ISO文件管理指引

ISO9001,ISO14001,QC080000

体系文件管理指引1目录1.ISO9000质量体系文件1.1概念1.2质量体系文件的价值1.3质量体系文件的作用1.4质量体系文件的结构1.5质量体系文件的要求2.文件格式的基本要求3.编写技巧3.1内容框架的确定3.2流程图3.3事项描述六要素4.举例4.1质量手册4.2质量体系程序4.3作业指导书或工作规范5.练习2强化档案管理强化“文档一体化”意识

把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识

“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门立卷”工作

公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。二、办公室日常工作技巧31.3体系文件的识别A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:质量管理体系程序文件;EP:环境管理体系程序文件;RP:危害物质过程管理体系文件;C.QWI:质量管理体系三级文件EWI:环境管理体系三级文件RWI:危害物质过程管理体系三级文件D.FM:表格记录41.4质量体系文件的结构质量手册程序文件工作文件或作业指导书质量记录描述质量体系总体结构和要求的纲领性文件规定活动或过程的目的、要求、方法的文件规定某项具体工作的方法、要求和标准的文件证明质量体系有效运行和作为质量体系改进分析依据的特殊文件（一级）（二级）（三级）（四级）5体系文件的归档61.5体系文件的归档要求71.5体系文件的修订所有系统文件修订时,<<文件修订(废止)申请单>>必需经过体系课审核;各部门修订系统文件时必需同时修订深圳公司及北海公司的文件;以免对二家公司系统管理不一致;如修订深圳公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序),就必需同时申请修订北海公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序);各部门修订文件经批准后,需将文件的电子档发至体系课(所有电子档必需是WORD或EXCEL档,不可是PDF档),以便体系课更新文件服务器中共享文件;以保持文件的有效状态;81.5体系文件的修订文件更改申请单NO:更改文件名称顾客满意度调查、客户抱怨处理程序文件编号QP-16申请更改部门业务部申请人日期2007/6/20更改原因：原文件ISO9001：2000标准，现需申请ISO9001：2008质量管理体系，满足公司发展需求，增加HSF要求，修订文件名,编号及格式。更改后内容文件版本号A/0改为B/0修正原文件《顾客满意度评估程序》《客户抱怨处理程序》合并为一份文件,修订文件名称,编号,格式;增加HSF要求审批意见：管理者代表：部门主管：日期：更改人：日期：91.5体系文件及表格的公司标识公司名称:深圳市科帕德科技有限公司冠德科技(深圳)有限公司错误的公司名称:深圳科帕德科技有限公司科帕德科技(深圳有限公司101.6体体系系文文件件的的发发行行111.6外来文件的管理122.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.1外外观观纸张张大大小小(常常用用A4)装订订边边(左左侧侧装装订订或或不不装装订订)首页页内页页13文件件的的签签核核文件阶层名称提出/制订审核/确认核准收发管制部门一质量手册体系课主任管理者代表总经理文管中心二程序文件各部门主任部门经理/体系课主任管理者代表文管中心三作业指导书相关人员部门主管/体系课主任部门经理/管理者代表文管中心四表单随同二、三阶层文件一同审批文管中心142.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.2文文件件编编号号A.统统一一原原则则B.简简洁洁C.易易懂懂、、易易记记D.数数字字与与英英文文字字母母有有机机结结合合E.易易于于标标准准化化WXXIXXXXQ质量量体体系系三级级文文件件涉及及到到的的标准准条条款款号号文件件的的流水水号号152.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.3版版次次A.单单页页文文件件及及多多页页文文件件的的区区别别B.总总版版本本及及修修订订本本C.数数字字与与英英文文字字母母有有机机结结合合162.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.4页页码码总页页码码与与分分页页码码2.5生生效效日日期期及及发发行行日日期期,批批准准日日期期172.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.6章章节节区区分分及及编编号号(以以程程序序文文件件为为例例)1.