企业档案管理的一般知识课件

企业档案管理的一般知识企业档案管理的一般知识内容一、什么是档案二、档案工作的主要内容及特点三、档案的收集四、档案的整理五、档案的保管六、档案的利用七、档案的鉴定内容一、什么是档案一、什么是档案

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有保存价值的固化信息。

1）

档案的形成者：党政机关、社会团体、企事业单位以及我们每一个人都能成为档案的形成者；

2）

档案反映的内容：社会生活的方方面面都能在档案中得到记录；

3）

档案种类和形式：我们经常看到的政府文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体；4）

档案的本质属性：档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点；

5）

档案的作用：概括地讲，档案有两方面的作用，一是凭证作用；二是参考作用。1、档案的概念一、什么是档案档案是组织或个人在以往的社会实践一、什么是档案

联合国教科文组织（UNESCO）下设的国际档案理事会（ICA）于2008年起将每年的6月9日定为国际档案日。

2013年，中国国家档案局决定自2013年开始，将每年的"国际档案日"作为档案部门的宣传活动日。

2、国际档案日一、什么是档案联合国教科文组织（UNESCO）下设的国际一、什么是档案根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》，档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。

3、什么是企业档案一、什么是档案根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》二、档案工作的主要内容及特点

档案工作涵盖了档案从产生到归档以及鉴定销毁全过程的管理，主要内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、信息化、保密、统计、编研和提供利用等工作。1、档案工作的内容：二、档案工作的主要内容及特点档案工作涵盖了档案二、档案工作的主要内容及特点

政治性——档案具有阶级属性。

服务性——管好档案是为了供他人更好地利用。

专业性——档案工作是一项专业化极强的工作。

制度化、规范化——档案工作有一套完整的制度体系，工作中的每个细节都有章可循，且必须严格执行。2、档案工作的特点：二、档案工作的主要内容及特点政治性——档案具有阶级属性。二、档案工作的主要内容及特点

谁产生，谁整理，谁审核。

档案必须做到齐全、完整、准确、系统。

在信息化的条件下，档案要“轻整理，重著录”。

档案在归档时，纸质版及其电子版必须同时归档。3、档案工作的基本原则：二、档案工作的主要内容及特点谁产生，谁整理，谁审核。3、三、档案的收集档案实行分类管理，不同的档案有不同的管理要求。档案的分类方法很多，中国石油将档案分为以下几大类：1、档案的分类：1）管理类档案3）科学技术研究类档案5）设备仪器类档案7）职工类档案9）金融类档案11）实物类档案2）产品类档案4）建设项目类档案6）会计类档案、8）油气勘探开发类档案10）声像类档案12）资料三、档案的收集档案实行分类管理，不同的档案有不同的管理要求。三、档案的收集

归档范围就是要明确哪些东西必须作为档案进行收集归档。不同类别的档案归档范围不同（见附件:《档案管理手册》——各类档案归档范围及保管期限表）。2、归档范围：三、档案的收集归档范围就是要明确哪些东西必须作三、档案的收集

对于一个单位或部门（归档单位）而言，哪些资料需要收集归档呢？这就需要该单位或部门对照上述相关的《归档范围及保管期限表》，结合自身实际情况，筛选出本单位或部门必须归档的内容，列出清单交由档案部门审核。经过确认后的《归档清单》就是本单位或部门当年或近期需要收集和整理的档案。

归档单位将档案收集齐全并整理后，在规定的时间内向档案管理部门移交。3、归档范围确认制：三、档案的收集对于一个单位或部门（归档单位）而四、档案的整理档案整理工作分两个阶段：一是归档单位的收集整理阶段，二是归档移交后档案部门的入库整理阶段。四、档案的整理档案整理工作分两个阶段：四、档案的整理归档单位收集整理工作包括：组卷（件）、装订、编写页码、著录档案信息、电子附件挂接、编目等。

组卷：按照档案之间的相互关系，将同一事物的档案文件组合在一起。

装订：组好的卷（件）要装订起来，最终保持A4幅面大小，超出幅面的需要折叠。装订材料必须符合档案要求，装订不可遮蔽档案内容。

编写页码：卷（件）内所有纸张上的页码必须是连续、唯一的。

著录：将档案的重要信息录入到特定格式的电子表格或直接录入到档案系统中。这些重要信息包括：题名、责任者、页号、日期、密级、保密期限、保管期限、主题词等等。其中的重点是密级、保密期限和保管期限这几个著录项，这些著录项是需要归档单位参照相关标准，仔细斟酌而定的。

电子附件挂接：将电子版档案的存储路径与实体档案进行关联。

编目：将一卷（件）档案所包含的全部内容记录在标准表格里并打印出来。四、档案的整理归档单位收集整理工作包括：组卷（件）、装订、编四、档案的整理档案部门的整理工作包括：

