文件管理制度

文件管理制度文件编号：版本：A页码：第11页共11页重庆坤恒工贸有限公司KH/JJ-XZ120314-09____________________________________________________________________________________编制人时间审核人时间批准人时间生效时间目录1、目的 22、范围 23、责权 24、文件的纵向分类与定义 25、文件的横向分类与定义 36、文件的分层审核管理 47、文件的编号管理 58、文件的发放、保存、更改管理 69、文件的查阅、拷贝、借阅与保密管理 610、机密文件管理 711、文档的起草、会签、归档管理 712、文件的作废、回收与销毁 713、公司文件管理制度违反考核规定 814、公司文件一般格式 915、文件的生效与执行 91、目的为对公司各种文件的程序、格式、起草、收发、保存等实行统一管理，提高公司文件的可控性与标准化管理，特此制定本文件管理制度。2、范围2.1、本制度所规定的各种资料管理流程，对公司内部广泛适用，任何文件资料的初定、审核、实施、发放、保存、借阅、销毁等都必须严格按照本制度执行。2.2、若本制度出现规定不完全、规定程序无法实施等情况，发现部门有权利向公司总经理以书面的形式提出修改，获得总经理批准后按照最新修改程序执行。3、责权3.1、行政综合管理部责权：起草、修改、报审、保存、监督与执行本制度，严格监督本制度的实施过程，保证本制度的顺利实施；对无法实施条款或新增条款进行审核。3.2、其他部门责权：严格执行本制度流程；对不符合实施或无法实施的流程提出书面修改申请；提出新增内容；3.3、文控员：严格按照本制度对公司文件进行保管、保存、更新、收发等。4、文件的纵向分类与定义4.1、制度：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件；4.2、办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件；4.3、标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件；4.4、通知：是批转下级、转发上级、传达事项，发布制度、任免人员时使用的文件；4.5、通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件，是一种有较强的教育作用和指导作用的周知性下行文；4.6、报告：是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询问的文件；4.7、请示：是向上级领导请求指示或批准的文件;4.8、批复：是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文；4.9、函：是不相隶属的部门之间相互商洽工作，提出和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件；4.10、工作联系单：适用于不同部门之间的正是的书面联系，用于告知需要获得相关部门的帮助或者变更；4.11、会议纪要：是记载、传达会议情况和议定事项的文件；4.12、计划：是部门或个人对未来一定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想，作出具体安排；4.13、总结：部门或个人对过去一段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的书面材料;4.14、方案：指部门或个人出台的项目性工作计划书;4.15、手册：指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件4.16、流程：是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程4.17、人事档案资料：指由行政人事部为每个员工建立的工作履历、个人信息档案；4.18公司标识资料：公司营业许可证、经营许可证、组织机构代码证、营业执照、一般纳税人登记证明、法人身份证明、4.19、邮件、信函、杂志：指部门或者各人之间相互传递信息的书面表达形式；4.20、电子资料：指上述文件资料以电子版本（word、excel、ppt、cad、pdf、UG、电子邮件等）的形式保存传阅；5、文件的横向分类与定义5.1、客户文件：指传递一切与客户信息、客户要求相关的文档资料，如某种产品要求等；5.2、公司内部文件：指在公司内部进行信息传递、沟通的文档资料；5.2.1行政体系文件：指与公司日常行政管理、行政沟通、行政审核相关方向的行文，如：一般的通知、公告、告示、请示、工作计划、工作总结、人员招聘/考核方案、岗位说明书、人员培训资料、营业执照、组织机构代码证、一般纳税人登记证等。