书信-教学讲解课件

书信书信1一、书信的构成：信头（heading）、信内地址（insideaddress）、正文（body）、结束语（complimentaryclose）、签名（signature）、附件（enclosure）及附笔（postscript），最后两项为可选部分，其余6项不可或缺。一、书信的构成：2信头信内地址称呼

…………………….正文…….

结束语签名附件附言

3信头信内地址称呼…………………….正文…….结束语签名附件附言信头4信头信内地址称呼…………………….正文…….结束语签名附件附言

51、信头（heading）

信头亦称信端，即写信人地单位名称和地址。英式写法的信头是在每一行的后面用逗号，地址的末尾用句号美式写法各行均无标点符号。邮政编码（postcode）写在地名之后，国家名之前。信头和信内地址的写法有齐头式和缩进式两种：1、信头（heading）6齐头式（Blockedletterformate）：DepartmentofPhysiologySchoolofBasicMedicalScienceJilinUniversity8XinmingStreetChangchun,Jilin,130021P.R.China齐头式（Blockedletterformate）：7缩进式（Indentedletterformat）：ImmunologyDepartmentSchoolofBasicMedicalScienceJilinUniversity8XinminStreet缩进式（Indentedletterformat）：8行尾可用、也可不用标点符号。英国人可能在发信人的姓名和地址的前几行末尾加逗号，最后一行以句号结束；美国人一般在行尾不用标点符号。行尾可用、也可不用标点符号。9（2）收信人（信内）地址信内地址一般写在第一页信纸的左上方，低于信头和写信日期一、二行为宜。信内地址包括收信人姓名和地址两个部分。信内地址和信封上的地址相同。先写头衔、姓名和单位名称，然后再写地址，由小到大排列，具体要求和写法和信头写法相同。（2）收信人（信内）地址10（3）收信人称呼：对收信人的称呼应与左边线对齐写在收信人姓名、地址下面两行处。英国人往往在称呼后用一逗号，美国人多用冒号。Mr.（复数Messrs）用于男子Mrs.（复数Mmes）用于已婚女子Miss用于未婚女子Ms.用于已婚或未婚，或不知婚姻状况的女子Dr.用于医生或者博士Prof.用于教授Hon.(Honorable)用于市民、议员、大使、法官等Pres.(President)用于总经理、会长、大学校长等Sir称爵士General用于将军Towhomitmayconcern:仅用于推荐信、证明信、鉴定书一类的信函。Dearcolleague:用来称呼和发信人同一职业的人，通常用于供许多人传阅的书信。（3）收信人称呼：11（4）结束语（complementaryclose）P312：结束语是写信人对收信人的一种谦称或敬语。结束语单独成行，一般低于正文一、二行。开头第一个字母要打斜，末尾加逗号。写给机关、团体、学校或商业机构：Yours(very)truly,Yours(very)faithfully,Faithfullyyours,Yourssincerely写给上级或者长者：Yoursrespectfully,(Very)Respectfullyyours私人信件根据自己和收信人的关系和亲疏程度：Sincerelyyours,/Faithfullyyours,/Cordiallyyours,Affectionately,Fondly,Yourlovingson.Yoursever,/Asever,Withlovefrom,/yourswithlove,Love,（4）结束语（complementaryclose）P3112（5）附件（enclosure）：如信内用附件，在签名后信笺的左下角注明所寄的附件，以便收件人查收。（6）附笔（postscript）：如果信写好后又想起一些事情需要补充，可以写“P.S.”,然后再附件几句话。（5）附件（enclosure）：13二、书信语言：私人信件和事物信函中使用的语言都应清楚明确，直截了当。事物信函的措辞讲究礼貌，还要注意用词准确、行文简洁。事物信函的段落通常较短，首短和末段一般只包含一句话。开头段落用一句话说明事由。必要时，可以再加上一句提及以前的书信联系。回复事物信函时，最好说明何时收到关于何事的书信。切记写事物信函的开头和结尾时，要特别注意礼貌。1）邀请信2）入学申请书3）奖学金、助手/助教、入会申请书、谋职信4）申请签证二、书信语言：14三、信封的写法收信人的全名和地址要写在信封的中间，发信人的全名和地址应写在信封的左上角。英文信封的第一行写收信人的姓名，从第二行起才写地址。地址的写法与中国人的习惯恰恰相反，不是从大到小，而是由小到大，也就是说，先写门牌号码，然后依次写街道名，城镇名，县、郡或州名以及邮政编码；如果信是寄往国外的，则把国名写在最后边。三、信封的写法15信封的左上角还可以写以下的字：1、如果印刷品作为普通信件邮寄，写PrintedMatter.2、如果不知道收信人的新地址，可以写PleaseForward，表明“烦交”。3、如果信内附有照片，写Photo(graph)s:(Please)Donotbend或PhotosEnclosed,意思是“内有照片”，“勿折”。4、如果请RichardMiller先生把信转交给LiMingxin先生，先写Mr.LiMingxin,然后写c/o（代表）“careof”)Prof.RichardMiller，下面再写转信人的地址。P315信封的左上角还可以写以下的字：16LiMingxinDept.ofEnglishBeijingForeignStudiesUniv.Beijing,100081ChinaProf.RichardMiller502NorthOliveAvenueWestPalmBeach,Florida33402U.S.A.LiMingxin17常用信件：1、证明信：证明信（certificate）一般用来证明一个人的身份、学历或者某一事实的真实性等，通常采用书信格式，但是略去收信人的姓名、地址和结束语，称呼采用“Towhomitmayconcern,”但此项也可省去。常用信件：18

