如何使用Word样式提高工作效率

高级办公软件市场营销系bbs（第５版）打造职场核心竞争力职业竞争力的巧妙提升高效办公的秘密武器22022/12/31徐州师范大学管理学院宋庆军bbs第02讲

使用Word样式提高工作效率32022/12/31第02讲使用Word样式提高工作效率一、学习目标二、样式的概念与应用1.理解样式的概念2.使用现有的样式格式化文档三、创建个性化的样式1.使用“修改法”定制现有样式2.使用“命名法”创建个性的样式3.使用“从头创建法”创建自己的样式4.修改“正文”样式42022/12/31第02讲使用Word样式提高工作效率四、样式的管理1.重命名和删除无用的样式2.查找和替换样式3.样式添加快捷键五、样式应用体验六、小结52022/12/31第02讲使用Word样式提高工作效率使用好Ｗord,以提高工作效率，使工作变得轻松些的途径有很多，但是，样式绝对是重要的途径之一。为什么要这样说？我们可以回想一下日常运用Word工作时的情形。除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上。而样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。花些时间学习好样式，可以让工作效率成倍提高、节约大量的时间，因此学好样式的使用是非常有意义的。62022/12/31一、学习目标1.如何利用样式快速地格式化文档?这个任务比较具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文档，而且希望高效率地完成这个工作。2.如何让企业的公文具备统一的格式?在企业中常常利用Word制作公文，好好地利用样式，是实现这个目标的有效途径之一。72022/12/31二、样式的概念与应用1.理解样式的概念2.使用现有的样式格式化文档82022/12/311.理解样式的概念所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说：样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的集合。92022/12/311.理解样式的概念举个例子，比如在某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋予它一个形象的名称——“说明样式”。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说明样式”就可以了。下面我们将在“思科乐器销售概要(原始文件)”案例文档中，逐步学习操练关于样式使用的各种基本技能，掌握了这些技能后，我们就可以轻松高效地完成前面提出的应用任务了。102022/12/312.使用现有的样式格式化文档本小节的学习目标是学会打开“样式和格式”任务窗格，并且使用已有样式格式化文档。1.启动Word2003，打开“基本应用能力培训(原始文件)”，即案例文件一。2.我们可以通过两种方法打开“样式和格式”任务窗格：一是单击工具栏上的“格式窗格”按钮(图1)；二是如果“新建文档”任务窗格已经打开，则单击其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“样式和格式”命令(图2)。112022/12/232.使用现有的样样式格式化文文档图1122022/12/232.使用用现现有有的的样样式式格格式式化化文文档档132022/12/232.使用用现现有有的的样样式式格格式式化化文文档档3.““样式式和和格格式式””任任务务窗窗格格打打开开之之后后，，我我们们可可以以看看到到它它的的列列表表中中列列出出了了现现有有的的几几种种样样式式，，如如““标标题题1””、““标标题题2””等。。下下面面我我们们将将练练习习使使用用这这些些现现成成的的样样式式。。4.在案案例例文文件件中中，，大大家家可可以以看看到到相相应应标标题题后后面面的的括括号号中中标标明明了了该该标标题题的的等等级级。。现现在在把把插插入入点点定定位位于于““执执行行概概要要(标题题1)””段落落，，然然后后用用鼠鼠标标点点一一下下““样样式式和和格格式式””任任务务窗窗格格中中的的““标标题题1””，这这时时可可以以看看到到插插入入点点所所在在的的段段落落被被应应用用了了““标标题题1””样式式(图3)。