关于企业档案材料的收集与整理课件

关于企业档案材料的收集归档与整理山东省档案局赵林关于企业档案材料的收集归档与整理山东省档案局赵林1依法治档科学管理依法治档科学管理2关于企业档案工作的几个问题

一、档案、企业档案、企业档案工作二、关于企业档案工作的法规标准体系三、企业档案机构的设置四、企业文件材料的收集归档与要求五、做好归档文件材料收集归档工作的具体措施。六、企业档案的整理关于企业档案工作的几个问题一、档案、企业档案、企业档案工作3第一部分档案、企业档案、企业档案工作（一）档案（二）企业档案（三）企业档案工作第一部分档案、企业档案、企业档案工作（一）档案4（一）档案

《中华人民共和国档案法》规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（一）档案

《中华人民共和国档案法》规定：档案，是指过去和现5（二）企业档案国家档案局、国家经贸委、国家计委颁发《企业档案管理规定》是这样来定义企业档案的概念的：本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。（二）企业档案国家档案局、国家经贸委、国家计委颁发《企业档案61．企业档案的理解

这一定义包含了企业档案的四个要素：(1)企业档案的来源档案来源于人们的社会活动，企业档案来源于企业的各项活动。上至宏观经济规划，下至具体的生产调度细节，直接记录了企业各项生产经营与管理活动。企业的活动，具体来说，包括企业党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品生产和开发、财务管理、科研、设备仪器管理、基建和技术改造、干部职工个人管理等活动。那么，以上各项活动中形成的全部文件材料就是企业的所有档案。企业文件材料归档归的就是这十类活动产生的文件材料，也就是企业的归档范围，我们在下面还要讲到。(2)企业档案的条件不是所有的活动记录都需要、都可能转化为档案。企业在生产经营、管理活动中形成的文件材料要转化成为档案，一般需要三个条件：第一，必须是办理完毕的文件。正在承办中的文件不是档案，这些文件具有现行效用，要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来，以备今后查考利用。所谓办理完毕的文件，是指文件的处理程序和文件办理的事情已经完毕。第二，必须是具有一定保存价值的文件。由于工作需要而形成的文件数量是相当庞大的，这些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，有的对今后工作无参考作用，没有保存价值，于是这部份文件便被淘汰了。而那些对今后仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来。第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。文件不能就地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。1．企业档案的理解

这一定义包含了企业档案的四个要素：7(3)企业档案的载体档案是以制成材料为载体的，其形式是多种多样的。档案的制成材料有纸张、胶片、磁带、光盘等；记录方法有手写、印刷、摄录等；表达方式有文字、图表、声音、影像等。档案的形式随着社会信息处理技术的不断发展，在不断地发展变化(3)企业档案的载体82.从科技资料、科技档案到企业档案—从名称的演进看我们企业档案工作的发展。其实，关于企业档案这个概念的认识，人们有一个不断深化的过程。在建国初期，人们对企业档案的认识基本上处于感性认识阶段，笼统地把科技档案称之为“技术资料”，后开始上升为科技档案，以此同企业的文书档案来对应，直至1987年，才开始把二者统一起来，再加上企业其他门类的档案，统称企业档案。现在我们回顾一下国家关于科技档案和企业档案这两个名称的演进。2.从科技资料、科技档案到企业档案—从名称的演进看我们企业档9

①在建国初期，直至1957年9月，国务院第57次全体会议批准发布的《关于改进档案、资料工作的方案》，是第一个为建立和加强科技档案工作而制发的文件。从这个文件的名称我们可以看出，在当时，人们还是把档案与技术资料作为一个整体而谈的，把科技档案叫做技术资料，或技术档案资料，当时的档案员也有叫资料员的。②1959年12月召开的技术档案大连现场会，通过讨论，大家的认识有了质的飞跃，基本上抓住了科技档案的本质，形成并第一次提出了科学技术档案的概念，发布了我国科技档案工作第一个较为完备的法规性文件—(技术档案室暂行通则》，成为我国国家规模的科技档案事业建设与发展的重要标志;

①在建国初期，直至1957年9月，国务院第57次全体会议批10③1987年国家档案局、国家经委、国家计委，根据国务院有关文件精神制发了《国营企业档案管理暂行规定》(以下简称《规定》)，第一次提出并表述了企业档案的概念:即“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科技档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。”它规定了企业档案工作的宏观范围和原则，明确了企业档案是以科技档案为主体。将过去单纯地强调科技档案、文书档案上升到对各种企业档案的管理，成为企业档案事业发展过程中具有里程碑意义的一个法规文件。③1987年国家档案局、国家经委、国家计委，根据国务院有关文11④这个规定在实行了十多年后，经过修改，国家档案局、国家经贸委、国家计委于2002年7月22日联合下发，改称《企业档案管理规定》。⑤为了规范企业档案的管理，国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会2004年1月20日发布《国有企业文件材料归档办法》，对于企业档案的归档范围与要求作了具体规定，这也是我们今天这节课的重点。④这个规定在实行了十多年后，经过修改，国家档案局、国家经贸委12从上面我们可以看出，无论在法规制定还是在政策发布上，都清晰地体现出国家的视线正逐步从企业的技术资料、科技档案过渡到了企业档案。撇开其他，即使仅仅从技术资料、“科技档案”到“企业档案”，标志着企业档案管理的范围扩大，同时也标志着企业档案由分散的文书档案、科技档案管理，走向集中统一的企业档案管理，真正实现了企业档案工作“统一领导，集中管理”的原则。从上面我们可以看出，无论在法规制定还是在政策发布上，都13（三）企业档案工作（三）企业档案工作141．企业档案工作的基本内容档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、等六项工作（也有八项工作之说，另加检索、编研），通常称为档案工作的六个业务环节。企业档案工作也是如此。①收集。②整理。③鉴定。④保管。⑤统计。⑥利用。1．企业档案工作的基本内容档案工作的基本内容包括档案的收集、152．企业档案工作基本原则

