如何编写职务说明书 课件

人力资源项目系列交流-如何编写职务说明书-XX体育用品有限公司人力资源项目系列交流XX体育用品有限公司今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项今日议题职务说明书的意义职务说明书有助于解决XX公司长期以来权责界定不清的问题举例一：质检经理XX公司现状处理建议现任质检经理精通鞋业产品，主要负责鞋业产品质量检验，其职务说明书误将鞋业主管职能混入界定经理与主管的工作内容，明确质检主管工作内容及权责，本情况处理为质检经理（兼鞋业质检主管），对其考核参考经理和主管二份说明书举例二：财务协理财务协理职位设置考虑的因素有二：一是任职人员的软硬指标尚未达到经理标准；二是为可能合适的人选留下空缺。属于因人设岗明确财务经理工作内容与权责，现财务协理代行经理职责，待遇不变。设立主管职位，明确权限。根据某某访谈记录职务说明书有助于解决XX公司长期以来权责界定不清的问题举例一职务说明书有助于解决XX公司高速成长中的梯队建设力度不够的问题晋升岗位轮换高速成长类公司的人力资源来源于公司外部和内部。内部人才的梯队建设将对公司的繁荣稳定起重要作用内部岗位轮换制度及晋升制度是梯队建设的必要支持职务说明书明确了员工可轮换及晋升的职位。职务说明书有助于解决XX公司高速成长中的梯队建设力度不够的问职务说明书有助于节省XX公司新进员工、其上级主管、培训专员的时间及精力挑选范围过宽候选人不理解工作内容面试周期长员工招聘员工入职培训员工在职训练缺乏职务说明书拥有职务说明书新员工困惑较多导师指导时间长培训专员受抱怨次数多挑选范围适度候选人误投次数减少面试周期短新员工经常询问该做什么上级指导时间长新员工工作错误较多新员工困惑较少导师指导时间短培训专员受抱怨次数少新员工询问怎么做，而不是做什么上级指导时间短新员工工作错误较少根据某某访谈记录职务说明书有助于节省XX公司新进员工、其上级主管、培训专员的今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项今日议题职务说明书的意义职务分析七种方法典型事例法工作日志法工作实践法观察法面谈法问卷法资料分析法职务分析七种方法典型事例法方法一：典型事例法（关键事件法）方法描述：对特别有效和特别无效的的工作者行为进行描述，加以归纳。优点：可揭示工作的动态缺点：耗费大量时间收集、归纳信息方法二：工作日志法方法描述：员工填写工作日志，在日志基础上加以分析优点：信息可靠性高，成本低缺点：使用范围较狭窄，归纳起来较烦琐方法一：典型事例法（关键事件法）方法描述：对特别有效和特别无方法三：工作实践法方法描述：亲身实践具体工作优点：可真实了解该职务工作情况缺点：需大量训练才能掌握的工作不适用，危险性工作不适用方法四：观察法方法描述：通过一段时间对工作的观察，归纳观察到的工作优点：客观、正确缺点：不适用于脑力劳动或较长周期的工作，不易观察到紧急情况处理方法三：工作实践法方法描述：亲身实践具体工作方法四：观察法方方法五：面谈法方法描述：访问工作人员本人或其主管人员，以了解工作说明中原来填写的各项目的正确性，或对原填写事项有所疑问，以面谈方式加以澄清的方法优点：资料获取较充分缺点：有信息失真的可能性面谈方式：个人面谈、集体面谈、管理人员面谈面谈内容：工作目标，组织为什么设立这一职务，根据什么确定对职务的报酬。工作内容，任职者在组织中有多大的作用，其行动对组织产生的后果有多大。工作的性质和范围，是面谈的核心。主要了解该工作在组织中的关系、其上下属职能的关系、所需的一般技术知识、管理知识、人际关系知识、需要解决问题的性质以及自主权。所负责任，涉及组织、战略政策、控制、执行等方面。方法五：面谈法方法描述：访问工作人员本人或其主管人员，以了解方法六：问卷法方法描述：设计有效问卷，选定员工在一定时间内填写，通过问卷收集分析找到有效信息。优点：节省时间和经费。适用于较多职务分析的项目缺点：整理困难，如果回答者不够耐心，会有偏差方法六：问卷法方法描述：设计有效问卷，选定员工在一定时间内填方法七：资料分析法方法描述：根据各企业的具体情况，对岗位责任制结合企业现有资料添加一些必要的内容，则可形成一份完整的职务说明书。优点：效率较高缺点：不能克服原有问题。