142022/12/232.使用用现现有有的的样样式式格格式式化化文文档档152022/12/232.使用现有有的样式式格式化化文档5.接下来用用同样的的方法为为案例文文档其它它的标题题指定相相应的标标题样式式，全部部完成后后请保存存一下文文件。162022/12/23三、创建建个性化化的样式式通过上面面的操作作，我们们已经学学会了使使用现成成的样式式来修饰饰文档。。可能你你已经发发现，现现成的样样式并不不一定总总是符合合自己的的要求，，下面就就来看看看通过修修改或创创建样式式，使之之符合个个性需求求的几种种常用方方法。172022/12/231.使用“修改法”定制现有有样式假设我们们想把使使用“标标题1”样式段落落的格式式改为““黑体、三三号、蓝蓝色”，以满满足自己己文档的的独特要要求。要要实现这这个更改改，可以以用两种种办法，，下面分分别说明明。182022/12/231.使用“修改法”定制现有有样式方法一：：1.将鼠标指指针移到到“样式式和格式式”任务务窗格中中“标题题1”样式名处处，并单单击其右右边的下下拉箭头头，在弹弹出的菜菜单中选选择“修修改”命命令(图4)。192022/12/231.使用“修改法”定制现有有样式图4202022/12/231.使用“修改法”定制现有有样式2.接着弹出出“修改改样式””对话框框，通过过该对话话框，我我们把字字型改为为“黑体体”，字字号改为为“三号号”，然然后单击击“格式式”按钮钮，在弹弹出的菜菜单中选选择“字字体”命命令，并并通过打打开的““字体””对话框框设置字字体颜色色为“蓝蓝色”(图5)。212022/12/231.使用“修改法法”定制现现有样样式222022/12/231.使用“修改法法”定制现现有样样式3.设置好好之后后单击击两次次“确确定””按钮钮，返返回Word主界面面，我我们可可以看看到所有使使用““标题题1”样式的的段落落外观观，都都根据据上面面的设设置进进行了了更改改。现在在是不不是已已初步步体会会到了了样式式的高高效性性？方法一一是比比较方方便的的方法法，它它是通通过““样式式和格格式””任务务窗格格，对对相应应的样样式利利用其其“修修改””命令令和相相应的的对话话框进进行更更改设设置。。那么么，可可不可可以不不进入入对话话框而而直接接进行行更改改呢？？答案案是肯肯定的的，请请看下下面的的方法法二。。232022/12/231.使用“修改法法”定制现现有样样式方法二二：1.为了方方便我我们对对方法法二的的操作作进行行测试试，先先执行行“编编辑→→撤销销”命命令，，让使使用““标题题1”样式的的段落落仍保保持默默认状状态。。2.接着我我们随随意选选中一一个使使用““标题题1”样式的的段落落，比比如““执行行概要要(标题1)””，然后后用常常规的的方法法通过过格式式工具具栏或或菜单单“格格式→→字体体”命命令，，将该该段落落格式式设置置为““黑体体、三三号、、蓝色色”。。3.这时可可以看看到““样式式和格格式””任务务窗格格中““标题题1”样式的下方方显示出更更新后的样样式名(图6)。242022/12/231.使用“修改法”定制现有样样式图6252022/12/231.使用“修改法”定制现有样样式4.同时你可以以拖动一下下滚动条，，看看文档档中其他使使用“标题题1”的段落外观观仍保持原原状，用什什么方法让让它们也使使用更新后后的样式呢呢？5.先选中修改好好的“执行行概要(标题1)”段落，然后单击击“样式和和格式”任任务窗格中中“标题1”右边的下拉拉箭头，在在弹出的菜菜单中选择择“更新以以匹配选择择”命令(图7)。262022/12/231.使用“修改法”定制现有样样式图7272022/12/231.使用“修改法”定制现有样样式6.执行该命令令后，所有有原来使用用“标题1”样式的段落落便都应用用了新的设设置。新增增的样式名名也随即消消失，新增增的格式参参数被添加加到了“标标题1”样式中。7.作为练习，，请试着用用上面介绍绍的两种方方法修改一一下“标题题2”和“标题3”，体会两种种方法的区区别和联系系。282022/12/232.