企业档案工作的基本原则:“应贯彻统一领导、分级管理的原则，对各种门类和载体的档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于各方面对档案的有效利用。”Ⅰ统一领导、分级管理企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。企业在生产经营、管理活动中形成的档案，必须由企业设立的档案室集中管理，不得由各部门或个人分散保存。各单位已经保存若干年的并且需要长远保存的档案，必须要移交到各级各类档案馆集中管理。2．企业档案工作基本原则

企业档案工作的基本原则:“应贯彻统16Ⅱ维护档案的完整与完全

（1）维护档案的完整。档案的完整包括数量完整与质量完整两个方面：从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套，不使应集中保管的档案缺文短页，杂乱无章，能全面反映出企业工作活动面貌，这就是数量完整。从质量上说，要求将收集起来的档案，按照它们的内在联系系统地整理，不零乱，能真正系统地反映出企业工作活动面貌，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。否则，必然导致查考利用的困难，这就是质量完整。Ⅱ维护档案的完整与完全

（1）维护档案的完整。档案的完整包括17（2）维护档案的安全

档案的安全，包含着档案实体安全与档案内容安全二个方面：档案实体安全，就是在档案管理过程中，要努力采取科学措施，对企业档案进行很好的管理和保护，使其免遭损坏，尽量延长寿命；从内容安全上说，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。企业档案的完整与安全是密切联系的统一体，只有维护了企业档案的完整而无遗漏，才能有效地保证企业档案的安全；同时，只有维护了企业档案的安全而无丢失，才能更好地维护企业档案的完整。（2）维护档案的安全

档案的安全，包含着档案实体安全与档案内18Ⅲ便于各方面的利用便于各方面的利用，是企业档案工作的最终目的。档案工作必须为社会各方面提供档案服务，这体现了档案工作的服务性质，是档案工作的根本目的，是检验档案工作好坏的主要标准，是档案工作各项业务建设的出发点，它支配着档案工作的全过程。这种利用首先会出现在形成档案的企业内部，以满足企业工作本身对企业档案的现实需求。随着时间的推移，这种利用又会扩展到社会，以满足社会对企业档案的广泛而长远的需求。同时，这种利用应当是及时准确、切实有效的。Ⅲ便于各方面的利用便于各方面的利用，是企业档案工作的最终目的19第二部分

关于企业档案工作的法规标准体系1、档案法律。指由全国人大及其常委会制定的在全国范围内普遍适用的档案规范性文件的总称，其地位和效力仅次于宪法。目前我国有关档案工作的单行法律只有一部，即六届全国人大常委会1987年制定、八届全国人大常委会1996年修订的《档案法》。此外，其他单行法律中有很多有关档案的条款，如刑法第329条等。《刑法》第329条抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役。违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役。有前两款行为，同时又构成本法规定的其他犯罪的，依照处罚较重的规定定罪处罚。第二部分

关于企业档案工作的法规标准体系1、档案法律。指由全202、档案行政法规。指由国家最高行政机关——国务院在法定职权范围内为实施宪法和法律的规定制定和发布的有关档案行政管理的规范性文件的总称，包括条例、规定、办法等，其地位和效力低于宪法和法律。适用于企业档案工作的有《中华人民共和国档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》。2、档案行政法规。指由国家最高行政机关——国务院在法定职权范213、国务院部门规章。指依据法律和行政法规的规定，由国家档案局单独制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称，其地位和效力低于宪法、法律和行政法规。适用于企业档案工作的有国家档案局1991年7月4日发布的《工业企业档案分类试行规则》、国家档案局、国家经贸委、国家计委2002年7月22日联合下发的《企业档案管理规定》、国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会2004年1月20日发布实施的《国有企业文件材料归档办法》、国家档案局2005年5月8日发布的《关于加强企业信息化建设的意见》。3、国务院部门规章。指依据法律和行政法规的规定，由国家档案局22以上有关企业档案工作的法津、法规与规章具有强制性，企业必须执行，不仅是企业档案部门要执行，而且要求企业法人必须要执行。以上有关企业档案工作的法津、法规与规章具有强制性，企业必须执234、标准。企业终究是自主经营、自我发展、自我完善的主体，从档案工作来讲，企业根据自己的情况，有权制定适合自己业务的一些规定。我们从为企业服务的角度出发，把有些涉及企业档案业务方面的文件，用标准的形式来发布，如《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《工业企业档案分类编号规则》等。另外还有一些关于重点建设项目档案管理、照片档案、会计档案管理的标准。等。标准是属于推荐性的，企业可以执行，也可以不执行，也可以结合自己的特点进行修改、补充，结合自己的实际情况来执行。4、标准。企业终究是自主经营、自我发展、自我完善的主体，从档245．文件。以文件、通知或加强意见的形式下发，这类文件约束力更小一点。由于考虑到企业的改革步伐很快，企业档案工作面临很多新问题，但是有些问题不一定在三、五年就拿出一个法规、规章之类的文件。因为终究实践发展还很不成熟，如电子文件，现在各单位对电子文件的管理可能都不太一样，到底信息发展将来是个什么情况，现在还很难预测，企业的电子文件将来有哪些状态现在也很难把握。为慎重起见，现在出台这方面的法规、规章为时过早，但又不能在这一时期对电子文件管理上出现空白，国家档案局要有一些相应的要求，这方面工作就要以文件的形式来表示。

以上这些档案法律、法规、规章、标准、文件是我们从事企业档案工作的主要依据。5．文件。以文件、通知或加强意见的形式下发，这类文件约束力更25第三部分企业档案机构的设置1．档案机构设置的自主性。档案机构是开展档案工作最基本的条件，没有档案机构就无法正常健康地开展档案工作。档案机构的设置要与单位的工作相适应、要与依法履行档案部门的职责相适应。由于各单位规模大小和生产经营的范围不一，不能硬性制订档案机构设置标准。故《企业档案管理规定》只是规定企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员等。一般来说，大中型企业形成的档案文件材料多，企业的部门和所属机构（含异地、跨省、跨国的机构）多，档案管理和档案工作的监督、指导任务重，不设立由企业领导人直接领导的企业一级机构，是难以胜任的。所以设置了直属企业领导的档案处、档案科、档案馆。小型企业档案工作可由办公室兼管，不设独立的档案部门，只设档案室。另外，还有一些企业设置档案、图书、情报一体化的机构，有的叫档案信息中心，有的叫档案情报中心。不管怎么样设置，只要能有效地行使档案机构的档案实体管理和档案业务指导、监督职能就可以。第三部分企业档案机构的设置1．档案机构设置的自主性。262．企业档案机构的职责

