ISO程序书编写培训

程序書編寫

№09ISO推動工作小組2007-07-21程序書編寫的基本要求程序書編寫的文字要求程序書內容的框架如何繪制程序文件流程圖讨论：訂單處理程序本次內容：程序書編寫的要求－基礎要求系统性应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定，具体等明天手册定下来，才能确定有哪些需编程序．符合性应符合ISO9000标准条款的要求；应符合本公司流程的实际情况。应以满足实际需要为度，而不是越多越严就越好，要适度。通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；协调性文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。程序書編寫要求－文字部分职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；结构清晰、文字简明、文风一致。；遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；程序文件的編制框架---目的：说明为什么开展该项活动。---范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．．．．．．）范围。

---职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。

---定义：说明文件中使用的专有之名词、缩写。

---作业内容：流程步骤的详细文字说明。---流程图：使用统一的符号，以图解方式说明流程。---相关文件：列出支持本程序的第二、第三层文件。

---相关表单：列出支持本程序的第四层文件（表单）。程序文件編制技巧先繪制流程圖。首先確保流程正確。確定過程的涉及部門及職責。結合ISO要求和實際工作，確定流程圖應涉及的內容。例如：合約評審時就涉及到對産品有關過程的確定，合同或訂單處理程序，評審程序（內容，權限，結果處理），合同或訂單的變更等內容。根據流程圖及程序內容編寫文件。學會繪制流程圖－注意事項使用部門稱謂應統一如文管中心、業務部、生管課、品保課不要出現許多程序書或流程圖上有文件中心、營業部、銷售部、品檢課等。在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應正確統一。如有的程序書上引用的是EB操作指導書，有的程序書上引用的是EB操作標准書等。學會繪制流程圖－圖形形狀所引用表單結案、歸檔審查、檢查動作處理NoYes學會繪制流程圖－－－示例舉例：訂單處理程序流程圖此流程图的错误在哪里?此流程图的错误在哪里?示例：订订单处理理作业程程序目的：及时并正正确处理理订单。。范围：始自客户户对Pioneer下下单；终终于客户户订单移移转生产产管理。。职责：无定义：无目的：识别并确确定客户户的要求求，规范范合同或或订单评评审程序序，确保保公司和和客户双双方之利利益。范围：适用于本本公司所所有产品品销售合合同或订订单的评评审及处处理。职责：业务部组组织对合合同的评评审；相相关单位位配合合合同或订订单的执执行；定义：新订单：：新材料料、新产产品或新新规格的的订单。。此段内容容的错误误在哪里里?示例：訂訂單處理理作業程程序作业内容容：客户对Pioneer下单后后(口头头或书面面)，如如果为新新产品，，则为「「特殊订订单」。。特殊订订单负责责之业务务专员应应填写““接单检检查表(产品品规格)”(表表单:300-99-01)，送请请各相关关单位会会签，确确认生产产技术可可行，如如果生产产技术有有问题，，则由业业务专员员召开会会议，行行销、制制造及品品管等人人员依需需要参加加。「特殊订订单」技技术已经经确认后后或「一一般订单单」（旧旧料号）），负责责之业务务助理应应确认（（1）产产品规格格(并凭凭此转换换成Pioneer内内部之料料号)及及（2））单价、、（3））交期、、（4））数量、、（5））送货地地址、（（6）付付款条件件、（7）交易易条件、、（8））货运方方式等八八项。如果该订单单为新产品品或新客户户，业务助助理应由各各相关单位位处搜集资资料，将将系统上之之基本资料料(客户基基本资料「「“依客户户调查问卷卷”（表表单：300-99-02））录入」、、料品基本本资料)建建立完成。。业务助理负负责将订单单资料输入入系统(未核准订订单)，查查核单价、、信用额度度，产销协协调(交期期)，并打打印出“销销售订单””(表单:300-99-03)一式式四联(未未核准)。。合约、订单单内容的确确定业务助理受受理客户的的订单及合合约时，应应与客户明明确：(1)产品品规格；(2)单价价；(3)交期；(4)数量量；(5)送货地址址；(6)付款条件件；(7)交易条件件；(8)货运及包包装方式；；对于口头的的订单业务务助理应以以书面形式式发到客户户处，让客客户签字认认可。合同、订单单的审查对于<特殊殊订单>，，业务部须须会同相关关生管、工工程、品保保、资材等等部门共同同评审，以以确保公司司有能力满满足顾客要要求。对于<一般般订单>，，业务部对对相关的价价格、信用用额度等评评审，由生生管部评审审订单交期期，以确定定是否可以以达到顾客客的要求。。合约审查若若不通过，，则由业务务通知客户户。若审查查OK，则则由业务助助理进行系系统订单的的列印，并并经负责人人核准，分分发销售订订单。同时时告知客户户公司已受受理，生生管则依核核准订单排排单生产。。此段内容的的错误在哪哪里?示例：訂單單處理作業業程序如果客户有有书面之订订购资料且且与“销售售订单”(未核准)之资料完完全一致：：业务助理理将“销售售订单”(未核准)并客户之之书面订购购资料依核核决权限送送业务主管管签核完毕毕，即完成成订单书面面核准作业业。如果客户没没有书面之之订购资料料或有书面面之订购资资料但是与与“销售订订单”(未未核准)之之资料不完完全一致：：业务助理理将“销售售订单”(未核准)送签核完完毕，再传传真给客户户签认后并并传回Pioneer，才算算完成订单单书面核准准作业。订单核决权权限如“核核决权限一一览表”（（600-99-09），每每年年底修修订一次。。合约订单的的更改、废废止、取消消。合约订单的的更改客户要求更更改：业务务依客户更更改要求组组织相关部部门评审客客户要求。。若达不成成，则不同同意更改。。若可以更更改，则以以修改销售售订单的方方式告知相相关单位。。公司要求对对订单更改改：由于自自身原因导导致交期达达不成，或或数量达不不成时。生生管应通知知业务，业业务与客户户确认，若若客户同意意更改则依依修改销售售订单的方方式会相关关单位，不不同意则？？？。合约的取消消：同合约的更更改。资料归档新客户、新新规格新材材料时，业业务助理负负责对相关关资料的归归档。示例：訂單單處理作業業程序客户订单之之外部原始始凭证：客客户之书面面订购资料料或客户签签认之“销销售订单””，业务助助理依客户户别妥善保保存。完成订单书书面核准作作业后，业业务助理请请业务主管管进行系统统之订单核核准作业，，并将已签签核之“销销售订单””一式四联联给生管签签收后分发发各单位(第一联业业务助理留留存；第二二联给生管管；第三联联给包装；；第四联给给品管)。。如果是5.3项之状状况，业务务助理应传传真已签核核之“销售售订单”(第一联)通知客户户Pioneer已已经接受该该订单。时间控制：：自客户对对Pioneer下下单至Pioneer回复客客户订单消消息(5.5项或5.9项)一般订单单最多3个个工作天，，急单一个个工作天。。下周工作安安排：手册试行稿稿确定；二三级文件件的确定；；(需要与与管代和总总经理共同同讨论)小组成员每每人写一份份简单的程程序书。(写小程序序书，有流流程图，文文字部分最最好是两三三页。周六六单独辅