秘书科工作规范

PAGEPAGE15秘书科工作规范一、工作职能综合协调市人事局日常工作；负责局机关文秘、机要、档案、信访、督查、保密、安全工作和重要会议的组织工作；负责机关财务和国有资产管理工作；负责干部档案管理和人事信息宣传工作；负责机关后勤保障工作；负责机关人事、劳动工资工作；负责局机关离退休人员的管理服务工作。二、工作规范（一）公文处理1、收文处理（1）处理程序：局里收到文电一律由局秘书科文管人员按收取、拆封、登记、呈批、送阅、转办、收管的程序进行。文电材料须先送秘书科科长提出拟办意见，然后按拟办意见送局长阅批，根据局领导的批示意见转送有关科室阅办，科室阅后签名并及时送还秘书科。需科室阅办的急件，在局领导批阅的同时送有关科室。（2）办理要求：要做到及时、准确、安全、保密，日取日清，急文急办，特文特办，不得积压，不得延误；几个科室共同解决的问题，要积极主动地抓好协调调度，提高效率，抓紧解决；从阅文到办文，都要有准确的日期记载；文件办结后要填写办理结果，连同原件一起退交文管人员存档，个人不得随意存放。2、发文处理（1）处理程序：本局各类文稿（包括联合行文），均由主管科室起草、把关，规范性文件要先由秘书科审核。经局领导签批的拟发公文，由秘书科统一编号（编办、考核任免科文件除外），统一确定发文范围、份数，统一文件格式，统一安排印刷。（2）文件编号：以“新人字”机关代字行文。（3）办理要求：文稿第一页必须用统一印制的本局发文拟稿纸写清楚起草科室、撰稿人、核稿人、发放范围和抄送机关，必要时注明密级和急缓程度。必须经局领导签字后，方可编号、印刷、用印，并将领导签发件和两份正式文件交秘书科留存。（二）文书档案管理1、归档范围凡本局在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。主要包括：本机关形成的文件、上级机关颁发的文件、下级机关上报的文件、同级机关和不相隶属机关抄送的文件、其他应归档材料，如会计、基建、声像等文件资料。2、整理保管局机关文书档案实行集中统一管理。秘书科配备文书档案工作人员，具体负责本局文书档案的收集、归档和管理工作。档案整理实行随办随归。对归档文件，以件为单位进行系统、科学的分类整理，以年为单位排序、存放。对超过本局机关保存期限的，按规定移交市档案局保存。需清退的文件，按要求如数及时清退。对不需要立卷归档的文件材料，经局领导同意后，统一销毁。不得自行处理销毁文件材料，更不得作为废品随便出售。3、文档查阅本局文书档案只供本局领导及科室查阅，不对外提供查阅。外单位人员需查阅的，按发文范围和业务职能到有关科室查阅，确实需要的，由科室查阅后向其提供情况。（三）印章管理1、用印审批“xx市人事局”印章，主要用于印发文件、外调、函调、出发介绍信等，对下列公文如调令、通知、批复、报表等必须经局长或分管局长签字批准后，方可盖章；凡联合发文或外单位需要加盖我局印章的公文、报表等一律要经局长或分管副局长审阅批准后，方可盖章。2、用印要求要保证印章安全、用印合规、盖印规范。建立印章使用登记簿，坚持先登记后盖印，印章管理人员要将用印时间、用印单位、内容、数量、审批领导和经办人姓名等登记清楚，以备核查。不能在空白介绍信和没填写具体内容或内容含糊的纸上盖印。如外出确需带空白介绍信时，须经局领导批准，严格履行签字交接手续，带信人要认真保管，严防遗失；并在出发返回后补写使用存根，没有使用的空白信要如数退还。不经批准，不得将印章代理或转交他人用印。（四）工作督查1、督查内容工作督查的主要内容是市委、市政府和上级业务主管部门关于人事编制工作重大决策、重要指示和工作部署的贯彻落实情况，人事部门重要会议、重要决策和工作部署以及各项规章制度的贯彻落实情况，重要文件、电报规定事项和上级领导批示、交办事项的落实情况，人民群众来信、来访处理落实情况等。2、督查程序督查程序分为立项、交办、承办、催办、协调、报告、立卷归档。