方法七：资料分析法方法描述：根据各企业的具体情况，对岗位责任今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项今日议题职务说明书的意义职务分析问卷系统（PAQ）职务分析问卷系统（PAQ）职务分析问卷系统(PAQ)是编写职务说明书的基础六大类内容六大评价尺度信息输入脑力劳动工作输出与其他人的关系工作环境其他使用程度对职务的重要性时间责任适用性其他PAQ揭示了组织、工作和人三者之间的相互关系职务分析问卷系统(PAQ)是编写职务说明书的基础六大类内容六问卷内容简介1、信息输入：任职者在执行工作时从何处、如何获得信息。2、脑力劳动：该职务包括哪些推理、决策、计划和信息处理活动。3、工作输出：任职者执行工作时从事哪些体力活动，使用什么样的工具和装置。4、与其他人的关系：在执行工作时需要与其他人员发生何种关系。5、工作环境：任职者在何种物理环境和社会环境下工作。6、其他工作特征：与职务有关的其他活动、条件和特点等。问卷内容简介1、信息输入：任职者在执行工作时从何处、如何获今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项今日议题职务说明书的意义职务说明书样本职务说明书样本填写事项题头正文工作内容：不宜超过10项权限与责任：建议权、分配权、安排权、奖惩权、监督权、审核权等所受上级的指导：上级职务、指导方式所予下级的指导：指导对象及方式岗位资格要求：学历、工作经验岗位技能要求：技能与专业知识填写事项题头正文工作内容：不宜超过10项题头需填写的信息说明职务名称指的是任职岗位的称谓，如信息发展部部门经理。职务编号的格式为XX公司—部门—编号，如LN-FI-001：LN为XX公司的英文缩写；FI为财务部门的英文缩写；编号中百位数0代表部门经理或其直接下属（不归属下辖小组），1，2，3分别代表不同小组，个十位数按照各组情况从组长开始依次排序。直属上级指的是在业务上给予直接指令的上级，如生产跟单员的直接上级是生产主管。所属部门指的是该职务员工工作关系隶属的部门，如质检员所属部门为质检部。工资级别为该职务聘用员工的工资级别范围，如部门经理为经理三级~一级。直接管理人数为直接向该职务汇报工作的员工人数，如信息发展部部门经理为6，原因是6个小组组长直接向其汇报工作。岗位目的指的是设置该岗位的最重要的原因，用一句话概括。题头需填写的信息说明职务名称指的是任职岗位的称谓，如信息发展正文需填写事项说明工作内容填写该职务员工80%以上工作时间从事的具体工作。权限与责任规定该员工在何类事情上有何种权限及承担的相应责任。所受上级的指导需列明上级的职务及指导方式，指导方式可写沟通方式或以功能区分，如接受财务部经理口头与书面指导的或业务指导。关键绩效指标一栏由某某公司组织填写。岗位资格要求一栏列明承担该职务者需具备的学历与工作经验，学历项可注明相关专业，如大学本科以上，服装工程相关专业。本说明书未特殊说明者均为包含关系，即大学本科以上=大学本科及以上。岗位技能要求一栏列明专业知识和能力两类，专业知识指的是对所从事工作职能及工作内容相关的知识，能力指的是从事该工作所必需的主要能力。职业发展针对中层及中层以下员工，列明可调动或晋升的主要职位。正文需填写事项说明工作内容填写该职务员工80%以上工作时间从职务说明书是相对静态的指导性文件，其内涵是动态发展的随着公司的发展壮大，职务说明书中工作内容、权限与责任是需要做出相应改变的在一段时间内，职务说明书有一定的参考价值职务说明书的结构可以是不变的职务说明书的标准用语可以是规范化的，不变的职务说明书是相对静态的指导性文件，其内涵是动态发展的随着公司规范化的语言是职务说明书编写的重要准则责任：对...负责工作内容：动宾结构为主专业知识：精通、熟练掌握、掌握、熟悉、了解职业发展：调任、晋升举例四项：规范化的语言是职务说明书编写的重要准则责任：工作内容：专业知标准化的结构是“结构型职务说明书”的特点在以上几家公司里，我们应用了基本相同的结构，充分体现职务说明书结构标准化的特点。当然，某某公司也乐于接受客户要求，根据具体情况做出相应调整。资料来源：某某数据库标准化的结构是“结构型职务说明书”的特点在以上几家公司里，我统一的编写流程是编写效率较高的主要原因发放问卷问卷整理人员访谈核实问题编写职务说明书XX公司人力资源项目是XX公司借外脑与练内功相结合的项目，在职务说明书编写阶段已充分体现这一特点。职务说明书编写流程基于XX公司的特点，由某某公司及XX公司人力资源部共同组织控制。统一的编写流程是编写效率较高的主要原因发放问卷问卷填写的完全性是职务说明书编写成功的保障成功之处：开发中心的员工能够积极认真地填写问卷。