一是制度建设。《企业档案管理规定》规定，企业档案机构要“贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度”；二是档案实体管理。《企业档案管理规定》规定，企业档案机构要“统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作”；三是业务指导。《企业档案管理规定》规定，企业档案机构要“指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作”；四是监督指导。《企业档案管理规定》规定，企业档案机构要“监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作”。所以说，一个企业的档案机构是不是称职，那就要看看是不是很好地履行了以上四种职能。2．企业档案机构的职责

一是制度建设。《企业档案管理规定》规273．企业档案管理人员基本要求根据《企业档案管理规定》第六条规定，企业档案工作人员应忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。3．企业档案管理人员基本要求根据《企业档案管理规定》第六条规284．企业档案工作流程档案行政部门或行业主管部门指导监督企业档案部门指导文书部门或业务部门移交企业档案部门提供利用企业内各部门和社会4．企业档案工作流程档案行政部门或行业主管部门29第四部分企业文件材料的收集归档与要求（一）归档、企业文件材料（二）归档文件材料的要求第四部分企业文件材料的收集归档与要求（一）归档、企业文件材料30（一）归档、企业文件材料1.定义企业文件材料：是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。（一）归档、企业文件材料1.定义312.对归档文件材料的理解一是时间限制。是指自筹建以来，它既包括（1）企业筹备、设立过程中形成的文件材料。（2）企业运营中形成的文件材料。还包括（3）企业合并、重组、分立、解散和破产等产权变动过程中形成的文件材料。二是活动的多样性。指各种活动，既有党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等工作，还有产品生产或开发工作、科学技术研究工作、基本建设和技术改造工作、设备仪器管理工作、会计工作、干部职工管理等；三是具有保存价值。由于工作需要而形成的文件数量是相当庞大的，这些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，有的对今后工作无参考作用，没有保存价值，于是这部份文件便被淘汰了。而那些对今后仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来。2.对归档文件材料的理解一是时间限制。是指自筹建以来，它既包32四是载体的多样性。是指各种载体形式，档案的制成材料有纸张、胶片、磁带、光盘等；记录方法有手写、印刷、摄录等；表达方式有文字、图表、声音、影像等。归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。五是必须是办理完毕的文件。正在承办中的文件不是档案，这些文件具有现行效用，要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来，以备今后查考利用。所谓办理完毕的文件，是指文件的处理程序和文件办理的事情已经完毕。六是要经过系统整理的文件材料。文件不能地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。四是载体的多样性。是指各种载体形式，档案的制成材料有纸张、胶33（二）归档文件材料的要求1.要求《国有企业文件材料归档办法》第三条规定指出，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。也就是说齐全、完整、准确、系统是归档文件材料的四个具体要求。齐全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一问题或方面的文件材料收集要全面；准确是指文件材料是实际的真实反映，图物相符，文电一致；系统是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。（二）归档文件材料的要求1.要求342.体现要求的三个具体指标①归档率归档率=实际归档项目数/应归档项目总数×100%。归档项目总数可以根据企业工作计划和总结或部门工作计划和总结来确定，实际归档项目数可以看档案部门实际归档的项目来确定。②完整率完整率=每个已归档项目中实际有的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%。可根据工作流程中每个环节应该产生的文件材料数量之和来确定每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数，根据档案部门实际归档的这个项目档案材料的份数来确定每个已归档项目中实际有的档案材料的份数。③准确率准确率=每个已归档项目中实际准确的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%。其分母数与完整率的分母数一致，分子数是在这个项目档案准确的份数。需要根据实际项目的变更情况去抽查保存的档案状况。2.体现要求的三个具体指标①归档率35第五部分做好归档文件材料收集归档工作的具体措施。“一二三四五六工程”。一是指要建立一个责任追究制度，二是二个四，即四参加与四同步，三是三个纳入，四是四个明确，五是五个注意，六是要查清企业档案的六个来源。第五部分做好归档文件材料收集归档工作的具体措施。“一二三36（一）要建立一个企业档案工作责任追究制度。

《企业档案管理规定》第十九条指出，企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。（一）要建立一个企业档案工作责任追究制度。

《企业档案管理规37（二）要做好两个四,即“四同步”、“四参加”。

1.“四同步”下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料同步；上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。2.“四参加”档案部门或人员参加产品鉴定会；科研课题审定会；基建项目验收会；设备开箱验收会（或引进项目接收会）。（二）要做好两个四,即“四同步”、“四参加”。

1.“四同步38（三）要做好“三纳入”

“三纳入”将档案工作纳入到领导工作议事日程；纳入到各项工作计划；纳入到有关人员的经济责任制或岗位责任制中：档案部门应根据“三纳入”的要求，在具体的工作中针对档案材料的收集做出一些具体的规定：机构变动前提出档案的收集要求，规定档案的处置意见；对人员流动提出文件材料的交接。公派出差，文件材料没有归档不能报销；制定图纸和电子文件的更改制度，没有档案部门的认可，图纸和电子文件不能更改等。（三）要做好“三纳入”