3、督查方式对涉及全局性的工作采取印发《工作督查》的方式，通过通报进度、提出要求进行督查；对单项工作，采取下发《工作督办单》的形式，明确要求、明确时限进行督查；个别情况也可通过召开工作调度会议、与责任科室座谈等形式了解情况，督促落实。（五）机要保密工作1、密级范围（1）绝密级事项：①尚未出台的全市机构改革方案和编制调整方案。②尚未出台的工资(含津贴、补贴)调整方案。③绝密级的密码电报、文件及会议材料。④涉外人事管理的有关内部政策。⑤存放上述绝密件的保密橱密码及钥匙。（2）机密级事项：①国家公务员录用考试题库及考分计算方法。②国家机关、事业单位的人员计划和工资计划。③正在承办的地方党政机构及编制人员调整事宜。④非绝密级的密码电报、文件及会议材料。（3）秘密级事项：①全市各级党政机关、事业单位、社会团体的机构编制、人员统计资料及报表。②尚未公开的国家公务员录用计划、考试方案候选人名册。③尚未公布的军队转业干部的分配计划。④尚未出台的职位分类方案和机关及事业、企业单位专业技术职务(含任职资格)的评审事宜及有关统计资料。⑤副科级以下国家行政机关干部的档案及考察材料。⑥尚未出台的机关、事业单位人员的离休、退休、退职政策。2、保密要求（1）认真做好保密工作，实行保密工作责任制。凡属秘级文件、电报、资料、档案、讲话等，由秘书科统一收发。（2）严格确定密级，做到规范化、制度化。凡属本局产生的文件、材料，符合密级划分规定范围的，应在材料形成的同时，确定密级并加以注明，防止和克服定密不准现象的发生。（3）严格遵守保密纪律，严守各类秘密事项。所有密级文件、资料等，都应按规定的范围阅读。做到不该看的不看，不该说的不说；不在公共场所和家属、子女面前谈论秘密事项；不在私人通信和普通电话中涉及秘密事项。重要会议、干部考察记录和机密资料摘记，要有专用记录本，用后统一收回，妥善保存，防止泄密。（4）加强全局机关人员的保密教育，进一步增强保密观念。（六）办公信息化工作1、电子政务电子政务使用范围包括文字处理、公文传输、档案管理、信息利用、软件应用和机关上网业务。秘书科负责统一管理和维护计算机及其相关设备。2、管理要求加强办公自动化系统和计算机信息系统的管理，提高资源利用率和工作效率，更好地利用现代化设备为工作服务；要在局机关积极开展电子政务培训，鼓励引导机关全体人员通过信息化手段处理业务工作；要定期进行设备维护，落实安全责任，及时协调解决系统故障，确保机关办公的工作需要。（七）信访工作1、办理程序群众来信处理工作程序分为收信、阅信、登记、转交和交办、告知、办结；接待来访工作程序分为登记、受理、办理、复查、复核、归档。具体处理工作按照《xx市信访事项处理规定》执行。2、工作要求要增强群众观念和政治敏感性，高度重视信访工作，强化督查调度，按规定程序和要求及时处理各类信访事件，防止重复上访、越级上访和集体上访的发生；要增强工作的主动性，定期分析信访信息，有针对性的做好政策宣传工作；要维护信访秩序，对来访人要热情接待，迅速处理。（八）干部档案管理1、干部档案管理范围市人事局管理的干部档案范围是：市政府各委、办、局机关及部分企事业单位科级以下干部人事档案；市政府部门所属事业单位聘用制干部人事档案。2、干部档案的管理和利用工作(1)材料的收集、鉴别与归档要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。收集的材料，必须经过认真鉴别。（2）档案查阅向查阅人提供我局管理的干部档案时，需先检查查阅手续是否完备，《查（借）阅干部档案审批表》填写是否清楚，并询问查阅原因。凡干部考察、任免、调配、政审、出国（境）审查，更改出生、参加工作和入党时间，办理离（退）休、调资、奖惩、待遇以及治丧等事宜，可查阅干部档案。（3）档案借阅干部档案一般不外借，确因工作需要必须借阅的，借用单位应在《查（借）阅干部档案审批表》中说明理由，经分管领导批准后，方可借出。借出的档案要及时收回，收回时要认真检查，无误后入库，并在借阅档案登记簿上填写清楚。