集团办公室系统常用格式范本

集团办公室系统常用格式范本汇总（2016年3月15日）1、下行文格式································22、平行文格式································43、上行文格式································64、会议纪要格式······························85、介绍信格式·······························106、法人授权委托书格式·······················117、传真格式·································128、邀请函格式·······························139、商务接待流程·····························1410、重要活动请示单··························1711、就餐座次安排表··························1812、会议组织流程····························2013、常见会议会见座次安排····················2314、印章刻制审批单··························2515、印章用印审批单··························2616、档案借用审批单··························2717、证件借用审批单··························2818、基本建设项目投资申请报告················2919、集团文件传阅单··························33（下行文格式）天元××××××公司文件（发文机关标识使用大标宋体字，红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm）（发文字号位于发文机关标识下空１行，居中排印，用３号仿宋体字）××发〔20××〕×号关于××××××的通知（标题位于红色反线下空2行，居中排印，用2号大标宋体字）××××（主送机关位于标题下空1行，左侧顶格标注，用3号仿宋体字）：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。一、×××××××××××（第一级标题用3号黑体字）×××××××××××××××××××××××××××××××××……。（正文用3号仿宋体字）（一）××××××××××（第二级标题用3号楷体字）×××××××××××××××××××××××××附件：1、×××××××××××2、×××××××××××（附件在正文下空1行，左空2字标注，用3号仿宋体字，附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点称号）二〇××年×月×日（成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写成“〇”，用3号仿宋体字。居右空四个字）（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）主题词：（居左顶格，用3号黑体字）××××××通知×××××20××年×月×日印发（共印×份）（印制版记位于公文末页，印发机关名称和印发日期左右各空１字，下行文印发日期后面标“印发”字。印制份数位于末行，在底线下右空两个字，均使用３号仿宋体字）（平行文格式）天元××××××××公司（发文机关标识使用大标宋体字，红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm）（发文字号位于发文机关标识下空１行，居中排印，用３号仿宋体字）××函〔20××〕×号天元××××××关于×××××××的函（标题位于红色反线下空2行，居中排印，用2号大标宋体字）××××（主送机关位于标题下空1行，左侧顶格标注，用3号仿宋体字）：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（正文用3号仿宋体字）。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（此页无正文）[文件应采取调整行距、字距的措施，尽量避免出现“此页无正文”的情况。确需在文件页面上标注“此页无正文”，只能限于文件的正文与文件的生效标识（成文日期、印章）不能同处在一个页面上而出现分离状况时，在下一空白页第1行顶格标注“此页无正文”，并用圆括号括起]二〇××年×月×日（成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写成“〇”，用3号仿宋体字。居右空四个字）（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）主题词：（居左顶格，用3号黑体字）××××××函×××××20××年×月×日印发（共印×份）（印制版记位于公文末页，印发机关名称和印发日期左右各空１字，平行文印发日期后面标“印发”字。印制份数位于末行，在底线下右空两个字，均使用３号仿宋体字）（上行文格式）天元×××××××（请示）（发文机关标识使用大标宋体字，红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm）（签发人居右空1字，联署单位签发人姓名按先上下后左右标注，用３号仿宋体字）（发文字号在发文机关标识下空１行，居左空1字，用３号仿宋体字）××××××××报〔20××〕×号签发人：××××××天元××××××关于××××××的请示（标题位于红色反线下空2行，居中排印，用2号大标宋体字）××××（主送机关在标题下空1行，左侧顶格标注，用3号仿宋体字）：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……（正文在主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字）。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。当否，请批复二〇××年×月×日（成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写成“〇”，用3号仿宋体字。居右空四个字）（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）主题词：（居左顶格，用3号黑体字）××××××请示×××××20××年×月×日印（共印×份）（印制版记位于公文末页，印发机关名称和印发日期左右各空１字，上行文印发日期后面标“印”字。印制份数位于末行，在底线下右空两个字，均使用３号仿宋体字）（会议纪要格式）天元××××（楷体，字号以醒目美观为原则酌定，但不得超过主标题字号）工作会议纪要（主标题使用大标宋体字，红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm）（第×期）（期号位于发文机关标识下空1行，居中排印，用3号仿宋体字，期号用中文，外加括号）用阿拉伯数字书写全称，××××××20××年×月×日×××年×月×日，×××同志主持召开×届生产经营会议。会议研究了以下议题：1、×××××；2、×××××；3、×××××；4、其他工作（正文在红色反线下空1行，用3号仿宋体字）。一、×××××（第一级标题用3号黑体字）（一）×××××××（第二级标题用3号楷体字）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（正文用3号仿宋体字）。（二）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。…………出席人员：×××××××××××××××××××××列席人员：××××××××××××××××××××××部门负责同志（出列席人员位于正文末行下空1行，左空2字，用3号仿宋体字）（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）主题词（居左顶格，用3号黑体字）：×××××××××会议纪要抄送（左空1个3号字，用3号仿宋体字）：××××，××××，××××，××××，××××（回行与冒号后的抄送机关对齐，最后1个抄送机关不用标点符号（共印××份）（印制份数位于末行，在底线下右空两个3号字，使用3号仿宋体字）