“三纳入”39（四）要做到四个明确1.要明确归档范围2.要明确归档时间3.要明确归档份数4.明确归档要求与手续（四）要做到四个明确1.要明确归档范围401.要明确归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《国有企业文件材料归档范围》）。1.要明确归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程41《国有企业文件材料归档范围》）一、党群工作形成的文件材料（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。（二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。（五）专业学会、协会工作，群众团体活动。二、行政管理工作形成的文件材料（一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。（二）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。（三）企业领导班子活动。（四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。（五）法律事务，纪检监察，公证工作。（六）审计工作。（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。（八）职工教育与培训工作。（九）医疗卫生工作。（十）后勤福利，住房管理。（十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。（十二）外事工作。《国有企业文件材料归档范围》）一、党群工作形成的文件材料42三、经营管理工作形成的文件材料（一）企业改革，经营战略决策。（二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。（五）企业信用管理，形象宣传。（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。（七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。（八）物资采购、保存、供应和流通。（九）经营业务管理，服务质量管理。（十）境外项目管理。（十一）招投标项目管理。四、生产技术管理工作形成的文件材料（一）生产准备、生产组织、调度工作。（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。（三）能源管理。（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。（五）生产安全，消防工作，交通管理。（六）环境保护、检测与控制。（七）计量工作。（八）标准化工作。（九）档案、图书、情报工作。三、经营管理工作形成的文件材料43五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料A工业企业（一）产品的市场调研、立项论证、设计。（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。（三）产品的检验、包装。（四）产品的销售与售后服务。（五）产品鉴定、评优。（六）产品质量事故分析及处理。B非工业企业（一）业务项目的研发与形成。（二）业务项目的经营。（三）业务项目的保障与监督。六、科学技术研究工作形成的文件材料（一）、科研项目的调研、申报立项。（二）、科研项目的研究、试验。（三）、科研项目的总结、鉴定。（四）、科研项目的报奖、推广应用。五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料44七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料（一）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。（二）基建项目和技术改造项目的设计。（三）基建项目和技术改造项目的施工。（四）基建项目和技术改造项目的监理。（五）基建项目和技术改造项目的竣工和验收。（六）基建项目和技术改造项目的评奖、创优。（七）基建项目的使用、维修、改建、扩建。（八）事故分析和处理。八、设备仪器管理形成的文件材料（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同。（二）设备、仪器的开箱验收或接收。（三）设备、仪器的安装调试。（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。（五）事故分析和处理。七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料45九、会计工作形成的文件材料（一）会计凭证。（二）会计账簿。（三）财务报告及报表。（四）其他文件材料。十、职工个人管理形成的文件材料（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。（二）职工的鉴定、考核。（三）职工的专业技术职务评聘。（四）职工的奖励与处分。（五）职工的工资、保险、福利待遇等。（六）职工的培训与岗位技能评定等。（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。十一、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。九、会计工作形成的文件材料462.要明确归档时间要具体问题具体分析:(1)管理性文件材料。主要是党群工作类、行政管理类、生产管理类、经营管理类文件材料，这些材料通称为管理类。企业各部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。（2）产品（工业企业产品、非工业企业业务项目）、科研、基建项目文件材料类文件材料。其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。2.要明确归档时间要具体问题具体分析:47(3)设备类文件材料。外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（4）会计类文件材料。会计文件材料在会计年度终了后归档，由企业财务会计部门整理归档，保管一年向档案部门移交。（5）电子文件。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。（6）公务活动类。企业负责人和职工因公在外参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档。（7）特殊载体类。磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。(3)设备类文件材料。48（8）应随时归档的文件材料：（一）变更、修改、补充的文件材料；（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（三）企业产权变动过程中形成的文件材料；（四）其他临时活动中形成的文件材料。（8）应随时归档的文件材料：493.要明确归档份数归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。比如企业管理文件材料中的规章制度、办法、重要通知等,科技文件材料中的加工或施工的蓝图、科技研究成果报告等,可以归档1～3份。3.要明确归档份数归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频504.明确归档要求与手续

(1)归档要求第一，整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。第二，归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。第三，非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。第四，具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。第五，归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。4.明确归档要求与手续

(1)归档要求51第六，两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。(2)归档手续第一，各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。第二，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。第六，两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料52（五）要做到五个注意（1）档案室要注意文件的形成。（2）档案室要注意归档职能的划分。（3）档案室要注意做好临时性的文件收集工作。（4）档案室要注意加强对归档的宣传和档案的日常管理。(5)五要注意归档文件材料整理过程中两个标准的结合。（五）要做到五个注意（1）档案室要注意文件的形成。53（六）要查清企业文件材料的六个来源。归档文件材料的来源：第一，本企业内部形成的文件材料；第二，本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；第三，本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；第四，本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；第五，本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；第六，本企业执行、办理的外来文件材料。（六）要查清企业文件材料的六个来源。归档文件材料的来源：54第六部分企业档案的整理(一)企业档案的分类(二)档号的编制第六部分企业档案的整理(一)企业档案的分类55（一）企业档案的分类1．什么叫档案的分类档案的分类，就是根据档案的相同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。也就是根据档案的相同点或相近点，分成一个个类别。（一）企业档案的分类562．企业档案分类的原则（1）以企业的全部档案为对象；

（2）依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点；

（3）保持企业档案之间的有机联系；

（4）便于企业档案的科学管理与开发利用。2．企业档案分类的原则573．企业档案分类的标准关于企业档案的分类有九个标准：即（1）

职能分类标准；（2）

问题分类标准；（3）组织机构分类标准；（4）

年度分类标准；（5）

型号分类标准；（6）

课题分类标准；（7）

工程项目分类标准；（8）

专业性质分类标准；（9）

档案形式分类标准。3．企业档案分类的标准关于企业档案的分类有九个标准：即584．企业档案分类的层次（1）不同性质的企业，档案的分类层次有差异。规模较小的应适当简化分类层次，可内设一级；规模大的层次应多一些，可分到三——四级。

（2）

同一企业的不同门类的档案材料，由于工作的性质与任务以及档案的数量与规模不同，分类层次可有区别。在同一个企业的档案分类体系中，只要条理清晰，标识规范，即使不同门类档案的分类层次有一些差异，也不会产生消极影响。4．企业档案分类的层次（1）不同性质的企业，档案的分类层次595．企业档案类目的设置（企业档案的分类）

（1）企业档案一级类目的设置依据企业管理职能来分，分为十个大类。党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。（2）企业二级及二级以下类目的设置。第一，管理类档案二级及二级以下类目的设置方法。（我们在实际中指导党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类统称为管理类）管理类档案分别按时间--问题（机构）分类设置二级及二级以下类目。5．企业档案类目的设置（企业档案的分类）