5.2.2技术质量控制体系文件：与技术要求，工艺控制相关的文件，如：技术通知、技术设计、工艺设计、技术模拟、试生产通知书、工艺要求、作业指导书、PPAP、PQAP、检验检测标准、质量报表等，一般一项产品单独成册，方便及时查阅与变更；5.2.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、体系更改申请单、内审/外审计划、审核结果、不符合项、纠正预防措施、合理化建议、质量体系运行指标等；5.2.4生产体系文件：生产报表、生产计划、产能分析、设备维修保养计划/记录、物资管理/计划、库房盘点、物资报废、废旧物资处理等；5.2.5设备资料：与公司设备状态、设备运行相关资料，如：设备图纸、设备点检/维修记录、设备自我更改设计方案、外协件制作加工方案等；5.2.6.供应商资料：与公司供应各种生产原理、备品备件等商家的采购信息、资质评审等资料；5.2.7财务文件：如财务报表、资金计划、财务凭证、融资计划等，财务文件一般涉及公司内部机密因此要求保密程度较高；5.2.8其他文件：如：个人工作总结/计划等5.3、外来文件资料：指独立于公司内部资料从政府部门、客户等外部以任何形式传阅、下发的资料，如：政府部门的各种会议通知、政府部门的各种奖励、政府部门的各种政策补贴等文件。6、文件的分层审核管理6.1、文件根据重要程度分为：公司级文件（A级）、部门级文件（B级）、部门内部文件（C级）。文件起草部门根据文件的针对性与文件效力确定文件层级，如果不能准确把握，请示总经理后方能确定文件层级。6.2、公司级文件必须由各分管副总审核后，呈报总经理批准后生效；6.3、部门级文件，适用于部门之间信息沟通传递，各相关部门主管审核后签发生效；部门内部文件，只能运用于部门内部，由部门主管签发后生效；7、文件的编号管理7.1、起草文件编号管理文件起草者在起草文件时必须严格按照本编号原则对所起草的文件进行统一编号，以便保存、修改、查找与销毁。若文件起草者未能严格按照本编号原则编号，文件接收者或保存者有权不接收，并要求其重新编号。行政文件—行政文件—A—XZB—2012.9—001文件序号生效日期编写部门文件等级文件类别7.2、非起草文件编号管理部分非公司员工起草文件如外来信函、设备资料、电子邮件、客户要求、供应商资料等，接收人员在接收到该类文件资料后亦应按照上述编号管理办法对其进行编号。8、文件的发放、保存、更改管理8.1、部门级文件与部门内部文件由部门指派专人或者员工自行发放、保存、更改，如财务报表、客户资料、供应商资料、生产报表、质量报表、物资数据、员工资料、考勤数据等。8.2、公司级文件由公司指派文控员负责发放、保存、更改，如通告、公告、质量体系文件、技术资料、技术通知、试生产通知、设备资料、作业指导书等。8.2.1各部门/车间所起草的公司级文件签署完毕后，在一个工作日内将总经理签署原件与电子版送交到文控员处（重要文件或者紧急文件必须在一小时内传交到文控员处），并向文控员说明接收部门，由文控员统一保管、发放。若总经理签署原件或电子版不齐文控员有权利拒绝接收该文件。8.2.2各部门/车间涉及文件变更，首先填写《文件变更申请单》，获得总经理批准后，在一个工作日内将最新文件、最新文件电子版与《文件变更申请单》交由文控员处，由文控员统一发放，并填写发放记录。若总经理签署原件、电子版或《文件变更申请单》不齐文控员有权利拒绝接收该文件。8.2.3总经理签署原始文件（或者复印件）页脚空白处作为本文件签收栏目，文件接收者必须签字；8.2.4外来文件，如传真、客户资料、设备资料、电子邮件等由文控员负责统一接收，编号后发放于各部门。若外来文件系书刊杂志、报纸、设备图纸、工程图纸，文控员接收编号通知相关部门文件到达后，由文控员进行保管，其他部门人员若需借阅必须严格按照文件借阅相关条款执行。9、文件的查阅、拷贝、借阅与保密管理9.1、各部门有关工作人员工作需要借阅一般文件，需进行登记；对有密级的文件需经过分管副总或总经理同意后方能借阅，借阅期限一般为一个工作周，若需延长借阅必须归还后再次借阅，同份资料不得被同一员工连续借阅三次。