行政公文格式课件

课堂回顾——文种选择1.目前国家行政机关公文有（）种2.市税务局向社会公布征收年度税款事项3.四川省人民政府关于提请审议《四川省国防教育条例》（草案）4.XX厂汇报2004年财务工作情况课堂回顾——文种选择1.目前国家行政机关公文有（）种11.132.通告3.议案4.报告1.132四、公文的行文规则联合行文的规则抄送抄报的规则逐级行文的规则一文一事的规则四、公文的行文规则联合行文的规则3公文拟制程序起草1

1.从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行

2.深入调查研究，充分论证，广泛听取意见

3.机关负责人应主持、指导重要公文起草。2

需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅(室)进行初审。审核3

1.重要公文和上行文由机关主要负责人签发；

2.办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关定签发。

签发1.行文理由充分、依据准确；2.符合法规、准确体现意图、与现行公文相衔接；3.所有涉及部门充分协商一致；4.文种正确、格式规范，人名、地名、引文、单位、标点规范；5.其它内容符合起草要求1.签发公文应签署意见、姓名、完整日期；2.圈阅或签名视为同意；3.联合行文由所有联署机关负责人会签公文拟制程序起草11.从实际出发，分析问题实事求是，所提政4发文办理简化办理环节登记印制核发核审批手续、内容、文种、格式。如需实质性修改要报原审批人复审发文字号、分送范围、印制份数确保质量和时效，涉密公文在符合保密要求的场所印刷对文字、格式和印刷质量进行检查后分发复核发文办理简化办理环节登记印制核发核审批手续、内容、文种5办理环节签收登记初审承办收文办理答复催办传阅清点，核对，注明时间主要信息、办理情况1.由本机关办理；2.符合行文规则，文种、格式正确；3.涉及部门已协商、会签1.阅知性公文分送；2.批办性公文提出拟办意见报领导批示或转办；3.涉及多部门的要明确主办部门；4.紧急公文明确办理时限；5.承办部门按时完成1.及时送传阅对象；2.随时掌握公文去向，控制传阅周期；3.严格传阅范围，安全保密；4.准确抄清批示；5.及时归档1.及时掌握进展；2.紧急或重要公文专人催办；3.及时记载催办情况1.书面：制发公文、印送批示件；2.口头答复办理环节签收登记初审承办收答复催办传阅清点，核对，注明时间主6联合行文的规则：同级政府：济南市和青岛市同级政府的各部门：林业厅和水利厅上级政府的部门和下级政府：财政厅和青岛市政府及其部门与同级党委、军队及其部门：省委、省府与省军区；市委办公厅和市府办公厅；政府部门与人民团体和具有行政职能的事业单位：省广播局和省电视台；省民政厅和省残联联合行文的规则：同级政府：济南市和青岛市7第十六条

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。第十六条8练习下列机关可以联合行文的有：1.林业厅水利厅2.济南市章丘市3.省委组织部和省人事厅4.教育部和山东省政府

练习下列机关可以联合行文的有：9抄送抄报的规则：抄送：向下级机关的重要行文要同时抄送（抄报）直接上级机关。抄报：受双重领导的单位向其中一个上级机关行文时应同时抄报另一个上级机关例如：中国人民银行对山东省人民银行行文要抄送山东省人民政府市教委向省教委行文要同时抄报市政府抄送抄报的规则：抄送：向下级机关的重要行文要同时抄送（抄报）10行政公文格式课件11公文用纸及版面尺寸

A4纸型210mm×297mm页面设置上白边：37±1mm下白边：35±1mm左白边：28±1mm右白边：26±1mm

版心:156mm×225mm排版规格

一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋页面版心156mm×225mm210mm297mm下白边：35±1mm上白边：37±1mm切口：26±1mm订口：28±1mm公文版式公文用纸及版面尺寸页面版心156mm×225mm210mm212

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。1.眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。2.主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。3.版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间等项。五、公文的书面格式组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。五、公13（一）眉首（文件头）

“红头文件”

红色间隔线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（一般简称“份号”）。（一）眉首（文件头）“红头文件”14