（1）企业档案一级60第二，产品类。产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置，四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。第三，科研类。科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置。第四，基建类。基本建设类档案二级类目按工程性质或用途（生产设施、辅助生产设施、生活设施……）设置，三级类目按建筑项目设置，四级类目按子项工程或专业分工设置。第二，产品类。产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产61第五，设备仪器类。设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类（性能、用途）设置，三级类目按设备仪器型号设置。特大型企业的分厂、车间规模较大，设备数量多，可按分厂或工艺流程设置二级类目，按设备仪器种类设置三级类目，按设备仪器型号设置四级类目。

第六，会计档案。会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他四个二级类目，会计凭证下设现金、银行转帐凭证、销售凭证、成本核算凭证等三级类目，会计帐簿下设会计总帐、现金日记帐、销售利润明细帐等三级类目，会计报表下设年度会计报表、月（季度）会计报表等三级类目。第五，设备仪器类。设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类（性62

第七，干部职工档案。干部职工档案按干部、工人分别设置二级类目，共设置干部、工人、离退休职工、死亡职工档案四个二级类目，三级类目按干部、工人个人进行设置。

第七，干部职工档案。干部职工档案按干部、工人分别设置二级类63（二）档号的编制1．类目标识（1）企业档案分类类目标识的4个作用：

第一、

体现企业档案的分类层次；

第二，反映企业档案分类体系中各级类目的内容；

第三、

固定各个类目在分类层次中的位置和排列顺序；

第四、

标明企业档案在分类目录中的位置。（二）档号的编制1．类目标识64（2）企业档案类目标识的方法

其一，一级类目采用大写汉语拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次标识。亦可采用阿拉伯数字0～9或01～99标识。

其二，二级及二级以下类目采用阿拉伯数字1～9或01～99标识。产品、科学技术研究、设备仪器、基本建设类档案亦可直接采用型号或项目代号标识相应级类目。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案类档案要将年度号编入分类类目标识中。

其三，阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号"·"隔离开，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。

（2）企业档案类目标识的方法

其一，一级类目采用大写汉语拼音65标识示意

A

党群工作（一级类目）

A02

组织工作（二级类目）

A02·04·1988

组织结构设置（三级类目）

或

01

党群工作（一级类目）

01·02

组织工作（二级类目）

01·02·04·1988

组织结构设置（三级类目）

标识示意

A

662。档号的编制档号，就是档案的编号。企业档案的档号由分类号、案卷号组成。档案案卷号的编制要遵循一定的规律，要按一定的要求。

1。党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计档案类档案，分别按年度编写案卷顺序号，一个年度一个案卷流水号。

2。产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别以最低分类类目编写案卷顺序号，便于补充案卷。

3。分类号与案卷号中间用间隔号"-"隔离开。2。档号的编制档号，就是档案的编号。企业档案的档号由分类67谢谢大家！以上介绍不当之处，请批评指正。联系电话：0531—82034391谢谢大家！以上介绍不当之处，请批评指正。68演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！69关于企业档案材料的收集归档与整理山东省档案局赵林关于企业档案材料的收集归档与整理山东省档案局赵林70依法治档科学管理依法治档科学管理71关于企业档案工作的几个问题

一、档案、企业档案、企业档案工作二、关于企业档案工作的法规标准体系三、企业档案机构的设置四、企业文件材料的收集归档与要求五、做好归档文件材料收集归档工作的具体措施。六、企业档案的整理关于企业档案工作的几个问题一、档案、企业档案、企业档案工作72第一部分档案、企业档案、企业档案工作（一）档案（二）企业档案（三）企业档案工作第一部分档案、企业档案、企业档案工作（一）档案73（一）档案

《中华人民共和国档案法》规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（一）档案

《中华人民共和国档案法》规定：档案，是指过去和现74（二）企业档案国家档案局、国家经贸委、国家计委颁发《企业档案管理规定》是这样来定义企业档案的概念的：本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。（二）企业档案国家档案局、国家经贸委、国家计委颁发《企业档案751．企业档案的理解

这一定义包含了企业档案的四个要素：(1)企业档案的来源档案来源于人们的社会活动，企业档案来源于企业的各项活动。上至宏观经济规划，下至具体的生产调度细节，直接记录了企业各项生产经营与管理活动。企业的活动，具体来说，包括企业党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品生产和开发、财务管理、科研、设备仪器管理、基建和技术改造、干部职工个人管理等活动。那么，以上各项活动中形成的全部文件材料就是企业的所有档案。企业文件材料归档归的就是这十类活动产生的文件材料，也就是企业的归档范围，我们在下面还要讲到。(2)企业档案的条件不是所有的活动记录都需要、都可能转化为档案。企业在生产经营、管理活动中形成的文件材料要转化成为档案，一般需要三个条件：第一，必须是办理完毕的文件。正在承办中的文件不是档案，这些文件具有现行效用，要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来，以备今后查考利用。所谓办理完毕的文件，是指文件的处理程序和文件办理的事情已经完毕。第二，必须是具有一定保存价值的文件。由于工作需要而形成的文件数量是相当庞大的，这些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，有的对今后工作无参考作用，没有保存价值，于是这部份文件便被淘汰了。而那些对今后仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来。第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。文件不能就地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。1．企业档案的理解

这一定义包含了企业档案的四个要素：76(3)企业档案的载体档案是以制成材料为载体的，其形式是多种多样的。档案的制成材料有纸张、胶片、磁带、光盘等；记录方法有手写、印刷、摄录等；表达方式有文字、图表、声音、影像等。档案的形式随着社会信息处理技术的不断发展，在不断地发展变化(3)企业档案的载体772.从科技资料、科技档案到企业档案—从名称的演进看我们企业档案工作的发展。其实，关于企业档案这个概念的认识，人们有一个不断深化的过程。在建国初期，人们对企业档案的认识基本上处于感性认识阶段，笼统地把科技档案称之为“技术资料”，后开始上升为科技档案，以此同企业的文书档案来对应，直至1987年，才开始把二者统一起来，再加上企业其他门类的档案，统称企业档案。现在我们回顾一下国家关于科技档案和企业档案这两个名称的演进。2.从科技资料、科技档案到企业档案—从名称的演进看我们企业档78

