合约管理手册

合约管理手册合约管理手册序言

随着公司规模的扩大及项目不断的增加，科学及规范化的管理，在提高工作效率方面显得愈来愈重要。

按领导指示，及为了配合公司管理规范化的要求，合约部在总结过去经验，本着提高工作效率的精神，在此制定了合约部工作内容及操作流程，以便公司合约部人员，以及公司其他有关人员执行操作。迅速完成部门组建对工作正常运转很重要1、合约部前期组建1.1、合约部工作内容及操作流程总汇1.2、合约部人员架构表合约总监汇报对象为项目总监1.3、合约部工作职责划分序号工作内容1编制各种管理制度、工作制度和工作程序，以及各项目通用的各种审批表和报表2编制各项目的面积统计表3编制各项目的成本估算/预算4编制各项目的资金流量表5项目造价总表6编制各项目的合同框架表及各项目的招标/定标计划7各类顾问公司的招聘(建筑设计师除外)8项目的招标议标工作8.1资格预审8.2确定投标单位名单8.3准备议标文件、图纸8.4发标8.5议标8.6考察议标单位8.7决定中标单位9中标通知书、合同书10工程中期付款11工程变更12工程最终结算13项目各种合约报表14合约部日常来往文件处理（对外及其他部门发文抄送集团）15合约部日常会议16合约部专业人员招聘17合约部人员培训及会议合约部主要工作可分为以上三个阶段2、合约管理流程简介3、前期准备工作阶段3.1、人员招聘3.2、聘请顾问、国内内/外设计计顾问问服务务合同同重点点1、含所有有图纸纸盖章章(包含所所有送送政府府部门门之图图纸)2、国外设设计院院的国国内合合作单单位(当地设设计院院)须由甲甲方指指定3、长驻工工地现现场人人员资资历及及名单单4、到工地地审查查及参参与相相关会会议的的次数数5、额外工工作的的收费费计算算方法法，如如按时时/按日计计等的的确认认6、其他费费用，，如机机票、、住宿宿费等等确认认7、当地设设计院院人员员架构构及资资历，，聘用用已退退休的的人员员须得得甲方方同意意8、出图时时间表表9、拖期罚罚金10、变更修修改如如何计计算11、工期延长长时，追追加费用用的处理理及计算算方法12、如顾问单单位为境境外机构构，需确确认付款款货币，，完税责责任及资资质注册册手续事事宜13、总费用要要包括支支付所有有国内征征收的税税项14、付款方式式15、终止合约约条款、顾问清单单的内容1、可行性研研究报告告顾问2、建筑设计计顾问3、国内设计计院4、酒店管理理顾问5、室内设计计顾问6、机电顾问问7、玻璃幕墙墙顾问8、工料测量量顾问9、电讯顾问问10、灯光设计计顾问11、招标代理理顾问12、施工监理理顾问13、环境监测测顾问14、基坑围护护设计顾顾问15、隔音效果果顾问16、音响、视视频顾问问17、招牌及标标志牌设设计顾问问18、审图顾问问19、艺术品顾顾问20、档案管理理21、景观设计计顾问22、厨房、餐餐饮设施施顾问23、抗震顾问问24、日照分析析顾问25、扩初设计计评审26、日照测量量27、人防设计计28、排水方案案咨询29、废路还路路规划咨咨询30、代办排管管工程31、环境影响响咨询32、防雷检测测33、沉降监测测34、室内环保保检测35、精装修质质量检测测根据项目目情况选选择3.3、项目成成本概预预算、项目主要要资料统统计表在项目前前期准备备工作阶阶段，合合约部须须按照已已有的项项目资料料，编制制项目主主要资料料统计表表。项目目主要资资料统计计表是最最基础性性的资料料，是编编制概预预算清单单和日后后造价估估算及控控制的基基础。如，楼栋栋数、绿绿化面积积、湖水水面积、、幕墙/铝窗面积积、车位位数量、、电梯数数量等记住：及及时更新新、概预算算清单合约部在在项目前前期准备备工作阶阶段须完完成项目目的概预预算清单单。完成的的概预预算清清单在在公司司审核核批准准后存存档，，并作作为项项目团团队成成本控控制及及KPI的计算算基础础。概概预算算清单单为机机密文文件，，由合合约总总监指指定的的专人人保管管。3.3.3、项目目造价价总表表合约部部应编编制项项目工工程造造价总总表，，项目目工程程造价价总表表由合合约总总监审审核后后，上上报公公司审审批通通过后后，将将作为为项目目成本本控制制的基基础。。项目目工程程造价价总表表为机机密文文件，，由合合约部部负责责更新新及保保管。。、项目资金金流量表1、项目资金流流量表是反反映随项目目进度而发发生的项目目资金动态态用量的报报表，每月月初由合约约部编制及及估算，并并上报合约约总监审核核通过后，，转财务总总监审批并并存档执行行。另外，，每个项目目开始时及及每年年终终要编制一一个整个项项目的资金金流量表。。2、必要时，合合约部应按按照财务部部门的要求求，编制符符合财务要要求的资金金流量表。。