涉外礼仪第十讲

第十章书信礼仪与公文礼仪1对外书信联系已成为涉外工作的一部分，电话服务又使书信礼仪的内容得到了扩充。

书信是反映你外表、鉴赏力和性格的一面镜子。一个优秀的秘书，以他（她）所写的具有条理和整洁之感的书信，为企业（社会组织）争得良好的形象和信誉。2

书信是单方面地表达感谢，无辅助手段，难度大，要进行必要的培训。

书信有一定格式，使用语言也有一定规范。

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§1、书信礼仪一、英文信的格式（1）信头；（2）信内地址（只限于正式商业信）；（3）称呼；（4）正文；（5）结尾套语；（6）签名；（7）信封写法。41、信头

欧美国家把发信人的地址详细写在信内正文上端，包括发信日期；与中文信地址的写法顺序相反，英文信的地址从门牌号、街道地区至市、省、国名、日期也与写中文信不同，年要放在后面；排列格式或分为直排和斜排两种，标点符号用不用都行。5

关于日期的写法:例:2005年3月30日美国人3、30、2005欧州人30、3、2005中国人2005、3、30国际标准化组织2005、03、306

2、信内地址

是在信内写明收信人的姓名和公司地址。在社交信中，可省去不写，但商业信中是不能少的。正确形式是：

收信人的地址放在信头左边，发信人的地址放在信头右边。信内地址有时也可以写在签名下面的左边。7（A）社交信

称呼写在信头半寸之下（左面留一寸空白）

美国“Mydear”比“Dear”客气；称呼后加“:”。

英国正相反,称呼后加“，”

3、称呼8（B）商业信在商业信中，普通用的称呼都是：“DearSir”,“Grentleman”、“DearMadam”和“Madames”。凡是女人，无论她是否结婚均用“DearMadame”来称呼。94、正文

