时间管理与工作统筹技巧教材

时间管理与工作统筹技巧讲师：杨斌2023年1月2日“明日歌”明日复明日，明日何其多。我生待明日，万事成蹉跎！世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠，百年明日能几何？请君听我明日歌！“今日歌”今日复今日，今日何其速！朝朝复暮暮，连命都不顾！世人若被今日累，终身劳累何其苦。早出又晚归，忙碌何所图？百年今日怎生度，人生真谛谁能悟！一、“水桶效应”的启迪二、时间与“习惯”的关系三、优先管理四、西瓜与芝麻五、时间管理的角度目录一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！问题：哪一块是我们走向成功的“短板”？关键词：必须设法找到那块短板！必须充分利用那块短板！一、“水桶效应”的启迪时间的特性不可逆性时间特性不可再生无法积蓄无法替代毫无弹性54321结论：“时间”是最珍贵的资源—短板！无意识、不经思考的行为方式；是精神或性格的一种固定趋向；我们会受制于各种各样的习惯。关键词：你的潜意识会构成无数个习惯。什么是习惯二、时间与“习惯”的关系习惯的养成不断重复又重复，最后不再需要考虑；不断重复，成为机械的行为——改也难！

例如：准时、勤奋、进取、守信、学习；

例如：暴躁、凶残、酗酒、盗窃、吸毒。

例如：拖延、随意、犹豫、多变、无所谓。习惯的判断什么是好习惯，什么是坏习惯？问题：好习惯、坏习惯、一般的习惯，哪一种危害性最大？思考：大象为什么不逃跑？习惯与“舒适区”的关系不舒适的舒适的不舒适的每个人都有自己的舒适区；因为舒服所以就不愿离开；舒适区是由习惯所构成的。走出你你的舒舒适区区危机管管理：：“谁动了了我的的奶酪酪”；要想舒舒适，，首先先必须须先不不舒适适。关键词词：不舒适适的具具体行行为：：变革革与创创新！！您的工工作中中，有有哪些些需要要改善善的习习惯？？并说出出理由由？案例分分享第一节节■透过现现象看看本质质——很多管管理者者的三三个字字特征征——人治特特征下下的权权力情情结■时间间管理理失序序——做事缺缺乏计计划性性——做事分分不清清主次次——不善于于说““不””——无法恰恰当处处理外外部的的打扰扰三、优优先管管理“茫”“忙”“盲”看一看看我们们的周周围1、每每8分钟钟受受到到1次打打扰扰；；每每小小时时约约7次，，即即每每天天50——60次；；2、平平均均每每次次打打扰扰5分钟钟，，每每天天约约4小时时，，即即占占用用50%的时时间间；；3、其其中中，，约约3小时时的的打打扰扰是是没没有有意意义义或或者者极极少少有有价价值值的的；；4、打打扰扰后后，，重重拾拾原原来来的的思思路路至至少少需需要要3分钟，约约2.5小时。结果：每天因打打扰而损损失的时时间约为为5.5小时，按按8小时工作作制算，，占用了了工作时时间的68.7%。日本学者者关于时时间浪费费的调查查某项调查查数据结结果（１１天）睡眠眠8.05小时用餐餐1.31小时琐事事0.55小时工作作7.34小时交际际0.39小时休息息0.45小时娱乐乐0.31小时上下班交交通0.73小时读书报杂杂志0.42小时处理家务务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时工作优先级综综合分析重要度紧迫性A重要而且紧迫迫Ｃ紧迫但不重要要D不重要不紧迫迫Ｂ重要但不紧迫迫——四象限坐标图图一象限文化这是你和你的的团队，一定定要做的事情情。问题：真的有那么多多紧急和重要要的事情吗？？事实：投资二象限，，一象限工作作会大幅减少少！二象限文化紧急与重要的的事情很少会会同时出现。。结果：我们往往忽视视，不紧急但但很重要的事事。事实：问题表象与实实质，不在同同一时空出现现！我们投资第二二象限的回报报是最高的！！三象限文化如果总是忙而而无效，太不不值得；很多企业的““西部牛仔””现象。结果：我绝对是最最最不能缺少的的人；很多人开会前前5分钟最忙乱。。事实：“忙乱”成为为很多企业的的文化！四象限文化犹豫、多疑、、拖延、发呆呆；“明日歌”对于我们的启启迪。结果：我们往往在白白白浪费时光光！事实：有益的活动并并非第四象限限！这是一个不必必进入的象限限！■请运用四象限限方法排列你你的工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动如何投资二象象限时间本身并无无多余，无法法增加。有效的方法：：坚决的从第三三象限腾出时时间；第三象限的欺欺骗性是最大大的。关键词：找回浪费在第第三象限的时时间！如何走出三象象限问题：你真的无法把把你的时间投投资第二象限限？建议：改变你的习习惯，增强强持续行动动的能力；；学会决不受受急迫性事事件的影响响和左右。。关键词：急迫性与重重要性正邪邪两立，互互为消长！！