（4）档案转递干部因工作调动、职务变动或改变主管单位后不属我局管理的干部，应根据调配、任免通知办理或调档函转递手续，并及时将档案转到干部主管单位的组织人事部门。档案转递时，要在转出干部档案登记簿上详细填写转出时间和接收单位等情况，同时在索引中注销，干部信息情况在数据库中作转出处理。要详细填写《干部档案转递通知单》，将档案密封后以机密件通过机要交通转递或派专人送取，不准以平信、挂号、包裹等公开邮寄或交干部本人自带。转出的档案，材料要齐全，并按规定整理装订成册，不得扣留材料或分批转出。转出干部档案后逾期一个月未见回执退回，要及时去函、去电索取，以防丢失。回执退回后，应贴在转递通知单的存根上。对转入我局的干部档案，要认真审核，确保干部档案材料完整，装订整齐，然后，办理转递、交接手续。定期（5年）向档案馆移交死亡干部档案(九)人事信息工作1、工作原则。一是把握大局的原则。自觉地把人事信息放在全市人事编制工作大局中去思考、去把握，使人事信息工作体现超前性、实用性。二是突出重点的原则。要紧紧抓住不同阶段人事编制工作中带有全局性、前瞻性的问题、热点、难点问题来展开。三是注重实效的原则。要强化精品意识，及时把一些重要信息成果纳入领导决策、指导推动工作。2、信息的采集。要全面准确地理解和把握上级指示精神，从上级党委、政府关心的全局性问题中捕捉信息；加强与市直部门的联系沟通，认真总结人事编制工作中的一些典型经验、创新性做法；牢固树立实践的观点，主动深入基层、深入实际、深入群众，加强调查研究。3、信息的编辑和报送。根据不同时期人事编制工作的重点，及时编辑信息，经局领导审定后，通过传真、函件、网络、送达等多种形式，及时上报。4、管理制度。实行信息工作目标管理、量化考核制度。各科室的具体目标任务，每年年初以分数的模式下达；实行定期调度，季度通报。对公开发表的稿件，给予稿酬奖励，对调研活动开展经常、成效显著的予以通报表彰，凡没有完成年度人事调研信息工作任务的科室，科室及其负责人一般不能被评为人事工作先进单位、先进个人或被评为年度考核优秀等次。(十)行政后勤工作1、会议会务工作（1）会议组织：各类会议一般按照下列程序进行，局机关内部会议可简化相关步骤。会前准备：①根据局领导意见，拟定筹备工作方案。方案包括：会议名称、时间、地点、议题、与会人员，会议日程、分组及召集人，会标、会场布置和主席台安排意见，住会人员范围、住宿安排，经费预算等。方案拟定后，按程序报局领导审定。②根据批准的会议筹备方案，起草会议通知，经局领导审定后，及时发出。③会议通知发出后，协同有关科室落实好与会人员。④根据方案要求，组织协调有关科室做好会议各项筹备工作。主要包括：安排会议日程、制定会议须知；安排会标、主席台、会场座次；制作会议出席证、工作证等证件，准备文件袋、纸、笔等会议用品；确定与会人员名单，安排住房、膳食、交通、接送站、返程车票、保卫、医疗、经费申请结算等。⑤组织协调会务工作人员提前进驻会议驻地，组织签到，安排食宿，发放会议材料、证件等。报到结束后，及时将报到情况向分管领导报告。⑥组织协调提前布置会场，摆放桌签，检查会标、座次、音响、花草等，请分管局领导检查。会中服务：①每次会议开始前，提前半小时到会场，分发会议材料，落实领导讲话和主持词等材料，检查主席台座次安排和会场的灯光、音响、录音录像设备及休息室、茶水等准备情况。落实新闻记者的到会情况。②认真做好会议录音和记录。③大会有发言时，提前通知发言人做好准备和准时到会。④做好会议值班工作。⑤安排好与会人员食宿和文娱活动。⑥对需要收回的文件，在会议结束前及时如数收回。⑦做好与会人员的返程送站工作。会后事宜：①会议结束后，及时总结经验，查找不足，以利改进。②及时将会议材料收集整理、存档。③同宾馆等有关单位结算会议经费。（2）工作要求：局里召开的综合性会议，要认真筹备，精心安排，尽量压缩会期、范围，降低费用；科室召开的会议一般不安排住宿，只安排一次午餐；代市委、市政府或以市委、市政府名义召开的会议，要编制好预算计划报市财政局审批。