工业企业采购付款审计

采购与付款关键控制点和审计方案一、采购基础管理工作主要风险：采购基础管理工作不健全，降低采购业务效率，不利于控制采购成本，且易产生管理漏洞。（一）采购管理制度1、评价标准企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务。2、测试程序①询问采购部门经理，了解采购管理制度相关制度的建设情况，收集齐全采购管理相关制度。②审阅采购管理相关制度，依据采购业务的一般流程，检查采购相关管理制度是否覆盖从采购计划开始直至采购付款为止的业务流程。3、资料清单①采购管理制度；②采购部门规章或操作指南等。（二）采购业务归口管理1、评价标准企业的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购。2、测试程序①询问采购部门经理，了解各类物料、设备、耗材等的分类情况及采购权的分布情况，判断是否存在多头采购、采购对象范围交叉或界限不清晰的情况。②取得被评价单位组织结构图及介绍部门职责分工情况的文件，审阅并检查是采购权的分布情况，判断是否存在多部门采购或需求部门自行采购的情况。3、资料清单①组织结构图；②部门职责分工情况简介。（三）采购人员定期轮岗1、评价标准企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。2、测试程序①审阅采购管理相关制度、人力资源管理制度，检查其中是否对采购人员定期进行岗位轮换，以及轮岗的频率、轮换原则、注意事项等作出规定。②询问采购部门经理或人力资源部门经理，是否对采购人员实行定期轮岗，以及轮岗的频率、轮换规则等。③询问采购人员，验证采购部门有无实施过岗位轮换，尤其关注采购部门是否存在超过5年以上未进行岗位轮换、无职位晋升且工作异常勤勉的采购人员。3、资料清单①采购管理制度；②人力资源管理制度。（四）不相容职务分离1、评价标准企业除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。2、测试程序①取得并审阅采购管理制度、采购人员岗位说明书等，②询问采购经理或人力资源部门经理，了解采购部门内部采购人员的分工职及职级情况，重点关注：A.采购部门内部分工中，采购询价及采购合同下单是否由同一采购人员完成；B.有无存在同一采购人员完成自询价选择供应商、编制采购合同、下单采购、办理付款等一系列业务的情况，C.有无采购人员同时办理入库单、验收单等空白单据的购买和保管,或有机会及能力接触上述空白单据的情况。③询问采购部门经理，了解采购业务专用章、采购合同专用章有多少枚、分别由何人保管、如何保管和使用等情况，重点关注是否存在由一般采购人员保管采购业务章、采购合同章并具体办理采购业务的情形。3、资料清单①采购管理制度；②采购人员岗位说明书。（五）重要采购业务集体决策1、评价标准重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。2、测试程序①审阅采购管理相关制度，检查是否重要、技术性较强、非常规的、金额较大的采购建立了集体决策和审批制度，集体决策审批的决策机构、人员构成等的情况。②取得符合上述重要、技术性强、非常规的、金额较大的采购业务的会议纪要，检查上述非常规采购的决策是否经集体决策。3、资料清单非常规采购集体决策的会议纪要。二、需求计划及采购计划管理主要风险：需求和采购计划不合理，不安实际需求安排采购或随意采购，甚至与企业生产经营计划不协调。（一）编制年度采购计划及预算1、评价标准采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制度年度生产经营计划的过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划。2、测试程序①询问采购部门经理，了解年度采购计划（预算）的编制、审核程序。②取得年度采购计划（预算）、年度经营计划，检查：A.年度采购计划(预算）的编制、审核程序是否与规定相一致；B.年度经营计划（预算）是否包含年度采购计划（预算）。3、资料清单①年度经营计划；②年度采购计划；③年度采购预算；④BOM表（含有正常消耗及损耗定额）；⑤上年末库存结余数据（含年末在途物资数据）；⑥标准采购价格）。（二）编制需求计划1、评价标准生产、经营、项目建设等部门，是否根据实际需求准确、及时地编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。2、测试程序①询问采购部门经理，需求部门（仓储、生产、项目建设等）是否定期编制并提交需求计划。