0001机密★一年急件XXXXX文件XXX发〔2003〕3号签发人：XX1、发文机关标识:文件名称2、发文字号：是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的顺序号。3、秘密等级(密级)★保密期限4、紧急程度(急度)：指送达和办理公文时限要求。5、公文份数序号(份号)：是标记一份具体文件在该文件总印发数中的实际编号。一般文件不印份号，绝密、机密公文要印份数序号，按号登记分发给收件人。0001机密★一151、发文机关标识由发文机关全称或规范化简称+文件

山东省人民政府文件国务院文件山东经济学院文件

1、发文机关标识162、发文字号发文机关代字+年份+序号如:国发〔2005〕21号鲁政发〔2003〕3号鲁经院〔2001〕6号2、发文字号发文机关代字+年份+序号173.秘密等级：标明公文内容涉及国家秘密的程度与传递处理要求，写在文件头右上角。有：秘密、机密、绝密三个等级4.紧急程度：表示公文处理的时限，写在右上角密级之下有：急件、特急两类3.秘密等级：标明公文内容涉及国家秘密的程度与传递处理要求，185.印数编号：说明文件的编号，便于文件登记、查询和存档，写于文件头左上角如00005-说明此文件属于总印数的第5份6.签发人：上报公文必须有签发人，位于发文字号同一行，居右侧7.横隔线：将文件头与文件主体分开5.印数编号：说明文件的编号，便于文件登记、查询和存档，写于19

6、签发人

上报的公文应当在首页注明签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人。00001机密★一年紧急

XXXX学院文件签发人：XXXXXXXXX字〔2003〕3号

XXXXXXXXXX学院关于举行阅兵式的请示6、签发人0000120行政公文格式课件21行政公文格式课件22×××××

××××××××××××××。

XXXXXXXXX2012年X月X日×××××××××××××××23(二)主体

红色间隔线以下，主题词（不含）以上部分，为主体部分。(二)主体红色间隔线以下，主题词（不241、标题2、主送机关3、正文：4、附件：5、成文日期6、印章7、附注XXXX学院关于举行阅兵式的请示

省公安厅：为提高学生军事化管理意识和集体意识，增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于×月××日在我校运动场举行阅兵式，……（略）附件：1．阅兵计划2．运动场改建方案

二00×年×月×日（联系人：办公室××，电话：×××）

主题词：

管理学生阅兵式请示抄送：省政法委、省教育厅。贵州警官职业学院办公室200×年×月××日印发—1—XXXX学院251、标题的制作

完整式标题：发文机关＋事由＋文种国务院关于加强水土保持工作的通知不完整式标题：

事由＋文种：关于举行阅兵式的通知

发文机关＋文种：中华人民共和国主席令仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文：

公告1、标题的制作完整式标题：发文机关＋事由＋文种26标题写作之一公文标题，是公文主旨及内容的高度概括。字体略大于正文。位置：间隔横线下方适中位置。组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有：1．规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文种”――用于重要、庄重的公务。（下方可有时间（如决定），这时无主送机关和落款）标题写作之一公文标题，是公文主旨及内容的高度概括。字体略大于27标题写作之二2．灵活式：（1）两部分：一是“发文机关＋文种”。以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。（这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。）二是“事由＋文种”。标题写作之二2．灵活式：28标题写作之三三是“转发+始发机关及原通知标题”（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。（2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。标题写作之三三是“转发+始发机关及原通知标题”（如《转发国务29练习人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申请资金。练习人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申30中国人民银行某县支行关于申请购置办公自动化设备经费的请示行政公文格式课件31

2、主送机关

是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格排列，因此有人叫“抬头”，名称后用冒号。有多个主送机关时，按重要性依次排列，每个机关间用顿号或者逗号隔开。

2、主送机关32上行文：只有一个主送机关

平行文：一般都有，且可以多个

下行文：针对性强的发批复、指示性通知应有主送机关，收文对象无法限定的则没有。行政公文格式课件333、正文写作

之一正文包括原由、事项和结尾三部分。一、原由一是依据，有以下几种情况：（1）情况式：常用“目前……”之类时间状语；简介人物及事迹。（2）文件式：常用“根据……”；往往是一句话。（3）意义式：议论方式；常用“是……”。（4）作用式：常用“将使……”。二是目的：常用“为……”。原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。3、正文写作

之一正文包括原由、事项和结尾三部分。34要求：1、准确简要概括公文主要内容，符合语法规范；2、标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开；3、除引用法规、文件等名称外，标题一般不用标点符号。

