办公公室主主人提提出的的问题题在记录录纸上上记录录注释释，供供课堂堂回顾顾分析案案例研研究目标标指导导完成成时时间间完成成内内容容5S过程程删除除不不用用的的图图标标卸载载不不用用的的程程序序删除除旧旧文文件件或或将将旧旧文文件件存存档档到到CD上1S实例例5S过程程拿走走不不必必要要的的物物品品，，空空出出整整个个书书架架（（用用红红标标签签标标识识等等待待处处置置））将不不必必要要物物品品移移到到归归档档系系统统1S实例例清理理前前清理理后后5S过程程白板板并并未未发发挥挥它它的的作作用用旧的的信信息息没没有有擦擦除除1S实例例清理理前前清理理后后5S过程程1S-清理理2S-整理3S-清洁4S-维持5S-素养5S过程步骤骤5S过程2S定义SEITON整齐。关关注于于对有条条理的工工作场所所的需要要。工工具、设设备和材材料必须须系统地地摆放，，使得取取用时最最容易、、效率最最高。每每件东东西都各各得其所所、各就就其位。。将所有有物品品和信信息放放在最最佳的的位置置并进进行目目视化化定位位整理定位需需要的的物品品，使使它们们能够够被方方便地地取用用和放放回2S

的目标

日文：SEITON英文：SETINPLACE（整理）2S提升目目视化化管理理5S过程2S策略确定最最佳的的布局局和工工作空空间设设计，，这样样就容容易使使用和和理解解所有有物品品使用提升目目视化管理理的存放方方法（使用用1S过程中识别别出的频度度）进行规规整文件夹方法法（首选的的纸质文件件方法）能放不到70页的文件夹夹最好（最最多100页）为每个文件件夹指定其其自身的存存放期活页夹方法法电子格式（（有适当的的备份）5S过程2S策略（续））使你命名习习惯标准化化文件/文件夹/活页夹的名名字就是它它的“地址址”为每个类型型选择最佳佳的命名法法（地区、、主题、代代码、日期期等）清楚标识每每件东西执行“在制制品”抽屉屉和/或文件夹，，把在用的的数据和项项目分开将经常使用用的物品直直接放在工工作区中，，不要放在在抽屉或橱橱柜内5S过程2S策略（续））设计你的标标准桌面使用不显眼眼的标签，，如透明小小标签为办公文具具创建一个个模板或轮轮廓避免使用杯杯子或盒子子存放物品品消除不必要要的平面直观标明位位置，这样样可以放回回物品，也也很容易识识别丢失的的物品张贴照片或或标记，清清楚解释信信息、设备备和其他物物品，使任任何人都能能明白5S过程2S不需要物品品实例钉书机在哪哪里？在这里还是是丢了?我怎么知道道？5S过程2S不需要物品品实例我需要的图图片在哪里里？文件夹和内内容没有有有意义的名名称5S过程练习：2S2S策略–一个人向班班上其他人人报告15分钟在每个小组组中，仔细细回顾案例例研究中的的照片回答“你将将如何在这这间办公室室实施“2S”？”包括你会需需要向办公公室主人提提出的问题题在记录纸上上记录注释释，供课堂堂回顾分析案例研研究目标指导完成时间完成内容5S过程2S实例标识了桌面面，为办公公文具创建建目视化管管理任何人都能能很快知道道少了什么么东西，这这件东西应应放在哪里里5S过程2S实例WIP（在制品））文件夹保保持经常使使用的信息息随时可用用WIP抽屉可用来来装正在使使用的较大大物品，如如书籍、活活页夹、CD标准色代码码系统将会会改进目视视化管理5S过程2S实例简单的目视视化管理体体系清楚显显示了归属属和是否遗遗失什么东东西。目视化管理理使你能进进行“例外外管理”整理前整理后照片经《GEMoney》允许复制5S过程程将这这些些文文件件移移至至远远距距离离存存放放强强制制的的保保存存期期文件件的的取取用用非非常常少少（（如如果果有有））按有有效效期期分分类类，，这这样样新新文文件件移移入入远远距距离离存存放放时时，，将将过过期期数数据据丢丢弃弃2S实例例5S过程程练习习：：2S完成成2S讲师师规规定定作为一个团队队，讨论完成成2S的途径给每个人指派派任务确定完成2S的时间并回顾顾效果完成业务活动动的2S目标指导完成时间完成内容5S过程1S-清理2S-整理3S-清洁4S-维持5S-素养5S过程步骤5S过程3S定义SEISO清洁工作。指指的是需要要保持工作场场所清洁和整整齐。在日日本公司，清清扫是一项日日常活动。每每班结束时时都要打扫工工作区，将每每件东西放回回原处。建立清洁的工工作场所SHINE（清洁）清洁工作场所所中所有区域域的地面、设设备、家具3S