②询问仓储部门经理及采购部门经理，了解需求计划的编制方法（人工、ERP自动分解生产需求）、编制依据、审核程序、审批权限等。③取得评价期间内若干份需求计划，检查：A.需求计划是否定期编制并按规定时限提交；B.需求计划要素（物资名称、规格型号、功能用途、数量、需求日期等）是否齐全；C.需求计划是否有需求部门负责人审核后的签名；D.检查需求计划要素内容，是否有指定供应商或变相指定供应商的情况。④抽取需求计划中任一物料，以及该物料的主生产计划、BOM表，重新核算需求，并与现有的需求计划数据相核对，判断需求计划的数据是否符合实际需求。3、资料清单①需求计划；②生产计划；③相应物料的BOM表（含正常消耗定额及损耗定额）。（三）独家代理、专有、专利等特殊产品的需求计划1、评价标准对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。2、测试程序①询问需求部门经理，了解特殊产品的采购申请的审核程序、审批权限，以及审批所需的支撑文件；②取得特殊产品的采购申请及其附件，检查：A.相关支撑文件是否足以证明拟采购产品为独家代理、专有、专利产品；B.是否按照规定的审核程序、审批权限审批。3、资料清单①特殊产品需求计划及情况说明；②独家代理、专有、专利产品的证明文件。（四）编制月度采购计划1、评价标准企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过量或不足。2、测试程序①询问采购部门经理，了解月度采购计划（预算）的编制、审核程序。②取得月度采购计划，检查：A.采购计划是否按照规定程序编制、审核，是否按规定权限审批；B.采购计划要素（物资名称、规格型号、拟采购日期、上月末库存数量、在途数量、拟采购数量、需求日期、预计到货日期、预测月末库存数量）是否齐全，是否对拟采购数量的必要性、合理性作出说明。③抽取采购计划中任一物料的拟采购数量，根据需求数量、上月末库存数量、在途数量、月末安全库存要求，重新计算采购数量，比较计算结果与采购计划中的数量是否一致。④抽取采购计划中任一物料，根据该物料的采购提前期、采购周期、需求计划的提出日期，重新计算该物料的下单日期及到货日期，并与在采购计划中的日期安排向比较，判断采购的日期安排是否合理。3、资料清单①月度经营计划；②月度采购计划；③月度采购预算；④BOM表（含有正常消耗及损耗定额）；⑤上年末库存结余数据（含年末在途物资数据）；⑥标准采购价格；⑦安全库存标准；⑧采购提前期（L/T)一览表；⑨采购周期（或有关采购窗口期的规定）。（五）编制月度采购预算1、评价标准采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。2、测试程序①取得月度采购预算，检查月度采购预算是否按照规定权限审批。②抽取任一物料的拟采购数量，结合预测的采购单价，计算该物料的月度采购预算，并与取得的采购预算向比较，判断采购预算是否合理准确。③取得采购单价的预测依据，并与计算月度采购预算所使用的采购价格相比较，判断月度采购预算是否符合实际情况。3、资料清单①月度采购预算；②采购价格的预测依据。三、请购主要风险：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或不足，影响企业正常生产经营。（一）建立请购制度1、评价标准企业应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。2、测试程序取得采购申请制度、采购申请的部门职责，检查制度中是否对采购申请的审核要点、审核程序、审批权限、归类汇总等作出了明确规定。3、资料清单采购申请制度。（二）归类汇总采购申请1、评价标准企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。2、测试程序①询问需求部门经理，了解采购申请单在递交采购部门前的审核程序、审批权限，了解是否由ERP系统自动进行汇总。②询问采购部门经理，了解采购部门收到需求部门采购申请单后的处理程序，了解归类汇总采购申请单的周期、频率或采购部门接受需求部门提出采购申请的“窗口期”。③取得采购申请单、月度采购计划，检查：A.采购申请单所申请物资是否列入月度采购计划中，是否对相同供货商、需求到货日期相近的物资进行了归并和统筹；B.归类汇总请购单后形成采购单是否按照规定权限审批。3、资料清单①采购申请单；②月度采购计划；③采购单。（三）请购的预算审核1、评价标准预算监控部门审核采购申请时，重点关注采购申请是否符合采购计划，是否在采购预算范围内。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。