教育部财政部关于印发《XXX》的通知要求：35常用的行政公文开头方法有：（1）目的式，常用“为”、“为了”等介词开端；（2）根据式，常用“根据”、“遵照”、“按照”等词语开头；（3）原因式，先讲明公文撰写原因，然后分别加以论述。常用的行政公文开头方法有：（1）目的式，常用“为”、“为了”36正文写作

之二二、事项内容少的一句或一段话，内容多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。这部分是中心，有两种结构供选择使用：（1）并列式。最为常见。公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，但是次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况，请示中几条要求，法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。正文写作

之二二、事项37正文写作之三段落中同样常常采用并列式构成，常用分号（；）、句号或序码表示。自此起常常运用序码。《办法》第28条第4项规定了序数的层次顺序：第一层，用汉字的一二三四……每个序数后用顿号（占一格）。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号小标题间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）……后面不加标点。第三层，用阿拉伯字1234……第四层，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4）……四层序码的顺序是一、（一）、1、（1），不能颠倒，也不能混用。还可以用第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式并列起来。正文写作之三段落中同样常常采用并列式构成，常用分号（；）、句38正文写作之四（2）递进式。公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。正文写作之四（2）递进式。公务的纵向的动态的过程或者事理。各39正文写作之五三、结尾，常见有：总结式、强调式、请求式，另有呼应式和说明式（1）专用语，一般行政公文文种都有，如“请予批准”、“特此通知”等。（2）希望、号召类。至少一段。有的公文没有结尾。正文写作之五三、结尾，常见有：总结式、强调式、请求式，另有呼40结尾方法主要有：（1）总结式，概括全文；（2）强调式，突出强调全文主旨；（3）请求式，请示、意见等一般用请求式结尾，如“当否，请批示”、“以上意见如无不妥，请批转有关部门执行。”结尾方法主要有：（1）总结式，概括全文；（2）强调式，突出强414、附件是指随公文一并发出的其他公文或材料，附件与正文有同等效力。常见的附件有两种形式：一是正文只起批准、发布、印发、转发、批转作用，其内容很短，公文的主要内容是附件。与公文正件具有同等效用二是只是补充说明正文某一方面内容的事件、图表、统计数字等。仅供参考不具执行效用4、附件是指随公文一并发出的其他公文或材料，附件与正文42

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××

二〇一二年五月二日

×××××××××××××××43注：

如有序号用阿拉伯数码，如

附件：1.XXXXXX附件名称后不用标点符号附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识“附件”（和序号），序号和名称应前后一致。注：445、成文日期是公文形成与生效的时间标识。如何确定公文成文日期：

签发的公文以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准会议通过的公文以会议通过的日期为准需上级机关或立法机关批准的以批准日期为准电报发出的公文以发出的日期为准一般公文以印发日期为准位于行文机关之下右对齐年、月、日俱全汉字书写(决定、通告、会议纪要等写在标题之下，用括号标注)5、成文日期是公文形成与生效的时间标识。456、印章（生效标识）

（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。（2）联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前。（3）当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。最后一排印章下右空两字标识成文时间）6、印章（生效标识）（1）单一机关制发的公文在落款处不署46用印示例：上不压正文，下要压年盖月

（1）二〇〇三年二月五日（2）二〇〇三年二月五日XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（3）二〇〇三年二月五日用印示例：上不压正文，下要压年盖月47联合行文时，按发文排列顺序将机关名称排列在相应位置，印章下压机关署名，最后一个印章端正居中下压机关署名和成文日期。印章排列整齐，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章顶端上距正文或附件说明1行内。

联合行文时，按发文排列顺序将机关名48

不加盖印章的公文，在正文或附件下空1行、右空2字编排机关署名，在署名下1行编排日期，首字比机关署名首字右移2字。发文日期长于署名的，使日期右空2字编排，并相应增加机关署名右空字数。

加盖签发人签名章的公文，在正文或附件下空2行、右空4字加盖签名章，签名章左空2字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签名章下空1右空4字编排成文日期。

市长×××

2012年7月1日

不加盖印章的公文，在正加盖签发人签名章的公文，49注意事项一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识“此页无正文”的方法解决。二是不能出现空白印章；三是印章之间不能相交或相切，也不宜太远，相距不超过3ｍｍ。注意事项一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识“此页无正507、附注