（介绍信格式）天元XXXXXX公司介绍信（存根）XX介字第号：兹介绍同志等人前往你处联系。年月日······················第····················号······················天元XXXXXXXX介绍信XX介字第号：兹介绍同志等人前往你处。请接洽并予协助。天元XXXXXXXXXXX公司（限天有效）年月日（法人授权委托书格式）法人授权委托书（存根）*字第**号本授权委托书声明：我系公司法定代表人，现授权委托（身份证号码：）为我公司代理人，其权限是：※有效期限：天签发日期：经办人：备注：···························································法人授权委托书*字第**号本授权委托书声明：我系公司法定代表人，现授权委托（身份证号码：）为我公司代理人，其权限是：※授权单位：（盖章）授权人：（签字或盖章）有效期限：天签发日期：附代理人性别：年龄：职务：说明：1、委托书内容不得涂改或撕坏，否则无效。2、委托书超过规定有效期限自动作废。

（传真格式）传真FAX致/To:由/From:部门/Department:签发人/Issuer:传真/Fax:联系电话/Tel:日期/Date:页数/Pages:主题/Subject:内容(Content)（注：传真统一用集团A4信纸打印）

（邀请函格式）邀请函（一般只写文种“邀请函”即可，字号比二号大标宋字略大一些。有时也可以加“事由”，如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包括个性化的活动主题标语，如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。）尊敬的________________：（称呼是对邀请对象的称呼。要在与标题间空一行用3号仿宋字，顶格写受邀单位名称或个人姓名，后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“同志”、“经理”、“教授”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。）您好!天元××××公司将于____年____月____日在_________地，举办_____________活动，特邀您参加。（正文是邀请函的主体，用3号仿宋字。头可向被邀请人简单问候，位置在称谓下一行，空两格。接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，邀请对象以及邀请对象所做的工作等，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的，通常要另纸说明，避免邀请函写得过长。）敬候光临！（末尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。）联系人：×××联系电话：××××（下空一行注明联系人，联系方式）天元××××××××公司二〇××年×月×日（落款要署上邀请单位名称或发函者个人名称，署上发函日期。邀请单位还应加盖公章，以示庄重。）另外，邀请函的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。

（商务接待流程）商务接待流程一、接待前充分准备1、了解清楚来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别、民族及一行人数，以及到达的日期和地点。2、根据客户的具体情况确定具体的接待规格。一般分为重要领导调研视察、外部单位考察交流、兄弟单位参观学习等。如来访客人由基层单位衔接，需提前告知集团经理办公室，并填写《邀请集团领导参加的重要活动请示单》。3、根据对方意图和实际情况，拟出接待日程安排方案，报请领导批示。4、根据来宾的身份和其他实际情况，安排具体接待人员、住宿、接待用车、饮食等。重要接待需编写《接待手册》。5、根据来宾的工作内容，分别做好以下安排：（1）如来宾要进行参观或学习交流，则应根据对方的要求，事先安排好参观行程；（2）通知相关交流人员，准备交流材料，筹备好相关情况介绍、现场演示等各项准备工作。二、接待中的服务工作1、根据来宾的身份和抵达的日期、地点、安排有关领导或接待人员到车站、机场迎接。2、来宾到达并入住后，告知来宾已拟定的日程安排。3、宴请（1）掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准，并提前通知酒店；（2）精心编制宴会菜单，做好宴会设计（注意来访宾客民族，是否忌口等）；摆放席位卡，并核对确认（详见《就餐座次安排》）；（3）接待人员提前到宴会厅，督促检查有关服务；（4）陪餐领导先到达宴会地点；（5）接待人员主动引导客户入席、离席；（6）严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等，特殊情况按主陪领导意图办理，准确把握上菜节奏，不宜过快或过慢。4、商务会见、会谈安排（1）明确商务工作会见的基本情况、目的以及会见（谈）人的职位、姓名等基本信息；（2）提前通知我方有关部门和人员做好会见（谈）准备；（3）确定会见（谈）时间，安排好会见（谈）场地、座位；（4）双方进入会议室后，由主持人或双方领导，介绍双方人员、会议主题和会议议程；（5）我方领导、对方领导先后致辞；（6）就会议内容进行发言或讨论；（7）相关领导作总结发言；（8）主持人宣布会议结束。6、来宾如有重要身份，或活动具有重要意义，则应事先安排记录人员做好记录并安排宣传人员负责报道。7、商务参观考察安排（1）提前准备好一切相关物资、车辆；（2）提前通知安排领导和随行陪同人员；（3）相关领导提前至大厅迎接宾客的到来；（4）贵宾室交谈前，双方领导交换名片，初步认识；（5）双方就相关话题进行座谈；（6）安排好相关人员对接待过程中的突发情况进行现场处理；（7）会谈后，可根据客户要求，参观相关项目或考察市容市貌。8、所有活动要做好摄影、摄像工作，并保留好影像资料，用于宣传和存档。必要时可赠予来访客人一份。三、接待后期工作1、欢送来宾（1）核实来宾离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化。（2）欢送来宾至机场或车站。2、收尾工作主要包括清理房间、接待费用结算和资料汇总归档等。3、总结经验每次接待任务完成后，要及时、认真进行总结。肯定成绩，找出差距。通过进行总结经验教训，深化对接待工作的认识，促进接待工作水平不断提高。（重要活动请示单）邀请集团领导参加的重要活动请示单承办单位情况单位名称负责人联系人联系电话活动基本情况活动主题拟邀请集团领导活动时间及地点活动内容及日程安排集团审批意见集团领导签批备注邮箱：ty8128611@126.com8128601@163.com