2、测试程序①询问采购部门经理，月度采购计划及预算经审批后，交由何部门何岗位人员管理控制，是否采用ERP系统对采购预算进行控制（人工审核还是系统自动审核），判断采购申请审核人员或部门是否为独立于采购部门以外的部门。②询问采购计划及采购预算的监控部门负责人，了解对采购申请进行审核的程序、审批权限。③观察采购预算的监控部门负责采购申请审核的人员，其对采购申请单进行审核时，是否对照既有的月度采购计划及月度采购预算进行审核，是否对采购申请单的预算金额在月度采购预算中进行登记并结出后续可用额度。④抽取包含一项主要物料的采购申请单及其附件（若有）以及对应月度的采购计划与采购预算，对比检查两者：A.采购申请单中该物料的数量是否在月度采购计划范围内；B.采购申请单是否就该物料的采购预算情况、该物料本月累计采购的预算占用额度等进行了说明。⑤采用ERP系统对采购申请进行审核的，取得ERP系统采购申请审核的画面截屏，并向采购人员、采购申请审核人员了解其是否具有修改采购预算的权限。3、资料清单①采购申请单及其附件（若有）；②月度采购计划；③月度采购预算。（四）采购申请的审核、审批1、评价标准由具备相应审核职责、审批权限的部门或人员对采购申请进行审核、审批，并根据物料的分类和金额设置了合理的分级授权审批机制。2、测试程序①询问采购申请的各级审核、审批人员，分别了解其对采购申请的审核职责和审批权限。②取得审批完毕的采购申请，检查：A.相关审核人员是否在其审核职责范围内对采购申请批注相应的审核意见；B.采购申请单列示的采购金额是否符合规定的审批权限、有无超越审批权限的情况。3、资料清单①采购申请单；②采购业务相关的权限指引。（五）超预算和预算外请购的办理1、评价标准对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。2、测试程序①询问计划管理部门经理，了解采购计划及采购预算的调整程序，了解超预算和预算外采购申请的审核程序、审批权限，判断超预算和预算外采购是否需要履行采购计划及采购预算的调整手续。②向采购部门取得超预算和预算外采购的采购申请单及其附件（若有），以及相应的采购计划与采购预算调整审批文件，检查：A.采购申请及其附件（若有）是否说明了采购需求的必要性以及现有库存不能满足且不能调剂的情况；B.是否对超预算及预算外采购申请执行了预算调整手续；C.未执行预算调整的，采购申请的审批是否是否遵循“例外管理原则”，例如由较高级别人员进行审批、分管计划部门及分管采购部门的副总经理进行联签等等。③采用ERP信息系统对采购预算进行控制的，了解采购计划及采购预算调整文件经审批后，是否交由信息系统管理部门人员对采购预算进行调整。3、资料清单①超预算和预算外采购的采购申请单及其附件（若有）；②采购计划与采购预算调整审批文件；③超预算和预算外采购的签报。四、供应商管理主要风险：供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。（一）建立供应商评估和准入制度1、评价标准企业应当建立科学的供应商评估和准入制度。2、测试程序①询问采购部门经理，了解供应商准入和评估制度的建立情况。②取得供应商管理相关制度，检查：A.是否建立了供应商的准入标准；B.是否由采购部门、使用部门、财务部门、质检部门等共同完成供应商评估。3、资料清单供应商管理制度。（二）新增供应商1、评价标准企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。2、测试程序①询问采购部门经理，了解各类物料新增供应商时的准入审批程序、权限设置情况。②取得供应商管理制度，检查新增供应商的审批程序、权限是否在制度中作出明确规定。③取得合格供应商名录，并随机抽取各类物料新增供应商的审批文件及相关支撑文件，检查供应商准入是否按照规定审批程序、权限进行了审批。3、资料清单①供应商管理制度；②供应商准入评审表；③合格供应商名录。（三）委托中介机构对供应商资信调查1、评价标准企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。2、测试程序①询问采购部门经理，对非常规的、金额重大、重要的物料或设备等的采购是否委托中介机构对供应商进行资信调查。②取得中介机构出具的资信调查报告，验证其是否存在。3、资料清单中介机构出具的资信调查报告。（四）确定合格供应商清单1、评价标准企业应当对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。