各部门档案材料归档范围和保管期限表

各部门档案材料归档范围和保管期限表（讨论稿）分类号类目名称序号归档内容保管期限立卷归档单位一、党群（DQ）DQ11党群综合（一）党代会1党委工作报告、纪委工作报告、校长讲话、决议、大会总结、结果、大会记录、上级领导讲话；录音、录像、照片等及其他大会文件永久党办2大会主席团会议记录永久党办3学校党委关于召开党代会向上级党委的请示、有关党代会选举结果,向上级党委的报告与批复永久党办4大会形成的重要文件,包括大会代表、列席代表名单及大会主席团成员、大会执行主席、秘书长名单和大会选举办法及党委候选人情况介绍、大会计划、通知、日程安排、大会发言、提案及办理情况、各代表团会议记录、大会简报等材料永久党办5重要的贺信、贺电、筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录等材料30年党办6讨论未通过的文件10年党办（二）各种会议7党委会议记录、纪要、决议、决定、议程、会议通过的文件永久党办8党委会议中有一定参考价值的材料30年党办9党员干部会、党政干部会、全校党员代表会议、为贯彻党的各项方针政策及上级的指示精神或部署学校一定时期工作的会议记录、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、会议通过的文件材料永久党办10会议典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年党办11各级领导来校作报告记录和检查工作的会议记录（含声像材料）(1)重要的永久党办(2)一般的30年党办党群综合12学校党委主要负责同志的重要党课或报告记录30年党办DQ1113以党委名义召开的有关学校重大改革措施的或有长期查考价值的各种座谈会记录永久党办14党委领导参加上级领导部门召开的各种会议文件1)与我校工作有直接关系、需长期贯彻执行的永久党办2)我校党委领导在会议上发言的书面材料30年党办15党委办公室召开“贯彻党委决议、决定”会议记录、纪要30年党办（三）党委工作计划、总结、报告、收发文16学校党委(或党政)年度(或学期)工作计划、总结、报告永久党办17学校党委贯彻执行党和国家的重大阶段性的工作计划、总结(重要的、典型的、专题调查报告)30年党办18党委办公室阶段性的工作计划、总结、报告等30年党办19党委办公室编写的《党委工作大事记》、《组织沿革》等文件材料永久党办20党委办公室编写《情况简报》、《工作信息》等文件材料10年党办21上级党委颁发的决议决定、指示、命令、条例、规定、批转文和通知、通报等文件(1)针对本校工作的永久党办22(2)学校工作中需长期贯彻执行的30年党办23以学校党委名义下发的决定、规定、条例、办法、批转文、通知、通报等1)重要的方针政策性的永久党办(2)需要长期贯彻执行或有长期查考30年党办24以学校党委名义给上级党委请示、报告及上级批复(1)重要的永久党办(2)有关时期内需查考的30年党办25党委各党支部等单位给党委的请示、报告及党委的批复、对学校工作重要的建议和意见30年党办26省厅关于校级干部任免的批复、通知及我校上报的有关材料永久党办27出席各级党代会代表名单及登记表等材料永久党办（四）文秘、信访工作28学校党委、党委各部、办、党总支的印模册及启用和销毁印章、印模的通知和实物永久党办DQ11党群综合29党委办事机构的增设、撤销的通知永久党办30党委办公室的重要通知30年党办31重要的电话记录(包括电传)30年党办32以党委、党委办公室名义与校外有关单位联系工作中重要的来往文书30年党办33涉及重大方针政策性的并经领导同志亲自处理或有领导同志重要批示群众来信,来访记录及处理结果永久党办34重要的、具有建设性的建议或意见,并为学校采纳的来信或来访记录永久党办35处理申诉或检举揭发坏人坏事、打击报复等问题,经领导亲自批示处理的来信或来访登记永久党办36党委各部门的工作计划和总结汇编30年党办37党办收发文登记簿30年党办38党委办公室各部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年党办（五）保密工作38学校保密工作计划、要点、工作汇报及工作总结30年党办39学校保密工作失、泄密事故调查与处理的有关材料30年党办40有关保密工作给校党委的重要请示、报告及批复永久党办41上级有关保密的方针、政策，本校需贯彻执行的文件30年党办42保密委员会成员名单永久党办43保密要害部位登记、审批表30年党办DQ12纪检1上级关于纪律检查工作重要决定、通知和领导讲话30年纪检2本校纪律检查委员会会议记录、纪委办公会议记录30年纪检3本校纪律检查委员会年度工作计划、请示及批复、报告、情况反映、工作总结永久纪检DQ12纪检4有关本校违纪党员的处分决定、调查报告、旁证材料、本人检查交待材料、处分通报等有关材料30年纪检5违纪党员处分通知书存根及恢复党员权利通知书存根30年纪检6有关本校因违纪受处分党员申诉的复查结论、调查报告、证明材料及申诉信30年纪检7本校违纪党员受处分及复查人员名册和统计报表永久纪检8校纪律检查委员会名单及提请党代会审议工作报告永久纪检9在上级纪检工作会议上的发言、交流材料30年纪检10人民群众来信来访的重要材料、信访复函底稿30年纪检11上级有关监察工作重要的通知、规定、通报、条例等文件30年纪检12本校参加上级机关召开会议的重要发言或交流材料、会议的重要文件30年纪检13学校监察工作计划、工作总结、情况反映、请示、报告及批复30年纪检14学校监察工作会议记录、大事记30年纪检15学校监察处受理监察对象违纪案件材料、处分报告、调查材料、上级批件、证明及本人交代材料30年纪检16学校监察处对监察对象处分、复查结论(意见)、调查报告、本人申诉及证明材料30年纪检17监察对象受处分、复查的名册及统计报表永久纪检18违纪人员案件材料、重要申诉、控告、揭发、举报等来信来访材料30年纪检19历届校监