书信是最主要的部分。社交信分正式、非正式两种，在正式信札中，日期和钟点不可用缩写。商业信：一纸不可写两面，加添的信纸上要有页码。写英文信最好以打印的形式。（但便函不宜用打印）105、结尾客客套结尾客套写写在正文下下面二、三三行的位置置，大都从从信纸中央央写起，只只有第一个个字要大写写，末了放放一个逗号号。116、签名写信人在结结尾客套的的下面略偏偏右的地方方签上自己己的姓名。。打印的信信，习惯上上仍需要亲亲笔签名。。商业信中，，签名上面面可以用打打字机打出出公司的名名称，下面面也可打出出他的职位位。127、信封写写法西方国家写写信封的格格式：收信人的地地址写在信信封正面的的右下方，，先写收信信人的姓名名、门牌号号、所在城城市、（地地区）、国国家，各占占一行。寄信人的地地址写在信信封正面的的左上角角或是背面面。13二、社交信信社交信顾名名思义是作作为人们社社交活动手手段的书信信，如邀请请信、祝贺贺信、感谢谢信、慰问问信。14邀请信在社社交活动中中使用得相相当广泛。。邀邀请信信一般都较较简短，写写时要注意意礼节，又又要诚恳热热情，要把把有关邀请请对象、活活动内容、、时间、地地点等交代代清楚，以以免发生差差错。1、邀请信信15邀请信的内内容：向对方表示示简短的寒寒暄或问候候；说明邀请对对方参加什什么活动以以及邀请的的原因；说明活动安安排的细节节；如有必要，，请被邀请请方确认能能否应邀162、感谢信信感谢信在国国际交往中中是一种常常见的书信信形式。当当受到邀请请、接待、、慰问，接接到礼品以以及得到他他人的帮助助之后，都都应及时地地给对方写写感谢信，，以示礼貌貌。感谢信没有有固定的格格式，不宜宜写得过长长，繁简要要适度，语语言要热情情，用词恰恰当。173、庆贺信信分正式和普普通两种。。前者用于于政府间、、组织间、、官员间。。用语非常常拘谨，使使用一些客客套话，后后者多用于于个人交往往，用词亲亲切，不拘拘格式，具具有个人感感情色彩。。书写庆贺信信时，语言言要求简练练概括，遣遣词造句要要求充满热热情、喜悦悦，使人感感到温暖和和愉快。184、慰问信信慰问信是对对他人表示示慰藉、问问候、鼓励励、关切的的专用信件件。信件分分正式和非非正式两种种。前者用用于国家间间、团体间间、政府官官员间。慰问信要写写得及时，，行文简洁洁，感情真真挚、词语语朴实。19三、商业信信1、商业信信通则商业信笺的的纸张，要要求用高质质量的证券券纸。商业信笺应应印上公司司的名称、、地址和电电话号码、注册的的办公地址址、传真号号码。商业信笺不不可用有颜颜色的纸。。与外商通信信的第一封封信的回信信可按对方方来信时的落款形形式给对方方回信，商商用信使用用的语言比比社交正规规，用词也也更严谨。。202、介绍信信分私人介绍信信和正式介绍信信两种。私人介绍信信与普通书信信相同，一一般要写信信封。正式介绍信信是写信人因因公把自己己的同事介介绍给某单单位或某个个人。正式式介绍信要要求语言和和格式严谨谨、规范，，一般不写写信封（面面呈）。213、推荐荐信推荐信要要求：介绍被推推荐者的的基本情情况；介绍被推推荐人的的诚实、、才干以以及离职职的理由由；实事求是是，不作作过奖之之辞。224、辞职职信辞职信简简单扼要要，要有有礼貌，，应简述述辞职理理由。23四、如何何打电话话“在打电电话时，，有三个个因素构构成你的的个性：：声音、态态度、彬彬彬有礼礼的言词词。”（（美国，，尤金金·埃埃里克克）打电话要要态度友友善、语语调温和和，讲究究礼貌。。礼貌用语语是使用用电话的的一个主主要规则则。241、电话话的起始始语英文的常常用的问问候语““哈罗罗”（Hello）中文起始始语（礼礼貌语））“您好好！”打电话时时的称呼呼要准确确。252、语气气语调善于控制制和运用用语调是是打电话话的一项项基本功功。要语语调温和和、音量量适中、、吐字清清晰。263、电话话的续接接电话交际际是发话话、受话话共同的的信息交交流。发话人要要注意是是否听清清楚。受话人不不要随便便打断发发话人的的谈话。。突然打断断对方的的谈话是是很不礼礼貌的。。如在通话话时电话话突然中中断，应应由先打打电话的的一方重重拨电话话。接电话遇遇到对方方有重要要事，要要边听边边记下要要点。挂断电话话，应先先道别。。274、与国国外电话话联系两个基本本要求：：①准确；②高效；需要时间间长的电电话最好好事先预预约。在在事务性的电话话中严格格守时是是特别重重要的。。在欧美特特别是德德国，上上午9时以前前，下午午1-3点点之间和和晚餐不不打电话话。28五、名片片名片是个个人用作作交际或或送给友友人纪念念的一种种介绍性性媒介物物。名片在中中国已有有2000多年年的历史史。291、在交交际中日日本人名名片的使使用名片上使使用英语语和本国国语言两两种文字字。日本人是是名片用用得最多多得国家家，日本本人的生生活离不不开名片片。名片片的作用用是多方方面的神神奇的。。30名片是见见面礼；；名片是介介绍信；；名片是礼礼品卡；；名片是通通知书；；名片是借借款单。。312、英文文名片英文名片片，妇女女用的名名片比男男士要大大些。夫妻可以以共同用用一张名名片。名片除社社交性名名片外，，还有商商业或者者职业性性名片或或非正式式名片。。非正式名名片是双双折的卡卡片，比比普通名名片大，，可写下下简短的的留言。。非正式式名片亦亦可以当当作请柬柬用。323、名片片的功能能名片用作作自我介介绍，是是社交场场合最简简单的自自我介绍绍方式。。其功功能主要要有：建建立今后后联系所所必须的的信息，，便于长长久保留留。使人们在在初识时时能充分分利用时时间交流流思想感感情。使用名片片可以使使人们初初识时言言行举止止更得体体。使用用名片不不必与他他人见面面便能与与其相识识。