办公用品管理制度

办公物品管理办法总则为推进公司（以下简称公司）办公物品的规范化管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制定本办法。本办法所指办公物品为日常办公用品、办公设备、IT用品以及办公家具等（附录1办公用品分类明细表）。本办法适用于公司各部门（以下简称各部门），以及公司全资子公司、控股子公司、分公司（以下简称所属企业）。组织与职责总经理办公会议负责年度办公物品费用预算的审批。副总经理负责分管部门年度办公物品费用预算的审核及500元以上办公物品支领的审批。办公室是公司办公物品（除IT用品）的归口管理部门，其职责主要包括：负责编制年度办公物品费用预算；负责办公物品的采购、保管、支领、调拨、维修、维护、报废及使用的监督检查；负责建立办公物品台账；负责对各部门办公物品领用的汇总统计和公布。各部门负责本部门办公物品的计划、支领、审核。公司信息中心负责公司及所属企业IT用品的计划审核、采购、维修、维护、调配、报废、盘点清查、台账管理等。办公物品管理办公物品的采购实行询比价采购，具体采购、验收参照《公司采购管理制度》执行。办公物品（除IT用品）的采购由后勤管理员根据行政物资员提供的库存情况进行计划采购。IT用品由信息中心负责采购，采购后到办公室行政物资员处办理入库手续，信息中心通知申请部门到办公室填写《办公物品支领单》手续进行领用。办公物品入库管理后勤管理员将采购的办公物品及清单交行政物资员办理登记入库，并开具一式三联的《实物入库报告单》(见附录2），并将《实物入库报告单》与清单复印件传递给后勤会计员；办公室行政物资员将《实物入库报告单》作为入库凭据保存，并建立保管帐。办公物品由办公室行政物资员统一保管，对入库的办公物品按类别标签，合理摆放，并确保存放安全。办公物品领用出库办公物品领用必须履行审批手续，部门领用办公物品要填写《物品领用审批单》（附录3），低值易耗品类经部门负责人审批后进行物品支取；价值超过500元的办公设备需经部门分管副总经理审批后方可支领，领用人在出库单上签字确认，未填写领用审批单的一律不予以支领物品，严禁先借后领的行为。各部门应按年度计划领用办公用品，因特殊情况需增加费用的（如办公设备、IT用品以及办公家具等）应以书面形式申请，经分管副总经理审核，总经理工作会议审批。各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。低值易耗办公用品（计算器、订书器等）重新领用时应以旧换新。行政物资员按月汇总各部门领用明细形成月度出库台账交后勤会计员，后勤会计员将出库单及明细（出库台账）转交财务部。办公物品调拨、移交部门与部门之间转移办公设备、IT用品以及办公家具等必须填写《办公资产调拨单》（附录4），严格按照审批顺序执行。审批顺序：办公设备、IT用品由调出部门负责人或调入部门负责人提出申请分管副总经理审核，经办公室确认签字，分管办公室副总经理审批后，方可转移资产。IT用品调拨由信息中心负责。员工之间不得私自调换自己使用的办公用品。各部门负责人调离本部门时，人力资源部及时通知办公室及信息中心，根据办公物品台帐清点调出人所使用的部门办公物品，有短缺者，按照物品原价赔偿，待办理完办公用品移交手续后，方可调离本部门；一般员工调离本部门，由部门负责人负责该员工使用物品的移交，由人力资源部协助完成。办公物品（办公设备、IT用品、办公家具）的日常维护、维修办公室组织对办公设备、办公家具的日常维护、维修，信息中心组织对IT用品的日常维护、维修。各部门的办公用品（办公设备、IT用品、办公家具）需要维修时，由部门负责人填写《办公资产维修申请表》（附录5）报送办公室或信息中心。未经部门领导审批而私自报送维修申请的，负责部门不予受理。办公室或信息中心接到申请表后，需对报修设备进行鉴定，根据鉴定结果，进行相应的维修、更换，一般性修理应在三个工作日内修理完毕，其它较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。若聘请外部单位进行维修，由办公室或信息中心统一协调处理相关工作。办公物品（办公设备、IT用品以及办公家具等）的年终清查每季度由办公室组织信息中心对各部(室)办公物品进行清查，如丢失办公设备、IT用品以及办公家具由责任部门按照原值赔偿。清查结束后，由办公室将年终清查报告上报公司领导。具体清查程序可参照《固定资产实物管理办法》。附则本办法由办公室起草、修订，经总经理办公会议审批后发布。本办法自发布之日起施行。本办法由办公室负责解释。附录1：办公物品分类明细表办公物品分类明细表一、办公用品：（一）办公用具类：文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒/册、CD包/册、公事包、拉链袋、卡片袋、文件篮、书立、相册、图纸夹、订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀（壁纸刀）、切纸刀、钉针系列、削笔刀、计算器、仪尺、圆规、笔筒、笔袋、台历架、报刊架、杂志架、白板系列、证件卡、台座系列、证书系列、钥匙、插排、账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、票据装订机、财务计算器、印台/印油、支票夹、专用印章、印章箱、手提金库、号码机、劳保用品、五金工具、茶壶/水壶、茶具、保温杯、水杯等。（二）低值易耗品：一次性用品、清洁用品、抽纸、卷筒纸、大盘纸、卫生纸、纸巾/湿巾、毛巾、手帕、纸杯、杯子贴挂件、杯垫、茶/咖啡/方便食品、饮用水、手套、口罩、鞋套、胶棒、胶水、胶带、胶带座、无线装订本、螺旋本、皮面本、活页本、便利贴、便签纸/盒、会议记录本、中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、白板笔、荧光笔、漆油笔、钢笔、记号笔、水彩笔、POP笔、橡皮、修正液、修正带、墨水笔芯、软笔、蜡笔（油画棒）、毛笔、包装用品、电池、复印纸、传真纸、电脑打印纸、彩色复印纸、相片纸、喷墨打印纸、铜版纸、彩喷纸、绘图纸、全透纸、不干胶打印纸、其他纸张等。二、办公设备：碎纸机、装订机、支票打印机、考勤机、点钞机、过塑机、名片扫描仪、电话机、加湿器、饮水机、电风扇、吸尘器等。三、IT用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、耳麦、光驱、读卡器、存储卡、控制器（触摸屏控极人臣制盒）、CPU、内存条、硒鼓、墨盒、色带、粉盒、组件、网线、水晶头、网线转换接头、视频线、电源线、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、猫等。四、办公家具：文件柜、更衣柜、多屉柜、杂柜、保险柜、办公桌、HYPERLINK"/view/1