资金流量量表须由合合约部按财财务部要求求定时更新新。3、为财务部门门编制的资资金流量表表不能与合合约部标准准的资金流流量表合并并或混淆，，须分开存存档。项目目资金流量量表为机密密文件，在在合约部由由合约部经经理负责更更新及保管管。3.4、招招标标、、定定标标计计划划合同同框框架架表表是是反反映映项项目目合合同同类类别别、、合合同同关关系系及及项项目目工工程程各各标标段段分分拆拆的的总总表表。。合合约约部部须须会会同同工工程程部部在在项项目目前前期期准准备备工工作作阶阶段段编编制制完完成成此此表表，，在在上上报报项项目目总总监监审审批批通通过过后后存存档档执执行行。。经批批准准的的合合同同框框架架不不应应随随意意改改动动，，任任何何改改动动须须上上报报项项目目总总监监审审批批后后才才可可执执行行。。另另外外有有关关项项目目的的界界面面划划分分表表和和招招标标定定标标计计划划表表须须依依据据此此合合同同框框架架表表及及施施工工进进度度计计划划表表编编制制。。招标定标计划划表是依据项项目工程总进进度计划及合合同框架表而而编制的动态态反映项目招招标定标具体体时间节点的的报表，也是是合约部、设设计部、工程程部及相关部部门日常工作作计划的重要要内容。招标定标计划划表的第一次次编制由合约约部与项目设设计部、工程程部及建筑设设计部共同主主办编制，经经项目总监审审批后存档执执行。招标定定标计计划表表由合合约部部按工工程实实际情情况及及结合合其他他相关关部门门意见见后定定期更更新编编制，，上报报项目目总监监审批批后存存档执执行。。3.5、文档档管理理合约部部文档档管理理系统统由合合约部部负责责制订订及更更新，，文档档管理理系统统的执执行情情况也也是考考核合合约部部工作作质量量的重重要内内容。。合约约部负负责解解释合合约部部文档档管理理疑问问以及及不定定期的的查核核合约约部文文档管管理系系统的的执行行情况况。3.6、政政府府部部门门招招标标手手续续的的办办理理合约约部部文文档档管管理理系系统统由由合合约约部部负负责责制制订订及及更更新新，，文文档档管管理理系系统统的的执执行行情情况况也也是是考考核核合合约约部部工工作作质质量量的的重重要要内内容容。。合合约约部部负负责责解解释释合合约约部部文文档档管管理理疑疑问问以以及及不不定定期期的的查查核核合合约约部部文文档档管管理理系系统统的的执执行行情情况况。。办理招标标手续时时，特别别是政府府主管部部门签发发的中标标通知书书时，不不宜采用用合同金金额及开开工/竣工日期期有出入入的合同同或协议议书。目前政府府部门签签发的中中标通知知书由项项目公司司开发部部办理，，合约部部应协助助提供有有关资料料，确保保中标单单位顺利利办理有有关开工工手续。。4、招标阶阶段4.1、选定投标标单位设计部、工工程部、合合约部均可可提供相应应资质的优优秀承包单单位或供货货商名单作作筛选资格格预审。合约部应按按照《资格格预审流程程》的要求求与工程部部及建筑设设计部共同同审核预审审单位资质质，然后由由项目总监监决定最后后的投标名名单。未经集团审审批，任何何人和部门门均不能随随意增减已已确定的投投标单位。。资格预审时时应填写《《实地考察察报告》。。审批投标标单位时应应填写《投投标单位审审批表》。。4.2、招标公司的招标标工作由合合约部负责责。同时，，合约部应应主动协调调其他相关关部门的技技术支持与与配合。4.3、议标合约部应编制各各相关招标标项目的详详细议标时时间安排表，包括议标标会议。技术议标与与商务议标标应分开进进行，商务务议标有项项目总监及及合约部参参与；技术术议标有项项目总监、、合约部、、工程部、、设计部参参与。参加议标会议的的人员应事事先分别对对技术回标标及投标报报价做出分分析及准备备好针对性性的发言主题题。议标标会会议议应应有有专专人人做做会会议议记记录录，，以以便便疑疑问问回回复复时时澄清清。在议议标标会会议议上上应应重重点点澄澄清清投投标标范范围围、、主主材材料料/设备备资资料料、、施施工工/供货货计计划划大大纲纲、、技技术术方方案案的的可可行行性性和和项项目目主主要要管管理理人人员员的的能能力力考考查查等等主主要要内内容容。。在在商商务务澄澄清清方方面面应应注注重重工工作作范范围围、、工工作作界界面面划划分分，，投投标标单单位位有有否否自自拟拟附附加加条条件件、、有有否否漏漏缺缺项项目目、、数数量量是是否否过过多多，，价价格格是是否否合合理理等等。