物业管理文件控制程序

本文格式为Word版，下载可任意编辑——物业管理文件控制程序物业管理文件操纵程序之相关制度和职责，物业管理公司文件操纵程序1.0目的对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程举行操纵,确保公司全体受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。2.0适用范围...

物业管理公司文件操纵程序

1.0目的

对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程举行操纵,确保公司全体受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。

2.0适用范围

适用于公司质量体系和相关的外来文件(如强制执行文件或参考标准、合同、用户供给的图纸等)的操纵。

3.0引用文件及术语(略)

4.0职责

4.1总经理负责批准《质量手册》、《程序文件》、《部门工作手册》,管理者代表负责审核。

4.2品质督察部负责对全公司有关质量体系的文件的总体操纵。

4.3品质督察部负责质量手册、程序文件的发放操纵和正本保管。

4.4各部门负责人或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。

5.0工作程序

5.1文件和资料的分类

本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改操纵的文件,本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件;非受控文件是不受更改操纵的文件,如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。

a.

文件内容:

按本单位处境制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系;

描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动;

细致的工作文件,包括各类工作规程、表格、报告等。

本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和其他质量文件,其层次布局如下图:

质量手册

(第一级文件)

程序文件

(其次级文件)

其他质量文件

(第三级文件)

b.质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户供给的图样和技术要求,细致的工作文件等。

5.2质量体系文件的操纵

5.2.1编制与审批

a.质量手册和程序文件由品质督察部负责编写,由管理者代表组织相关部门及有关人员对初稿举行议论后,《质量手册》、《程序文件》由管理者代表负责最终审核、总经理批准;

b.工作规程由各部门负责人组织编写,管理者代表审核,总经理批准。

c.质量文件页面编排:

――纸张:标准A4纸,页面设置为:页边距上为2.3厘米,下为2厘米,左为2.5厘米,右为2.5厘米。页眉页脚均为1.5厘米。

――版式:标题,居中,小二号楷体,;正文,首行缩进二字符,小四楷体。

5.2.2标识与编码

a.受控的质量手册、程序文件和工作手册封面加盖“受控文件”专用印章,但正本(原稿)上不需盖章;非受控的质量体系文件封面均加盖“非受控文件”专用印章;

b.质量手册编码

CSHY/QM/-01

序号

质量手册

加州城市花园公司

a)程序文件编码

CSHY/QP/-□□

依次号

程序文件

公司

b)作业文件编码

CSHY/QW/-□□-□□

依次号

部门代码

公司/作业文件

d)外来文件编码

外来文件用其原编号作为文件编码。

e)质量记录编码

□□-QR-□□

依次号

质量记录

部门代码

f)部门记录编码:

□□-□□□□-□□

依次号

年号

部门代码

g)部门代码:

XZ―行政部

PZ―品质督察部

KH―客户服务部

RL―人力资源部

GC―工程修理部

BA―保安部

CW―财务部

SC―市场拓展部

5.2.3复制

受控文件未经批准不得复制,质量手册和程序文件的复印由各部门文件操纵员填写《受控文件复印申请表》,经品质督察部确认后执行;工作手册的复印由使用人向部门文件管理员申请,经本部门负责人批准,由部门文件管理员负责执行。

5.2.4发放与保管

a.受控文件的发放与保管

――质量手册:品质督察部向有关部门或人员发放,并做好发放记录;

――程序文件和工作手册:由品质督察部填写《文件发放/回收记录》发放到有关的场所和人员,并做好签收记录;

――工作手册:工作手册正本由品质督察部保存,各部门持有的工作手册由其部门文件管理员负责保存,并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本;

b.文件破损严重影响使用或不慎遗失时,应重新办理申领手续,由品质督察部文件管理员填写《受控文件复印申请表》后按5.2.3执行补发;

c.文件管理员在发放文件时,应留神文件分发号确实定

受控文件的分发号按照文件的发放依次,由文件管理员确定,要求每份文件只有一个对应的分发号。

d.非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请,经管理者代表批准后,由文件管理员做发放登记。

5.2.5更改

a.各级人员在工作实践中察觉有必要对受控文件作出修改,需填写《文件修改申请单》报原文件编制部门/人员或所在部门负责;

b.修改建议被采用实施时,原文件编制部门的文件管理员须将《文件修改申请单》复印一份交品质督察部备案;

c.文件的更改由原文件编制部门或人员负责执行,必要时应附有更改说明;

d.更改后的文件按本程序5.2.1条款审核、批准,并注明生效日期;

e.更改后的文件按本程序5.2.2条款标识、编码后,按5.2.3、5.2.4条款复制和发放,同时收回旧版文件并作出“作废文件”标识或销毁;

f.修改页应反映出最新状态,文件每页的修改状态通过阿拉伯数字(1、2、3……)表示,每页修改一次,其编号就随着变更一次,当修改状态变更到第10次或质量体系文件作重大变更时,该文件需换版,版本状况用英文大写字母(A、B、C……)表示。

5.3外来文件的操纵

5.3.1评审

对为顾客供给服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户供给的图样和技术要求、细致的工作文件等,在使用前由品质督察部主管举行评审后使用,各部门填写《部门使用外来文件清单》。

5.3.2标识

品质督察部文件管理员在批准后的《外来文件一览表》上加盖受控文件专用印章。

5.3.3发放与保管

品质督察部的文件管理员负责外来文件的发放和保管,必要时也可张贴在有关的作业场所,但须做好发放登记。

5.3.4外来文件如需复印,须填写《受控文件复印申请表》,经品质督察部批准,由文件管理员负责复印和登记。

5.3.5更改

文件管理员收到新版的外来文件后应实时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧版文件的替代,那么收回旧版文件,若新版文件是旧版文件的补充,那么将新、旧版文件存放在一起。

5.4公开文件的操纵

5.4.1每份公开文件(如用户须知、收费标准、服务工程清单等)上均应有版本号和生效日期,版本号用英文大写字母(A、B、C……)表示。

5.4.2由文件管理员负责做好公开文件的发放登记。

5.4.3公开文件的内容每发生一次更改,版本号和生效日期随之变更一次。文件管理员负责对有固定张贴、发放地点的公开文件举行更换,同时管理处务必发出公开告示,确保更改后的公开文件内容能实时传达给用户及有关人员。

5.5质量记录的操纵见《质量记录操纵程序》。