的目标

日文：SEISO英文：SHINE（清洁）3S识别和和消除除不清清洁来来源5S过程练习：：3S15分钟在每个个小组组中，，仔细细回顾顾案例例研究究中的的照片片回答““你将将如何何在这这个办办公室室实施施“3S””？”讨论对对顾客客或访访客第第一印印象的的影响响回答““3S的好处处是什什么？？”在记录录纸上上记录录注释释，供供课堂堂回顾顾分析案案例研研究目标指导完成时时间完成内内容每个小小组选选一个个人向向全班班的其其他人人报告告讨论论结果果5S过程3S策略摆脱清清洁用用具！！寻找不不清洁洁的根根本原原因“脏东东西””来源源于何何处?你到底底为什什么必必须要要清扫扫？如何预预防这这种““脏东东西””？审视需需要修修理的的办公公家具具、照照明、、设备备消除任任何安安全隐隐患（（松动动的器器件、、破损损的家家具、、磨损损的电电线等等）5S过程3S策略（（续））使你迅迅速识识别““异常常情况况”消除““突击击大扫扫除””的思思想保持自自律成为你你的常常规和和日常常惯例例的一一部分分每天开开始先先花5分钟时时间专专门用用于系系统清清洁5S过程练习：：3S完成3S讲师规规定作为一一个团团队，，讨论论完成成3S的途径径给每个个人指指派任任务确定实实现3S的时间间并回回顾效效果完成业业务活活动的的3S目标指导完成时时间完成内内容5S过程1S-清理2S-整理3S-清洁4S-维持5S-素养5S过程步步骤5S过程4S定义SEIKETSU标准。。使使其得得到控控制和和保持持一致致。在在工工厂中中的任任何地地方都都遵守守基本本的清清扫标标准。。每每个人人都准准确知知道自自己的的责任任是什什么。。清清扫职职责是是日常常工作作程序序的一一部分分。保持并并改进进整洁洁和井井井有有条的的工作作场所所STABILIZE（维持持）保持和和改进进前3个S的标准准4S