察工作委员会成员名单永久纪检21本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年纪检DQ13组织1中共中央、中组部、省委组织部关于组织工作的指示决定、通知30年组织部2校党委对各党总支、党政部门干部任免的材料及支部改选、建立、撤销等审批材料永久组织部3各学院报组织部备案的干部任免的报告及批复30年组织部4学院、处级以上干部考核以及对后备干部考察的材料永久组织部DQ13组织5关于干部离休、更改参加革命时间的报告、审批表及有关文件永久组织部6有关组织工作的规定永久组织部7有关组织工作向上级党委报告及批复永久组织部8副处级以上干部名册永久组织部9各总支、支部委员名册永久组织部10组织部年度工作计划、总结及重要汇报材料30年组织部11历年全校师生员工、毕业生党员名册及新党员名册永久组织部12上级召开组织工作会议上代表本校重要发言材料30年组织部13全校党内表彰先进的决定、名单、总结和先进事迹材料及报上级表彰的党员名单永久组织部14全校党员及校管干部年终情况统计表永久组织部15有关批准入党、转正、延期转正、退党和取消党员资格保留党籍及处理材料、复查报告、旁证材料永久组织部16党课讲稿、提纲及讨论情况汇集材料及党校工作材料30年组织部17本校党内情况调查报告、情况分析材料30年组织部18党费收据30年组织部19有关党委组织部工作重要会议记录30年组织部20重要的群众来信(对党员、干部的意见)的处理材料30年组织部21有关整顿党组织的工作中形成的重要材料30年组织部22本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年组织部DQ14宣传1上级机关有关宣传工作的重要指示、通知等30年宣传部2有关宣传工作给校党委的请示、报告及批复永久宣传部3本校宣传工作计划、决定、情况汇报和总结永久宣传部4党委宣传工作情况简报、新闻报导、新闻剪报、情况反映等汇编材料30年宣传部DQ14宣传5宣传部召开的重要会议记录、教职工政治思想工作动态及调查材料30年宣传部6本校理论学习的决定、通知、计划、总结长期宣传部7国家、部、省以上领导来校视察材料（包括照片、录音带、录像带等声像材料）永久宣传部8本校师生员工在国内外重大事件中思想动态的调查分析材料30年宣传部9反映学校历史发展的重要活动(包括名人纪念活动)中形成的有保存价值的文字及声像材料永久宣传部10本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年宣传部DQ15统战1上级机关有关统战工作的指示、规定、通知30年统战部2本校有关统战工作给上级机关的请示、报告及上级批复永久统战部3反映本校统战工作基本面貌的统计材料永久统战部4本校统战工作计划、总结、决定、通告永久统战部5统战部和各学院有关统战工作给校党委重要的请示、报告及批复30年统战部6本校统战工作会议的通知、参加人员名单、会议记录、总结及情况简报、情况反映等材料30年统战部7本校有关统战工作调查材料、典型材料、统计报表永久统战部8本校关于统战工作与校外有关单位的重要来往函件30年统战部9本校各级人大代表、政协委员名单(册)及上报审批材料永久统战部10本校统战对象登记表、名册永久统战部11本校民主党派、华侨工作形成材料(包括名单、统计材料)30年统战部12本校开展对台工作中形成的材料30年统战部13向中央、省委统战部、教育部上报的知识分子中代表性人物的名单、调查表30年统战部14确认归侨、侨眷、台湾同胞及亲属证明材料30年统战部15重要的人民来信、来访记录或由上级机关转办有关材料30年统战部DQ16工会16在校的全国、省、市人大代表、政协委员提交的议案及答复30年统战部17本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年统战部1上级机关及校党委有关工会工作的重要指示及工会贯彻的计划、校工会向党委和上级工会的请示及批复30年工会2教职工代表大会和工会会员代表大会及代表会议的通知、代表名单、代表组的划分及组长名单、主席团成员名单、执行主席名单、议程、报告、决议、选举结果、领导讲话、公报、简报、纪要等文件材料永久工会3教代会、工代会重要的提案及其处理情况30年工会4教代会、工代会主席团会、代表组长会、工会委员会、常委会、工会主席会及大型座谈会会议纪要30年工会5校工会工作(包括工会各部门组织的全校性重大活动、比赛)的计划、重要请示及批复、体育比赛规程、成绩、名次统计、总结材料(包括声像材料)30年工会6工会工作概貌的重要统计材料、财务预、决算报表等永久工会7教职工被授予全国、省级劳动模范、劳动奖章获得者、先进工作者、优秀教师、优秀教育工作者、教书育人先进工作者、“三八”红旗手,以及全国、省等荣誉称号的名单和事迹材料永久工会8校级以上先进工会集体及优秀工会积极分子评选材料，对工会会员纪律处分处理材料30年工会9各部门工会干部名册、会员名册、校工会各分会干部任免名单永久工会10选举人民代表工作的计划、总结、选举结果、简报等材料30年工会11《工会简报》、《工会大事记》等汇编材料30年工会12校工会年度工作计划、总结、校工会规章制度、工会部门职责、岗位责任制、机构沿革等材料30年工会13医疗互助基金的帐册凭证及相关材料30年工会14工会各类财务帐册及凭证30年工会15工会自身建设（包括建家评比、调查报告等）的有关材料30年工会DQ16工会16来信、来访情况及处理意见30年工会17教职工休养工作的通知、名单等30年工会18上级关于工会工作的文件30年工会19基层工会干部名册、组织机构情况表永久工会20妇女工作统计报表30年工会21妇女工作材料30年工会22家属委员会工作材料30年工会DQ17团委1上级机关有关共青团工作的重要指示、决定、通知等30年团委2报上级机关或校党委的重要报告、请示及批复30年团委3工作计划、总结、规章制度，大事记及重要汇报材料30年团委4团委