商务礼仪之发邮件

商务礼仪

——发邮件关于主题一、关于主题添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。主题要提纲挈领。一定不要空白标题，这是最失礼的标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题一、关于主题最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘

标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”，也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”一、关于主题一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理一定不要空白标题，这是最失礼的可适当用使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复邮件时应根据内容更改标题不要RE一大串一、关于主题最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。关于称呼与问候二、关于称呼与问候1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。二、关于称呼与问候不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。称呼是第一行顶格写二、关于称呼与问候2、Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常写BestRegards，中文写“祝您顺利”之类，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。关于正文文三、关于正文1、Email正文要简明扼扼要，行文通通顺若对方不认识识你，第一件件应当说明的的就是自己的的身份。姓名名或你代表的的企业名是必必须通报的以以示对对方的的尊重，不可可没头没脑就就是正事，别别人不知道你你是谁还得拉拉到最后看。。点名身份应应当简洁扼要要，有些联系系方式之类与与正文无关的的信息应在签签名档中表明明。三、关于正文Email正文应简明扼扼要的说清楚楚事情；如果果具体内容确确实很多，正正文应只作摘摘要介绍，然然后单独写个个文件作为附附件进行详细细描述。正文行文应通通顺，多用简简单词汇和短短句，准确清清晰的表达，，不要出现让让人晦涩难懂懂的语句。最最好不要让人人家拉滚动条条才能看完你你的邮件，千千万不要学唐唐僧。三、关于正文2、注意Email的论述语气根据收件人与与自己的熟络络程度、等级级关系，邮件是对内还还是对外性质质的不同，选选择恰当的语语气进行论述述，以免引起起对方不适。。尊重对方，请请、谢谢之类类的语句要经经常出现电子邮件可轻轻易地转给他他人，因此对对别人意见的的评论必须谨谨慎而客观三、关于正文3、Email正文多用1234之类的列表，，以清晰明确确如果事情复杂杂，最好1、2、3、4的列几个段落落进行清晰明明确的说明。。保持你的每每个段落简短短不冗长，没没人有时间仔仔细看你没分分段的长篇大大论三、关于正文4、一次邮件交待待完整信息最好在一次邮邮件中把相关关信息全部说说清楚，说准准确。不要过过两分钟之后后再发一封什什么“补充””或者“更正正”之类的邮邮件，这会让让人很反感。。三、关于正文5、尽可能避免拼拼写错误和错错别字这是对别人的的尊重，也是是自己态度的的体现。如果果是英文，最好把拼写写检查功能打打开;如果是中文，，注意拼音输输入法带给你你的弱智同音音别字。在邮件发送之之前，务必自自己仔细阅读读一遍，检查查行文是否通通顺，拼写是是否有错误三、关于正文6、合理提示重要要信息不要动不动就就用大写字母母、粗体斜体体、颜色字体体、加大字号号等手段对一一些信息进行行提示。合理理的提示是必必要的，但过过多的提示则则会让人抓不不住重点，影影响阅度。三、关于正文7、合理利用图片片，表格等形形式来辅助阐阐述对于很多带有有技术介绍或或讨论性质的的邮件，单纯纯以文字形式式很难描述清清楚。如果配配合图表加以以阐述，收件件人一定会表表扬你的体贴贴三、关于正文8、不要动不动使使用:)之类的笑脸字字符，在商务务信函里面这这样显得比较较轻佻BusinessEmail不是你的情书书，所以:)之类的最好慎慎用。只用在在某些你确实实需要强调出出一定的轻松松气氛的场合合，比如现在在－:)关于附件件四、关于附件如果邮件带有有附件，应在在正文里面提提示收件人查查看附件附件文件应按按有意义的名名字命名，最最好能够概括括附件的内容容，方便收件件人下载后管管理正文中应对附附件内容做简简要说明，特特别是带有多多个附件时四、关于附件附件数目不宜宜超过4个，数目较多多时应打包压压缩成一个文文件如果附件是特特殊格式文件件，因在正文文中说明打开开方式，以免免影响使用如果附件过大大，应分割成成几个小文件件分别发送，，语言的选择和和