不足之处：大量问卷填写的工作内容不够详实，影响了职务说明书的完整性。设计开发中心服装主管服务主管鞋业主管产品设计组技术组面辅料组工艺组板师组制作组产品设计组技术组工艺组板师组制作组模具组电脑维护固定资产管理问卷填写的完全性是职务说明书编写成功的保障成功之处：开发中心职务说明书是工作描述体系的纲领性文件流程设计组织结构定岗定编明确部门职责职务说明书横向为职务资料体系，描述了岗位的主要工作信息工作规范/操作规程工作报告标准工作计划标准岗位培训教材公共职务资料纵向描述了信息沟通的层级职务说明书是工作描述体系的纲领性文件流程设计组织结构定岗定编工作规范、工作计划、工作总结和部门内流程也是工作描述体系的重要组成部分工作规范、工作计划、工作总结和部门内流程也是工作描述体系的重演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！人力资源项目系列交流-如何编写职务说明书-XX体育用品有限公司人力资源项目系列交流XX体育用品有限公司今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项今日议题职务说明书的意义职务说明书有助于解决XX公司长期以来权责界定不清的问题举例一：质检经理XX公司现状处理建议现任质检经理精通鞋业产品，主要负责鞋业产品质量检验，其职务说明书误将鞋业主管职能混入界定经理与主管的工作内容，明确质检主管工作内容及权责，本情况处理为质检经理（兼鞋业质检主管），对其考核参考经理和主管二份说明书举例二：财务协理财务协理职位设置考虑的因素有二：一是任职人员的软硬指标尚未达到经理标准；二是为可能合适的人选留下空缺。属于因人设岗明确财务经理工作内容与权责，现财务协理代行经理职责，待遇不变。设立主管职位，明确权限。根据某某访谈记录职务说明书有助于解决XX公司长期以来权责界定不清的问题举例一职务说明书有助于解决XX公司高速成长中的梯队建设力度不够的问题晋升岗位轮换高速成长类公司的人力资源来源于公司外部和内部。内部人才的梯队建设将对公司的繁荣稳定起重要作用内部岗位轮换制度及晋升制度是梯队建设的必要支持职务说明书明确了员工可轮换及晋升的职位。职务说明书有助于解决XX公司高速成长中的梯队建设力度不够的问职务说明书有助于节省XX公司新进员工、其上级主管、培训专员的时间及精力挑选范围过宽候选人不理解工作内容面试周期长员工招聘员工入职培训员工在职训练缺乏职务说明书拥有职务说明书新员工困惑较多导师指导时间长培训专员受抱怨次数多挑选范围适度候选人误投次数减少面试周期短新员工经常询问该做什么上级指导时间长新员工工作错误较多新员工困惑较少导师指导时间短培训专员受抱怨次数少新员工询问怎么做，而不是做什么上级指导时间短新员工工作错误较少根据某某访谈记录职务说明书有助于节省XX公司新进员工、其上级主管、培训专员的今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项今日议题职务说明书的意义职务分析七种方法典型事例法工作日志法工作实践法观察法面谈法问卷法资料分析法职务分析七种方法典型事例法方法一：典型事例法（关键事件法）方法描述：对特别有效和特别无效的的工作者行为进行描述，加以归纳。优点：可揭示工作的动态缺点：耗费大量时间收集、归纳信息方法二：工作日志法方法描述：员工填写工作日志，在日志基础上加以分析优点：信息可靠性高，成本低缺点：使用范围较狭窄，归纳起来较烦琐方法一：典型事例法（关键事件法）方法描述：对特别有效和特别无方法三：工作实践法方法描述：亲身实践具体工作优点：可真实了解该职务工作情况缺点：需大量训练才能掌握的工作不适用，危险性工作不适用方法四：观察法方法描述：通过一段时间对工作的观察，归纳观察到的工作优点：客观、正确缺点：不适用于脑力劳动或较长周期的工作，不易观察到紧急情况处理方法三：工作实践法方法描述：亲身实践具体工作方法四：观察法方方法五：面谈法方法描述：访问工作人员本人或其主管人员，以了解工作说明中原来填写的各项目的正确性，或对原填写事项有所疑问，以面谈方式加以澄清的方法优点：资料获取较充分缺点：有信息失真的可能性面谈方式：个人面谈、集体面谈、管理人员面谈面谈内容：工作目标，组织为什么设立这一职务，根据什么确定对职务的报酬。工作内容，任职者在组织中有多大的作用，其行动对组织产生的后果有多大。工作的性质和范围，是面谈的核心。