①在建国初期，直至1957年9月，国务院第57次全体会议批准发布的《关于改进档案、资料工作的方案》，是第一个为建立和加强科技档案工作而制发的文件。从这个文件的名称我们可以看出，在当时，人们还是把档案与技术资料作为一个整体而谈的，把科技档案叫做技术资料，或技术档案资料，当时的档案员也有叫资料员的。②1959年12月召开的技术档案大连现场会，通过讨论，大家的认识有了质的飞跃，基本上抓住了科技档案的本质，形成并第一次提出了科学技术档案的概念，发布了我国科技档案工作第一个较为完备的法规性文件—(技术档案室暂行通则》，成为我国国家规模的科技档案事业建设与发展的重要标志;

①在建国初期，直至1957年9月，国务院第57次全体会议批79③1987年国家档案局、国家经委、国家计委，根据国务院有关文件精神制发了《国营企业档案管理暂行规定》(以下简称《规定》)，第一次提出并表述了企业档案的概念:即“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科技档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。”它规定了企业档案工作的宏观范围和原则，明确了企业档案是以科技档案为主体。将过去单纯地强调科技档案、文书档案上升到对各种企业档案的管理，成为企业档案事业发展过程中具有里程碑意义的一个法规文件。③1987年国家档案局、国家经委、国家计委，根据国务院有关文80④这个规定在实行了十多年后，经过修改，国家档案局、国家经贸委、国家计委于2002年7月22日联合下发，改称《企业档案管理规定》。⑤为了规范企业档案的管理，国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会2004年1月20日发布《国有企业文件材料归档办法》，对于企业档案的归档范围与要求作了具体规定，这也是我们今天这节课的重点。④这个规定在实行了十多年后，经过修改，国家档案局、国家经贸委81从上面我们可以看出，无论在法规制定还是在政策发布上，都清晰地体现出国家的视线正逐步从企业的技术资料、科技档案过渡到了企业档案。撇开其他，即使仅仅从技术资料、“科技档案”到“企业档案”，标志着企业档案管理的范围扩大，同时也标志着企业档案由分散的文书档案、科技档案管理，走向集中统一的企业档案管理，真正实现了企业档案工作“统一领导，集中管理”的原则。从上面我们可以看出，无论在法规制定还是在政策发布上，都82（三）企业档案工作（三）企业档案工作831．企业档案工作的基本内容档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、等六项工作（也有八项工作之说，另加检索、编研），通常称为档案工作的六个业务环节。企业档案工作也是如此。①收集。②整理。③鉴定。④保管。⑤统计。⑥利用。1．企业档案工作的基本内容档案工作的基本内容包括档案的收集、842．企业档案工作基本原则

企业档案工作的基本原则:“应贯彻统一领导、分级管理的原则，对各种门类和载体的档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于各方面对档案的有效利用。”Ⅰ统一领导、分级管理企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。企业在生产经营、管理活动中形成的档案，必须由企业设立的档案室集中管理，不得由各部门或个人分散保存。各单位已经保存若干年的并且需要长远保存的档案，必须要移交到各级各类档案馆集中管理。2．企业档案工作基本原则

企业档案工作的基本原则:“应贯彻统85Ⅱ维护档案的完整与完全

（1）维护档案的完整。档案的完整包括数量完整与质量完整两个方面：从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套，不使应集中保管的档案缺文短页，杂乱无章，能全面反映出企业工作活动面貌，这就是数量完整。从质量上说，要求将收集起来的档案，按照它们的内在联系系统地整理，不零乱，能真正系统地反映出企业工作活动面貌，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。否则，必然导致查考利用的困难，这就是质量完整。Ⅱ维护档案的完整与完全

（1）维护档案的完整。档案的完整包括86（2）维护档案的安全

档案的安全，包含着档案实体安全与档案内容安全二个方面：档案实体安全，就是在档案管理过程中，要努力采取科学措施，对企业档案进行很好的管理和保护，使其免遭损坏，尽量延长寿命；从内容安全上说，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。企业档案的完整与安全是密切联系的统一体，只有维护了企业档案的完整而无遗漏，才能有效地保证企业档案的安全；同时，只有维护了企业档案的安全而无丢失，才能更好地维护企业档案的完整。（2）维护档案的安全

档案的安全，包含着档案实体安全与档案内87Ⅲ便于各方面的利用便于各方面的利用，是企业档案工作的最终目的。档案工作必须为社会各方面提供档案服务，这体现了档案工作的服务性质，是档案工作的根本目的，是检验档案工作好坏的主要标准，是档案工作各项业务建设的出发点，它支配着档案工作的全过程。这种利用首先会出现在形成档案的企业内部，以满足企业工作本身对企业档案的现实需求。随着时间的推移，这种利用又会扩展到社会，以满足社会对企业档案的广泛而长远的需求。同时，这种利用应当是及时准确、切实有效的。Ⅲ便于各方面的利用便于各方面的利用，是企业档案工作的最终目的88第二部分

关于企业档案工作的法规标准体系1、档案法律。指由全国人大及其常委会制定的在全国范围内普遍适用的档案规范性文件的总称，其地位和效力仅次于宪法。目前我国有关档案工作的单行法律只有一部，即六届全国人大常委会1987年制定、八届全国人大常委会1996年修订的《档案法》。此外，其他单行法律中有很多有关档案的条款，如刑法第329条等。《刑法》第329条抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役。违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役。有前两款行为，同时又构成本法规定的其他犯罪的，依照处罚较重的规定定罪处罚。第二部分

