文件和记录控制程序

5/5文件和记录控制程序上海xxx有限公司文件编号：RL-QP-04-01

受控状态：受控文件

文件和记录控制程序

（版本：B版，修改：0次）

编制：日期：

审核：日期：

批准：日期：

2012年月日发布2012年月日实施

1.目的

对与质量管理体系有关的文件和记录以及顾客规定的记录进行控制，确保公司相关场所使用的文件和记录为有效版本,以提供对质量管理体系有效运行和产品符合要求的证据。

2.适用范围

适用于与管理体系有关的文件和记录控制,证明产品符合要求和质量管理体系有效运行及顾客规定的记录的控制。

3.定义

文件：信息及其承载媒体，媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。包括质量手册、程序文件、工作手册、外来文件、质量记录等。

记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

外来文件：包括国家/国际标准、行业标准、客户图纸/规格等。

受控：用于指导作业或系统运作，受版次更新控制，需盖受控章并控制分发对象。

非受控：仅供参考性质，不受版次更新控制。

4.职责

4.1总经理：负责批准发布质量手册。

4.2管理者代表：负责对质量手册的审核，负责批准程序文件，负责对本公司各部门的文件和记录的管理进行监督。

4.3管理技术部：负责文件和记录控制的归口管理，负责组织相关部门人员进行质量手册、程序文件、部门工作文件的编制，并负责质量手册、程序文件、工作文件的发放和控制，负责组织对管理体系文件的有效性进行评审。

4.4各职能部门：负责编制和修订职责范围内的程序文件、工作文件、记录表单，负责收集、整理、保管本部门的文件、记录。各部门负责人负责审核本部门编制的文件和记录。

4.5各部门分管领导负责工作手册文件的批准。

4.6行政部负责记录表格的印制。

5.程序

5.1文件的分类及备案保存

5.1.1第一层次文件：质量手册(含文件化的方针和目标、指标)由管理技术部备案存档。

5.1.2第二层次文件：程序文件由管理技术部备案存档。

5.1.3第三层次文件：

a)有关管理性作业文件：如管理制度、工作手册、经营计划等由各相关部门自行备案存档；

b)技术文件：如产品图样、规格规范、企业技术标准、检验标准等由项目运作部备案存档；

5.1.4第四层次文件：

a)记录表单由各使用部门编制和保存并随引用文件报管理技术部进行文件控制和备案分发；

b)针对特定产品、项目或合同编制的计划由项目运作部备案存档；

5.1.5外来文件：顾客提供的图样/工程规范/技术标准及其更改文件由项目运作部备案存档；相关的国际/国家/行业标准以及相关的法律法规由管理技术部备案存档。

5.2文件的编码

质量手册RL-QM-XX

01……99修改版次，以两位数字编号识别

质量手册

公司代码

程序文件RL-QP-XX-XX

文件序列号01(99)

质量体系要求章节代码（04、05、06、07、08）

程序文件

公司代码

三级文件RL-WI-XX-XX

文件序列号（部门文件的流水号01……99）

部门简称（如财务部CW、人事部HR、……）

三级文件

公司代码

质量记录RL-XX-XX-XX－R××

表单序列号01(99)

表示记录表单

质量手册或程序文件或三级文件的编号外来文件WL-XXXX-XX外来WL+年月+序列号

如：WL-2012-02表示2012年第2号外来文件

5.3文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准，以确保文件是充分和适宜的：

a)质量手册由管理技术部负责组织编写，由管理者代表审核，报总经理批准；

b)程序文件由各相关部门编写，由部门领导审核，报管理者代表批准；

c)第三层次文件由各相关部门组织编写，本部门领导审批；

d)应确保文件的各使用场所都得到相关文件的有效版本，文件发放前应确定发放范围，由文件编写部门(质量手册和程序文件由管理技术部，下同)填写《文件收发记录》，经文件批准人批准后发放，文件发放时领用人应在《文件收发记录》上签字。

5.4文件的受控状态

文件分为“受控”和“非受控”两类。在公司内部使用的与管理体系有关的文件为受控文件，发放前由发放部门在该文件封面或相应位置盖“受控”红色印章，并注明分发号；文件同时采用版次号作为文件状态标记。经批准对外提供的无需管控版本状态的文件为非受控文件，不需盖受控印章，不注明分发号。

