采购部门制度和职责

采买部门制度和职责采买部门制度和职责采买部门制度和职责采买部制度采买职责范围：1、平常采买2、查收入库3、采买咨询（向供应商咨询价格）4、以书面报告形式向企业反响信息，经总部赞成后方可采购5、采买谈判6、每周采买计划的拟定7、供应商来往账目核对、采买数据报表的提交8、应付账款统计、发票催缴9、资质/证件/彩页/授权书辨别、索要、管理10、厂家培训的预约11、与供应商退换货的协调12、与厂家的售后协调采买工作细则一、平常采买：1、制作订货单：厂家有固定模板的使用厂家固定模板；如果没有要求的则使用企业默认模板2、在管家婆软件中制作进货订单，交由财务部门进行审察3、发送采买订单传真4、与供应商确认5、发货后索要快递平常采买需要掌握的是：1、供应商名称、产品规格、采买价格2、供应商截止发货时间一般厂家规定是当日的15:30后不再发货厦门新创：财务收到款后才发货，一般为订单发送的第二天发货北京德善康：每日的10:303、发货免运费金额的要求广州万孚、北京热景：单笔订货金额高出5000元宁波普瑞柏、北京华宇亿康、厦门新创：单笔订货金额高出1000元北京德善康：单笔订货试剂类产品9000元，耗材类产品7000元平常采买特别情况紧急订货客户要求当日发货的，但企业没有库存的，采买部门需要与供应商的地域销售经理或供应商内勤主管人员协调直接将产品发到客户手中特别注意：需在订货单中或口头见告供应商不能够供应含有产品单价的单据二、查收入库1、来货后，采买内勤依据供应商供应的单据核对产品数量、批号、有效期2、查察产品外包装可否有破坏有破坏的直接见告供应商内勤，安排退换货（发生该情况的必定在CRM软件中客户关系日志表现出来，并抄送给相关人员）3、管家婆软件产品录入：按批号、有效期、数量记录。随货携带进项发票的，同时录入到管家婆中三、采买咨询：1、接收需咨询的产品名称、用途、可否指定品牌要求2、同种咨询的供应商最少应保持3家及以上3、将结果见告相关人员特别说明：结果指的是产品的市场成交报价也许是公益建议的客户成交价格而不是企业实质的采买（进货）价格4、进行采买谈判5、采买申请、审批、合同签订6、采买，索要供应商资质、合相同相关证件汇款7、货物追踪特别备注首营企业和首次经营品种一、定义：1、首营企业系指购进体外诊断试剂也许医疗设备时，与本企业首次发生体外诊断试剂也许医疗设备供需关系的生产企业或经营企业；、首次经营品种系指本企业向某一体外诊断试剂也许医疗设备生产企业首次购进的体外诊断试剂，包括体外诊断试剂也许医疗设备的新规格、新剂型、新包装。二、首营企业的审察：1、采买部对供货企业的法定资格进行审察,包括《医疗器械生产同意证》/《医疗器械经营同意证》和《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码》并索取加盖供货单位原印章的复印件。《医疗器械生产同意证》/《医疗器械经营同意证》：范围中必定包括“体外诊断试剂”字眼2、审察供货方销售人员的合法资格，即供货方法人对其销售人员的盖有鲜章的授权委托书和销售人员身份证复印件。三、首次经营品种审察：1、对首次经营品种审察必定具备的资料包括：体外诊断试剂生产批件（赞成文号）、注册证（含注册登记表）质保协议。2、购入首次经营品种入库查收时，应凭该品种同批号的产品检验报告书查收入库，否则拒收。以上资料均由采买部门归档备案四、采买谈判1、已合作供应商：每年的3月份前与供应商就合同的任务量、返利及其他附加条件进行谈判，完成一致后签订采买合同。需要注意的是：返利形式，是以货物的形式还是以抵扣货款的形式进行返利。返利的时间一般为3月份从前完成对经销商上一年度的赠予任务量由企业总经理详尽规定，但采买内勤必定出具月度及年度采买数据报表协助完成、首次合作的供应商必定将采买合同及供应商代表提及的各项优惠政策进行整理解析后交由企业相关部门人员审批后方可进行合同的签订五、每周采买计划的拟定、拟定时间：每周四上午2、完成拟定时间：每周四下午17:00从前完成、时间段规定：完成下周一至周五客户订货数量的评估、评估依据：由库管供应实时库存情况、商务内勤按产品订货周期进行估计、商务内勤实质联系情况、最低库存标准要求5、提交审察时间：周五上午12:00从前6、提交方式：CRM客户管理软件六、供应商来往账目核对、采买数据报表的提交1、供应商来往账目核对：每季度要与供应商进行来往账目的核对；对于频频合作的供应商争取做到每个月进行账目的核对，最长不得高出2个月进行一次的核对1.1核对的内容：订货明细（产品及数量）、汇款金额及日期、机器的数量、押金的扣减、进项发票开具等1.2要求必定有书面也许电子表格的形式，双方必定加盖公司公章1.3核对结果必定在汇款本中和CRM中详尽进行记录2、采买数据报表的提交1.1报表内容：采买内勤需每个月如期提交当月的采买数据报表，涵盖内容为当月的采买金额总计、分项统计、主要合作产品数量的统计1.2提交时间：次月的5号从前提交七、应付账款统计、发票催缴1、采买内勤每个月应付有账期的供应商统计未付账款金额，提交时间为每个月的10号从前2、发票催缴：每个月应实时催缴进项发票3、对于已收的发票要实时录入到电子表格中备注：每个月20日采买内勤必定将当月已收的发票金额总计见告企业相关人员八、资质/证件/彩页/授权书辨别、索要、管理1、采买内勤在订货时检查供应商资质/证件/彩页可否缺少，若出缺少应在订货时见告供应商2、采买内勤应实时索要并更新供应商的开具的授权书3、资质、证件：等同于首营资质和首营品种企业证件为：医疗器械经营/生产同意证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证产品证件：注册证及登记表医疗器械经营同意证有效期为5年,经营/生产范围必定注明有“体外诊断试剂也许生化试