4.3、议标议标标工工作作要要注注意意及及审审核核以以下下几几点点：1、在议标标会会议议上上，，首首先先与与投投标标人人确确认认工工程程范范围围，，是是否否有有差差异异情情况况、、灰灰色色界界面面等等；2、澄清投标人人须配配合其其他承承包人人的工工作范范围及及投标标人需需其他他承包包人配配合的工作作范围；3、施工场地布布置、、施工工方案案(包括施施工安安全措措施等等)、管理人员员架构表、、施工质量量监管制度度等；4、供货及进场时间间；5、施工进度表；6、材料技术规格表表；7、产品保证书等资资料；8、付款条件让财务务审核；9、与投标人确认认再回标时时间及回标标的份数；；4.3、议标议标疑问及回回复1、议标疑问有关关技术的问问题由工程程部、设计计部等整理理提出并交交项目公司司合约部汇汇总后交至至合约部统统一填写《《答疑回复复表》后发发予各议标标单位；2、议标疑问及回回复应统一一编号及统统一发出；；3、除需要统一澄澄清的问题题外，议标标疑问及回回复表内容容应针对个个别议标单单位的疑问问而发出，，不应涉及及其他投标标单位。但但对于个别别的问题，，应把有关关问题消化化后由合约约部再考虑虑是否需要要向其他单单位澄清；承诺函有关合同的的重要条款款，针对性性的议标过过程中产生生的事项应应在承诺函函中确认；；4.4、定标议标疑问及回回复合约部应在在澄清所有有议标疑问问及谈妥合合同条款和和商务报价价后及时上上报定标；；议标疑问及回回复上报集团审审批中标单单位时,合约部须填填写及准备《中标标单位审批批表》，相关技术术分析表、、量/总价/单价比较表表、商务分分析表要同同时附在审审批表后；；公司如有必必要可再次次要求议标标单位澄清清或再次承承诺。合约约部应及时时配合联系系或提供有有关资料；；经审批决定定的中标单单位才可发发出中标通通知书；4.4、定标备忘录在确定电梯梯及主要机机电设备(如制冷机组组)供应与安装装中标单位位时，还应应综合考虑虑投标单位位在免费保保修期满后后往后5年的维修保保养合同的的报价；在确定铝窗窗与幕墙中中标单位时时，还应综综合考虑擦擦窗机的技技术参数（（如适用）），可行性性及报价；；4.5、发中标通通知书合约部收到的《《中标单位位审批表》》后须立即即准备并填写《中标标通知书审审批表》上报审批如有需要及及特别情况况发生时，，中标通知知书之草稿稿应发给法法务部提意意见；4.6、编制合同同合同审批时时，项目部部须填写《合同同审批表》》，并且须附附上合同的的完整文件件。内部的审批流程程结束后，，合约部才才可把已修修改好的合合同交予承承包单位确确认，并且且须限定在在3至7日内确认签签署意见或或修改意见见。承包单位的的修改意见见经合约部部审核有必必要纳入到到合同文件件时，应在在加入合同同文件前按按上述合同同审批流程程再提交审审批并附上上原审批表表。对承包包单位的修修改意见，，不同意纳纳入合同的的，应给予予解释说明明。5、施工阶段段合约部履行行提醒义务务5.1、中期付款款中期付款备备忘录：注意审批权权限，按权权限传送至至相关领导导批复。按审批权限限及流程所所示，检查查是否所有有须审批的的领导签名名齐全。付款记录表表的合同金金额须与正正式合同一一致。任何变更追追加，必须须有变更确确认书或补补充协议的的签署后才才能放进付付款记录的的变更帐内内。第一次次加入变更更帐项时，，必须把变变更确认书书/补充协议议副本附附上。保留金的的计算须须考虑变变更追加加。当付款累累计达85%或以上时时，要倍倍加小心心，特别别是变更更追减或或扣款的的帐项。。如工期已已拖延，，付款须须考虑扣扣减拖期期罚金。。任何付款款如有宽宽限期，，审批后后的付款款审批表表须押在在财务部部并由其其保管。。5.2、工程变更更审核及及批复已报价的的变更，，应及时时更新登记《变变更登记记表》及《变更总总汇》。在未最终终批复前前，工程程变更的的审核状状态和审审核结果果为机密密文件，，不能通通知承包包单位。合约部应指派派估算师师跟进变变更帐的的审核，，有关变变更对帐帐的会议议应派人人参加。合约部对变更更的审核核意见，，应附有有详细的的工程量量计算细细目及变变更单价价的组成成细目，，并填写《变变更审批批表》上报审批批。经批复的的变更，，合约部部应发出出附件《变更确确认书》》，以便承承包单位位及时书书面确认认，避免免其日后后反悔。。5.3、设备/材料数量量统计对于甲指指乙供或或甲供设设备/材料，在在定标、、每批订订货、验验收、仓仓存、发发给各承承包商/安装单位位、完工工验收等等过程中中，都要要特别留留意，把把每阶段段的数量量登记下下来，以以便结算算时能有有文字的的依据。。5.4、项目月月报表合约部应应每月准准备及更更新有关关合约部部需提供供的项目目月报表表的内容容。