生成档号

打印档号条形码并粘贴在档案上

装盒

打印盒内目录

打印脊背并粘贴在档案盒上

入库摆放

录入库架信息等四、档案的整理档案部门的整理工作包括：五、档案的保管

存放档案的装具要满足要求，档案的排列顺序要符合规范。

档案的保管要符合“八防”要求：防火、防盗、防水、防光、防尘、防污染、防有害生物以及控制温湿度等。

库房的温度应控制在14~24℃，湿度在45%~60%之间。需记录每天的温湿度。

库房原则上不容许非档案人员进入。五、档案的保管存放档案的装具要满足要求，档案的排列顺序要六、档案的利用

对档案的利用包括：查阅、借阅、复印、抄录、拷贝等。

借阅非涉密档案，经本部门领导签字便可借阅。

借阅涉密档案，须经本部门领导、档案形成单位领导、档案部门领导签字后，才可借阅。

档案利用者须遵守相关规定，保护好档案，同时注重保密。

借出的档案应在7日内归还。六、档案的利用对档案的利用包括：查阅、借阅、复印、抄录、七、档案的鉴定

对于超过保管期限或需要调整密级的档案，由档案部门列出档案清册，提出鉴定申请，报主管领导审批。

申请批准后，成立由归档单位业务人员与档案人员组成的鉴定小组进行鉴定。鉴定小组出具鉴定报告，内容包括延期保管、销毁、调整密级等意见，报告须报公司鉴定委员会审核批准。七、档案的鉴定对于超过保管期限或需要调整密级的谢谢！谢谢！企业档案管理的一般知识企业档案管理的一般知识内容一、什么是档案二、档案工作的主要内容及特点三、档案的收集四、档案的整理五、档案的保管六、档案的利用七、档案的鉴定内容一、什么是档案一、什么是档案

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有保存价值的固化信息。

1）

档案的形成者：党政机关、社会团体、企事业单位以及我们每一个人都能成为档案的形成者；

2）

档案反映的内容：社会生活的方方面面都能在档案中得到记录；

3）

档案种类和形式：我们经常看到的政府文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体；4）

档案的本质属性：档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点；

5）

档案的作用：概括地讲，档案有两方面的作用，一是凭证作用；二是参考作用。1、档案的概念一、什么是档案档案是组织或个人在以往的社会实践一、什么是档案

联合国教科文组织（UNESCO）下设的国际档案理事会（ICA）于2008年起将每年的6月9日定为国际档案日。

2013年，中国国家档案局决定自2013年开始，将每年的"国际档案日"作为档案部门的宣传活动日。

2、国际档案日一、什么是档案联合国教科文组织（UNESCO）下设的国际一、什么是档案根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》，档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。

3、什么是企业档案一、什么是档案根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》二、档案工作的主要内容及特点

档案工作涵盖了档案从产生到归档以及鉴定销毁全过程的管理，主要内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、信息化、保密、统计、编研和提供利用等工作。1、档案工作的内容：二、档案工作的主要内容及特点档案工作涵盖了档案二、档案工作的主要内容及特点

政治性——档案具有阶级属性。

服务性——管好档案是为了供他人更好地利用。

专业性——档案工作是一项专业化极强的工作。

制度化、规范化——档案工作有一套完整的制度体系，工作中的每个细节都有章可循，且必须严格执行。2、档案工作的特点：二、档案工作的主要内容及特点政治性——档案具有阶级属性。二、档案工作的主要内容及特点

谁产生，谁整理，谁审核。

档案必须做到齐全、完整、准确、系统。

在信息化的条件下，档案要“轻整理，重著录”。

档案在归档时，纸质版及其电子版必须同时归档。3、档案工作的基本原则：二、档案工作的主要内容及特点谁产生，谁整理，谁审核。3、三、档案的收集档案实行分类管理，不同的档案有不同的管理要求。档案的分类方法很多，中国石油将档案分为以下几大类：1、档案的分类：1）管理类档案3）科学技术研究类档案5）设备仪器类档案7）职工类档案9）金融类档案11）实物类档案2）产品类档案4）建设项目类档案6）会计类档案、8）油气勘探开发类档案10）声像类档案12）资料三、档案的收集档案实行分类管理，不同的档案有不同的管理要求。三、档案的收集

归档范围就是要明确哪些东西必须作为档案进行收集归档。不同类别的档案归档范围不同（见附件:《档案管理手册》——各类档案归档范围及保管期限表）。2、归档范围：三、档案的收集归档范围就是要明确哪些东西必须作三、档案的收集

对于一个单位或部门（归档单位）而言，哪些资料需要收集归档呢？这就需要该单位或部门对照上述相关的《归档范围及保管期限表》，结合自身实际情况，筛选出本单位或部门必须归档的内容，列出清单交由档案部门审核。经过确认后的《归档清单》就是本单位或部门当年或近期需要收集和整理的档案。

归档单位将档案收集齐全并整理后，在规定的时间内向档案管理部门移交。3、归档范围确认制：三、档案的收集对于一个单位或部门（归档单位）而四、档案的整理档案整理工作分两个阶段：一是归档单位的收集整理阶段，二是归档移交后档案部门的入库整理阶段。四、档案的整理档案整理工作分两个阶段：四、档案的整理归档单位收集整理工作包括：组卷（件）、装订、编写页码、著录档案信息、电子附件挂接、编目等。

组卷：按照档案之间的相互关系，将同一事物的档案文件组合在一起。

装订：组好的卷（件）要装订起来，最终保持A4幅面大小，超出幅面的需要折叠。装订材料必须符合档案要求，装订不可遮蔽档案内容。

编写页码：卷（件）内所有纸张上的页码必须是连续、唯一的。

著录：将档案的重要信息录入到特定格式的电子表格或直接录入到档案系统中。这些重要信息包括：题名、责任者、页号、日期、密级、保密期限、保管期限、主题词等等。其中的重点是密级、保密期限和保管期限这几个著录项，这些著录项是需要归档单位参照相关标准，仔细斟酌而定的。

电子附件挂接：将电子版档案的存储路径与实体档案进行关联。

编目：将一卷（件）档案所包含的全部内容记录在标准表格里并打印出来。四、档案的整理归档单位收集整理工作包括：组卷（件）、装订、编四、档案的整理档案部门的整理工作包括：

生成档号

打印档号条形码并粘贴在档案上

装盒

打印盒内目录

打印脊背并粘