是指需要说明的其他事项。一般是对公文的发放范围、使用事项加以说明。左空两字标识在成文日期下一行如“此件发至县团级”、“此件可见报”注：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。7、附注是指需要说明的其他事项。一般是对公文的发放范围、51XXXX学院关于举行阅兵式的请示

省公安厅：为提高学生军事化管理意识和集体意识，增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于×月××日在我校运动场举行阅兵式，……（略）附件：1．阅兵计划2．运动场改建方案

二〇一三年×月×日（联系人：办公室××，电话：×××）

主题词管理学生阅兵式请示抄送：省政法委，省教育厅。

贵州警官职业学院办公室年×月××日印发

示例：XXXX学院示例：52（三）版记文件尾部分（5）主题词抄送机关印发机关印发时间印刷份数（三）版记文件尾部分（5）主题词53

主题词：

管理学生阅兵式请示

抄送：省委政法委，省教育厅。XXX学院办公室200×年×月××日印发

行政公文格式课件541、主题词主题词是应办公自动化产生，为规范文件检索，近年增加的文件版式内容。主题词是用规范的词或词组来标引公文的主题内容。作用：供制作公文索引和电子计算机索引之用位置：“主题词”3字用3号黑体字，全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。1、主题词主题词是应办公自动化产生，为规范文件检索，近55标识步骤：审读文稿分析主题查阅词表著录标引标识方法：大小内容形式类别词类属词文种标识数量：主题词一般为3至5个词。

标识步骤：56主题词为：经济管理企业破产通知如：国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知主题词为：经济管理企业破产通知57公文结构文头主体文尾版头眉首主体版记份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码公文结构文头主体文尾版头眉首主体版记份号、密级和保密期限、紧58六、公文的用纸和印装规格(一)公文用纸规格公文用纸一般采用国际标准A4型纸，即210mm×297mm。(二)排印一律从左而右横排、横写。少数民族按其习惯书写和排印。横排的公文在左侧装订。每页22行，每行28个字六、公文的用纸和印装规格(一)公文用纸规格59（一）相关要求：文号：版头下空2行；反线：字号下4ｍｍ；标题：反线下空2行（标准行：3号字＋7/8×3号字）；日期：右空4字。页码：版心下一行，左右各置一一字线，右（左）空1字。

公文各种规定规格全览公文各种规定规格全览60发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm基本格式发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线红色分隔线下2行是正文标题×××〔2011〕×号发文机关标识下边缘发文字号的距离是：2行字。签发人：×××一字线距版心下边缘7mm，4号半角阿拉伯数字，单页右空1字，双页左空1字上白边：37±1mm下白边：35±1mm订口：28±1mm切口：26±1mm发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm基本格式发文字号之下61（二）各种字号秘密等级和保密期限：3号黑体；紧急程度：3号黑体；版头：不大于“22ｍｍ×15ｍｍ”的红色宋体；发文字号：3号仿宋；签发人：“签发人”三字用3号仿宋，签名用3号楷体；公文标题：2号宋体；公文正文：3号仿宋（包括主送机关、附件名）；主题词：“主题词”三字用3号黑体，词目用3号宋体；页码：4号阿拉伯数码。（二）各种字号62顶格，3号黑体，密级与期限用“★”隔开基本字体×××〔2011〕×号签发人：×××正文：3号仿宋标题：2号小标宋发文机关名称＋事由＋文种“签发人”为3号楷体,发文字号前、签发人姓名后分别空一格。除有专门说明外，正文其他字体均为3号仿宋体发文机关标识推荐使用小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则联合行文时，主办机关名称放在前，机关后面上下居中排“文件”顶格，3号黑体，密级基本字体×××〔2011〕×号63多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。正文中的结构层次序数一、黑体(二)楷体3.仿宋(4)仿宋多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。64

附件：1.×××××(联系人：××××，电话：×××)(附件径送×××办公室)正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后写排附件名称，附件后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。附注居左空2行排在成文日期下一行单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。印发份数？成文日期用阿拉伯数字(联系人：××××，电话：×××)正文下空一行左空2字“65公文格式常见错情1.没有发文机关标识（非红头文件）2.发文字号不规范3.上行文（请示、报告、意见）没有签发人4.公文标题缺要素、用词不当5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范6.附件格式不规范7.日期格式不规范8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）9.版记要素不全、多余公文格式常见错情1.没有发文机关标识（非红头文件）66关于请求解决聘用人员二十个月经费的报告市人民政府：为了党政机关公文常见错误错误：