2、测试程序①取得供应商管理制度，了解供应商准入和定期评审时对供应商资信情况进行审查的方面，判断对供应商资信情况的审查是否至少包括基本资质、财务状况、产品质量、供货能力、售后服务等内容。②抽取供应商准入或定期评审时的资信情况审查资料，检查：A.内容是否与制度规定相一致；B.通过查询供应商官网、工商局网站等检查供应商的资信情况的真实性和合法性。③取得合格供应商名单，检查其要素是否至少包括：供应商名称、类别、提供产品、联系人、联系方式、等级情况等。3、资料清单①供应商管理制度；②合格供应商名录；③供应商基本资质材料（营业执照副本复印件、行业经营许可、经营资质文件）。（五）签订质保协议1、评价标准采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。2、测试程序①询问采购部门经理，是否与供应商签订有质保协议。②取得供应商管理制度，检查其是否对与供应商签订质保协议作出规定。③向采购部门索取合格供应商名录中一家供应商的质保协议，验证其是否存在。3、资料清单①质保协议；②供应商管理制度；③合格供应商名录。（六）供应商定期评价1、评价标准企业应当对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。2、测试程序①询问采购部门经理，了解是否对供应商进行评价以及供应商评价的情况。②取得供应商管理制度，检查：A.其内容是否对供应商评价的组织机构及人员构成及评价职责、评价频率、数据来源、评价方法及程序、评价范围、评价结果审批权限等作出规定；B.是否由采购部门、财务部门、仓储部门、生产使用部门、质检部门等共同完成供应商交货表现等基础数据的收集整理及评价工作；C.对供应商评价的指标是否包括：质量、价格、交货及时性、供货条件及资信情况、经营状况等；D.供应商的淘汰和调整等级的标准是否明确。③取得供应商评价结果的审批文件及相关支撑文件，检查：A.是否定期对供应商进行评价；B.评价结果是否按照规定程序、权限进行了审批。3、资料清单①供应商管理制度；②供应商评价结果的审批文件及相关支撑文件。（七）供应商的实时管理1、评价标准建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价。2、测试程序①询问采购部门经理，了解采购业务相关部门是否对给被评价单位带来重大负面影响的供应商行为进行实时监控，以及发生负面影响时的报告程序、审批机构的设置情况、审批权限情况，有无实际案例等。②审阅供应商管理相关制度，检查其中是否对发生重大负面影响的供应商行为（如重大违约、舞弊、破产、欺诈等）情况作出列举，以及发生该情况下的处理程序等。3、资料清单供应商管理制度。（八）调整供应商名录1、评价标准建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。2、测试程序①取得供应商管理制度，了解调整（含淘汰）合格供应商名录、供应商管理系统的审核程序、权限等，对供应商突发的负面行为是否作出了特殊的应急处理程序。②取得调整合格供应商名录、供应商管理系统的审批文件，检查审核程序、权限是否与制度规定相一致。③取得现有供应商名录、ERP供应商管理模块及财务管理系统，检查：A.是否对已淘汰供应商进行了注销、屏蔽或锁定等，以防止继续向其采购或付款等误操作发生；B.供应商等级调整的审批文件，对比检查合格供应商名录、供应商管理系统，检查其是否对供应商等级进行了调整。3、资料清单①供应商管理制度；②供应商淘汰退出的审批文件；③合格供应商名录；④ERP供应商管理模块及财务管理系统供应商数据截屏。五、选择采购方式主要风险：采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。（一）选择合理的采购方式1、评价标准企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。2、测试程序取得采购管理相关制度，检查其内容是否对招标、询价采购的物资范围、标准，以及采购程序、审批权限等作出规定，判断相关规定是否合理。3、资料清单采购相关制度。（二）大宗物资招标1、评价标准大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格。2、测试程序①询问采购部门经理，了解被评价单位大宗物料是否采用招标方式确定供应商和采购价格，了解招标的频率、权限、程序等。②取得招标采购制度，一般性了解招标的对象范围、标准、程序、频率、权限等。3、资料清单①招标采购制度；②询价采购制度。六、确定供应商主要风险：确定供应商的授权审批不规范，可能导致舞弊或遭受欺诈。1、评价标准确定供应商的依据充分，且选择供应商和决定供应商的职能符合不相容职务分离的原则。