关于企业档案工作的法规标准体系1、档案法律。指由全892、档案行政法规。指由国家最高行政机关——国务院在法定职权范围内为实施宪法和法律的规定制定和发布的有关档案行政管理的规范性文件的总称，包括条例、规定、办法等，其地位和效力低于宪法和法律。适用于企业档案工作的有《中华人民共和国档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》。2、档案行政法规。指由国家最高行政机关——国务院在法定职权范903、国务院部门规章。指依据法律和行政法规的规定，由国家档案局单独制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称，其地位和效力低于宪法、法律和行政法规。适用于企业档案工作的有国家档案局1991年7月4日发布的《工业企业档案分类试行规则》、国家档案局、国家经贸委、国家计委2002年7月22日联合下发的《企业档案管理规定》、国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会2004年1月20日发布实施的《国有企业文件材料归档办法》、国家档案局2005年5月8日发布的《关于加强企业信息化建设的意见》。3、国务院部门规章。指依据法律和行政法规的规定，由国家档案局91以上有关企业档案工作的法津、法规与规章具有强制性，企业必须执行，不仅是企业档案部门要执行，而且要求企业法人必须要执行。以上有关企业档案工作的法津、法规与规章具有强制性，企业必须执924、标准。企业终究是自主经营、自我发展、自我完善的主体，从档案工作来讲，企业根据自己的情况，有权制定适合自己业务的一些规定。我们从为企业服务的角度出发，把有些涉及企业档案业务方面的文件，用标准的形式来发布，如《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《工业企业档案分类编号规则》等。另外还有一些关于重点建设项目档案管理、照片档案、会计档案管理的标准。等。标准是属于推荐性的，企业可以执行，也可以不执行，也可以结合自己的特点进行修改、补充，结合自己的实际情况来执行。4、标准。企业终究是自主经营、自我发展、自我完善的主体，从档935．文件。以文件、通知或加强意见的形式下发，这类文件约束力更小一点。由于考虑到企业的改革步伐很快，企业档案工作面临很多新问题，但是有些问题不一定在三、五年就拿出一个法规、规章之类的文件。因为终究实践发展还很不成熟，如电子文件，现在各单位对电子文件的管理可能都不太一样，到底信息发展将来是个什么情况，现在还很难预测，企业的电子文件将来有哪些状态现在也很难把握。为慎重起见，现在出台这方面的法规、规章为时过早，但又不能在这一时期对电子文件管理上出现空白，国家档案局要有一些相应的要求，这方面工作就要以文件的形式来表示。

以上这些档案法律、法规、规章、标准、文件是我们从事企业档案工作的主要依据。5．文件。以文件、通知或加强意见的形式下发，这类文件约束力更94第三部分企业档案机构的设置1．档案机构设置的自主性。档案机构是开展档案工作最基本的条件，没有档案机构就无法正常健康地开展档案工作。档案机构的设置要与单位的工作相适应、要与依法履行档案部门的职责相适应。由于各单位规模大小和生产经营的范围不一，不能硬性制订档案机构设置标准。故《企业档案管理规定》只是规定企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员等。一般来说，大中型企业形成的档案文件材料多，企业的部门和所属机构（含异地、跨省、跨国的机构）多，档案管理和档案工作的监督、指导任务重，不设立由企业领导人直接领导的企业一级机构，是难以胜任的。所以设置了直属企业领导的档案处、档案科、档案馆。小型企业档案工作可由办公室兼管，不设独立的档案部门，只设档案室。另外，还有一些企业设置档案、图书、情报一体化的机构，有的叫档案信息中心，有的叫档案情报中心。不管怎么样设置，只要能有效地行使档案机构的档案实体管理和档案业务指导、监督职能就可以。第三部分企业档案机构的设置1．档案机构设置的自主性。952．企业档案机构的职责

一是制度建设。《企业档案管理规定》规定，企业档案机构要“贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度”；二是档案实体管理。《企业档案管理规定》规定，企业档案机构要“统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作”；三是业务指导。《企业档案管理规定》规定，企业档案机构要“指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作”；四是监督指导。《企业档案管理规定》规定，企业档案机构要“监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作”。所以说，一个企业的档案机构是不是称职，那就要看看是不是很好地履行了以上四种职能。2．企业档案机构的职责

一是制度建设。《企业档案管理规定》规963．企业档案管理人员基本要求根据《企业档案管理规定》第六条规定，企业档案工作人员应忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。3．企业档案管理人员基本要求根据《企业档案管理规定》第六条规974．企业档案工作流程档案行政部门或行业主管部门指导监督企业档案部门指导文书部门或业务部门移交企业档案部门提供利用企业内各部门和社会4．企业档案工作流程档案行政部门或行业主管部门98第四部分企业文件材料的收集归档与要求（一）归档、企业文件材料（二）归档文件材料的要求第四部分企业文件材料的收集归档与要求（一）归档、企业文件材料99（一）归档、企业文件材料1.定义企业文件材料：是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。（一）归档、企业文件材料1.定义1002.对归档文件材料的理解一是时间限制。是指自筹建以来，它既包括（1）企业筹备、设立过程中形成的文件材料。（2）企业运营中形成的文件材料。还包括（3）企业合并、重组、分立、解散和破产等产权变动过程中形成的文件材料。二是活动的多样性。指各种活动，既有党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等工作，还有产品生产或开发工作、科学技术研究工作、基本建设和技术改造工作、设备仪器管理工作、会计工作、干部职工管理等；三是具有保存价值。由于工作需要而形成的文件数量是相当庞大的，这些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，有的对今后工作无参考作用，没有保存价值，于是这部份文件便被淘汰了。而那些对今后仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来。2.对归档文件材料的理解一是时间限制。是指自筹建以来，它既包101四是载体的多样性。是指各种载体形式，档案的制成材料有纸张、胶片、磁带、光盘等；记录方法有手写、印刷、摄录等；表达方式有文字、图表、声音、影像等。归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。五是必须是办理完毕的文件。正在承办中的文件不是档案，这些文件具有现行效用，要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来，以备今后查考利用。所谓办理完毕的文件，是指文件的处理程序和文件办理的事情已经完毕。六是要经过系统整理的文件材料。文件不能地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。四是载体的多样性。是指各种载体形式，档案的制成材料有纸张、胶102（二）归档文件材料的要求1.要求《国有企业文件材料归档办法》第三条规定指出，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。也就是说齐全、完整、准确、系统是归档文件材料的四个具体要求。齐全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一问题或方面的文件材料收集要全面；准确是指文件材料是实际的真实反映，图物相符，文电一致；系统是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。（二）归档文件材料的要求1.要求1032.体现要求的三个具体指标①归档率归档率=实际归档项目数/应归档项目总数×100%。归档项目总数可以根据企业工作计划和总结或部门工作计划和总结来确定，实际归档项目数可以看档案部门实际归档的项目来确定。②完整率完整率=每个已归档项目中实际有的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%。可根据工作流程中每个环节应该产生的文件材料数量之和来确定每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数，根据档案部门实际归档的这个项目档案材料的份数来确定每个已归档项目中实际有的档案材料的份数。③准确率准确率=每个已归档项目中实际准确的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%。其分母数与完整率的分母数一致，分子数是在这个项目档案准确的份数。需要根据实际项目的变更情况去抽查保存的档案状况。2.体现要求的三个具体指标①归档率104第五部分做好归档文件材料收集归档工作的具体措施。“一二三四五六工程”。一是指要建立一个责任追究制度，二是二个四，即四参加与四同步，三是三个纳入，四是四个明确，五是五个注意，六是要查清企业档案的六个来源。第五部分做好归档文件材料收集归档工作的具体措施。“一二三105（一）要建立一个企业档案工作责任追究制度。