Doctor’sCertificateSeptember9,2003ThisistocertifythatSuTan,male,aged34,issufferingfrom(orisillwith)acuteappendicitis.Itissuggestedthathebeimmediatelyhospitalizedandoperatedon.LiXiangping(signature)Surgeon-in-chargeDoctor’sCertificate19

EducationCertificateAugust8,2010ThisistocertifythatWangMiao,age23,wasstudyingintheCollegeofForeignStudiesofSouthCentralUniversityduringthetimeperiodofSeptember1999toJuly2003andwasgraduatedsuccessfullywithalltherequirementsfulfilledandwasawardedthedegreeofBA.EducationCertificate202、推荐信：有时要为同事、熟人或者雇员写推荐信，如申请入学要求对学生的能力、学业成绩及个性等作证明。要写一封有效的推荐信，你必须了解被推荐人的能力或实际表现，在此基础上才能给予恰当的评价。写推荐信要诚实，要把申请人与申请目标相关的技能、知识和人格体现出来，还可以包括申请人以前工作的情况和教育背景等。你要把你自己的姓名、头衔或职位、雇主和地址写在后面，并且要说明你认识申请人有多久了以及在什么情况下认识的。文字要突出申请人的一两个非凡之处，将细节按重要性递减的顺序排列。结尾要声明愿意推荐并简要总结申请人的资格。2、推荐信：21DANIELJONESDEPARTMENTOFBUSINESSWESTLAFAYETTE,IN47906July14,2009Mr.GregMaritsPersonnelDirectorThompsonEnterprises201StateStreetSpringfield,IL62705DearMr.Marits,AsheremployerandherformerProfessor,IamhappytohavetheopportunitytorecommendKarenHawkins.I’veknownKarenforthelastfouryears,firstasastudentinmyclassandforthelastyearasaresearcherassistant.Karenisanexcellentstudent,withaboveaveragegradesinourprogram.OnthebasisofaCPAof5.6(A=6),Karenwasofferedaresearchassistantshiptoworkonagrantundermysupervision.Ineveryinstance,KarencompletedherlibrarysearchassignmentDANIELJONES22withinthetimeagreedupon.ThematerialprovideinthereportsKarensubmittednettherequirementsformyworkandmore.Thesereportswerealwayswellwritten.Whileworking15hoursaweekonthisproject,Karenhasmaintainedaclassloadof12hourspersemester.IstronglyrecommendKarenforherabilityworkindependently,toorganizehertimeefficiently,andforherabilitytowriteclearlyandarticulately.PleaseletmeknowifIcanbeoffurtherservice.

Sincerelyyours,MichaelPaulProfessorofBusinesswithinthetimeagreedupon.T23申请信：申请入学、奖学金、就业或项目等，内有包括个人概要、学历、工作经历，所取的成果等等。