2、测试程序取得一笔采购合同，以及该合同相应的招标记录及决策文件、询价记录及其决策文件，检查：A.合同对方单位是否在招标记录、询价记录的供应商范围内；B.招标（询价）执行者与招标（询价）结果的审批者是否为不同人员；C.审批权限是否符合招标（询价）制度的规定。3、资料清单①采购合同；②与合同相应的招标记录及决策文件、询价记录及其决策文件。七、确定采购价格主要风险：采购业务缺乏价格监督，可能导致企业资产不合理流失，出险舞弊等。（一）制定参考价格1、评价标准建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并加以合理利用。采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。2、测试程序①询问采购部门经理，采购部门通过哪些渠道、方式获取重要物资的供求及价格走势。②询问采购部门经理，是否本单位的历史采购价格记录整理，并形成相关数据库。③询问采购部门，了解大宗通用物资采购价格信息的获取途径、采购限价或参考价格的更新频率、更新程序、报批程序等。④取得采购部门发起的采购申请单及其附件（若有），检查是否将历史采购价格、采购时点市场价格走势情况作为采购审批时参考的依据。3、资料清单①采购申请单及其附件；②测试时点或最新的采购限价或参考价格审批文件。（二）价格的监督1、评价标准建立价格监督机制。2、测试程序I①询问采购部门经理，了解被评价单位采购业务流程，并重点关注在采购业务在询得采购价格后，有无设置人员、部门或信息系统控制对采购价格进行审核，分析是否建立了采购价格的监督机制。②询问采购人员，了解采购信息系统中，是否对各类物料的采购价格区间设定了浮动范围、限制性权限设定及预警机制，并了解浮动范围的设定规则，重点注意上述的权限设定的更改权限是否由除采购人员以外的信息技术部门人员方可改动，并了解采购价格权限变动的审核程序、审批权限及办理流程。II①询问负有价格监督职责的人员或部门（如：计划部门、财务部门或专门的成本管理部门），了解其是否独立于采购部门，了解其是否有获取经审批的采购参考价格的途径，其审核采购价格的职能是否明确。②观察负有价格监督职责的人员或部门，其对采购申请单或采购合同等进行审核时，是否对照采购限价或参考价格对采购价格进行审核。③询问负责调整ERP系统采购模块后台价格数据的信息技术部门人员，了解经审批的采购参考价格的以何种形式、何种频率、何时更新至采购系统中。④取得测试当月或最新的采购参考价格审批文件，以及相应的ERP系统的采购限价画面截屏，两相核对比较，检查ERP系统采购限价或参考价格是否与最新审批通过的采购限价或参考价格相一致，判断采购限价的更新是否及时。3、资料清单①价格监督部门或人员处留存的参考价格文件；②ERP系统的采购参考价格的画面截屏。八、签订框架协议或采购合同主要风险：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。（一）合同谈判对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。2、测试程序①询问采购部门经理，了解：A.常规采购及非常规采购业务进行谈判时，参加谈判的包括哪些人员、部门；B.谈判是否形成谈判记录或纪要。②取得谈判记录、纪要，或谈判结果的相关报告，检查谈判记录、纪要及谈判结果的相关报告是否有参与谈判人员的签名。3、资料清单①谈判记录或纪要；②谈判结果的相关报告。（二）签订采购合同1、评价标准企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。2、测试程序①询问采购部门采购员，了解采购合同的审核程序、审批权限情况。②取得采购合同相关的管理制度，了解采购合同审核程序、审核职责、审批权限的有关规定。③取得采购合同审批单，检查：A.采购合同是否经财务、法律、技术等部门审核；B.采购合同是否按照规定有权人员审批。④取得合同文本及相应合同的招标（询价）决策文件，对比检查：A.合同对方单位、采购价格是否与招标（询价）决策文件一致。3、资料清单①采购合同相关的管理制度；②采购合同审批单；③采购合同；④相应采购合同的招标（询价）决策文件。九、管理供应过程主要风险：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。（一）办理运输、投保1、评价标准企业应当根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。