1.没有文头

2.标题没有发文机关名称

3.标题用黑体字

4.标题词意不全、有歧意机密★1年特急0000001毕节市××局文件×××〔2011〕015号错误：1.份号、密级、紧急程度标示不规范2.发文字号编虚号3.上行文没人签发人4.标题与红色找色反线距离太近5.正文抬头与标题距离太近毕节市××局关于开展服务发展争当先锋活动的报告市人民政府：根据党政机关公文常见错误错误：

1.没有文头

2.标题没有发文机67×××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××××××××××××

。×××局2012年7月17日(附件径送市人民政府办公室)错误：1.“抄送”、“主送”字体不对，前面未空1格2.“抄送”结束用逗号3.主送领导个人4.“主送’应排在”抄送”前面5.抄送回行时排列错误6.没有印发机关和印发日期错误：1.附件与正文中间没有空1行2.附件回行对齐方式不对3.附件名称后不应打句号4.只有一个附件不用打序号5.附注与成文日期间空1行,居左未空2格6.机关名称没有以成文日期为参照居中编排抄送：×××、××、×××、××××，主送：×××、××、×××、×副市长、×副市长。×××××××××××××××××。错误：错误：抄送：×××68错误：1.附注位置错误2.印章处过挤

错误：1.用“此页无正文”2.附注位置距日期较远3.印章与印发单位不一致错误：错误：69印章相交印章距正文太远印章排列随意印章相交印章距正文太远印章排列随意70错误：(从头到尾都有错误)1.没有版头，没有文号、签发人2.标题没有发文机关名称、文种错误、字体用错3.正文抬头错误，用语错误，主送领导个人(多名个人)4.结语错误5.印章乱排，相切相交现象突出6.没有版记7.如作为请示文种，没有联系人8.如主送太多，版记中应分别明确错误：(从头到尾都有错误)71演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！72课堂回顾——文种选择1.目前国家行政机关公文有（）种2.市税务局向社会公布征收年度税款事项3.四川省人民政府关于提请审议《四川省国防教育条例》（草案）4.XX厂汇报2004年财务工作情况课堂回顾——文种选择1.目前国家行政机关公文有（）种731.132.通告3.议案4.报告1.1374四、公文的行文规则联合行文的规则抄送抄报的规则逐级行文的规则一文一事的规则四、公文的行文规则联合行文的规则75公文拟制程序起草1

1.从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行

2.深入调查研究，充分论证，广泛听取意见

3.机关负责人应主持、指导重要公文起草。2

需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅(室)进行初审。审核3

1.重要公文和上行文由机关主要负责人签发；

2.办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关定签发。

签发1.行文理由充分、依据准确；2.符合法规、准确体现意图、与现行公文相衔接；3.所有涉及部门充分协商一致；4.文种正确、格式规范，人名、地名、引文、单位、标点规范；5.其它内容符合起草要求1.签发公文应签署意见、姓名、完整日期；2.圈阅或签名视为同意；3.联合行文由所有联署机关负责人会签公文拟制程序起草11.从实际出发，分析问题实事求是，所提政76发文办理简化办理环节登记印制核发核审批手续、内容、文种、格式。如需实质性修改要报原审批人复审发文字号、分送范围、印制份数确保质量和时效，涉密公文在符合保密要求的场所印刷对文字、格式和印刷质量进行检查后分发复核发文办理简化办理环节登记印制核发核审批手续、内容、文种77办理环节签收登记初审承办收文办理答复催办传阅清点，核对，注明时间主要信息、办理情况1.由本机关办理；2.符合行文规则，文种、格式正确；3.涉及部门已协商、会签1.阅知性公文分送；2.批办性公文提出拟办意见报领导批示或转办；3.涉及多部门的要明确主办部门；4.紧急公文明确办理时限；5.承办部门按时完成1.及时送传阅对象；2.随时掌握公文去向，控制传阅周期；3.严格传阅范围，安全保密；4.准确抄清批示；5.及时归档1.及时掌握进展；2.紧急或重要公文专人催办；3.及时记载催办情况1.书面：制发公文、印送批示件；2.口头答复办理环节签收登记初审承办收答复催办传阅清点，核对，注明时间主78联合行文的规则：同级政府：济南市和青岛市同级政府的各部门：林业厅和水利厅上级政府的部门和下级政府：财政厅和青岛市政府及其部门与同级党委、军队及其部门：省委、省府与省军区；市委办公厅和市府办公厅；政府部门与人民团体和具有行政职能的事业单位：省广播局和省电视台；省民政厅和省残联联合行文的规则：同级政府：济南市和青岛市79第十六条