申请信：24DepartmentofComputerScienceTsinghuaUniversityBeijing,100084P.R.ChinaJuly30th,2004ProfessorJohnSmithComputerEngineeringDepartmentMassachusettsInstituteofTechnologyCambridge,Mass.02139USADearSir:IamwritingtoyouaboutthepossibilityoffurtherDepartmentofComputerScience25studiesinthefieldofComputerandEngineeringleadingtothePh.D.degreeatyouruniversity.Iwouldalsoliketoapplyforapositionasateachingorresearchassistant,oranyotherfinancialaidavailableforforeignstudents.Wouldyoupleasesendmethenecessaryinformation?Iam23,male,majoringinComputerScience.IreceivedmyB.E.(ComputerScience)inJune,2000andM.E.(ComputerScience)inJune2003fromTsinghuaUniversityinBeijing.CurrentlyIamteachingundergraduatestudentsinDepartmentofComputerScience,TsinghuaUniversity.Igainedarankintheupper5%ofmyundergraduateclass(50students)andgraduateclass(30students).Idobelievethatthedoctorate-orientedstudyatyourinstituteisofgreathelpformyfurtherstudyintheareaofcomputerscience.Thankyouverymuch.Iamlookingforwardtohearingfromyousoon.Sincerelyyours,XiaojunWangstudiesinthefieldofComput261）邀请信2）入学申请书3）奖学金、助手/助教、入会申请书、谋职信4）申请签证1）邀请信27练习：P335PartIIBusinessletters

练习：28书信书信29一、书信的构成：信头（heading）、信内地址（insideaddress）、正文（body）、结束语（complimentaryclose）、签名（signature）、附件（enclosure）及附笔（postscript），最后两项为可选部分，其余6项不可或缺。一、书信的构成：30信头信内地址称呼

…………………….正文…….

结束语签名附件附言

31信头信内地址称呼…………………….正文…….结束语签名附件附言信头32信头信内地址称呼…………………….正文…….结束语签名附件附言

331、信头（heading）

信头亦称信端，即写信人地单位名称和地址。英式写法的信头是在每一行的后面用逗号，地址的末尾用句号美式写法各行均无标点符号。邮政编码（postcode）写在地名之后，国家名之前。信头和信内地址的写法有齐头式和缩进式两种：1、信头（heading）34齐头式（Blockedletterformate）：DepartmentofPhysiologySchoolofBasicMedicalScienceJilinUniversity8XinmingStreetChangchun,Jilin,130021P.R.China齐头式（Blockedletterformate）：35缩进式（Indentedletterformat）：ImmunologyDepartmentSchoolofBasicMedicalScienceJilinUniversity8XinminStreet缩进式（Indentedletterformat）：36行尾可用、也可不用标点符号。英国人可能在发信人的姓名和地址的前几行末尾加逗号，最后一行以句号结束；美国人一般在行尾不用标点符号。行尾可用、也可不用标点符号。37（2）收信人（信内）地址信内地址一般写在第一页信纸的左上方，低于信头和写信日期一、二行为宜。信内地址包括收信人姓名和地址两个部分。信内地址和信封上的地址相同。先写头衔、姓名和单位名称，然后再写地址，由小到大排列，具体要求和写法和信头写法相同。（2）收信人（信内）地址38（3）收信人称呼：对收信人的称呼应与左边线对齐写在收信人姓名、地址下面两行处。英国人往往在称呼后用一逗号，美国人多用冒号。Mr.（复数Messrs）用于男子Mrs.（复数Mmes）用于已婚女子Miss用于未婚女子Ms.用于已婚或未婚，或不知婚姻状况的女子Dr.用于医生或者博士Prof.用于教授Hon.(Honorable)用于市民、议员、大使、法官等Pres.(President)用于总经理、会长、大学校长等Sir称爵士General用于将军Towhomitmayconcern:仅用于推荐信、证明信、鉴定书一类的信函。Dearcolleague:用来称呼和发信人同一职业的人，通常用于供许多人传阅的书信。（3）收信人称呼：39（4）结束语（complementaryclose）P312：结束语是写信人对收信人的一种谦称或敬语。结束语单独成行，一般低于正文一、二行。开头第一个字母要打斜，末尾加逗号。写给机关、团体、学校或商业机构：Yours(very)truly,Yours(very)faithfully,Faithfullyyours,Yourssincerely写给上级或者长者：Yoursrespectfully,(Very)Respectfullyyours私人信件根据自己和收信人的关系和亲疏程度：Sincerelyyours,/Faithfullyyours,/Cordiallyyours,Affectionately,Fondly,Yourlovingson.Yoursever,/Asever,Withlovefrom,/yourswithlove,Love,（4）结束语（complementaryclose）P3140（5）附件（enclosure）：如信内用附件，在签名后信笺的左下角注明所寄的附件，以便收件人查收。（6）附笔（postscript）：如果信写好后又想起一些事情需要补充，可以写“P.S.”,然后再附件几句话。（5）附件（enclosure）：41二、书信语言：私人信件和事物信函中使用的语言都应清楚明确，直截了当。事物信函的措辞讲究礼貌，还要注意用词准确、行文简洁。事物信函的段落通常较短，首短和末段一般只包含一句话。开头段落用一句话说明事由。必要时，可以再加上一句提及以前的书信联系。回复事物信函时，最好说明何时收到关于何事的书信。切记写事物信函的开头和结尾时，要特别注意礼貌。1）邀请信2）入学申请书3）奖学金、助手/助教、入会申请书、谋职信4）申请签证二、书信语言：42三、信封的写法收信人的全名和地址要写在信封的中间，发信人的全名和地址应写在信封的左上角。英文信封的第一行写收信人的姓名，从第二行起才写地址。地址的写法与中国人的习惯恰恰相反，不是从大到小，而是由小到大，也就是说，先写门牌号码，然后依次写街道名，城镇名，县、郡或州名以及邮政编码；如果信是寄往国外的，则把国名写在最后边。三、信封的写法43信封的左上角还可以写以下的字：1、如果印刷品作为普通信件邮寄，写PrintedMatter.2、如果不知道收信人的新地址，可以写PleaseForward，表明“烦交”。3、如果信内附有照片，写Photo(graph)s:(Please)Donotbend或PhotosEnclosed,意思是“内有照片”，“勿折”。4、如果请RichardMiller先生把信转交给LiMingxin先生，先写Mr.LiMingxin,然后写c/o（代表）“careof”)Prof.RichardMiller，下面再写转信人的地址。P315信封的左上角还可以写以下的字：44LiMingxinDept.ofEnglishBeijingForeignStudiesUniv.Beijing,100081ChinaProf.RichardMiller502NorthOliveAvenueWestPalmBeach,Florida33402U.S.A.LiMingxin45常用信件：1、证明信：证明信（certificate）一般用来证明一个人的身份、学历或者某一事实的真实性等，通常采用书信格式，但是略去收信人的姓名、地址和结束语，称呼采用“Towhomitmayconcern,”但此项也可省去。常用信件：46