2、测试程序①询问采购部门经理，了解采购物资的运输、投保是否由被评价单位负责，了解运输单位、保险公司名称，了解物资的投保政策（投保对象范围、投保费率），贵重、易损物资是否投保等、保险办理程序等。②取得保险合同、保单，并与采购合同、物权交割凭证、货运单据等的日期相比较，检查保险合同生效日期是否早于货物发运日，投保期间是否能够覆盖运输期间。3、资料清单①保险合同、保单；②采购合同、物权交割凭证、货运单据。（二）跟踪合同履行1、评价标准企业应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。采取必要措施，保证需求物资的及时供应。2、测试程序①询问采购部门采购员，了解是否定期将采购进展向采购部门经理汇报，以及采购异常情况下的报告、处理方式。②取得采购部门定期汇报和沟通采购进展情况的会议记录、周次工作计划和安排等，验证合同跟踪和情况沟通机制是否真实存在。3、资料清单采购部门定期汇报和沟通采购进展情况的会议记录、周次工作计划和安排等。（三）监造重要物资1、评价标准对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。2、测试程序①针对需要监造的采购对象，如轮船、飞机、大型生产装置或定制的非标准设备等，向采购部门了解监造相关管理制度的建设情况，了解监造报告的报告方式、报告频率、报告程序、报告审阅人员范围等。②取得监造报告，检查监造报告的报告方式、频率、程序等是否与制度规定相一致。3、资料清单监造报告（四）采购登记制度1、评价标准企业应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。2、测试程序①询问采购部门经理，了解采购部门是否建立了用于登记和跟踪采购过程的采购合同手工台账或信息化系统。②取得采购合同台账复印件或信息系统截屏，检查：A.是否对采购的合同签订、订单发出、货物到达、验收、入库、票到、付款等各环节日期、经办人、情况等进行了登记记录。③抽取一笔采购合同以及相应的合同台账、或信息系统截屏，穿行测试检查该合同相应的采购申请、合同签订、订单发出、到货、验收、入库、票到、付款各环节的情况是否得到完整、及时的记载。3、资料清单合同台账复印件或信息系统截屏。十、验收主要风险：采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。（一）质量验收制度1、评价标准企业应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。2、测试程序①取得采购质量验收管理制度，检查是否对以下内容作出了规定：A.是否对免检、抽检、全检物料的范围、标准等作出规定；B.是否对需检验的物料应出具验收报告作出规定；C.检查制度中是否对同质物料的质检人员设置有屏蔽供应来源的措施。②观察质检部门是否对不同物料建立了相应的质检规程、是否具备相应的检测手段、方法和设备等。③对同质物料屏蔽供应来源的保密措施、设施设备、检测验收程序等进行现场观察和穿行测试，分析是否存在质检人员在验收完毕前是获知物料供应来源的漏洞。3、资料清单①采购质量验收管理制度（验收操作规程）；②质检报告。（二）采购与验收不相容职务分离1、评价标准企业应当由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。2、测试程序①询问采购部门、仓储部门、质量验收部门，了解物料数量验收、质量验收机构的权责设置情况。②取得被评价单位组织结构及职责设置情况的相关文件，分析是否存在以下影响验收职能独立性的情况：A.数量、质量验收部门受采购部门领导或控制；B.数量、质量验收部门与采购部门受同一人员领导或控制；C.采购部门或其他人员存在对验收结果施加实质性影响的可能性。3、资料清单①组织结构图；②部门职责分工情况介绍文件。（三）核对采购信息1、评价标准验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等是否一致。2、测试程序①询问仓储部门、品质验收部门，了解质量验收、数量验收的依据及依据来源，是否依据采购部门或信息系统发出的验收通知单等对数量、质量标准等的约定对物料进行验收。②观察质检部门、仓储部门对物资的验收过程，有无依据采购部门发送的验收通知单等对来料进行验收。③获取采购部门向仓储、品质验收部门发送的载有物料验收标准的到货验收通知书或类似功能的文件（如订货单、采购申请单等），检查有无仓储部门、品质验收部门对照验收标准对物料的数量、质量、规格型号等进行验收后的签名。3、资料清单①验收通知单；②订货单；③采购申请单。（四）入库单的开具及审核1、评价标准对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务会计部门。