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。第十六条80练习下列机关可以联合行文的有：1.林业厅水利厅2.济南市章丘市3.省委组织部和省人事厅4.教育部和山东省政府

练习下列机关可以联合行文的有：81抄送抄报的规则：抄送：向下级机关的重要行文要同时抄送（抄报）直接上级机关。抄报：受双重领导的单位向其中一个上级机关行文时应同时抄报另一个上级机关例如：中国人民银行对山东省人民银行行文要抄送山东省人民政府市教委向省教委行文要同时抄报市政府抄送抄报的规则：抄送：向下级机关的重要行文要同时抄送（抄报）82行政公文格式课件83公文用纸及版面尺寸

A4纸型210mm×297mm页面设置上白边：37±1mm下白边：35±1mm左白边：28±1mm右白边：26±1mm

版心:156mm×225mm排版规格

一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋页面版心156mm×225mm210mm297mm下白边：35±1mm上白边：37±1mm切口：26±1mm订口：28±1mm公文版式公文用纸及版面尺寸页面版心156mm×225mm210mm284

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。1.眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。2.主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。3.版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间等项。五、公文的书面格式组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。五、公85（一）眉首（文件头）

“红头文件”

红色间隔线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（一般简称“份号”）。（一）眉首（文件头）“红头文件”86

0001机密★一年急件XXXXX文件XXX发〔2003〕3号签发人：XX1、发文机关标识:文件名称2、发文字号：是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的顺序号。3、秘密等级(密级)★保密期限4、紧急程度(急度)：指送达和办理公文时限要求。5、公文份数序号(份号)：是标记一份具体文件在该文件总印发数中的实际编号。一般文件不印份号，绝密、机密公文要印份数序号，按号登记分发给收件人。0001机密★一871、发文机关标识由发文机关全称或规范化简称+文件

山东省人民政府文件国务院文件山东经济学院文件

1、发文机关标识882、发文字号发文机关代字+年份+序号如:国发〔2005〕21号鲁政发〔2003〕3号鲁经院〔2001〕6号2、发文字号发文机关代字+年份+序号893.秘密等级：标明公文内容涉及国家秘密的程度与传递处理要求，写在文件头右上角。有：秘密、机密、绝密三个等级4.紧急程度：表示公文处理的时限，写在右上角密级之下有：急件、特急两类3.秘密等级：标明公文内容涉及国家秘密的程度与传递处理要求，905.印数编号：说明文件的编号，便于文件登记、查询和存档，写于文件头左上角如00005-说明此文件属于总印数的第5份6.签发人：上报公文必须有签发人，位于发文字号同一行，居右侧7.横隔线：将文件头与文件主体分开5.印数编号：说明文件的编号，便于文件登记、查询和存档，写于91

6、签发人

上报的公文应当在首页注明签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人。00001机密★一年紧急

XXXX学院文件签发人：XXXXXXXXX字〔2003〕3号

XXXXXXXXXX学院关于举行阅兵式的请示6、签发人0000192行政公文格式课件93行政公文格式课件94×××××

××××××××××××××。

XXXXXXXXX2012年X月X日×××××××××××××××95(二)主体

红色间隔线以下，主题词（不含）以上部分，为主体部分。(二)主体红色间隔线以下，主题词（不961、标题2、主送机关3、正文：4、附件：5、成文日期6、印章7、附注XXXX学院关于举行阅兵式的请示

省公安厅：为提高学生军事化管理意识和集体意识，增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于×月××日在我校运动场举行阅兵式，……（略）附件：1．阅兵计划2．运动场改建方案