项目月报报表中有有关工程程招标计计划与执执行情况况、付款款情况和和变更情情况等的的内容必必须与合合约部日日常更新新的相应应表格（（如招标标定标计计划表、、付款记记录表、、变更登登记表等等）的内内容一致致。项目月报报表为机机密文件件，存档档应符合合合同文文档管理理的有关关规定。。5.5、竣工资资料及付付款在项目竣竣工阶段段，合约约部应配配合项目目部其他他部门，，提供或或取得以以下资料料：所有承包包商、供供应商名名单及相相关保修修资料；；使用说明明书/手册、质质量保证证书；结算用竣竣工图纸纸。其他竣工工资料。。在工程施施工末段段时，对对支付进进度款要要特别留留心，以以防止超超付。在在竣工阶阶段付款款时，应应考虑变变更增减减帐，充充分预留留保留金金，不能能超付或或预留保保留金不不足。5.6、结算审审核及批批复合约部应应在合同同规定的的结算期期限内完完成所有有结算的的对帐与与审核。结算时应应把相关关的文档档，特别别是变更更、业主主反索赔赔等文档档翻查不不少于两两遍，把把所有相相关的减减帐及反反索赔项项目包括括在最终终结算书书内。对于特别别的工程程或承包包单位，，经批准准后，可可在承包包单位提提交保留留金保函函后，支支付余下下的保留留金。未经审批的结结算，合合约部不不能对承承包单位位付款。。保留金的的支付须须有由项项目公司司盖章发发出的保保修完成成书面证证明文件件及物业业部书面面证明所所有有关关缺陷已已全部修修复。谢谢聆听听！9、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。12月-2212月-22Thursday,December22,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。00:11:3600:11:3600:1112/22/202212:11:36AM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。12月月-2200:11:3600:11Dec-2222-Dec-2212、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。00:11:3600:11:3600:11Thursday,December22,202213、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。12月-2212月-2200:11:3600:11:36December22,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。22十二二月202212:11:36上上午00:11:3612月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月2212:11上午12月-2200:11December22,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/220:11:3600:11:3622December202217、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。12:11:36上上午午12:11上上午午00:11:3612月月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Thursday,December22,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。00:11:3600:11:3600:1112/22/202212:11:36AM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。12月-2200:11:3600:11Dec-2222-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。00:11:3600:11:3600:11Thursday,December22,202213、不知香积积寺，数里里入云峰。。。12月-2212月-2200:11:3700:11:37December22,202214、意志坚强强的人能把把世界放在在手中像泥泥块一样任任意揉捏。。22十二二月202212:11:37上上午00:11:3712月-2215、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。十二月2212:11上午12月-2200:11December2