的目标

日文：SEIKETSU英文：STANDARDIZE（维持）4S不仅保保持，，而且且改进已经规规整到到位的的东西西5S过程4S策略消灭可可能堆堆积物物品的的过多多存放放区和和平面面对布置置/家具作作出改改动，，使其其容易易保持持整齐齐干净净使用检检查表表建立立每日日的规规整和和清洁洁活动动（使使用循循环日日历安安排提提示信信息））进行自自我评评价确定防防止倒倒退的的方法法5S过程4S检查表表指南南在每个个区域域张贴贴检查查表包括““整理理后””照片片来显显示标标准让同事事计划划突击击审核核经常寻寻求反反馈和和意见见使用检检查表表记录录改善善机会会和建建议使用问问题解解决过过程确确定根根本原原因定期执执行纠纠正措措施和和改善善措施施5S过程4S检查表表实例例建立每每日、、每周周和每每月任任务，，保持持前3个S在日历历上安安排任任务，，作为为提示示信息息评价家家具和和记录录方法法的效效果根据你你的业业务需需要量量身定定做5S过程5S评价编制审审核的的标准准程序序坚持使使用表表格测测量所所有工工作区区域的的5S效果包括对对电子子/数字过过程的的回顾顾用于自自我评评价和和内部部审核核5S过程练习：识识别需要维维持的过程程在记录纸上上创建列列表，向全全体学员报报告10分钟作为一个团团队，讨论论本次活动动需要保持持的过程创建需要维维持的过程程的清单。。目标指导完成时间完成内容5S过程练习：4S完成的4S计划讲师规定作为一个团团队，编制制具体的计计划/过程，规规范和维持持为本次活活动创建的的列表中中的过程指定负责人人在负责人的的日历上计计划每日/每周/每月/每年的循环环任务完成业务活活动的4S计划目标指导完成时间完成内容5S过程1S-清理2S-整理3S-清洁4S-维持5S-素养5S过程步骤5S过程5S定义SHITUSKE始终遵守纪纪律。是是指日复一一日、年复复一年地遵遵守标准并并保持使工工厂安全高高效的秩序序。养成清理、、整理、清清洁和改善善你的工作作场所的习习惯每个人都接接受5S，将其作为为个人目标标SUSTAIN（素养）实现妥当保保持正确5S程序的纪律律和习惯5S

的目标

日文：SHITSUKE英文：SUSTAIN（素养）5S就是改变你你文化的纪纪律5S过程5S策略自律以维持持5S程序将5S扩大到整个个业务范围围互相监督保保持可持续续性的责任任严以律己，，以身作则则管理层必须须起带头作作用将标准设为为基准将5S包括在绩效效回顾中5S过程5S纪律规则保持简单使其直观接受反馈并并建设性地地提供反馈馈立即纠正问问题深挖根本原原因，解决决无序或垃垃圾的来源源激励你自己己！改改善需要努努力，努力力需要热情情5S过程练习：5S60分钟作为一个团团队，回顾顾你在1S（或多个S)活动中得到到的浪费清清单，定量量说明你的的活动成功功带来的好好处（包括括估计节省省的时间、、减少的缺缺陷、计算算机死机时时间、顾客客印象、自自豪感和个个人满意度度）。使用目标区区的5S巡查检查表表进行目标标审核，提提供非常具具体的反馈馈和任何有有关改善的的更多想法法。审核kaizen持续改善工工作区域。。目标指导完成时间完成内容通过活动得得到的可测测量结果和和有见解的的反馈5S过程5S回顾5S过程确定5S与精益业业务体系系的关系系识别实施施5S时的常见见误区讨论如何何避免5S的常见误误区复习学习习要点目标5S回顾5S过程5S定义5S总结Sort（清理））SetInPlace（整理））Shine（清洁））Standardize（维持））确定什么么是必要要的，什什么是不不必要的的各得其所所、各就就其位识别不清清洁的来来源执行过程程以维持持/改善前3个S的标准5S说明1S2S3S4SSustain（素养））工作场所所中保持持和自律律的5S文化5S5S复习5S是精益业业务系系统的关关键5S5S5S5S复习企业优化化编制战略略

业务务必做事事宜可盈利的的增长价值流优化

消灭浪费的工具ELS基础ELS基础架构MDI维持5S的常见误误区缺乏评价价程序感觉5S就是“打打扫卫生生”感觉这是是一次性性活动…不是一个个持续的的过程不把5S看作是一一个管理理工具将5S视为其他他人的责责任将5S看得很““简单””，每个个人都““知道怎怎么做””5S复习练习：如如何避避免常常见误区区报告避免免误区的的想法法20分钟分小组列列出所有有你在个人生活中5S做得非常常好的地方（（汽车、、船、家家、牙齿齿、车库库等），，以及你你如何克克服障碍碍维持你你生活中中的这些些地方。。将这些相相同的概概念应用用到本次次活动中中，确定定可以采采取哪些些行动，，

或必必须做什什么来克克服工作作中的障障碍在记录纸纸上把想想法