主要了解该工作在组织中的关系、其上下属职能的关系、所需的一般技术知识、管理知识、人际关系知识、需要解决问题的性质以及自主权。所负责任，涉及组织、战略政策、控制、执行等方面。方法五：面谈法方法描述：访问工作人员本人或其主管人员，以了解方法六：问卷法方法描述：设计有效问卷，选定员工在一定时间内填写，通过问卷收集分析找到有效信息。优点：节省时间和经费。适用于较多职务分析的项目缺点：整理困难，如果回答者不够耐心，会有偏差方法六：问卷法方法描述：设计有效问卷，选定员工在一定时间内填方法七：资料分析法方法描述：根据各企业的具体情况，对岗位责任制结合企业现有资料添加一些必要的内容，则可形成一份完整的职务说明书。优点：效率较高缺点：不能克服原有问题。方法七：资料分析法方法描述：根据各企业的具体情况，对岗位责任今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项今日议题职务说明书的意义职务分析问卷系统（PAQ）职务分析问卷系统（PAQ）职务分析问卷系统(PAQ)是编写职务说明书的基础六大类内容六大评价尺度信息输入脑力劳动工作输出与其他人的关系工作环境其他使用程度对职务的重要性时间责任适用性其他PAQ揭示了组织、工作和人三者之间的相互关系职务分析问卷系统(PAQ)是编写职务说明书的基础六大类内容六问卷内容简介1、信息输入：任职者在执行工作时从何处、如何获得信息。2、脑力劳动：该职务包括哪些推理、决策、计划和信息处理活动。3、工作输出：任职者执行工作时从事哪些体力活动，使用什么样的工具和装置。4、与其他人的关系：在执行工作时需要与其他人员发生何种关系。5、工作环境：任职者在何种物理环境和社会环境下工作。6、其他工作特征：与职务有关的其他活动、条件和特点等。问卷内容简介1、信息输入：任职者在执行工作时从何处、如何获今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项今日议题职务说明书的意义职务说明书样本职务说明书样本填写事项题头正文工作内容：不宜超过10项权限与责任：建议权、分配权、安排权、奖惩权、监督权、审核权等所受上级的指导：上级职务、指导方式所予下级的指导：指导对象及方式岗位资格要求：学历、工作经验岗位技能要求：技能与专业知识填写事项题头正文工作内容：不宜超过10项题头需填写的信息说明职务名称指的是任职岗位的称谓，如信息发展部部门经理。职务编号的格式为XX公司—部门—编号，如LN-FI-001：LN为XX公司的英文缩写；FI为财务部门的英文缩写；编号中百位数0代表部门经理或其直接下属（不归属下辖小组），1，2，3分别代表不同小组，个十位数按照各组情况从组长开始依次排序。直属上级指的是在业务上给予直接指令的上级，如生产跟单员的直接上级是生产主管。所属部门指的是该职务员工工作关系隶属的部门，如质检员所属部门为质检部。工资级别为该职务聘用员工的工资级别范围，如部门经理为经理三级~一级。直接管理人数为直接向该职务汇报工作的员工人数，如信息发展部部门经理为6，原因是6个小组组长直接向其汇报工作。岗位目的指的是设置该岗位的最重要的原因，用一句话概括。题头需填写的信息说明职务名称指的是任职岗位的称谓，如信息发展正文需填写事项说明工作内容填写该职务员工80%以上工作时间从事的具体工作。权限与责任规定该员工在何类事情上有何种权限及承担的相应责任。所受上级的指导需列明上级的职务及指导方式，指导方式可写沟通方式或以功能区分，如接受财务部经理口头与书面指导的或业务指导。关键绩效指标一栏由某某公司组织填写。岗位资格要求一栏列明承担该职务者需具备的学历与工作经验，学历项可注明相关专业，如大学本科以上，服装工程相关专业。本说明书未特殊说明者均为包含关系，即大学本科以上=大学本科及以上。岗位技能要求一栏列明专业知识和能力两类，专业知识指的是对所从事工作职能及工作内容相关的知识，能力指的是从事该工作所必需的主要能力。职业发展针对中层及中层以下员工，列明可调动或晋升的主要职位。正文需填写事项说明工作内容填写该职务员工80%以上工作时间从职务说明书是相对静态的指导性文件，其内涵是动态发展的随着公司的发展壮大，职务说明书中工作内容、权限与责任是需要做出相应改变的在一段时间内，职务说明书有一定的参考价值职务说明书的结构可以是不变的职务说明书的标准用语可以是规范化的，不变的职务说明书是相对静态的指导性文件，其内涵是动态发展的随着公司规范化的语言是职务说明书编写的重