会议、全委会、常委会纪要、记录30年团委5团代会、学代会形成的材料（工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过文件、代表名单、议程、通知）永久团委6团员大会、经验交流会、座谈会形成的有关重要材料30年团委7中央、部省级领导的讲话、报告的记录、题词永久团委8上级机关召开的各种重要会议上代表学校发言材料30年团委9校分团委以上干部名单、团员名单永久团委10表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料30年团委11团内处分材料(包括处分决定、调查报告、旁证及本人交待及撤销处分材料)30年团委12举办团校、组织党章小组学习的材料30年团委13团组织状况和团员思想动态综合分析材料30年团委14学生活动照片30年团委DQ17团委15批准入团、离团材料及名单30年团委16团员参加科技、生产、社会考察等社会实践活动的计划、总结以及典型调查报告(包括学生科协、学生会课外科技活动的重要材料)30年团委17学生社团、学会的管理章程及统计材料30年团委18学生组织的各种学会、社团的活动材料30年团委19团委、学生会各部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年团委二、行政（XZ）XZ11综合序号归档内容保管期限立卷归档单位1（一）上级机关和学校印发的文件2上级颁发的有关指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等(1)针对本校重大方针政策的永久院办(2)本校需要长期贯彻执行的30年院办3以学校名义颁发决定、条例、规定、制度汇编、通知、通报、通告、布告等(1)重要的永久院办(2)一般的30年院办（二）学校工作计划、总结、报告、简报院办4本校教育事业规划、计划方案、报告和上级批复及各项管理工作中的重要材料永久院办5本校学年、学期工作要点及工作总结永久院办6学校简报、文件汇编等永久院办7学校历史沿革、概况介绍及校史材料永久院办8反映本校各历史时期重要声像材料（照片、录像带等）永久院办9各学院、部（处），直属单位上报工作计划、总结30年院办（三）学校各种会议10党和国家、省领导人来校视察的讲话记录、声像等材料永久院办11校务会议记录、纪要及会议讨论的文件永久院办XZ11综合12校长办公会议记录及会议讨论材料永久院办13校级召开的教学、科研工作会议的记录永久院办14由校长办公室负责组织的开学、毕业典礼等全校性会议的领导讲话、大会报告、典型发言等材料(1)重要的永久院办(2)一般的长期院办15校领导外出参加上级机关召开的高校工作会议的材料(1)代表学校在会上的发言永久院办(2)会议重要文件长期院办（四）机构设置、人员变动院办16校务委员会名单及学校各类委员会、领导小组成员名单永久院办17本校机构设置调整、更改名称、干部任免请示及批复永久院办（五）文秘、统计、信访工作院办18本校及各部门启用、销毁印章的材料和实物永久院办19本校关于文书、统计等工作的规定、条例30年院办20重要的群众来访、来信的处理材料30年院办21校长接待日记录及有关的重要材料30年院办22校长办公室经办的重要的来往公函30年院办23校统计年报表、统计资料分析汇编、简报等材料永久院办（六）校庆、校友会工作24校庆活动计划、请示、领导讲话、邀请名单、请柬、大会发言材料；声像（如照片、录音、录像等）材料30年院办25校友贺信、贺电、纪念品、签名册、通迅录及外单位赠送的礼品、纪念品等30年院办26校友会各种重大活动拍摄照片等材料30年院办27社会知名人士捐赠基金的函、赠送的礼品、题词等30年院办（七）其他28与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料永久院办29以校长名义向外单位或个人发函和校长在校外的重要活动材料以及在校内各种会议上报告的原稿等永久院办XZ11综合30校办组织的教职工治丧活动中校领导致悼词及有关材料30年院办31收、发文登记簿30年院办32节假日工作安排30年院办33校长办公室各部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年院办XZ12人事（一）综合1上级机关有关人事工作的文件30年人事劳资处2本校人事工作的规章制度30年人事劳资处3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久人事劳资处4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久人事劳资处5关于校内机构设置、变化的文件材料永久人事劳资处6有关人员编制计划方案的请示、报告及教委下达编制指标的文件永久人事劳资处7人事、劳动工资统计报表永久人事劳资处8科级以上干部名册人事劳资处9本部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年人事劳资处（二）干部任免、奖惩、培训人事劳资处10校长办公会议、校务会议对系行政班子换届、调整、部（处）级干部任免的提名和任免文件永久人事劳资处11人事处权限内的干部任免文件及名册永久人事劳资处12表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料永久人事劳资处13处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料永久人事劳资处14师资培养、管理工作计划、规定、总结永久人事劳资处15教师进修计划、安排、总结30年人事劳资处16历年全校教职工名册永久人事劳资处XZ12人事17调入人员的批件、报到介绍信、工资转移介绍信永久人事劳资处18校级先进工作者、校级先进集体等荣誉称号的名单和事迹材料永久人事劳资处（三）人员录用与调动人事劳资处19录用博士、硕士、