如何进入第第二象限问题：你的生命中中最重要的的是什么？？你的人生意意义和目的的是什么？？你的为人处处事的原则则是什么？？你人生的基基础：信念念是什么？？关键词：我们必须认认真和深深深的思考！！否则，你只只能是一个个：混球！！改变传统的的时间观念念误区：在最短的时时间内做最最多的事。。正确的方法法：依照重要性性程度，来来安排顺序序；不轻易因紧紧急情况，，改变计划划；认清紧急性性与重要性性的区别；；要遵循你心心中的目标标和方向。。你对时间的的控制以下时间哪哪个最难控控制？请排排序：（））工作的时时间；（））业余的时时间；（酒酒、赌、玩玩、侃）（））上司的时时间；（））下属的时时间；（））客户的时时间；（））女友的时时间；（））家庭的时时间；（））哥们的时时间。时间是怎样样流失的问题：时间总是被被干扰、控控制、割裂裂、破坏。。所以：你往往总是是感觉时间间实在太不不够用了！！困惑：你的时间到到底到那里里去了？第二节关于时间的的事实事实的一方方面：有些事情我我们认为能能够左右和和管理，但但其实我们们不能！（没问题！！）事实的另一一面：有些事情我我们认为不不能左右和和管理，但但其实我们们能！（啊呀,不行…)关键词：学习分辨和和处理这些些事情！有效的建议议建议一：专心去照顾顾你的猴子子；建议二：让别人照顾顾他的猴子子；建议三：把猴子交给给能干的人人。建议四：团队分工合合作养猴群群！你的时间哪哪去了被你的上司司抢走了！！被你的同事事分走了！！被你的下属属偷走了！！被你的朋友友拿走了！！被它自己给给溜走了！！来自上司的的干扰来自上司的的干扰，往往往最难控控制。有效的方法法：让上司清楚楚知道你的的工作目标标；主动约见你你的上司以以减少干扰扰。关键词：管理好你的的上司！发扬“香蕉文化”！来自同事的的干扰来自同事的的干扰，往往往最难推推却。有效的方法法：如果有人找找你，站起起来接待他他；公司设立人人人安静一一小时制度度；红色信号：：请勿打扰扰！绿色信号：：可以进来来。关键词：必须学会拒拒绝的艺术术！来自下属的的干扰来自下属的的干扰，往往往容易忽忽视。有效的方法法：安排固定时时间，供属属下工作汇汇报；保留固定时时间，供属属下提出问问题；安排其他时时间，处理理非紧急事事件。关键词：用“大黄点”将可能的干干扰化解！！来自自己的的干扰来自自己的的干扰，往往往最难察察觉。例如：没有目的的的游荡、与与属下闲聊聊；各种不良的的习惯，想想改也困难难。有效的方法法：学习管理和和控制自己己。关键词：己所不欲，，勿施他人人！四、西瓜与与芝麻找到你生命命中的“西瓜”我们生命中中总是会遇遇到西瓜和和芝麻；我们想得到到西瓜，却却总是在拣拣芝麻；结果我们错错误的用数数量代替了了质量。关键词：拣芝麻没有有大价值，，拣西瓜却却有！确认你的““西瓜”时间成成果果时间成成果20%80%80%20%确定有效目目标前提：工作不能没没有目标设设定；目标没有计计划就是空空想。所以：计划必须要要考虑期望望值；计划必须考考虑资源配配置；目标必须设设定最后期期限。工作确定的的顺序回答以下问问题：要做什么事事情？为什么要去去做？用什么标准准做？什么时间开开始？那些人参加加做？怎样分配时时间？关键词：合理调整时时间及资源源分配的顺顺序。效率和效益益的分别问题：99张1元和1张百元钞票票，你先拿拿哪张？分别别：：追求求效效率率———把事事情情做做对对；；追求求效效益益———做对对的的事事情情。。关键键词词：：抓西西瓜瓜和和拣拣芝芝麻麻截截然然不不同同！！战略略正正确确，，战战术术才才有有意意义义！！低回回报报工工作作———拣“芝麻麻”问题题：：拣芝芝麻麻可可以以将将你你的的时时间间消消耗耗殆殆尽尽；；不必必关关注注芝芝麻麻，，不不要要被被芝芝麻麻诱诱惑惑。。方法法：：将芝芝麻麻分分类类，，集集中中时时间间处处理理他他们们；；坚决决停停止止你你习习惯惯性性的的拣拣芝芝麻麻行行动动。。关键键词词：：做慢慢而而对对的的事事，，比比做做快快而而错错的的事事好好！！如何何避避免免拣拣““芝芝麻麻””可能能的的感感觉觉：：我工工作作很很努努力力，，然然而而没没有有成成就就感感！！可能能的的原原因因:不良良习习惯惯偷偷走走了了你你宝宝贵贵的的时时间间；；解决的方法：：持续时间记录录，提供精确确资料；记录每天或30天内的活动内内容；增强观察进入入时间的有效效流程。怎样确认重要要文件真正重要的文文件，内容不不会超过一张张纸；80%的文件，是根根本不重要和和不需要的；；如果你把大多多数文件扔掉掉，啥事没有有！座右铭：当你怀疑文件件是否应保留留时——扔掉它！请放心，真需需要时一定有有人会保存的的！记录你的时间间轨迹问题：很少人会喜欢欢持续时间记记录。好处：通过时间记录录能获得洞察察力。关键词：短期代价必将将获得长期效效益！