使用用“命名名法法”创建建个个性性的的样样式式在实实际际的的行行文文过过程程中中，，我我们们的的文文档档中中可可能能含含有有很很多多注释释、、提提醒醒、、警警告告等特特殊殊的的段段落落，，而而这这些些段段落落我我们们常常常常希希望望用用特特殊殊的的格格式式来来修修饰饰它它，，以以便便让让文文档档具具备备更更好好的的可可读读性性。。这这时时，，我我们们就就可可以以创创建建个个性性的的样样式式来来快快速速修修饰饰这这些些段段落落的的外外观观。。用““命命名名法法””创创建建样样式式的的思思路路是是，，先先把把一一个个段段落落格格式式化化好好，，然然后后以以修修饰饰它它的的相相关关参参数数为为基基准准命命名名为为一一个个形形象象的的样样式式名名，，比比如如““注注释释样样式式””、、““说说明明样样式式””，，以以后后修修饰饰和和它它同同样样的的段段落落时时，，直直接接利利用用这这个个新新建建的的样样式式就就可可以以了了。。292022/12/232.使用用“命名名法法”创建建个个性性的的样样式式下面面我我们们在在案案例例文文件件中中为为说说明明性性段段落落建建立立样样式式，，并并命命名名为为““说说明明样样式式””。。1.在案案例例文文件件中中，，先先选选中中位位于于““任任务务(标题题2)””部分分的的““说说明明：：此此处处省省略略了了一一个个图图表表。。””段段落落，，先先对对它它进进行行修修饰饰。。2.用常常规规的的方方法法把把它它修修饰饰为为““宋体体、、倾倾斜斜、、下下划划线线”。。3.修饰饰完完成成后后，，把把鼠鼠标标指指针针移移到到““格格式式””工工具具栏栏左左侧侧““样样式式框框内内””，，当当显显示示反反白白时时输输入入样样式式名名称称““说说明明样样式式””(图11)，然然后后按按下下回回车车，，就就完完成成了了该该样样式式的的创创建建。。302022/12/232.使用“命名法”创建个性的样样式图11312022/12/232.使用“命名法”创建个性的样样式4.在“样式和格格式”任务窗窗格中可以看看到新增了““说明样式””样式名。322022/12/232.使用“命名法”创建个性的样样式332022/12/232.使用“命名法”创建个性的样样式5.下面我们用这这个新建的样样式来修饰另另一个说明段段落，它位于于“任务(标题2)”下方。将插入入点定位于该该段落，然后后用鼠标单击击一下“样式式和格式”任任务窗格中的的“说明样式式”即可完成成修饰。如果一篇文档档中有很多说说明段落要修修饰，用这样样的方法，是是不是比较高高效了呢？342022/12/233.使用“从头创建法”创建自己的样样式我们再来讲一一种创建样式式的方法，之之所以介绍它它，是因为它它有与前面的的方法有一些些不同的特性性。前面提到的““修改法”或或“命名法””固然相当方方便，但是它它也存在着不不足。就是用这些方方法创建的样样式在默认情情况下只能应应用于当前文文档，而利用用“从头创建建法”创建的的新样式，可可以指定到模模板中。这样，以后凡凡是使用该模模板创建的文文档均可使用用这个样式。。352022/12/233.使用“从头创建法”创建自己的样样式下面的操作，，我们将从头创建一个“报告标题”样式，并用用来修饰文章章的标题。1.在案例文件中中，单击“样式和格式”任务窗格中中的“新样式…”按钮，打开““新建样式”对话框。2.现在“名称”框内输入样样式名“报告标题”，然后设置置字型为“幼圆”，字号为““小二”。单击“格式”按钮，在弹弹出的菜单中中选择“段落”，在打开的的“段落”对话框中设设置对齐方式式为“居中”。362022/12/233.使用“从头创创建法法”创建自自己的的样式式图13372022/12/233.使用“从头创创建法法”创建自自己的的样式式3.单击““确定”返回回“新建样样式”对话话框，，然后后勾选选“添加到到模板板”复选选框，，单击击“确定”按钮钮后(图14)，可以以看到到任务务窗格格中增增加了了“报告标标题”的样样式名名，而而且该该样式式还被被添加加至模模板。。添加至至模板板的好好处是是，以以后用用建立立在该该模板板上的的新文文档都都包括括此样样式。382022/12/233.使用“从头创创建法法”创建自自己的的样式式图14392022/12/233.使用“从头创创建法法”创建自自己的的样式式4.测试：：上面面操作作完成成后先先保存存一下下，然然后关关闭。。再新新建一一个空空白文文档，，用前前面介介绍的的方法法打开开“样式和和格式式”任务务窗格格，可可以看看到刚刚才定定义的的“报告标标题”样式式出现现再““样式和和格式式”任务务窗格格中。。