本科等毕业生名单及材料永久人事劳资处20本校招收全民合同工审批材料30年人事劳资处21上级机关分配给本校的博士后出站人员和回国留学生的材料永久人事劳资处22校人才交流中心的人员调配材料30年人事劳资处23合同制职工的合同、解除合同报告、决定、通知等有关材料30年人事劳资处24教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有关材料永久人事劳资处25本校教职工退职有关规定、名单及材料永久人事劳资处26本校对教职工出国学习探亲逾期不归者处理的规定、名单30年人事劳资处（四）职称职级晋升人事劳资处27上级和本校有关“教师及其他系列专业技术人员、行政人员职务评审、晋升”的文件、规定，重要会议记录、校领导的批示、工作总结、统计材料永久人事劳资处28教师和其他系列专业技术人员的职务评审晋升的审批表永久人事劳资处29行政人员晋升行政职级审批表永久人事劳资处30聘任工人技师、高级技师的文件及人员晋升名单、申报表等永久人事劳资处31我校聘任兼职教授的记录及有关材料30年人事劳资处32我校教授被外单位聘任为兼职教授的有关函件30年人事劳资处33各类职称晋升工作总结、情况统计等永久人事劳资处（五）工资与福利人事劳资处34上级机关有关调整工资的文件与本校的规定及升级人员汇总表、调资工作总结永久人事劳资处XZ12人事35晋升职务、职称调资人员汇总表，录用人员起薪通知单永久人事劳资处36本校享受特殊津贴人员名单及有关申报审批材料永久人事劳资处37教职工离、退休、出国、死亡停薪通知单永久人事劳资处38教职工调出人员工资转移介绍信存根永久人事劳资处39各类人员转正定级名单及有关材料永久人事劳资处40教职工福利、困难补助(包括遗属补助)等工作规定及申报表永久人事劳资处41教职工丧葬费、抚恤金登记本永久人事劳资处42教育事业单位因公致残审批材料(1)批准工伤名单永久人事劳资处(2)工伤审批材料（如单位报告、医院诊断、证明材料、学校审批意见等）30年人事劳资处XZ13审计1上级机关下发有关审计工作的指示、规定、办法、通知等文件30年审计处2本校有关审计工作的规章制度、计划、总结、请示、报告、会议记录、情况反映等30年审计处3本校参加审计会议或审计学术交流会的发言材料30年审计处4审计项目形成的文件材料（1）审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文30年审计处（2）审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。30年审计处（3）审计工作方案、检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录。30年审计处（4）有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录30年审计处（5）与审计项目有关的群众来信和来访记录。30年审计处（6）其他应归入审计档案有关的重要材料。30年审计处5审计处的工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年审计处XZ14武装保卫（一）综合1上级有关公安保卫工作文件及本校公安保卫规章制度30年保卫处2向上级机关或学校领导的请示、报告及批复30年保卫处3全校保卫工作会议记录；政保、户政工作材料30年保卫处4本校保卫工作计划、总结、报告、批复、年统计报表永久保卫处5本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复(保卫处存)30年保卫处6本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复30年保卫处7全校保卫系统表彰先进的材料30年保卫处8本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年保卫处（二）消防工作9上级关于消防、安全工作的文件30年保卫处10本校召开全校防火工作会议、消防工作年终验收、评比工作及宣传咨询等重大活动形成的材料30年保卫处11校防火重点部位档案和重点地区、重点单位消防档案30年保卫处12全校防火工作记录、对重大隐患解决方案、落实情况及安全措施；学校安全防火的规章制度30年保卫处13本校安全防火工作计划、总结、请示、报告、规定等材料，全校防火工作先进单位及先进个人的材料30年保卫处14上级机关有关学生参加军事训练的指示性文件30年保卫处（三）学生军训XZ14武装保卫15本校军训计划、请示与领导批复等材料永久保卫处16本校理论课的教学计划、教学大纲、考试试题、开展有关知识竞赛活动的材料（入教学类）30年保卫处17本校组织学生军训动员会上领导讲话及军训活动中形成的重要材料30年保卫处XZ14武装保卫18军体部召开的重要的会议记录及本校制定的有关规章制度30年保卫处19工作计划、总结、工作简报30年保卫处20本校在高校军事训练交流会上发言稿30年保卫处21本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年保卫处XZ15总务1上级有关后勤管理的文件材料、会议记录（要）30年总务处2后勤工作年度计划、总结及重要问题的请示、报告与批复30年总务处3后勤工作简报、制度汇编30年总务处5后勤管理改革会议上本校发言重要材料，对外签订的后勤工作协议书30年总务处7有关电话通讯、幼教、环保、绿化、校园管理、房屋修缮、水电维修、交通、服务接待等方面的规定、通知等材料30年总务处10上级与本校有关学生宿舍管理工作的文件材料30年总务处11本校有关学生宿舍修缮、节水、节电工作的经验总结等材料30年总务处12年度工作计划、总结、请示、报告、重要的处务会议记录30年总务处13学生违反宿舍规章制度受处罚的有关材料30年总务处14校宿管处编印的简报、通报、大事记30年总务处15本