持续时间记录录，你会变得得更精确；计划某个工作作时，记录你你的预算时间间；工作完成后，，检查你用的的实际时间。。您如何分辨工工作中的西瓜瓜和芝麻？案例分享要求：1、时间：不超超过3分钟/人；2、可以分享个个人案例、小小组讨论结果果；3、语言简练、、分条说明。。1、流程程层面面优化核核心流流程，，降低低企业业运营营及中中层沟沟通成成本。。2、组织织层面面克服““塔式式组织织”，，实现现扁平平化、、矩阵阵化，，避免免内耗耗。3、沟通通层面面摒弃个个人主主义的的工作作模式式，协协同工工作。。4、授权权层面面避免责责、权权、利利不清清的问问题。。五、时时间管管理的的角度度5、资源源层面面时间是是企业业十分分宝贵贵的资资源之之一。。6、学习习层面面建立学学习型型组织织，避避免员员工素素质低低下造造成浪浪费。。7、习惯惯层面面不断检检讨和和修正正自己己的各各种习习惯，，才能能避免免碌碌碌无为为。8、情感感层面面稳定的的家庭庭和情情感，，在背背后给给予你你极大大的支支持。。课程回回顾一、水水桶效效应——我们的的短板板：时时间二、时时间与与“习习惯””的关关系三、优优先管管理四、西西瓜与与芝麻麻五、时时间管管理的的角度度真诚是是最佳佳的公公关模模式用心是是最好好的工工作方方法谢谢谢大大家家！！9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。07:40:5807:40:5807:4012/24/20227:40:58AM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。12月-2207:40:5807:40Dec-2224-Dec-2212、故人江海海别，几度度隔山川。。。07:40:5807:40:5807:40Saturday,December24,202213、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。12月月-2212月月-2207:40:5807:40:58December24,202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。24十十二月20227:40:58上午午07:40:5812月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月227:40上上午午12月月-2207:40December24,202216、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2022/12/247:40:5807:40:5824December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。7:40:58上上午7:40上上午午07:40:5812月月-229、没有失败败，只有暂暂时停止成成功！。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有结果果，但是不不努力却什什么改变也也没有。。。07:40:5807:40:5807:4012/24/20227:40:58AM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。12月-2207:40:5807:40Dec-2224-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。07:40:5807:40:5807:40Saturday,December24,202213、不不知知香香积积寺寺，，数数里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2207:40:5807:40:58December24,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。24十二二月20227:40:58上上午07:40:5812月-2215、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。十二月227:40上上午12月-2207:40December24,202216、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2022/12/247:40:5807:40:5824December202217、空山新新雨后，，天气晚晚来秋。。。7:40:58上午午7:40上午午07:40:5812月-229、杨柳散和风风，青山澹吾吾虑。。12月-2212月-22Saturday,December24,2022