二00×年×月×日（联系人：办公室××，电话：×××）

主题词：

管理学生阅兵式请示抄送：省政法委、省教育厅。贵州警官职业学院办公室200×年×月××日印发—1—XXXX学院971、标题的制作

完整式标题：发文机关＋事由＋文种国务院关于加强水土保持工作的通知不完整式标题：

事由＋文种：关于举行阅兵式的通知

发文机关＋文种：中华人民共和国主席令仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文：

公告1、标题的制作完整式标题：发文机关＋事由＋文种98标题写作之一公文标题，是公文主旨及内容的高度概括。字体略大于正文。位置：间隔横线下方适中位置。组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有：1．规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文种”――用于重要、庄重的公务。（下方可有时间（如决定），这时无主送机关和落款）标题写作之一公文标题，是公文主旨及内容的高度概括。字体略大于99标题写作之二2．灵活式：（1）两部分：一是“发文机关＋文种”。以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。（这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。）二是“事由＋文种”。标题写作之二2．灵活式：100标题写作之三三是“转发+始发机关及原通知标题”（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。（2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。标题写作之三三是“转发+始发机关及原通知标题”（如《转发国务101练习人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申请资金。练习人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申102中国人民银行某县支行关于申请购置办公自动化设备经费的请示行政公文格式课件103

2、主送机关

是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格排列，因此有人叫“抬头”，名称后用冒号。有多个主送机关时，按重要性依次排列，每个机关间用顿号或者逗号隔开。

2、主送机关104上行文：只有一个主送机关

平行文：一般都有，且可以多个

下行文：针对性强的发批复、指示性通知应有主送机关，收文对象无法限定的则没有。行政公文格式课件1053、正文写作

之一正文包括原由、事项和结尾三部分。一、原由一是依据，有以下几种情况：（1）情况式：常用“目前……”之类时间状语；简介人物及事迹。（2）文件式：常用“根据……”；往往是一句话。（3）意义式：议论方式；常用“是……”。（4）作用式：常用“将使……”。二是目的：常用“为……”。原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。3、正文写作

之一正文包括原由、事项和结尾三部分。106要求：1、准确简要概括公文主要内容，符合语法规范；2、标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开；3、除引用法规、文件等名称外，标题一般不用标点符号。

教育部财政部关于印发《XXX》的通知要求：107常用的行政公文开头方法有：（1）目的式，常用“为”、“为了”等介词开端；（2）根据式，常用“根据”、“遵照”、“按照”等词语开头；（3）原因式，先讲明公文撰写原因，然后分别加以论述。常用的行政公文开头方法有：（1）目的式，常用“为”、“为了”108正文写作

之二二、事项内容少的一句或一段话，内容多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。这部分是中心，有两种结构供选择使用：（1）并列式。最为常见。公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，但是次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况，请示中几条要求，法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。正文写作

之二二、事项109正文写作之三段落中同样常常采用并列式构成，常用分号（；）、句号或序码表示。自此起常常运用序码。《办法》第28条第4项规定了序数的层次顺序：第一层，用汉字的一二三四……每个序数后用顿号（占一格）。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号小标题间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）……后面不加标点。第三层，用阿拉伯字1234……第四层，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4）……四层序码的顺序是一、（一）、1、（1），不能颠倒，也不能混用。还可以用第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式并列起来。正文写作之三段落中同样常常采用并列式构成，常用分号（；）、句110正文写作之四（2）递进式。公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。正文写作之四（2）递进式。公务的纵向的动态的过程或者事理。各111正文写作之五三、结尾，常见有：总结式、强调式、请求式，另有呼应式和说明式（1）专用语，一般行政公文文种都有，如“请予批准”、“特此通知”等。（2）希望、号召类。至少一段。有的公文没有结尾。正文写作之五三、结尾，常见有：总结式、强调式、请求式，另有呼112结尾方法主要有：（1）总结式，概括全文；（2）强调式，突出强调全文主旨；（3）请求式，请示、意见等一般用请求式结尾，如“当否，请批示”、“以上意见如无不妥，请批转有关部门执行。”结尾方法主要有：（1）总结式，概括全文；（2）强调式，突出强1134、附件是指随公文一并发出的其他公文或材料，附件与正文有同等效力。常见的附件有两种形式：一是正文只起批准、发布、印发、转发、批转作用，其内容很短，公文的主要内容是附件。与公文正件具有同等效用二是只是补充说明正文某一方面内容的事件、图表、统计数字等。仅供参考不具执行效用4、附件是指随公文一并发出的其他公文或材料，附件与正文114