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年总务处16上级有关房地产管理工作的文件30年总务处17本校房地产工作计划、总结、请示及上级批复30年总务处18本校房地产工作会议记录、工作简报30年总务处19房地产处制定的各项管理办法、规定、条例等30年总务处XZ15总务20本校房地产工作各类统计报表；房地产处与校内外单位或个人签订购房、集资合同、协议、发放产权证登记表永久总务处21土地使用证及有关本校校园地界变化、房屋拆迁工作的请示、报告及批复、签定的合同、协议书等有关材料永久总务处22房屋产权证书及反映房屋建筑基本历史面貌的有关文件永久总务处23历次住房的分配办法及正式分房方案与分房清单30年总务处24零星分房的本人报告、职能部门与领导批示及最后落实情况(包括领导特批件)30年总务处25学校各类房产、房源变动情况清单30年总务处26房屋管理、维修、改建工作及各项费用的规定等材料30年总务处27房地产权益纠纷处理工作中形成的文字材料、凭证及处理结果(含法院判决书)；换购住房有关材料永久总务处28有关房改工作条例、通知及本校参加研讨会的重要材料30年总务处29学校有关物业管理工作的规定、通知等材料30年总务处一、医疗保健30上级有关公费医疗、医药管理等方面的文件30年总务处31校医院工作计划、总结、重要报告及上级批复30年总务处32校医院关于保健、公费医疗方面的规定、办法30年总务处33校医院院务会议记录30年总务处34校医院各类情况年度统计表、信息汇总等材料永久总务处35校医院同国内、外各单位签订的协议、合同长期总务处36医务人员培训情况、业务情况、科研情况材料长期总务处37本校医院公费医疗经费使用报表、情况简报长期总务处38本校医院部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年总务处二、计划生育总务处39上级有关计划生育工作的规定、条例、通知等文件30年总务处40校计划生育办公室工作计划、总结、会议记录30年总务处41全校教职员工结婚登记及领独生子女证名册30年总务处42本校有关计划生育工作统计表、检查情况的汇总表30年总务处43本校有关违反计划生育条例处分情况的材料30年总务处44有关表彰计划生育先进单位和个人的材料30年总务处45本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年总务处XZ16图书1教育部等上级部门有关图书馆工作的指示、规定、条例等文件30年图书馆2馆年度工作计划、总结、重要的请示、报告与批复30年图书馆3学校关于图书工作的规定、办法、制度、通知等材料30年图书馆4图书工作发展规划、统计年表永久图书馆5本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年图书馆档案6上级有关档案工作的指示、规定、条例等文件30年档案馆7本校档案工作的规章制度、机构设置材料30年档案馆8档案馆工作计划、总结、重要的请示与批复30年档案馆9学校档案发展规划、馆藏目录、年度统计报表永久档案馆10档案馆指南、全宗介绍等汇编材料永久档案馆11学校档案工作达标升级、工作评估等有关材料永久档案馆12本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年档案馆三、教学工作（JX）JX11综合序号归档内容保管期限立卷归档单位13上级机关有关教学改革、发展规划、学制及教学管理等方面的计划、规定、重要通知(1)针对本校的、重要的永久教务处JX11(2)需要长期参照执行、查考的30年教务处综合14本校本、专科、中专教学工作的通知、决定、请示及上级批复30年教务处15本校本、专科、中专教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面指示规定和办法永久教务处16本校召开的教学工作会议的记录、纪要、决议30年教务处17本、专科、中专教学管理工作的文件教务处18处务工作会议纪要、工作计划、总结30年教务处19教学检查、评估和各类教学情况调查材料30年教务处20教务处关于教学工作的请示、报告及学校的批复、意见30年教务处21各种教学工作统计报表永久教务处22非学历教育进修教师材料30年教务处23本校获部（省）级以上的各种教学成果材料及名单30年教务处24教务处各部门职责、岗位责任制、机构沿革材料30年教务处25教学简报和督导组工作简报30年教务处26教师工作量表教务处5教学检查评估的自评材料及评估结论30年教务处8上级有关本、专科、中专教材文件、规定、各专业使用教材目录30年教务处27上级有关招生工作的文件材料30年招生办28学校有关招生工作的规章制度30年招生办29本、专科、中专生招生计划、总结永久招生办30上级有关本、专科、中专学籍管理方面的文件材料30年就业办31上级有关毕业分配的文件材料30年就业办32毕业生工作计划、简报、总结30年就业办33上级有关学生待遇、奖贷学金方面的规定、条例、通知30年学工处34校级先进班级、优秀学生、优秀学生干部名单及材料30年学工处35学校奖贷学金条例及偿还贷款办法30年学工处36各类奖学金获奖学生的名单及颁奖会的材料30年学工处37(1)毕业生思想教育、毕业典礼的有关材料30年学工处38(2)优秀毕业生名单及材料，不予毕业学生情况简表30年学工处39受行政处分的学生材料及本人申诉及复查结论材料30年学工处40历届学生遗留问题复查、处理材料30年学工处41上级和我校有关帮困、贷款的文件材料30年学工处JX12学科建设1上级有关学科、专业设置的文件材料30年教务处2本校有关本、专科、中专建设工作会议的纪要、决议30年教务处3关于本、专科、中专专业设置调整的申报材料与上级批复30年教务处4关于本科专业与教学实验室建设的论证、评估材料30年教务处6重点学科建设的请示、论证报告及上级的批复教务处7实验室