物资入库前，验收部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。2、测试程序①询问仓储部门人员职责设置情况，了解:A.实物保管与入库单开具、登记实物台账是否由不同人员担任；B.开具入库单是否有时间限制；C.入库单联次及各联作用、传递方向；D.月末时，仓储部门是否将当月的入库单交付财务部门，并将入库单起止编号告知财务部门以确保所有入库单均在当月得到会计确认，同时向财务部门人员求证是否为事实。②观察仓储部门，A.是否在物料质量、数量验收合格后开具入库单、登记实物台账；B.是否由仓储部门记账人员开具入库单和登记实物台账。③取得已开具的入库单及仓储部门的实物台账，检查：A.记载的信息要素，判断足以描述和还原入库情况；B.入库单是否有参与验收的仓储保管员签名；C.入库单、实物台账是否记载有物料的价格信息；D.入库单是否连续编号。3、资料清单①入库单；②登记实物台账。（五）新、特物资专业验收1、评价标准企业应当对涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。2、测试程序①取得采购验收管理制度，了解其内容是否对非常规的涉及技术性强的、大宗的和新、特物资专业测试、专家协助验收等作出了规定。②取得新、特物资的验收单据、验收报告，检查参与验收的人员签名，向采购人员询问验收人员所在单位、部门、技术专长等，判断新、特是否由具有专长的技术人员、外部专家等进行了验收。3、资料清单①采购验收管理制度；②新、特物资的验收单据、验收报告。（六）验收异常报告机制1、评价标准验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。2、测试程序①取得验收管理相关制度，了解验收异常包括的内容（超交、错交、质量差异、损毁等），以及验收异常后的报告、审批、处理程序。②询问仓储部门数量验收人员及质检部门验收人员，向其了解验收异常的情况都包括哪些内容，检验其是否了解异常及异常的处理方式。3、资料清单验收管理相关制度。十一、退货主要风险：退货处理不当，可能导致企业遭受经济损失。（一）建立退货管理制度1、评价标准企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。2、测试程序①取得采购相关管理制度，检查其内容是否对退货的报告、处理程序、审批权限、货款回收等作出规定。②取得退换货处理决定的相关会议纪要、决议或处理意见书等，检查退换货处理意见书中，是否由采购部门、质检部门、仓储部门、生产部门等工作作出处理意见，并有上述部门负责人及公司主管领导的签名。3、资料清单退换货处理决定的相关会议纪要、决议或处理意见书。（二）合同中明确退货事宜1、评价标准企业应当在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。2、测试程序取得采购合同、供应商质保协议等，检查其内容是否对退货、换货、让步接收等的条件作出约定。3、资料清单①采购合同；②供应商质保协议。（三）不合格品处理及索赔1、评价标准涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。2、测试程序①询问仓储部门、验收部门，了解待处理的退货、换货等不良存货的规模及库龄情况；②取得采购相关管理制度，了解办理索赔的第一责任部门是否为采购部门，采购部门是否联合法务部门、财务部门、质检部门等向供应商进行索赔，对超过一定金额标准的物资是否规定了司法解决的途径。3、资料清单采购管理制度。十二、付款主要风险：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。（一）审核付款申请1、评价标准加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力。2、测试程序①分别询问采购部门经理、财务部门经理，向其了解采购款的付款审核程序、各审核人员的分工职责、审批权限等情况，判断付款审核流程是否遵循“先业务后财务、先下级后上级”的原则。②取得采购部门、财务部门及审批人员等付款审核各环节的岗位职责说明书，或取得采购付款相关管理制度，了解其在付款审核过程中的审核职责、权限，并判断其职责是否明确，有无存在审核职责边界不清、权责不对等的情况。③取得不同审批级别、不同付款类型的付款审批单，检查：A.各审核、审批人员的审核顺序、审批权限是否按照规定执行；B.审核批注意见是否明确，是否符合改审核岗位的审核职责；C.重点检查有无存在越级审批、越权审批的情况。