5.5文件的更改、换页、换版

a)文件需要更改时，由申请人向文件编写部门提出，由文件编写部门填写《文件更改申请单》；

b)《文件更改申请单》应按原文件审批程序进行审批，如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需的有关背景资料

c)更改申请单经批准后，由文件编写部门实施更改，更改采用划改的方式，更改后要在更改处注明更改标记(a、b、c…)，并在文件更改记录处作好记录；

d)文件经2~3次更改或无法实施划改时，需进行换页；

e)文件经1~2次换页或更改内容变化较大时，需换版；

f)文件版号采用A、B、C…表示，更改次数采用0、1、2…表示。例如：A/0表示A版未进行修改。

5.6文件丢失、损坏的处理

a)文件发生丢失后，应及时报告文件发放部门，经文件发放部门负责人审批后补发，并在《文件收发记录》上注明；

b)文件损坏影响使用时，应将损坏文件交回文件发放部门及时更换。

5.7文件的保存、作废与销毁

5.7.1文件的保存

a)与管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；

b)对受控文件，各部门领用后由资料员及时在《受控文件清单》上登记；

c)任何人不得在受控文件上随意涂改，不准私自复印、外借，应确保文件清晰、易于识别和检索。

5.7.2文件的作废与销毁

a)所有失效或作废文件应由文件发放部门及时从所有发放或使用场所撤出，并加盖红色“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用；

b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应由保留部门进行登记并同时加盖红色“作废”和“保留”印章；

c)对要销毁的作废文件，由文件主管部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁。

5.8外来文件的控制

相关的国际/国家/行业标准，由相关部门负责收集、确定其适用性及有效版本，根据受控状态加盖“受控”或“非受控”印章后编号列入〈文件清单〉中，同时根据签收意见进行发放、培训等处理。外来文件不得随意更改，更改必须有提供单位的书面通知。

5.9每年年初由管理技术部组织对现有质量手册及程序文件的有效性进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审。必要时予以更改，执行本程序5.5条规定

5.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。受控电子文档的发放需加密，不能转发、修改、拷贝、打印等。

5.11记录编制及印制

5.11.1记录格式由各使用部门设计，部门负责人审准，原始样本交管理技术部备案。

5.11.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式更改，执行本程序有关文件更改的规定。

5.11.3记录空白表格由行政部统一印制，印制前必须经管理技术部审核并签字。

5.12记录填写

5.12.1记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不允许使用铅笔；如因某种原因不

能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单斜杠划去；各相关栏目负责人签名必须齐全和完整。

5.12.2记录填写内容原则上不允许更改，若发生笔误，允许划改。对涉及重要数据和性质变

化的更改，更改人应签字或盖章，并注明更改日期。

5.13记录的贮存、保护

5.13.1各部门必须及时(按月或随时)收集已填写的记录，并分类依编号顺序整理好，存放于

通风、干燥的地方，所有的记录应保持清洁、字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。

5.13.2管理技术部负责编制《记录清单》，将本公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包

括记录名称、编码、保存部门、保存期限等内容，记录的保存期限至少应满足法规和顾客的要求，清单经管理者代表批准后发放给相关部门

5.13.3记录的保存期：

法规和顾客有要求的按相应法规和顾客要求执行。其它：

1）有关员工的教育培训、经历、资格、体检等记录永久保存，直至员工离职；

2）供方档案保存期为配套关系终止加一个日历年（长期）；

3）检验记录等质量记录保存期2年。

4）体系运行记录保存3年（过程审核，内审、外审等）

5.14记录的检索、借阅

5.14.1各部门保管的记录应进行编目，以便于检索；

5.14.2需借阅或复制记录需由记录管理人登记备案。

5.15记录的销毁处理

记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由部门保管人员填写销毁申请，交部门负责者审核，报管理者代表批准后，由管理技术部派人监督部门保管人执行销毁。

6.流程图

《文件控制流程图》

负责部门/人员输入主要流程输出/输入部门

相关部门

管理部门

相关部门

发放部门

管理部门相关部门NY

编写部门相关部门编写部门

使用者N发放部门Y

发放部门