市内与会人员一般不安排食宿。2、公务接待工作（1）接待范围：上级人事部门来的客人及上级人事部门安排我局接待的客人，外省市区人事部门来的客人、省内市县人事部门来的客人，乡镇办事处及其他来局办理公务的客人。（2）接待实施：凡来局的客人，相关科室要先告知秘书科，共同商定接待方案和具体接待意见，报局长审定。根据接待方案的安排和要求，由负责接待任务的同志协调落实接送和陪同人员、客人视察、参观、食宿、车辆、安全、医疗等的各项准备工作，协助有关部门单位安排好接待活动中的领导会见、会谈、会议等活动。（3）工作要求：公务接待要认真贯彻执行中央、省、市委关于加强党风廉政建设的各项规定，坚持为局机关中心工作服务，坚持做到热情周到、严谨细致，简化程序，确保安全；要严格接待标准，坚决杜绝大吃大喝，铺张浪费现象。3、财务管理（1）计划：根据财政局年初预算，组织制定本单位财务计划，并按照经费使用原则和工作进度，定期检查、分析财务计划和预算执行情况，及时提出调控意见，当好领导的参谋助手。（2）经费开支：正常性开支，如购买办公用品、支付电话费、邮资费、车辆装修费、招待费、会议费、印刷费等由秘书科负责安排；其他开支，各有关科室事先提出预算报告，经分管局长审核签字，再由局长审批；重大经费项目支出，由局长办公会集体研究决定。（3）报销：所有报销单据，均须由经办人注明事由，秘书科按照财务管理有关规定严格审核后，由局长审核同意并签字后方可报销。差旅费的报销，经办人填写《车辆、旅馆及出差补助报销单》，按上述规定办理。要定期向局长汇报财务收支情况，自觉接受财政、审计等部门的监督。4、办公用品管理（1）物品购置：日常办公用品实行数量控制、即时采购的办法，保证工作的正常需求；专用设备采购按照各科室提出的计划，综合汇总后制定好采购计划，统一购置。购置大型设备或大宗物品，实行政府采购。（2）工作要求：要服务中心，保证办公用品的数量和质量能够满足局机关办公的需要；要严格管理，增强节约意识，注意废旧办公用品的回收再利用。5、值班工作（1）值班安排：公休日、国家法定节假日值班，要提前印制值班安排表发给值班人员并报相关部门。原则上每天安排1名带班领导、2名科室工作人员，其他特殊情况需要值班的，要报经局领导批准后，方可安排。（2）工作要求：要严格落实《xx市人事局值班工作制度》，明确责任，及时对值班情况进行调度、抽查，防止值班期间出现脱岗现象；要做好后勤保障工作，确保值班电话、值班室等的正常使用。6、安全保卫工作（1）安全管理：秘书科负责综合管理局机关的安全保卫工作，负责对档案、财务、车辆、机房等重点部位装置防盗系统，并指定专人负责，定期检查，并落实安全防范措施，群策群力做好安全防范工作。各科室负责本科室的安全保卫工作。（2）工作要求：要加强全体工作人员的安全教育，提高防范意识；对局机关和宿舍要做好平时安全检查，节假日及重大活动前要实行重点检查；严格执行档案、财务等各类贵重物品收、发、领、退、核安全管理制度，发现隐患，及时排除，堵塞各类不安全的空隙。7、车辆、驾驶员管理（1）管理使用：局机关车辆由秘书科统一管理、统一调度。科室在市区以内联系工作一般不安排车辆，到市区以外联系工作，确需用车辆时，经局长批准后由秘书科安排。工作人员及亲属因病或特殊情况急需在市区以内用车，由秘书科安排；在市区以外用车，需局长批准。局机关车辆一般不外借，如遇特殊情况外借使用时(国家规定的除外)，由局长批准。车辆维修时，驾驶员要及时报告秘书科，经局长批准后填写《车辆维修登记表》，到市财政局定点维修站维修，并按有关规定办理审核、签字、结算手续。（2）工作要求：要按照先急后缓、保证重点工作的要求，安排使用车辆；加强车况监管，发现问题及时处理，坚决杜绝出带“病”车；要严格派车审批，对出市区、长途的出发车辆要按规定进行汇报审批；要加强驾驶员的安全教育，确保安全驾驶；要注意节能降耗，减少不必要的油耗浪费。（十