Doctor’sCertificateSeptember9,2003ThisistocertifythatSuTan,male,aged34,issufferingfrom(orisillwith)acuteappendicitis.Itissuggestedthathebeimmediatelyhospitalizedandoperatedon.LiXiangping(signature)Surgeon-in-chargeDoctor’sCertificate47

EducationCertificateAugust8,2010ThisistocertifythatWangMiao,age23,wasstudyingintheCollegeofForeignStudiesofSouthCentralUniversityduringthetimeperiodofSeptember1999toJuly2003andwasgraduatedsuccessfullywithalltherequirementsfulfilledandwasawardedthedegreeofBA.EducationCertificate482、推荐信：有时要为同事、熟人或者雇员写推荐信，如申请入学要求对学生的能力、学业成绩及个性等作证明。要写一封有效的推荐信，你必须了解被推荐人的能力或实际表现，在此基础上才能给予恰当的评价。写推荐信要诚实，要把申请人与申请目标相关的技能、知识和人格体现出来，还可以包括申请人以前工作的情况和教育背景等。你要把你自己的姓名、头衔或职位、雇主和地址写在后面，并且要说明你认识申请人有多久了以及在什么情况下认识的。文字要突出申请人的一两个非凡之处，将细节按重要性递减的顺序排列。结尾要声明愿意推荐并简要总结申请人的资格。2、推荐信：49DANIELJONESDEPARTMENTOFBUSINESSWESTLAFAYETTE,IN47906July14,2009Mr.GregMaritsPersonnelDirectorThompsonEnterprises201StateStreetSpringfield,IL62705DearMr.Marits,AsheremployerandherformerProfessor,IamhappytohavetheopportunitytorecommendKarenHawkins.I’veknownKarenforthelastfouryears,firstasastudentinmyclassandforthelastyearasaresearcherassistant.Karenisanexcellentstudent,withaboveaveragegradesinourprogram.OnthebasisofaCPAof5.6(A=6),Karenwasofferedaresearchassistantshiptoworkonagrantundermysupervision.Ineveryinstance,KarencompletedherlibrarysearchassignmentDANIELJONES50withinthetimeagreedupon.ThematerialprovideinthereportsKarensubmittednettherequirementsformyworkandmore.Thesereportswerealwayswellwritten.Whileworking15hoursaweekonthisproject,Karenhasmaintainedaclassloadof12hourspersemester.IstronglyrecommendKarenforherabilityworkindependently,toorganizehertimeefficiently,andforherabilitytowriteclearlyandarticulately.PleaseletmeknowifIcanbeoffurtherservice.

Sincerelyyours,MichaelPaulProfessorofBusinesswithinthetimeagreedupon.T51申请信：申请入学、奖学金、就业或项目等，