办公用品及设备管理办法

本文格式为Word版，下载可任意编辑——办公用品及设备管理办法办公用品及设备管理手段之相关制度和职责，第一章?总那么第1条为模范办公用品及设备的购买、领取、使用、保管与修理,使之管理有序,责任明确,以便更好地服务于公司各项工作和降低办公用品及设备的使用经费,特制定本手段。第2条本手段...

第一章?总那么

第1条为模范办公用品及设备的购买、领取、使用、保管与修理,使之管理有序,责任明确,以便更好地服务于公司各项工作和降低办公用品及设备的使用经费,特制定本手段。

第2条本手段适用于公司办公用品及设备的管理。所指办公用品及设备包括:文具、纸张、文件夹等文案用品,办公桌椅、档案柜等办公用具,电话、传真机、电脑、打印机、复印机等办公器具设备,电视、空调、风扇、取暖器等家电设备。

第3条主要职责。

1.集团行政管理中心主任:审核购买预算筹划;监视指导集团总部物资用品的发放、保管和使用;审批、操纵物资的购买、报废,确保符合购买流程与标准。

2.集团购买主管:组织实施日常办公用品的购买及预算筹划;购买总部打印机、复印机耗材等各类办公用品。

3.集团前台/后勤管理员:负责办公用品、劳保用品、厨房用品、清洁用品的购买工作,并做好购买记录;负责对各类用品的领用、发放;建立各类用品管理台账并实时更新,保证账物相符。

4.集团财务管理中心:负责审批购买筹划和购买费用报销并监视购买。

其次章?办公用品及设备的筹划管理

第4条行政管理中心根据集团下达的办公用品及设备年度购买预算及各单位实际处境,分解并下达各部门年度办公用品及设备费用筹划。

第5条各部门依据行政管理中心供给的明细清单填写《办公用品及设备购买明细表》,并于每月3号前(放假顺延三天)报行政管理中心。各部门要对申领人所需增配办公用品数量举行检查,不合规定或超出标准的予以驳回。

第6条行政管理中心于每月5号前(放假顺延三天)对各部门的《办公用品及设备购买明细表》汇总、审核,形成集团办公用品月度购买筹划并据此实施购买。

第三章?办公用品及设备的购买

第7条购买人员根据购买筹划购买物品,要专心负责,坚持物美价廉,货比三家。在入库之前,确保物品的完好无损。如有损坏,属对方理由负责退还,属自身理由自行赔偿。

第8条供给商的选择。按照公允、公正的原那么,采取公开比质、比价等方式择优确定供给商。

1.为保证集团以较低的价格获得高质量的办公用品及设备,集团将先行择优选取2~3家实力较强的供给商经过同类(种)产品比质、比价后,各自供给其最具竞争力的产品品种及服务。

2.引入竞争机制,要求供给商每季(月)供给最新的产品报价及样品,集团集中评定后实时调整各供给商的购买品种与数量。条件成熟时,再确定长期供给商。

3.行政管理中心负责与供给商签订购买及服务协议。

4.对于零星、低价用品,按便利原那么择近、择优添置。

第9条购买。

1.购买申请流程。

①单价<500元的:

集团总部:员工发起→集团业务中心负责人审批→行政管理中心主任审批→购买主管购买、分发→财务管理中心备案→行政管理中心归档。

区域公司:办公室/综合部发起→区域公司负责人审批→区域公司办公室购买、分发→区域公司财务部核查、备案→财务管理中心备案→行政管理中心归档。

②单价≥500元的:

集团总部员工发起或区域公司办公室/综合部发起→集团业务部门负责人审批或区域公司负责人审批→集团行政管理中心主任审批→集团行政副总审批→集团总裁审批→购买主管购买、分发→财务管理中心备案→行政管理中心归档。

2.单价超过1000元的办公用品及设备实行购买小组购买制度。购买小组由行政管理中心、财务管理中心、申购部门各派一人组成,原那么上不少于两人。购买申请获得批准后,由购买小组按照货比三家、质优价廉的原那么负责购买。

3.购买的物品到货后,由购买主管持购买筹划和购货发票连同购买的物品送交行政管理中心主任验收,验收无误后,填写一式三联的入库单,其中存根联由行政管理中心留存,记账联交付购买主管用于报销,回执联由前台/后勤管理员用于登记库房台账。