《企业档案管理规定》第十九条指出，企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。（一）要建立一个企业档案工作责任追究制度。

《企业档案管理规106（二）要做好两个四,即“四同步”、“四参加”。

1.“四同步”下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料同步；上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。2.“四参加”档案部门或人员参加产品鉴定会；科研课题审定会；基建项目验收会；设备开箱验收会（或引进项目接收会）。（二）要做好两个四,即“四同步”、“四参加”。

1.“四同步107（三）要做好“三纳入”

“三纳入”将档案工作纳入到领导工作议事日程；纳入到各项工作计划；纳入到有关人员的经济责任制或岗位责任制中：档案部门应根据“三纳入”的要求，在具体的工作中针对档案材料的收集做出一些具体的规定：机构变动前提出档案的收集要求，规定档案的处置意见；对人员流动提出文件材料的交接。公派出差，文件材料没有归档不能报销；制定图纸和电子文件的更改制度，没有档案部门的认可，图纸和电子文件不能更改等。（三）要做好“三纳入”

“三纳入”108（四）要做到四个明确1.要明确归档范围2.要明确归档时间3.要明确归档份数4.明确归档要求与手续（四）要做到四个明确1.要明确归档范围1091.要明确归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《国有企业文件材料归档范围》）。1.要明确归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程110《国有企业文件材料归档范围》）一、党群工作形成的文件材料（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。（二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。（五）专业学会、协会工作，群众团体活动。二、行政管理工作形成的文件材料（一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。（二）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。（三）企业领导班子活动。（四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。（五）法律事务，纪检监察，公证工作。（六）审计工作。（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。（八）职工教育与培训工作。（九）医疗卫生工作。（十）后勤福利，住房管理。（十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。（十二）外事工作。《国有企业文件材料归档范围》）一、党群工作形成的文件材料111三、经营管理工作形成的文件材料（一）企业改革，经营战略决策。（二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。（五）企业信用管理，形象宣传。（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。（七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。（八）物资采购、保存、供应和流通。（九）经营业务管理，服务质量管理。（十）境外项目管理。（十一）招投标项目管理。四、生产技术管理工作形成的文件材料（一）生产准备、生产组织、调度工作。（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。（三）能源管理。（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。（五）生产安全，消防工作，交通管理。（六）环境保护、检测与控制。（七）计量工作。（八）标准化工作。（九）档案、图书、情报工作。三、经营管理工作形成的文件材料112五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料A工业企业（一）产品的市场调研、立项论证、设计。（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。（三）产品的检验、包装。（四）产品的销售与售后服务。（五）产品鉴定、评优。（六）产品质量事故分析及处理。B非工业企业（一）业务项目的研发与形成。（二）业务项目的经营。（三）业务项目的保障与监督。六、科学技术研究工作形成的文件材料（一）、科研项目的调研、申报立项。（二）、科研项目的研究、试验。（三）、科研项目的总结、鉴定。（四）、科研项目的报奖、推广应用。五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料113七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料（一）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。（二）基建项目和技术改造项目的设计。（三）基建项目和技术改造项目的施工。（四）基建项目和技术改造项目的监理。（五）基建项目和技术改造项目的竣工和验收。（六）基建项目和技术改造项目的评奖、创优。（七）基建项目的使用、维修、改建、扩建。（八）事故分析和处理。八、设备仪器管理形成的文件材料（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同。（二）设备、仪器的开箱验收或接收。（三）设备、仪器的安装调试。（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。（五）事故分析和处理。七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料114九、会计工作形成的文件材料（一）会计凭证。（二）会计账簿。（三）财务报告及报表。（四）其他文件材料。十、职工个人管理形成的文件材料（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。（二）职工的鉴定、考核。（三）职工的专业技术职务评聘。（四）职工的奖励与处分。（五）职工的工资、保险、福利待遇等。（六）职工的培训与岗位技能评定等。（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。十一、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。九、会计工作形成的文件材料1152.要明确归档时间要具体问题具体分析:(1)管理性文件材料。主要是党群工作类、行政管理类、生产管理类、经营管理类文件材料，这些材料通称为管理类。企业各部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。（2）产品（工业企业产品、非工业企业业务项目）、科研、基建项目文件材料类文件材料。其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。2.要明确归档时间要具体问题具体分析:116(3)设备类文件材料。外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（4）会计类文件材料。会计文件材料在会计年度终了后归档，由企业财务会计部门整理归档，保管一年向档案部门移交。（5）电子文件。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。（6）公务活动类。企业负责人和职工因公在外参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档。（7）特殊载体类。磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。(3)设备类文件材料。117（8）应随时归档的文件材料：（一）变更、修改、补充的文件材料；（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（三）企业产权变动过程中形成的文件材料；（四）其他临时活动中形成的文件材料。（8）应随时归档的文件材料：1183.要明确归档份数归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。比如企业管理文件材料中的规章制度、办法、重要通知等,科技文件材料中的加工或施工的蓝图、科技研究成果报告等,可以归档1～3份。3.要明确归档份数归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频1194.明确归档要求与手续

(1)归档要求第一，整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。第二，归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。第三，非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。第四，具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。第五，归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。4.明确归档要求与手续

(1)归档要求120第六，两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。(2)归档手续第一，各部门的