（就餐座次安排）就餐座次安排（1）就餐人员为偶数主陪主陪副主陪副主宾主宾三宾四宾陪同陪同陪同陪同

（2）就餐人员为奇数主陪副主陪副主宾主宾三宾四宾陪同陪同陪同陪同陪同房间入口主陪副主陪副主宾主宾三宾四宾陪同陪同陪同陪同陪同房间入口注：若就餐人员为奇数，一般靠里面一侧多摆放一位。（会议组织流程）会议组织流程一、会议筹备

（一）会议主题要提前确定会议主题，明确会议的主要目的，并安排制作会议会标。（二）会议通知会议主题确立后，要进行会议通知。一般会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面通知需注意以下几点：

1、电话通知：要设立会议通知记录本，记录通知时间、接听人，方便及时查阅。2、书面通知：要包括会议时间、地点、内容、参会人员等。书面通知一般采用OA系统、电子邮箱、网站公布等形式，如有必要可同时采用电话通知参会人员（参会单位）。（三）会议议程会议开始前，一般要形成完整的会议议程，并由会议主持人予以介绍。（四）会议资料根据会议议程，提前准备会议资料，注意区分参会人员的角色（如会议主持、参会领导、参会普通人员），资料要按照人员角色分别准备。

（五）会场布置

1、正式会议一般需安排参会人员坐席，并准备好参会人员桌签（一般用粉红A4纸打印），具体桌签摆放见《常见会议会见座区安排》。

2、参会人员坐席一般需摆放茶杯、笔记本、中性笔、抽纸、湿巾及会议材料等物品（根据会议情况确定摆放物品），要采用拉线对齐等形式，做到各类物品摆放的整齐、整体美观。茶杯中的茶叶一般需提前放入。3、会议开始前要提前调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。4、要注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况提前调整好。5、会议组织人员要准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便在会后做好会议纪要。

6、会标：必须要体现出本次会议的内容，会标要提前制作。

（六）现场安排1、会议开始前在会场入口处设立签到处，准备好签到表，对参会人员进行签到；在入口处安排服务人员，对参会人员坐席位置及其他事宜予以服务。2、要备份一定数量的会议材料、笔记本和中性笔等，以备不时之需。3、如会议使用空调，要根据会场温度情况，酌情进行调节。

二、会中服务

（一）会议记录

1、对会议内容进行记录。

2、安排专人摄影。

（二）会议服务

1、安排专人负责茶水服务。

2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

3、其他会议中的服务。（三）其他

1、提醒全部参会人员关闭手机或调至静音。

2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。三、会后事宜

（一）收拾会场主要对所有物品进行回收，对卫生进行清洁。（二）整理会议记录

整理好会议记录，必要时可形成会议纪要，报领导审批。会议结束后可在网上发布会议相关新闻。

（常见会议会见座次安排）常见会议会见座次安排1.课桌式会议主席台人数为奇数7531246主席台人数为偶数753124682.椭圆式或长条式会议桌座谈、会谈宾客75312466421357主方3.签约仪式（1）

宾客随员席主方随员席宾客签字人主方签字人签字桌（2）

客方签字人主方签字人签字桌客方随员席主方随员席4.贵宾室会见座次安排主宾宾客随员宾客随员主方随员主方随员主方随员主方随员宾客随员宾客随员主人主宾宾客随员宾客随员主方随员主方随员主方随员主方随员宾客随员宾客随员主人5.合影座次安排54445544444554421344566 1-主人，2-主宾，3-第二主宾，4-客方人员（主客插排），5-主方人员，6-摄影师。（印章刻制审批单）天元集团印章刻制审批表申请单位申请日期经办人姓名经办人职务拟刻制印章名称印章用途或原因所在单位意见集团领导意见备注

（印章用印审批单）天元集团印章用印审批单（存根）编号：年月日用印内容用印名称经办人用印个数基层单位审查盖章机关部室审查盖章备注天元集团印章用印审批单编号：年月日用印内容用印名称经办人用印个数基层单位审查盖章机关部室审查盖章备注

（档案借用审批单）天元集团档案借阅审批表（基层单位存根）编号：借阅日期：年月日名称事由经办人归还日期基层单位审查盖章单位行政负责人签字备注天元集团档案借阅审批表编号：借阅日期：年月日名称事由经办人归还日期基层单位审查盖章单位备注

（证件借用审批单）天元集团证件借用审批单（基层单位存根）编号：年