、实践教学基地规划与建设；30年教务处JX13招生序号归档内容保管期限立卷归档单位1录取本、专科、中专生名单永久招生办2各类招生协议书30年招生办3招生简章30年招生办JX14学籍1学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）永久教务处2本、专科、中专学生的：学籍卡片、学生成绩总册、学生名册永久教务处3本、专科、中专学生违纪处分决定和材料30年教务处4本、专科、中专学生学籍变更材料(休学、退学、复学、转学、开除等)30年教务处5本、专科、中专科毕业生名册永久教务处6补发学历证明名单及材料30年教务处8四、六级英语成绩、计算机等级考试成绩30年教务处9电子注册数据永久教务处JX15课堂教学1与教学实践永久教务处2各专业教学计划、教学大纲永久教务处3课程目录、课程简介、每学期开课情况表永久教务处4课程建设要求及每学期教学工作安排、校历30年教务处5教学进度表、课程安排表、教师任课安排；本、专科学生试卷30年教务处6各专业教学计划执行情况表30年教务处7《本、专科、中专教学一览》原稿、样本30年教务处8最终课程信息汇总一览表（课程表）30年教务处JX17就业1毕业生正式分配方案及调配派遣名册30年就业办2毕业生供需统计、计划、合同、协议书30年就业办JX18教材1自编、主编教材、教学指导用书、习题集30年教务处2教材建设及规划30年教务处3优秀教材奖励申报与评审材料30年教务处四、科研（KY）KY11综合序号归档内容保管期限立卷归档单位1上级有关学校科研工作的条例、规定、重要批示等文件30年科研处2上级关于报送科研规划的通知及我校相关材料（如科研规划）30年科研处3上级关于下达我校科研统计工作的通知及我校科研统计表30年科研处4上级关于申报科研成果奖励工作的通知、我校申报材料及获奖材料30年科研处5上级关于某项科研活动工作的通知及我校情况汇报30年科研处6本校有关科研工作的重要决定、规定、管理办法永久科研处7本校有关科研工作的请示报告及有关批复永久科研处8全校科研工作会议纪要、会议文件及声像材料30年科研处9科学部、教育部、省科委召开的重要科技会议材料（1）本校发言、交流材料永久科研处（2）需长期贯彻执行的30年科研处10关于建立科研机构的报告及批复、机构调整材料永久科研处11本校科研成果汇编、科研成果获奖及统计年报永久科研处12科研简讯、年鉴30年科研处13重大科研学术会议材料；30年科研处14全校科研工作统计年度报表永久科研处15各类科研帐册及凭证30年科研处16各部门的科研工作量及成果统计表30年科研处17校学术委员会名单、决议、记录永久科研处18上级有关科研经费下达的通知及我校相关材料30年科研处19学校与各省、市、单位签订的合作协议书（合同）书（原件）永久科研处20科研成果成果管理文件，科研成果登记表、报告表30年科研处21科研成果汇编、获奖项目选编、论文目录汇编30年科研处22本校科研工作规划、计划、总结等永久科研处23本处工作职责、各科（室）职责、岗位责任制、机构沿革材料30年科研处24本处召开的重要科研会议的请示及相关材料（如纪要、会议文件、简报声像材料等）30年科研处25科技奖励证件（如奖状、证书原件等）永久科研处26获省级以上各类奖励的奖状、证书、荣誉证书以及获奖有关材料。永久科研处KY12项目1获准资助的基金项目材料：申请书、立项文件、通知、计划劳务合同书、立项经费、中期检查报告、专家评审意见、结项审批书、通知、证书、成果报告等；永久科研处2获奖成果申报材料30年科研处3获准项目材料（如申请书、资助通知、研究工作计划、年度进展报告、研究工作总结、财务决算，批复等）永久科研处4科研项目鉴定材料（任务书、合同书，论文、专著、鉴定申请书、鉴定证书等）永久科研处5获奖项目证件（如奖状、获奖证书等原件）（分类号KY11）永久科研处KY12论文、论著教师历年在权威刊物上正式发表的论文；在国内、国外正式出版的专著、译著；永久科研处五、基建（JJ）JJ11综合1上级主管部门关于基建工作的通知、规定、条例等文件30年基建处2本校有关基建工作给上级的请示、报告及批复(1)总体规划、重点基建项目永久基建处(2)一般基建项目30年基建处3基建工作的总结（年度、季度）、统计报表永久基建处4本校基建工作的计划、报告、简报、会议纪要30年基建处5全校各种管线工程（地上、地下）分布图及有关材料永久基建处JJ11综合6全校地质勘探、地形测量材料及图纸、校园建设规划、设计总平面图永久基建处7基建财会综合材料（入财会类）（1）决算报表、总账簿永久基建处（2）会计凭证30年基建处8本校房屋扩建、改建、重建、拆迁等问题给校领导的请示、报告及批复长期基建处9征地总平面图、计划、申请报告及用地面积核准文件等批准文件材料永久基建处10征地补偿协议书、补偿费用标准、补偿凭证及付款凭证永久基建处11基建活动中形成的其他有价值的材料（包括其中照片等声像材料）30年基建处12部门工作职责、岗位责任制、机构沿革等材料30年基建处JJ12工程项目(一)工程建设准备阶段基建处1项目建议书（项目申请报告）及批复永久基建处2可行性研究报告及批复、方案论证永久基建处3设计任务书（计划任务书）及批复永久基建处4环保三同时、消防、卫生防疫、防火等审核送审单、通知单、协议永久基建处5工程地质、水文勘察报告及图表；重要土、岩样及说明永久基建处6政府有关部门对施工图设计文件的审批意见30年基建处7地址选择报告及批准文件永久基建处8本工程征用土地批准文件及红线图、折迁、补偿协议书等永久基建处9有关调整基建投资的请示、批复永久基建处10工程项目招标、投标的有关材料30年基建处11监理委托合同30年基建处12承包合同、协议书及租赁文件永久基建处JJ12工程项目13总体规划设计永久基建处14设计评价、鉴定及审批30年基建处15建筑许可证（建筑工程执照）永久基建处16建设用地规划许可证及其附件永久基建处17国有土地使用证永久基建处（二）工程建设设计阶段基建处18