5.下面我我们使使用一一下““报告标标题”样式式。重重新打打开先先前的的案例例文档档一，，将插插入点点定位位于文文章标标题段段落““思科乐乐器销销售概概要(文章标标题)”，然后后单击击“样式和和格式式”任务务窗格格中的的“报告标标题”样式式名，，即可可看到到文章章标题题以样样式定定义的的外观观显示示(图15)。402022/12/233.使用“从头创创建法法”创建自自己的的样式式图15徐州师师范大大学管管理学学院Copyright©©2008共共69页页412022/12/234.修改改“正文文”样式式在WORD建立立一一新新文文档档时时，，默默认认地地使使用用了了““正正文文””样样式式，，当当然然，，如如果果默默认认的的““正正文文””样样式式不不符符合合行行文文要要求求，，也可可以以对它它进进行行更更改改。。具具体体方方法法和和上上面面介介绍绍的的方方法法一一类类似似，，下下面面的的操操作作中中，，假假设设我我们们要要将将““正正文文””样样式式修修改改为为““楷楷体体、、三三号号、、首首行行缩缩进进2字符符””。。1.还是是在在上上面面的的案案例例文文档档中中，，将将鼠鼠标标指指针针移移到到““样样式式和和格格式式””任任务务窗窗格格中中““正正文文””样样式式名名处处，，并并单单击击其其右右边边的的下下拉拉箭箭头头，，在在弹弹出出的的菜菜单单中中选选择择““修修改改””命命令令(图8)。徐州州师师范范大大学学管管理理学学院院Copyright©©2008共共69页页422022/12/234.修改改“正文文”样式式徐州州师师范范大大学学管管理理学学院院Copyright©©2008共共69页页432022/12/234.修改“正文”样式2.打开“修修改样式式”对话话框，通通过修改改对话框框设置字字型为““楷体””，字号号为“三三号”(图9)。接下来来单击““格式””按钮，，在弹出出的菜单单中选择择“段落落”命令令，打开开“段落落”对话话框，设设置特殊殊格式为为“首行行缩进2个字符””(图10)。徐州师范范大学管管理学院院Copyright©2008共共69页页442022/12/234.修改“正文”样式图９徐州师范范大学管管理学院院Copyright©2008共共69页页452022/12/234.修改“正文”样式图10徐州师范范大学管管理学院院Copyright©2008共共69页页462022/12/234.修改“正文”样式3.依次单击击“确定定”按钮钮后，可可以看到到文档中中使用““正文””样式的的段落根根据设置置进行了了更改。。值得注意意的是，，由于WORD中的一些些标准样样式都是是以“正正文”为为基础创创建的，，因而如如修改了了“正文文”样式式，则也也会使以以“正文文”为基基础创建建的标准准样式作作相应的的改变，，这可能能是我们们所不希希望的，，所以，，一般情情况下是是不要轻轻意修改改“正文文”样式式的。472022/12/23四、样式式的管理理所谓应该该掌握的的样式基基本技能能，就是是指在样样式的管管理和提提高样式式运用效效率方面面，常常常需要执执行的操操作所需需的能力力，它们们包括：：重命名和和删除无无用的样样式、查查找和替替换样式式和为样样式添加加快捷键键。掌握好了这些些基本技能，，就可以更好好地组织管理理样式，以及及提高使用样样式的效率。。482022/12/231.重命名和删除除无用的样式式重命名样式在上面的案例例文件中，单单击“样式和格式”任务窗格中中要重命名的的样式(比如“报告标题”)右边的下拉按按钮，在弹出出的菜单中选选择“修改”命令，打开开“修改样式”对话框。在“样式名称”框内输入新新的样式名，，如“文章标题”，单击确定定即可。492022/12/231.重命名和删除除无用的样式式删除无用的样样式单击“样式和格式”任务窗格中中要删除样式式的右边的下下拉箭头，在在弹出的菜单单中选择“删除”命令，显示示“确认删除”的对话框，，单击“确定”即可。502022/12/232.查找和替换样样式有时，当我们们更改模板或或者从另一个个文档复制文文本时，你会会发现整个文文档中的段落落样式出现了了问题。这时时，我们就可可以通过“查找和替换”命令将一个个样式替换成成另一样式。。