汉字编码码五、语言的选择和和汉字编码1、只在必要的时时候才使用英英文邮件英文邮件只是是交流的工具具，而不是用用来炫耀和锻锻炼英文水平平的。如果收收件人中有外外籍人士，应应该使用英文文邮件交流；；如果收件人人是其他国家家和地区的华华人，也应采采用英文交流流，由于存在在中文编码的的问题，你的的中文邮件在在其他地区可可能显示成为为乱码天书。。五、语言的的选择择和汉汉字编编码2、尊重对对方的的习惯惯，不不主动动发起起英文文邮件件如果对对方与与你的的邮件件往来来是采采用中中文，，请不不要自自作聪聪明的的发送送英文文邮件件给他他；如如果对对方发发英文文邮件件给你你，也也不要要老土土的用用中文文回复复。五、语言的的选择择和汉汉字编编码3、对于信信息量量丰富富或重重要的的邮件件，建建议使使用中中文你很难难保证证你的的英文文表达达水平平或收收件人人中某某人的的英文文理解解水平平存在在问题题，而而影响响邮件件所涉涉及问问题的的解决决。五、语言的的选择择和汉汉字编编码4、选择便便于阅阅度的的字号号和字字体中文老老实点点用宋宋体或或新宋宋体，，英文文就用用Verdana或Arial字型，，字号号用五五号或或10号字即即可。。不要用用稀奇奇古怪怪的字字体或或斜体体，最最好不不用背背景信信纸，，特别别对公公务邮邮件不要为为突出出内容容而将将字号号设置置过大大，拉拉滚动动条是是很麻麻烦的的事情情；也也不要要过小小，费费神又又伤眼眼睛。。结尾尾签签名名六、结尾签签名1、签名信信息不不宜过过多电子邮邮件消消息末末尾加加上签签名档档是必必要的的。签签名档档可包包括姓姓名、、职务务、公公司、、电话话、传传真、、地址址等信信息，，但信信息不不宜行行数过过多，，一般般不超超过4行。引用一一个短短语作作为你你的签签名的的一部部分是是可行行的，，比如如你的的座右右铭，，或公公司的的宣传传口号号。但但是要要分清清收件件人对对象与与场合合，切切记一一定要要得体体六、结尾签签名2、不要只只用一一个签签名档档对内、、对私私、对对熟悉悉的客客户等等群体体的邮邮件往往来，，签名名档应应该进进行简简化。。过于于正式式的签签名档档会让让与对对方显显得疏疏远。。你可可以设设置多多个签签名档档灵活活调用用签名档档文字字应选选择与与正文文文字字匹配配，简简体、、繁体体或英英文，，以免免成出出现乱乱码。。字号号一般般比正正文字字体小小一些些。回复复技技巧巧七、回复技技巧1、及时回回复Email收到他他人的的重要要电子子邮件件后，，即刻刻回复复对方方一下下，往往往还还是必必不可可少的的,这是对对他人人的尊尊重，，理想想的回回复时时间是是2小时内内，特特别是是对一一些紧紧急重重要的的邮件件。对每一一份邮邮件都都立即即处理理是很很占用用时间间的，，对于于一些些优先先级低低的邮邮件可可集中中在一一特定定时间间处理理，但但一般般不要要超过过24小时。。七、回复技技巧如果事事情复复杂，，你无无法及及时确确切回回复，，那至至少应应该及及时的的回复复说““收到到了，，我们们正在在处理理，一一旦有有结果果就会会及时时回复复”。。不要要让对对方苦苦苦等等待，，记住住：及及时作作出响响应，，哪怕怕只是是确认认一下下收到到了。。如果你你正在在出差差或休休假，，应该该设定定自动动回复复功能能，提提示发发件人人，以以免影影响工工作。。七、回复复技技巧巧2、进行行针针对对性性回回复复当回回件件答答复复问问题题的的时时候候，，最最好好把把相相关关的的问问题题抄抄到到回回件件中中，，然然后后附附上上答答案案。。不不要要用用简简单单的的，，那那样样太太生生硬硬了了，，应应该该进进行行必必要要的的阐阐述述，，让让对对方方一一次次性性理理解解，，避避免免再再反反复复交交流流，，浪浪费费资资源源。。七、回复复技技巧巧2、回复复不不得得少少于于10个字字对方方给给你你发发来来一一大大段段邮邮件件，，你你确确只只回回复复““是是的的””、、““对对””、、““谢谢谢谢””、、““已已知知道道””等等字字眼眼，，这这是是非非常常不不礼礼貌貌的的。。怎怎么么着着也也要要凑凑够够10个字字，，显显示示出出你你的的尊尊重重。。七、回复复技技巧巧4、要就就同同一一问问题题多多次次回回复复讨讨论论，，不不要要盖盖高高楼楼如果果收收发发双双方方就就同同一一问问题题的的交交流流回回复复超超过过3次，，这这只只能能说说明明交交流流不不畅畅，，说说不不清清楚楚。。此此时时应应采采用用电电话话沟沟通通等等其其他他方方式式进进行行交交流流后后再再做做判判断断。。对于于较较为为复复杂杂的的问问题题，，多多个个收收件件人人频频繁繁回回复复，，发发表表看看法法，，把把邮邮件件越越RE越高高，，这这将将导导致致邮邮件件过过于于冗冗长长笨笨拙拙而而不不可可阅阅读读。。此此时时应应即即是是对对之之前前讨讨论论的的结结果果进进行行小小结结，，删删减减瘦瘦身身，，突突出出有有用用信信息息。。七、回复技巧5、要区分Reply和ReplyAll如果只需要要单独一个个人知道的的事，单独独回复给他他一个人就就行了如果你对发发件人提出出的要求作作出结论响响应，应该该replayall，让大家都都知道；不不要让对方方帮你完成成这件事情情七、回复技巧如果你对发发件人的提提出的问题题不清楚，，或有不同同的意见，，应该与发发件人单独独沟通，不不要当着所所有人的面面，不停的的RE来RE去，与发件件人讨论。。