设计委托合同30年基建处19设计方案、初步设计、扩初设计、技术设计、校审记录、技术会审纪要、工程概算及有关材料30年基建处20技术秘密材料、专利文件永久基建处21设计计算书，关键技术实验30年基建处22总体规划设计永久基建处23设计评价、鉴定及审批30年基建处（三）工程监理材料基建处24监理大纲、监理规划等30年基建处25监理实施细则30年基建处26监理月报、监理日志（记）30年基建处27工程项目施工阶段质量评估报告、监理总结报告等30年基建处28工程质量缺陷与事故处理文件、索赔处理意见等30年基建处29工程进度计划30年基建处30工程监理过程中产生的其他有价值的材料30年基建处（四）工程施工阶段基建处311、土建施工文件30年基建处32开工申请、开工报告、工程测量定位记录、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年基建处33施工设计或施工方案、施工计划、施工技术、安全措施、施工工艺30年基建处JJ12工程项目34原材料(钢、砖、水泥等)质保书及构件出厂证明、质量鉴定、半成品及预制构件合格证30年基建处35建筑材料实验报告，金属焊接试验报告30年基建处36设计变更、工程更改联系单(通知书)永久基建处37砼(混凝土)施工日记永久基建处38土建施工定位测量、地质勘察、验槽及地基处理记录或桩基施工记录永久基建处39土、岩试验报告、砼(混凝土)、砂浆抗压、密封性试验报告永久基建处40基础工程验收记录（如打桩、灌注桩施工记录）、结构中间验收记录永久基建处41隐蔽工程验收、技术复核记录永久基建处42工程施工日记及测试沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久基建处42分项、分部单位工程质量抽样检查、综合评定材料30年基建处2、设备及管线安装施工文件基建处43开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年基建处44设计变更、工程更改联系单(通知书)及材料、零部件、设备代用审批材料(含材料质量保证书、合格证)30年基建处45焊接工程检查验收记录30年基建处46隐蔽工程验收记录30年基建处47强度、密闭性试验报告30年基建处48设备调试、试验记录30年基建处49施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告30年基建处3、电气、仪表安装施工文件基建处50开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年基建处51设计变更、工程更改联系单及材料、零部件、设备代用审批材料永久基建处JJ12工程项目52调试、测试、整定记录，隐蔽工程验收记录30年基建处53施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告30年基建处（五）竣工验收阶段54项目竣工验收报告(记录)永久基建处55全部竣工图纸（包括工程底图）永久基建处56项目质量评审材料永久基建处57竣工验收会议纪要、决议文件及工程现场声像材料（入声像类）永久基建处58工程预算、决算材料永久基建处（六）工程建设中其他档案材料基建处59重要的来往信函及洽谈会议纪要、意向书及其它文字凭证材料30年基建处（七）竣工图基建处60结构图基建处61建施图基建处62水施图基建处63电施图基建处64消防图基建处（八）基建档案总体分类基建处66综合JJ11基建处67行政办公用房JJ12基建处68教学设施用房JJ13基建处69教学辅助用房JJ14基建处70生活福利用房JJ15基建处71生活辅助设施JJ16基建处72其它JJ17基建处六、设备（SB）SB11综合管理序号归档内容保管期限立卷归档单位1上级有关仪器、设备管理的规定、通知及本校需要贯彻执行的文件，本校仪器、设备管理的规章制度30年总务处2工作计划、总结、会议纪要；固定资产帐（打印件）30年总务处3本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案30年总务处4本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复30年总务处5本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料30年总务处7全校固定资产年度统计表永久总务处8世界银行贷款项目、设备审核报告、上报及批复材料30年总务处9本校物资管理工作的有关规定、制度、计划、总结30年总务处10有关统配物资、固定物资、专控物资管理方面的材料30年总务处11处内机构设置、变更、人员名单等30年总务处12申购报告、论证报告及上级有关领导批复30年总务处13定购合同（复印件）和会谈纪要30年总务处14进口设备过程中有关的技术商务文件30年总务处SB12仪器设备项目（二）仪器设备项目（5万元以上）（分类号）（档案馆对设备仪器档案实行目录管理）总务处13大型贵重精密仪器设备可30年总务处15开箱记录及装箱单30年总务处16安装、调试记录和双方签字移交文件。