4.购买的物品验收入库后,前台/后勤管理员应按其类别、品名分门别类码放整齐,并负责物品的完好无损,如有非正常处境的损坏,自行赔偿。

5.各部门需自行购置一些急需的单价超过500元或者购买总额超过500元的办公用品,在征得集团领导同意后执行,购置后报销前到行政管理中心签字登记。

第四章?办公用品及设备的领取

第10条集团的办公用品统一由行政管理中心保管和发放,各部门需使用办公用品的可按领用规定到行政管理中心前台/后勤管理员处领取。

第11条使用部门领用常规性办公用品应以旧换新,填写办公用品《领料单》(详见附件1),办理相关领用手续后,方可领取。

第12条办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪用私用,肆意丢弃废置;严禁员工将办公用品带出公司私用。

第13条使用办公用品应以室为家,在日常工作中,提倡俭约作风,物尽其用,不要大材小用,努力降低办公本金。

第14条用心使用办公设备,专心遵守操作规程,使用后实时关闭电源,制止人为对各种设备的损害。

第15条凡属各部门或部门内员工共同使用的办公用品和设备应指定专人负责保管,员工使用时应作借用、归还登记。

第16条员工离职,务必在离职前向行政管理中心或区域公司办公室/综合部移交在用的办公用品,办理归还手续(指固定资产、计算机等非易耗品)。

第17条集团信纸、信封、档案袋、名片等由行政管理中心负责印制,各部门按需领用,行政管理中心负责登记工作。各部门专用资料如需印制,由部门提出需求及样式交行政管理中心落实印制,行政管理中心印制完毕后通知相关领用并登记。

第五章?办公用品及设备的保养修理

第18条各部门按照设备的操作规程要求,对办公设备举行定期维护,做好清洁保养工作。

第19条电话、传真机、电脑、打印机、复印机等办公设备展现故障或维护(加碳粉、换墨盒)时,由使用部门向行政管理中心提出修理维护申请,填写《办公设备修理申请单》(详见附件2),由行政管理中心联合企业技术中心统一安置修理。

第20条企业技术中心每季度定期组织对办公设备举行检查,统计办公设备使用与修理处境。

第21条经鉴定属以下处境造成损坏或遗失的,由责任者按物品的购置价格和使用时间、新旧程度折价赔偿。(详见附件3《物品损坏赔偿折价表》)。

1.人为物理损坏或使用不当;

2.私自拆装办公用品与设备;

3.安装非工作所务必的软件所引起的故障;

4.保管不善造成物品遗失的;

5.其他的人为因素造成的损坏。

第六章?办公用品及设备的盘点与报废处理

第22条盘点的组织管理。由行政管理中心和财务管理中心,组织各中心、区域公司对办公用品和设备举行盘点。

第23条盘点频度与要求。每半年盘库结算一次,要做到账账相符、账物相符。对坏账片面查明理由并追究相关人员责任。

第24条报废处理。凡属正常磨损或工作中发生意外处境造成个人在用办公设备损坏的,由使用者/保管人填写《设备报废申请单》(详见附件4),说明理由和理由;报废手续完成后,实时办理补充新品的领用手续。

报废流程:使用者/保管人申请→责任中心主任审批→行政管理中心主任审批→财务总监审核→行政副总或总裁签批→财务管理中心举行账务处理。

第七章?办公用品及设备的监视操纵

第25条行政管理中心对各部门所拥有的办公用品易耗品(主要指打印耗材与印刷制品)举行统计与调查。每月10日前对上一月各中心办公用品的领用量、余量做统计分析报表,上报行政副总和总裁。

第26条行政管理中心对各部门办公设备修理与保养做统计报表,每月上报行政副总和总裁,进一步操纵设备修理费用。

第27条各中心根据办公需求,制定本中心的月度办公用品预算,报行政管理中心,行政管理中心据此对办公用品的使用举行监视,操纵办公用品经费。

第28条财务管理中心负责对办公用品与设备的购置、修理、报废等程序举行监视。企业管理中心对列属固定资产的办公用品与设备的状态及变更程序举行监视。监视审计中心负责对各部门的管理行为举行监视。

第八章?附那么

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