北京航空航天大学法学院公益法律服务中心民事诉讼案件业务档案立卷指南

北京航空航天大学法学院公益法律服务中心民事诉讼案件业务档案立卷指南第1条【宗旨】1.1为指导北京航空航天大学法学院公益法律服务中心（下称“中心”）成员做好民事诉讼案件业务档案（下称“业务档案”）的立卷工作，规范业务档案立卷行为，提高业务档案的质量和水平，防范法律风险，根据中心实际情况，参照《律师业务档案立卷归档办法》，制订本指南。第2条【案卷材料的收集】2.1自案件承办人被指定后，主承办人即应开始收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。2.2主承办人在收集纸质材料的同时，应当建立电子档案。电子档案首选扫描件。如条件不具备，可以使用数码照片替代。2.3凡由承办人制作并入卷的文件，均应使用单面A4纸制作，确保纸张背面空白。除本指南明确规定可以为固定抬头但主要内容手写文件外（下称“手写件”），均应为全部打印文件（下称“打印件”）或打印为主少量填空文件（下称“填空件”）。第3条【不应立卷归档的材料】3.1对于以下材料，不应立卷归档：中心业务参考资料；内容相同的文字材料；各种文件的草稿；未严格按照本指南规定制作的材料。第4条【需要立卷归档的材料、顺序及要求】4.1业务档案应按照卷宗封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列，具体顺序及要求为：卷宗封面。应以打印件入卷。主承办人应当首先完整填写电子表格，其中承办人、委托人、对方当事人及其代理人以及审理机构等均应填写法定姓名或者名称。案由按照裁判文书确定的案由填写。日期均按“201X年0X月XX日”的格式填写。审级区分“一审”和“二审”。保管期限填“永久”。立卷人填写主承办人姓名。审理结果区分判决结案、裁定结案、调解结案、和解撤诉结案、解除委托、终止代理共六种情况，每种情况后对结果做简单描述即可。卷内目录。应以打印件入卷。主承办人应当首先完整填写电子表格，包括序号、文件名称、日期及页码，其中日期以文件载明的日期为准，页码以该文件首页在卷宗中的页码为准。中央专项彩票公益金法律援助项目法律援助申请表，并附申请人身份证复印件。申请表应以原件入卷。其中身份证号与出生年月必须一致。申请人收入必须符合法律援助案件的规定。申请人签名处应当由其本人签名。表格中凡有涂改必须由申请人签字（按手印）确认，并在《备考表》中予以说明。申请人身份证应为二代身份证，且正反两面均需要复印。复印前需要核对有效期，如有效期已届满，应要求申请人另行提供有效身份证件。身份证复印件应以申请人签字（按手印）并注明“本复印件与原件一致”的复印件入卷。申请人经济困难证明及审查记录。经济困难证明应以原件（打印件或填空件）入卷，加盖申请人户籍所在地居（村）民委员会的公章以及乡镇人民政府或街道办事处的公章。承办人应对经济困难证明进行形式审查，并详细记录审查人、审查时间、联系单位、联系人、审查内容、审查结论等内容，并以经审查人签字确认的打印件入卷。中国法律援助基金会彩票公益金法律援助受理意见表。应以原件入卷，其他要求参照（3）。法律援助委托代理协议。应以委托人签署的原件（打印件）入卷。该协议一式两份，委托人签字（按手印），中心授权执行主任签字。一份交委托人，另一份入卷。注意，每一页都需要委托人在页脚处签名确认，末页签署日期。授权委托书。应以委托人签署的原件（打印件或填空件）入卷。该委托书一式两份，一份提交法院，另一份入卷。其中工作单位及职务为“北京航空航天大学法学院公益法律服务中心工作人员”，住址填写“北京航空航天大学宿舍”或者“北京市海淀区学院路37号”。诉讼风险告知书。应以委托人签署的原件（打印件）入卷。诉讼风险告知书一式两份，由委托人签字（按手印）确认，一份交委托人，另一份入卷。注意，每一页都需要委托人在页脚处签名确认，末页签署日期。谈话笔录。应以当事人签署的原件（手写件）入卷。可以由当事人口述，承办人代书，但应由当事人签字（按手印）确认。笔录空白处应用X划掉。如笔录有涂改，必须由当事人在涂改处签字（按手印）确认，并在《备考表》予以说明。注意，谈话笔录如有多页，每一页都需要当事人在页脚处签名确认，末页签署日期。案件讨论记录。应以经全体承办人签署的原件（打印件）入卷。案件讨论记录如有多页，每一页都需要全体承办人在页脚处签名，末页签署日期。如有多次讨论，则从第二次起，文件名称相应改为《案件讨论记录二》，以此类推。案件基本情况分析。应以督导教师签署的原件（打印件）入卷。最好控制在一页内；如超过一页，每一页都需要督导教师签署，并于末页签署日期。《案件基本情况分析》应于提起诉讼前完成。民事起诉状。应以委托人签署的原件（打印件）入卷。民事起诉状如有多页，每一页都需要委托人在页脚处签名确认，末页签署日期。证据清单和证据材料。应以代理人签署的原件（打印件）入卷。代理人应当对证据材料予以必要的分类编排，制作证据清单并编写页码，以便于法官阅读。其中视频资料应整理出文字内容，实物证据应附上照片。财产保全、证据保全、证人出庭等申请书和法院相关裁定书（如有）。应以委托人签署的原件（打印件）入卷。申请书如有多页，每一页都需要委托人在页脚处签名确认，末页签署日期。法院相关裁定首选原件入卷；如有困难，则可将复印件入卷，并由代理人在复印件上签署姓名、日期并注明“复印件与原件一致”。中心调查取证介绍信（如有）。