借阅者不得损坏、丢失、乱涂乱画文件否则照价赔偿；9.2、公司A级以上文件原则上不允许拷贝与复制，若需拷贝或者复制必须获得总经理的批准，并填写文件复制/拷贝记录；9.3、公司各级员工应对公司文件进行保密，不得随意透漏公司秘密；不得将公司文件拷贝于他人；不得随意在网上上传公司各种文件制度；更不得蓄意破换、销毁公司文件；9.4、文控员应该严格监督文件的保密性，一旦发现泄漏公司文件事宜应及时向总经理报告。10、机密文件管理10.1、机密文件范围：生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图；技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料；业务性的资料：销售成本资料，市场情报，客户信息与客户特殊要求等；各种财务报表与财务数据；与其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。10.2、机密文件的管理：10.2.1机密文件的保存必须使用专门保存工具进行保存，在封面上注明机密文件字样，钥匙由负责保管部门与总经理负责保管；机密文件在传递过程中必须保持封装的完好，任何传递着在未获得总经理允许前，都不得随意翻阅；10.2.2任何机密文件的借阅都必须获得总经理的授权，任何与该文件无关的部门不得借阅机密文件；10.2.3任何向他人透露公司机密文件，损坏机密文件，未经许可抄写、复印、印刷等行为都是违法行为，公司有权利追究其刑事责任；10.2.4机密文件失效后或者保密期过期后，责任部门应请示总经理后进行妥善封装集中管理；10.2.5若发现机密文件丢失、被人涂改、破坏、被人泄漏，责任部门应第一时间通知总经理，情节严重可直接向当地公安机关报案。11、文档的起草、会签、归档管理11.1、文档的起草管理11.1.1一般原则：公司级文件由公司牵头起草，部门文件由部门起草；11.1.2特殊原则：对于公司广泛适用的部门文件，经过总经理批准后可升级为公司文件。如，财务管理制度；11.1.3起草文件时，必须严格按照本制度编号规则执行，否则文控员有权利拒收与拒绝发放。11.2、文件的归档管理11.2.1所有公司级文件由文控员统一归档、统一更改、统一发放；11.2.2新拟定文件归档，要实现电子版与总经理签署原件统一；修订、更改文件后，要实现新版总经理签署原件、最新文件电子版、《文件更改申请单》统一；11.3、文件的会签管理11.3.1公司级文件的起草与修订都必须经过相关分管副总的会签；11.3.2涉及多个部门相关文件起草必须由各部门负责人会签。12、文件的作废、回收与销毁12.1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，文控员应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请回收销毁手续，填写销毁清单；12.2、经审核同意回收销毁的文件应在部门负责人及分管领导的共同监督下销毁；12.3、若文件因版本过于陈旧需要作废，相关部门填写《作废申请单》，获得总经理同意后，将作废申请交由文控员处，由文控员对文件进行作废处理；12.4、文控员将文件作废要，要使用红色字体或者红色印章，在文件的明显处写明“作废”二字，并注明作废的原因、时间、申请作废人等；12.5、A级以上作废文件不得马上销毁，文件作废后，文控员将《作废申请单》与作废文件按照文件管理有关程序进行分类保管，保存时间不得小于两年。13、公司文件管理制度违反考核规定13.1、公司所有员工必须严格按照本制度执行，提交文档不全、提交文档不及时、文件类型编号不清晰等蓄意违反本规定事件，视情节严重程度处于5-50元/次的罚款；13.2、在本公司有效文件上进行乱涂乱画、损坏、丢失、无法复原等，除要求当时人赔偿原文件外，视情节严重程度处于5-500元/次的罚款；13.3、故意泄漏公司文件每次处于50元/次的罚款，情结严重者公司给予开除处分；13.4、泄漏公司机密文件，对公司造成损失的，公司有权依法追究其刑事责任；13.5、所有的文件的更新或者更改，都必须填写更改申请单，并在新文件的末尾注明更改支出与更改原因，更改后必须第一时间交由文控员处统一保管，不得故意拖沓时间或估计不予更改，违