保修单30年总务处17验收报告及文件材料30年总务处18索赔来往函件及结果文件30年总务处19设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存）30年总务处20使用、检修、故障事故记录（与设备共存）30年总务处21重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）30年总务处22技术改造和开发过程中形成的技术文件（与设备共存）30年总务处SB12实验室管理23上级有关实验室工作的规章制度、办法等30年教务处24有关实验室工作的重要通知、规定、请示、报告及批复30年教务处25实验室综合情况统计报表永久教务处26全校实验室工作会议文件材料30年教务处27实验室工作计划、总结及综合性报道材料（包括照片、录音等）30年教务处28实验室建制与评估工作中形成的重要材料永久教务处29实验室建设的有关评比表彰材料30年教务处七、出版（CB）CB11综合序号归档内容保管期限立卷归档单位1上级机关下达的有关编辑出版工作的文件材料（1）针对本校的、重要的永久教育研究室（2）本校需长期贯彻执行的30年教育研究室2本校有关编辑出版工作的通知、决定、规划、管理办法30年教育研究室3本校编辑出版工作年度工作计划、总结、规章制度、统计报表30年教育研究室4编辑出版合同、协议书永久教育研究室6本校出版工作的请示、报告及批复等材料30年教育研究室7出版社部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年教育研究室CB12报纸8纸质合订本永久教育研究室9电子合订永久教育研究室CB13刊物11江西机电职业技术学院刊物永久教育研究室12各级审稿单、历次审稿意见、与作者的来往信件30年教育研究室八、外事类（WS）WS11综合1上级有关外事工作的通知、规定、管理办法等文件30年校办2本校有关外事工作给上级的请示、报告及上级批复30年校办3本校外事工作重要会议记录、规章制度30年校办4本校外事工作年度计划、总结及各类统计报表永久校办5本校重要外事活动大事记、简报等永久校办6部门工作职责、岗位责任制、机构沿革材料30年校办WS12出国(境)1本校公派出国规划、年度计划、工作总结永久校办2各类公派出国人员名册、统计报表等材料永久校办3由本校单独组团或由校领导率团出访、考察、参加会议的报告与批件、代表团名单、出访计划、总结、照片等材料永久校办4上级对出国(境)人员的有关规定、通知等材料30年校办5本校教职工公费、自费出国留学、访问、探亲的规定、报告、申请协议书及批复等材料30年校办6出国留学、访问、探亲人员延期回国的报告、批复及有关材料30年校办WS13来校7外籍教师、专家、学者在校讲学的材料永久校办8本校与国外校际交流的协议、实施计划及人员交流名单等材料永久校办9本校重大外事活动的有关文字材料与照片等声像材料永久校办10本校完成的国际合作项目成果等材料永久校办11双方互赠的礼品、纪念品30年校办九、财会（CK）CK11综合序号归档内容保管期限立卷归档单位1本校上报教育厅审批的年度预、决算报表及批复永久财务处2主管局专项拨款的文件30年财务处3各级财政厅(局)等上级有关财务工作的指示、规定、条例、通知等及本校执行情况30年财务处4(1)教育厅关于财务管理工作文件及本校的具体规定财务处5(2)上级关于奖励工资、工资基金管理规定及本校执行情况财务处6(6)上级有关旅差费开支的标准财务处7(9)上级有关财务、税收、物价大检查文件及本校情况报告财务处8(12)上级关于物价管理文件规定及反映本校执行情况材料财务处9(13)上级关于学生奖贷学金文件和本校具体规定及统计材料财务处10本校对外投资、贷款合同及其批件和执行中形成的材料等30年财务处11本校关于预算外资金管理规定和经济管理办法(包括奖酬金、校内津贴发放办法)30年财务处12校长特批的教育事业费和学校基金经费支出的请示和批复30年财务处13本校会计工作、财经工作会议纪要长期财务处14上级召开的财务工作会议上代表学校发言材料30年财务处15校财务工作总结、情况分析、统计资料30年财务处16本校关于设立二级财务机构的有关材料30年财务处17财会档案移交保管清册永久财务处18财会档案销毁清册30年财务处19本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料30年财务处20公费医疗材料30年财务处CK12会计报表21决算报表永久财务处22预决算会计报表10年财务处23年度以上规划表、分配计划、测算表30年财务处24年度以上各种统计报表（含工资报表）30年财务处25季度以下各种计划、统计报表10年财务处CK13会计帐簿26涉及外事会计帐簿永久财务处27总帐30年财务处28预算内与预算外的帐簿(含明细帐、分户或登记帐)10年财务处29学校专项基金帐簿10年财务处30日记帐(其中现金、银行存款日记帐)30年财务处31固定资产明细帐(卡片)(固定资产报废清理后保管五年)10年财务处CK14会计凭证32涉及外事的会计凭证永久财务处33预算内（外）各种原始凭证、记帐凭证；校基金各种原始凭证、记帐凭证10年财务处34银行存款余额调节表，会计拨款凭证及其他会计凭证，银行对外帐单10年财务处35涉及债权、债务及未清理完毕的凭证（分类号CK16）30年财务处CK15工资清册36工资发放名册、卡片永久财务处37工资转移、证明、通知存根30年财务处38各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册、卡片等10年财务处十、声像类档案归档范围序号归档内容保管期限立卷归档单位1学校领导重要活动（如国内外会议、记者采访等）声像材料（下简称材料）2各类重大会议（党代会、工代会、妇代会等党政方面重大会议）的材料3校庆、节日及其他全校性重大活动的材料4国家、部（省）级党政领导来校活动（包括题词）的材料5国内外知名学者、专家来校访问、讲学的材料6省级以上代表团、其它院校代表团、慰问团来校活动的材料7授予校外人员名誉职务的材料8学校、各部处、各学院成立的材料，各单位达标（国家级）活动的材料9各层次学生开学、毕业典礼活动材料；学生社团活动、颁发奖学金材料10各层次毕业生集体照、博士后照片11学生社会调查、考察、工厂实习、实验等活动的材料12学生参加各种重要竞赛、演讲的材料13教授、专家或在学术上造诣较深的中、老教师授课的材料14全国性及省级重大学术活动活动的材料15科研成果鉴定会、样机或样品的材料，校有企业产品投产的材料16外国领导人、外籍及港澳台学者、著名人士、校友来校参观、访问交流、签订合同、捐赠仪式的材料17在我校召开的国际性学术会议及参加国际展览会的材料18校领