目目的的2.范范围围3.定定义义4.职职责责4.1(小小标标题题)4.1.1(次次小小标标题题)4.2…………4.3…………4.3.15.工工作作内内容容5.1流流程程图图5.25.2.15.2.25.2.2.1………5.3………6.相相关关文文件件及及附附件件6.1………7.相相关关记记录录7.1………183.编编写写技技巧巧3.1内内容容框框架架的的确确立立A.本本文文件件的的编编写写目目的的或或功功能能B.本本文文件件控控制制的的活活动动(包包括括人人、、事、物物)C.列列出出具具体体的的内内容容条条目目D.有有先先后后工工作作顺顺序序的的，，需需流流程程图图E.文文字字描描述述工工作作内内容容193.2流流程程图图3.2.1流流程程图图符符号号表示示事事项项或或活活动动的的起起始始及及结结束束OK/NGYES/NO表示示事事项项或或活活动动之之中中间间步步骤骤表示示决决定定性性过过程程(如如:审审批批、、判判断断、、检检验验等等等等)表示示事事项项进进行行方方向向合格格/不不合合格格；；通通过过/不不通通过过是/不不是是例：：简简单单组组合合OKNG203.2.2流流程程图图的的配配合合要要求求职责责:确确定定各各步步骤骤担担当当的的部部门门或或个个人人文件件/表表格格:进进行行某某项项工工作作步步骤骤时时依依据据的的文文件件制制度度和需需填填写写的的记记录录21例:《《客客户户投投诉诉管管理理程程序序》》客户户投投诉诉接接收收登记记备备案案处理理分分类类处理理实实施施结果果确确认认结果果反反馈馈记录录归归档档流程程职责责文件件/表表格格主管管人人员员主管人人员授权人人员授权人人员责任部部门/人主管人人员主管人人员解释OKOKNGNGOKNG信函、、电话话、传传真、、面谈谈等《客户户投诉诉记录录表》》相关法法规、、标准准及文文件《纠正正预防防措施施报告告》《纠正正预防防措施施报告告》《客户户投诉诉记录录表》》客户档档案223.3事事项描描述六六要素素（5W1H）WHYWHOWHATWHENWHEREHOWDO234举举例例4.1质质量手手册(略)4.2工工作规规范(略)244.2.1章章节要要求(见2.6)序号项目说明1目目的的本本文件件的制制订目目的或或功能能2范范围围本本文件件适用用范围围，如如人、、事、、物3定定义义说说明本本文中中的特特别用用词、、代码码等4职职责责本本文中中各项项具体体工作作的职职权划划分5工工作内内容具具体的的流程程及文文字说说明5.1流流程程图图图图解方方式说说明流流程6参参考文文件本本文文件中中引用用的文文件制订本本文件件参考考的文文件包括内内部的的和外外部的的7附附件件标标识识式样样关系图图表格格格式其他图图表254.2.2《《培培训管管理程程序》》演练练第一步步：确确定目目的通过对对本组组织所所有与与质量量活动动有关关的人人员实实施必要要的培培训，，使其其掌握握相应应岗位位的工工作技技能和质质量意意识，，确保保员工工素质质满足足质量量体系系的要求求。264.2.2《《培培训管管理程程序》》演练练第二步步：确确定范范围本组织织所有有与质质量活活动有有关的的员工工的培培训274.2.2《《培培训管管理程程序》》演练练第三步步：列列出具具体的的内容容条目目人员员：：所有有人员员培训事事项：：A.入入职培培训B.在在职职培训训计划培培训调岗培培训提升培培训其他他注:以以上培培训事事项分分类编编写28第四步步：流流程图图A.入入职职培训训流程程新员工工入职培培训考核核转正正辞退退OKNG流程程职责责文件/表格格人事事《《员员工招招聘程程序》》“入职职登记记表””人事+各部部门《《员员工培培训大大纲》》“培训训签到到表””人事+各部部门《《新新员工工考评评标准准》总经理理““员工工考核核表””29B.在在职职培训训流程程流程程职责责文件/表格格培训需需求申请请审批批资料保保存退件件OKNG各部门门《《员员工培培训大大纲》》实施施考核核各部门门““培培训申申请表表”内训：：部门门领导导““培训训申请请表””外训：：人事事、总总经理理预定部部门/人员员““培训训签到到表””/授授课资资料NG外训内训OK授课部部门/人员员““培训训签到到表””/培培训证证明人事““员工工培训训履历历”/档案案30第五步步：文文字描描述工工作内内容5.工工作内内容：5.1流流程图图（见见前两两页））5.2各各部门门领导导根据据所属属各岗岗5.3员员工入入职培培训5.3.1人人事部部依据据《员员工招招聘程程序》》实施施新员员工的的招聘，入入聘新新员工工填写写“入入职登登记表表”，，转入一一个月月试用用期。。5.3.2人人事部部在其其入职职第二二周内内安排排入入职培培训，，内容包括括：5.3.2.1组组织概概况介介绍---由人人事部部负责责A）本本组织织质量量方针针、目目标及及企业业文化化B）本本组织织发展展历程程及目目前状状况C）本本组织织机构构入主主要领领导成成员D）规规章制制度5.3.2.2工工作规规范及及质量量意识识教育育---由由用人人部门