3、资料清单①采购部门、财务部门及审批人员等付款审核各环节的岗位职责说明书；②结算管理制度。（二）审核付款条件1、评价标准企业应当严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。2、测试程序①询问财务部门负责付款资料审核的会计人员，了解其审核付款资料时所依据的资料是否充足（至少包括入库单、验收证明、合同等），是否依据合同付款条款对付款申请进行了审核。②取得确认应付账款或付款的会计凭证，检查：A.附件内容是否包括合同付款条件页、入库单、验收证明等；B.附件及其内容是否充分，并与合同约定的付款条件相一致。3、资料清单确认应付账款或付款的会计凭证及其附件。（三）审核发票1、评价标准企业在付款过程中，应当严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。2、测试程序①询问负责审核确认应付款帐或付款凭证的会计人员，了解其对发票的审核要点。②观察会计人员对增值税发票的认证过程，注意：A.是否利用金税系统对增值税专用发票抵扣联进行在线认证；B.增值税发票抵扣联认证是否为月底集中认证，认证时间是否在发票入账确认应付账款或付款前。③在会计凭证中取得与采购合同对应的发票，检查：A.发票抬头、开票单位是否正确；B.采购内容、金额是否与采购合同、入库单等记载的业务内容相一致。④询问会计人员，向其了解发票审核过程中，发现虚假或不正规发票后的报告和处理程序。3、资料清单①会计凭证及其附件发票；②合同复印件。（四）跟踪付款过程1、评价标准企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。2、测试程序①询问财务部门经理，A.是否建立了合同付款台账，或建立了合同付款审核信息系统，或在财务管理系统中对合同付款情况设置了辅助核算科目；B.是否由专门的会计人员对合同付款进度进行审核。②询问负责审核合同付款进度的会计人员，了解：A.依据哪些文件对合同付款进度进行审核；B.审核要点是什么；C.审核完毕后如何进行记录确认并对付款进度记录进行更新。③取得一笔合同的历次付款凭证及其附件付款审批单、合同、发票等，以及相应的付款记录（合同付款台账或信息系统辅助核算科目的截屏），将发票金额进行加总后与合同金额及付款记录进行核对，判断是否存在不符合合同付款条件或超合同金额限制进行付款的情况。3、资料清单①合同付款台账；②财务系统画面截屏；③一笔合同的历次付款凭证及其附件付款审批单、合同、发票。（五）选择付款方式1、评价标准企业应当根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。2、测试程序①询问财务部门经理，了解：A.采购款支付手段的分类情况（现金、转账、票据）；B.不同级别供应商适用的采购款支付账期；C.支付手段的选择政策；D.采购款支付的审核程序、审批权限情况。②分别抽取一笔主要支付方式的采购款付款会计凭证，根据供应商级别，检查凭证附件之付款申请审批单：A.是否遵循该级别供应商适用的付款账期；B.是否遵循该级别供应商适用的支付手段；C.是否遵循既定的审核程序、审批权限，即相关审核、审批人员是否签字是否齐全；D.付款方式是否与合同约定相一致。3、资料清单①采购款付款会计凭证；②付款申请审批单。（六）预付账款和定金的管理1、评价标准企业应当加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。2、测试程序①询问财务部门经理，了解：A.预付账款规模；B.预付账款的付款政策；C.如何对预付账款进行管理，是否建立了备查账簿,或定期对财务管理系统中的预付账款进行账龄分析；D.是否定期评估预付账款回收的可能性及风险，并向被评价单位财务负责人、总经理报告；E.是否责成责任部门（采购部门）对存在不可回收风险的预付账款进行催收。②向财务部门取得预付账款账龄分析报告，验证预付账款分析报告机制是否存在；③取得预付账款备查账簿或预付账款科目余额表，抽取一笔大额或长期的预付款项，向财务部门、采购部门取得预付账款催收记录，验证催收活动是否存在。④取得预付账款备查账簿或预付账款科目余额表，通过工商局网站，对大额或长期预付款项的对方单位是否存续进行查询，验证预付账款管理是否有效。3、资料清单①预付账款账龄分析报告；②预付账款备查账簿或预付账款科目余额表。十三、会计控制主要风险：缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映以及采购物资和资金受损。（一）核对会计记录与采购、仓储记录1、评价标准企业应当加强对购买、验收