行政印章管理标准

PAGE4行政印章管理标准1范围本标准规定了集团公司印章管理的职责划分，印章管理的目的与风险，印章刻制、备案、发放、销毁的流程。本标准适用于集团公司本级和所属各单位的行政印章管理,不包括党、纪、工、团印章。2规范性引用文件及术语和定义2.1规范性引用文件中国铁建办〔2015〕156号中国铁建股份有限公司总部机关行政印章管理暂行办法2.2术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.2.1集团公司印章集团公司印章是指以“中铁建设集团有限公司”开头的印章。2.2.2子公司印章子公司印章是指集团公司所属各子公司及其下属单位的印章（不包括人名章）。3职责3.1集团公司领导职责3.1.1负责审批集团公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章、总经理名章、副董事长名章的刻制与销毁。3.2集团公司发展规划部职责3.2.1负责审批所有集团公司印章的刻制与销毁。3.3机关各业务部门职责3.3.1负责审批各类集团公司业务专用章的刻制与销毁。3.4集团办公室职责3.4.1印章的刻制、录入、备案、发放及销毁。3.4.2印章的保管。3.4.3对二级单位印章管理工作的监督与检查。3.5子公司职责3.5.1刻制除子公司公章、财务专用章、合同专用章之外的子公司印章，由子公司自行负责审批与刻制，并将印章录入集团公司“印章管理系统”。4印章管理工作的目的与风险4.1集团公司行政印章管理工作的目的是为规范集团公司行政印章刻制、备案、发放、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，确保集团公司经营活动有序进行，切实有效地维护公司利益，降低企风险。4.2集团公司印章管理工作原则：“印章管理系统”中的印章责任人是该枚印章的第一责任人，负责该枚印章的使用及保管，各印章责任人岗位或工作变动时，必须做好印章的实物及网上交接。4.3集团公司印章管理工作的关键绩效指标包括：——印章是否安全妥善保管；——印章借出审批手续是否规范；——用印审批及登记是否齐全。4.4集团公司印章管理工作需应对的主要风险包括：——保管过程中会出现丢失情况；——各印章责任人岗位或工作发生变动时交接不及时、交接不规范；——部分单位私刻集团公司印章造成重大经济损失。5集团公司印章管理标准内容5.1印章管理工作总体要求5.1.1集团公司印章，由集团公司指定专人保管，按用途不同，分别存放在集团公司印信管理办公室、档案室、财务部、社会事务部、各二级单位或三级单位。5.1.2各单位要结合集团公司文件要求，制定本单位的印章管理制度，加强印章管理，明确责任。5.1.3集团公司各下属单位印章由各单位指定专人保管和使用。5.1.4集团公司公章原则上不得拿出印章保管处，如有特殊情况需由印信管理人员携章外出时，必须经集团公司领导批准。5.2印章的审批、刻制、录入、备案、发放5.2.1刻制集团公司印章须填写“印章刻制申请表”，报集团公司发展规划部及相关部门负责人审批。涉及集团公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章、总经理名章、副董事长名章，在新刻制时，由集团公司领导审批。刻制子公司除本级公章、财务专用章、合同专用章之外的印章时由子公司自行审批。5.2.2集团公司发展规划部将审批后的“印章刻制申请表”，交集团公司办公室，由集团公司办公室统一刻制印章，并将印章录入集团公司“印信使用审批系统”。5.2.3办公室印章刻制人先向印章备案人进行印章网上移交，之后将印章刻制申请表、印章启用交接单等书面材料及印章实物移交备案人。备案人接收印章实物及上述备案材料的同时在网上接收印章，完成印章备案。备案人在完成印章备案后，向使用单位印章管理人进行印章网上和实物发放，印章管理人在接收印章实物的同时在网上接收印章。双方在印章启用交接单上签字、留印模。备案人将印章刻制申请表和印章启用交接单等书面材料作为本部门文书档案存档。5.2.4子公司自行刻制的印章，备案和发放参照集团公司的程序执行。5.3印章的收回及销毁5.3.1印章的收回a）凡属机构撤销、更名的，印章持有人须在办理完相关工作后，向上级机关交还印章。b）凡属工程项目竣工的，印章持有人应在工程竣工后（最晚至竣工结算完毕），向二级单位机关交还项目部印章。c）涉及到后续维修、评奖或法律诉讼期等其他因素影响的各类二级单位印章，可由二级单位印章管理办公室进行封存保管，暂不销毁，待确认不再使用时进行销毁。封存期间，如需再次使用该印章，需要按照印信审批的相关规定执行。5.3.2印章的销毁a）二级单位在办理完撤销、更名机构或竣工项目的所有后续工作后，向集团公司发展规划部提交“印章销毁审批表”，经该枚印章刻制审批人批准后，将印章实物交集团公司办公室备案人。b）集团公司办公室备案人收回印章后，根据“印章销毁审批表”的审批意见，对印章进行封存或销毁。同时将印章移交单、印章销毁