应以复印件入卷，并由代理人在复印件上签署姓名、日期并注明“复印件与原件一致”。立案通知书（如有）。首选原件入卷；如有困难，则可将复印件入卷，并由代理人在复印件上签署姓名、日期并注明“复印件与原件一致”。开庭通知书、传票、举证通知书及证据规则（如有）。要求同（16）。中心出庭函。应以复印件入卷，并由代理人在复印件上签署姓名、日期并注明“复印件与原件一致”。代理词。以最终提交法院的版本为准，应以经代理人签署的原件（打印件）入卷。庭审记录。可以打印件或手写件入卷。庭审记录如有多页，每一页都需要代理人在页脚处签名，末页签署日期。庭审记录应按庭审顺序记录开庭时间、地点、审判员、书记员、我方出庭人员、对方出庭人员、庭前权利告知、原告陈述事实和理由及其要求（简要摘录诉状）、被告答辩（如有答辩状则简要摘录答辩状）、原告举证和被告质证情况、被告举证和原告质证情况、法庭辩论、法庭调解等事项。其中，应重点记录对方的答辩意见、质证意见、辩论意见以及我方的反驳意见。和解协议及撤诉申请，或者裁判文书，包括民事判决书、民事裁定书及民事调解书。只要案件经过开庭审理，代理人应当确保裁判文书原件入卷。和解协议及撤诉申请亦应以经委托人签署的原件入卷。办案日志。应以经全体承办人签署的原件（打印件）入卷。办案日志应从承办人首次接触本案开始，涵盖与本案有关的所有事项，包括阅读材料；会见当事人；与当事人短信、电话、电邮联系；查询法规；案情讨论；汇报案情；起草文件；调查取证；开庭；卷宗整理；等等。每一事项都必须记载起止时间及工作小时数。案件办结后应在办案日志结尾计算案件累计工作小时数。中央专项彩票公益金法律援助项目结案审查表。应以原件入卷，其他要求参照（3）。结案报告。应以经全体承办人签署的原件（打印件）入卷。结案报告是承办人回顾办案过程、分享心得体会、总结经验教训的重要文件，必须尽可能的翔实。案件联系通讯录。应以打印件入卷。备考表。立卷人应以经其签署的原件（打印件）入卷。诉讼部审查人审查无误后签字确认。卷底。卷底为空白。4.2以上材料均由中心统一制作格式文本，承办人在使用过程中严禁擅自修改格式文本。4.3如办案过程中委托人提前解除委托，则业务终止。主承办人应将截至业务终止之时所发生的案件材料按照立卷要求予以立卷，并将委托人提前解除委托的书面文件原件（包括委托人发送的解除委托的通知或者其与中心签署的由中心留存的补充协议）收入卷中，排在《案件联系通讯录》之前，并在《备考表》中注明本案因委托人提前解除委托而结案。此类案件，封面中“审理结果”栏中应填写“解除委托”。4.4如办案过程中中心因委托人利用中心提供的法律援助从事违法活动，或者委托人隐瞒真实情况而提前终止代理，则业务终止。主承办人应将截至业务终止之时所发生的案件材料按照立卷要求予以立卷，并将中心提前终止代理的书面文件复印件（向委托人发出终止代理的通知）或原件（与委托人签署的由中心留存的补充协议）收入卷中，排在《案件联系通讯录》之前，并在《备考表》中注明本案因中心提前终止代理而结案。此类案件，封面中“审理结果”栏中应填写“终止代理”。第5条【案卷材料的整理】5.1主承办人负责在业务文书入卷前对其进一步整理，包括：对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应当在《备考表》中加以注明或附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为A4，窄于或小于卷面的材料，要用空白A4纸加衬底，即将相关材料贴于空白A4纸上；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。文书材料上的金属物，如订书针等，要全部剔除干净。如为单面打印文件，但背面并非空白，则应尽量予以替换。第6条【立卷及移交】6.1业务档案按照年度和一案一卷、一卷一号原则立卷，档案号由诉讼部确定。承办案件日期以《法律援助委托代理协议》签订日期为准；结案日期以结案事由发生之日为准。结案事由包括代理人收到法院作出的裁判文书或民事调解书、委托人与对方达成和解后撤诉、委托人提前解除委托或中心提前终止代理。6.2结案事由发生之日起七日内，主承办人应作为立卷人，负责将案件所有书面材料按照本指南要求汇总，形成完整业务档案，连同视频资料以及实物证据一并移送诉讼部。其中视频资料上应注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，并逐盘登记于《备考表》中。实物证据上应注明证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等，并逐项登记于《备考表》中。6.3诉讼部接收档案时应进行严格审查，凡不符合本指南要求的，一律退回立卷人，由立卷人整理后三日内重新提交。对于备考表所记载的内容，诉讼部审查人员经核对后应在备考表中检查人处签字确认。全部材料合格后，诉讼部部长签发《业务档案立卷审查合格凭证》。6.4主承办人领取前述合格凭证后，应于二日内将本案全部电子版资料按照立卷要求整理完毕并发送至诉讼部邮箱。6.5诉讼部负责将《中央专项彩票公益金法律援助项目法律援助申请表》、《中国法律援助基金会彩票公益金法律援助受理意见表》、《中央专项彩票公益金法律援助项目结案审查表》等表格填写完整并到法学院盖章，形成完成的业务档案，并将业务档案装订后连同视频资料以及