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××

二〇一二年五月二日

×××××××××××××××115注：

如有序号用阿拉伯数码，如

附件：1.XXXXXX附件名称后不用标点符号附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识“附件”（和序号），序号和名称应前后一致。注：1165、成文日期是公文形成与生效的时间标识。如何确定公文成文日期：

签发的公文以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准会议通过的公文以会议通过的日期为准需上级机关或立法机关批准的以批准日期为准电报发出的公文以发出的日期为准一般公文以印发日期为准位于行文机关之下右对齐年、月、日俱全汉字书写(决定、通告、会议纪要等写在标题之下，用括号标注)5、成文日期是公文形成与生效的时间标识。1176、印章（生效标识）

（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。（2）联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前。（3）当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。最后一排印章下右空两字标识成文时间）6、印章（生效标识）（1）单一机关制发的公文在落款处不署118用印示例：上不压正文，下要压年盖月

（1）二〇〇三年二月五日（2）二〇〇三年二月五日XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（3）二〇〇三年二月五日用印示例：上不压正文，下要压年盖月119联合行文时，按发文排列顺序将机关名称排列在相应位置，印章下压机关署名，最后一个印章端正居中下压机关署名和成文日期。印章排列整齐，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章顶端上距正文或附件说明1行内。

联合行文时，按发文排列顺序将机关名120

不加盖印章的公文，在正文或附件下空1行、右空2字编排机关署名，在署名下1行编排日期，首字比机关署名首字右移2字。发文日期长于署名的，使日期右空2字编排，并相应增加机关署名右空字数。

加盖签发人签名章的公文，在正文或附件下空2行、右空4字加盖签名章，签名章左空2字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签名章下空1右空4字编排成文日期。

市长×××

2012年7月1日

不加盖印章的公文，在正加盖签发人签名章的公文，121注意事项一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识“此页无正文”的方法解决。二是不能出现空白印章；三是印章之间不能相交或相切，也不宜太远，相距不超过3ｍｍ。注意事项一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识“此页无正1227、附注

是指需要说明的其他事项。一般是对公文的发放范围、使用事项加以说明。左空两字标识在成文日期下一行如“此件发至县团级”、“此件可见报”注：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。7、附注是指需要说明的其他事项。一般是对公文的发放范围、123XXXX学院关于举行阅兵式的请示

省公安厅：为提高学生军事化管理意识和集体意识，增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于×月××日在我校运动场举行阅兵式，……（略）附件：1．阅兵计划2．运动场改建方案

二〇一三年×月×日（联系人：办公室××，电话：×××）

主题词管理学生阅兵式请示抄送：省政法委，省教育厅。

贵州警官职业学院办公室年×月××日印发

示例：XXXX学院示例：124（三）版记文件尾部分（5）主题词抄送机关印发机关印发时间印刷份数（三）版记文件尾部分（5）主题词125

主题词：

管理学生阅兵式请示

抄送：省委政法委，省教育厅。XXX学院办公室200×年×月××日印发

行政公文格式课件1261、主题词主题词是应办公自动化产生，为规范文件检索，近年增加的文件版式内容。主题词是用规范的词或词组来标引公文的主题内容。作用：供制作公文索引和电子计算机索引之用位置：“主题词”3字用3号黑体字，全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。1、主题词主题词是应办公自动化产生，为规范文件检索，近127标识步骤：审读文稿分析主题查阅词表著录标引标识方法：大小内容形式类别词类属词文种标识数量：主题词一般为3至5个词。

标识步骤：128主题词为：经济管理企业破产通知如：国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知主题词为：经济管理企业破产通知129公文结构文头主体文尾版头眉首主体版记份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码公文结构文头主体文尾版头眉首主体版记份号、密级和保密期限、紧130六、公文的用纸和印装规格(一)公文用纸规格公文用纸一般采用国际标准A4型纸，即210mm×297mm。(二)排印一律从左而右横排、横写。少数民族按其习惯书写和排印。横排的公文在左侧装订。每页22行，每行28个字六、公文的用纸和印装规格(一)公文用纸规格131（一）相关要求：文号：版头下空2行；反线：字号下4ｍｍ；标题：反线下空2行（标准行：3号字＋7/8×3号字）；日期：右空4字。页码：版心下一行，左右各置一一字线，右（左）空1字。

公文各种