下面的操练，，我们将把““标题2”样式替换成““标题3”，这个操作只只是为了学习习使用“查找和替换样样式”，它本身并并不具有实际际意义(因为在本文档档中这个操作作是不必要的的)。512022/12/232.查找和替换样样式为了后面的操操作能够顺利利进行，完成成这个替换后后，我们将执执行“编辑→撤消”命令，取消消这个操作。。1.在案例文档中中，选择“编辑→查找”命令，或者者按下Ctrl＋F，打开“查找和替换”对话框。单单击“高级”按钮，以便便查看对话框框的所有选项项。2.选择“替换”选项卡，先先将光标定位位于“查找内容”框中，然后后单击“格式”按钮，在弹弹出的菜单中中选择“样式”命令(图16)，打开“查找样式”对话框。522022/12/232.查找和替换样样式图16532022/12/232.查找和替换样样式3.在“查找样式”对话框中选选择要查找的的样式“标题2”，并单击“确定”按钮返回““查找和替换”对话框。图17542022/12/232.查找和替换换样式4.然后把光标标定位于““替换为”框内，单单击“格式”按钮，在在弹出的菜菜单中选择择“样式”命令，打打开“替换样式”对话框，，选择替换换为的样式式“标题3”单击“确定”按钮返回回“查找和替换换”对话框。。5.可以看到““查找内容”框和“替换为”框下方““格式”右边出现现了要查找找的样式““标题2”和替换为的的样式“标题3”(图18)。确认无误误之后，就就可以单击击“全部替替换”按钮钮，完成样样式的替换换操作。552022/12/232.查找和替换换样式562022/12/232.查找和替换换样式6.可以先浏览览一下替换换后的效果果，为了后后面的操作作能够正常常进行，执执行菜单““编辑→撤消消”命令，撤撤消替换样样式的操作作。572022/12/233.样式添加快快捷键前面使用样样式的过程程中，我们们主要是用用鼠标操作作。如果为为样式添加加快捷键，，我们就可可以通过键键盘调用样样式，更快快速地修饰饰文档，从从而可以大大大提高工工作的效率率。这种方方法特别适适合当文档档已经输入入完成，剩剩余的工作作就是要修修饰文档的的场合。为了能够体体会这种方方法的高效效性，请打打开刚开始始时制作的的案例文件件二，也就就是说我们们要从头开开始。582022/12/233.样式添加快快捷键1.打开案例文文件二后，，先打开““样式和格式式”任务窗格格，然后单单击“标题1”样式名右边边的下拉箭箭头，在弹弹出的菜单单中选择““修改”命令。2.打开“修改”样式对话话框，然后后单击“格式”按钮，在在弹出的菜菜单中选择择“快捷键”命令，显显示“自定义键盘盘”对话框。。3.把光标定位位于“请按新快捷捷键”框内，然然后按下键键盘“F2”键，可以看看到该框内内显示“F2”。592022/12/233.样式添加快快捷键图19602022/12/233.样式添加快快捷键4.接着单击““指定”按钮，““当前快捷键键”框内显示示指定的快快捷键“F2”，确认正确确之后单击击“关闭”按钮，返返回“修改样式”对话框。。612022/12/233.样式式添添加加快快捷捷键键图20622022/12/233.样式式添添加加快快捷捷键键5.通常常勾勾选选““添加加到到模模板板”复复选选框框，，这这样样这这个个快快捷捷键键的的设设定定，，在在以以后后以以该该模模板板创创建建的的文文档档中中都都可可以以使使用用，，单单击击““确定定”完完成成快快捷捷键键的的添添加加。。632022/12/233.样式式添添加加快快捷捷键键图21642022/12/233.样式式添添加加快快捷捷键键6.接下下来来用用同同样样的的方方法法为为““标题题2”和““标题题3”样式式添添加加快快捷捷键键，，分分别别为为““标题题2”和““标题题3”添加加快快捷捷键键““F3”和““F4”。7.添加加完完成成后后，，可可以以初初步步体体会会一一下下用用快快捷捷键键操操作作的的威威力力了了。。把把左左手手放放到到快快捷捷键键上上，，右右手手控控制制方方向向键键，，当当插插入入点点位位于于需需要要使使用用““标题题1”样式式的的段段落落时时，，左左手手则则按按下下键键盘盘快快捷捷键键““F2””即可可完完成成对对该该段段落落的的修修饰饰，，其其它它标标题题段段落落的的修修饰饰方方法法依依此此类类推推。。8.下面面我我们们就就可可以以用用这这个个方方法法把把案案例例文文件件二二的的所所有有段段落落修修饰饰，，体体会会一一下下用用快