你们讨论论好了再告告诉大家。。不要向上上司频繁发发送没有确确定结果的的邮件。点击“回复复全部”前前，要三思思而行！七、回复技巧6、主动控制邮邮件的来往往为避免无谓谓的回复，，浪费资源源，可在文文中指定部部分收件人人给出回复复，或在文文末添上以以下语句：：“全部办办妥”、““无需行动动”、“仅仅供参考，，无需回复复”正确使用发发送、抄送送和密送八、正确使用发发送、抄送送和密送TO的人是要受受理这封邮邮件所涉及及的主要问问题的，理理应对邮件件予以回复复响应CC的人则只是是需要知道道这回事，，CC的人没有义义务对邮件件予以响应应，当然如如果CC的人有建议议，当然可可以回EmailBCC是密送，即即收信人是是不知道你你发给了BCC的人了的。。这个可能能用在非常常规场合八、正确使用发发送、抄送送和密送TO，CC中的各收件件人的排列列应遵循一一定的规则则。比如按按部门排列列；按职位位等级从高高到低或从从低到高都都可以。适适当的规则则有助于提提升你的形形象只给需要信信息的人发发送邮件不不要占用他他人的资源源转发消息之之前，首先先确保所有有收件人需需要此消息息。转发敏敏感或者机机密信息要要小心谨慎慎，不要把把内部消息息转发给外外部人员或或者未经授授权的接收收人。八、正确使用发发送、抄送送和密送如果有需要要还应对对转发邮件件的内容进进行修改和和整理，以以突出信息息。不要将将RE了几十层的的邮件发给给他人，让让人摸不着着头脑。不发送垃圾圾邮件或者者附加特殊殊链接。9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Thursday,December22,202210、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。10:00:5010:00:5010:0012/22/202210:00:50AM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。12月月-2210:00:5010:00Dec-2222-Dec-2212、故人江海海别，几度度隔山川。。。10:00:5010:00:5010:00Thursday,December22,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2210:00:5010:00:50December22,202214、他乡生白发发，旧国见青青山。。22十二月月202210:00:50上午午10:00:5012月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月2210:00上上午12月-2210:00December22,202216、行动出成果果，工作出财财富。。2022/12/2210:00:5010:00:5022December202217、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。10:00:50上上午10:00上午10:00:5012月-229、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。12月月-2212月月-22Thursday,December22,202210、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。10:00:5010:00:5010:0012/22/202210:00:50AM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。12月-2210:00:5010:00Dec-2222-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。10:00:5010:00:5010:00Thursday,December22,202213、不不知知香香积积寺寺，，数数里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2210:00:5010:00:50December22,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。22十十二二月202210:00:50上上午午10:00:5012月月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月2210:00上上午12月-2210:00December22,202216、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2022/12/2210:00:5010:00:50