33如在邮局局寄发名名片，可可代替信信件表示示祝贺、、感谢、、辞行、、吊唁、、慰问、、介绍等等意，可可在名片片的左下下角用铅铅笔写上上表示一一定含义义的法文文小写字字母来表表示。34常见有：：p.f.---敬敬贺p.c.---谨谨言p.f.c.---结结识p.r.---谨谨谢p.p.---介介绍p.p.c.---辞辞行p.m.---备备忘p.f.n.a.---贺新新年35§2、公公文礼仪仪常见文书书是日常常工作运运行有关关的书面面联络、、通讯、、指令等等公文性性质的文文字材料料，具有有礼仪应应酬、宣宣传鼓动动等公共共关系作作用。公文是指指机关团团体、企企事业单单位在处处理各种种事物中中形成的的体式完完整、内内容系统统的各种种书面材材料，如如命令、、指令、、决定、、通知、、请示、、批复、、报告、、公函、、柬帖等等。36一、公文文礼仪的的特点1、公文文的格式式公文的格格式包括括：标题题、主送送机关、、正文、、附件、、发文机机关、发发文日期期、抄送送单位、、文件版版头、公公文编号号、机密密等级、、紧急程程度、阅阅读范围围等项。。372、行文文关系化化公文的关关系应有有原有的的行政关关系、职职能关系系、隶属属关系为为依据。。应一级级一级依依次行文文，不越越级行文文，拟制制涉及部部门职权权的公文文，主办办单位要要主动与与有关部部门会商商，在征征得一致致意见后后联合行行文，平平行或不不相隶属属的单位位之间，，只能使使用平行行文。抄抄、送、、发的关关系要明明确。383、辞章章逻辑化化提高公文文写作技技巧、写写作水平平是讲究究礼仪的的具体表表现。文书写作作中的词词语组合合要严密密精确，，不能产产生歧义义。39二、公文文礼仪的的规则1、各级级国家行行政机关关的行文文关系，，应根据据各自隶隶属关系系和职权权范围确确定。2、政府府各部门门在自己己的权限限内，可可以互相相行文，，可以同同下一级级人民政政府的有有关业务务部门互互相行文文，也可可以根据据本级政政府授权权和有关关规定，，对下一一级直接接行文。。3、向下下级机关关的重要要行文，，应抄送送直接上上级机关关。404、凡部部门之间间未对有有关问题题协商一一致时，，一律不不得各自自向下行行文。5、政府府各部门门可以联联合行文文。6、各级级国家行行政机关关不得越越级请示示，因特特殊情况况，必须须越级行行文时，，应抄报报越过的的机关。。417、请示示的公文文，一般般应一文文一事，，除领导导直接交交办的事事项外，，请示不不要直接接送领导导者个人人，也不不要同时时抄送同同级和下下级机关关。8、受理理双重领领导的机机关上报报公文，，应根据据内容写写明主报报机关和和抄报机机关，由由主报报机关负负责答复复请示的的问题，，上级机机关向双双重领导导的下级级机关行行文时，，应同时时抄送另另一上级级机关。。9、经过批准准在报刊发表表的国家行政政机关公文，，应视为正式式公文依照执执行。42三、公文办理理的礼仪要求求1、公文办理理一般包括：：登记、分办办、批办、承承办、催办、、拟稿、审核核、签发、缮缮印、用印、、传递、归档档、销毁等程程序。2、凡需办理理的公文，文文书部门应根根据内容和性性质，送领导导人批示或送送交有关业务务部门办理。。紧急公文，，文书部门应应提出办理时时限。433、凡涉及其其他部门或地地区的问题，，主办机关应应主动与有关关部门或地区区协商、会签签，上报的公公文，如有关关方面意见不不一，要如实实反应。4、已送领导导人批示或交交有关业务部部门办理的公公文，文书部部门要负责检检查催办，防防止漏办和延延误。445、公文写作作中要符合国国家政策、法法律，人名、、地名、数字字、引文要准准确属实，时时间要具体的的年月日，数数字书写一般般用汉字，同同一公文中的的数字写法要要前后一致。。使用简称时时必须先用全全称，并加以以说明。6、各级行政政机关发出的的公文，由机机关领导人签签发。重要的的或涉及面广广的，由正职职或主持日常常工作的副职职领导人签发发。有的公文文，可由秘书书长或办公室室主任根据授授权签发。457、各级领导导人审批公文文要认真负责责，文件主批批人要签署自自己的意见、、姓名和时间间。8、拟写、签签发公文时应应使用黑色钢钢笔或毛笔。。9、各级国家家行政机关的的办公室在将将公文送领导导人签发之前前，应认真做做好审核重点点；是否需要要行文、公文文内容、文字字表述、文件件使用、格式式等是否符合合有关规定。。4610、上级机机关的发文，，除绝密或注注明不准翻印印的以外，经经下一级机关关的秘书长或或办公室主任任批准，可以以翻印，转发发的、翻印时时，要注明翻翻印的机关和和时间。11、传递秘秘密公文时，，必须采取相相应的保密措措施、确保文文件安全。12、公文办办完后，应根根据文书立卷卷、归档的有有关规定，及及时将公文定定稿，正文和和有关材料整整理立卷。4713、公文立立卷应根据其其特征，相互互联系和保存存价值分类整整理，保证齐齐全、完整，，正确反映本本机关的主要要情况，便于于保管、查找找和利用。14、立好的的案卷，应按按照有关规定定定期向档案案部门移交。。个人不得保保存存档的公公文。15、没有存存档价值和存存查必要的公公文，经过鉴鉴别和主管领领导人批准，，可定期销毁毁。销毁秘密密公文要进行行登记，有专专人监督，保保证不丢失、、不漏档。48四、常用公文文写作的礼仪仪要求1、简报简报是一种对对公务活动、、工作情况作作简要报道的的公文，一般般在组织、单单位内部印发发，具有向上上级反映、向向下属与平行行单位通报情情况的作用。。要求一是简简明扼要，二二是快速及时时，三是真实实准确，四是是符合格式。。简报分会议简简报、工作简简报、情况简简报三类。492、会议记录录和会议纪要要会议记录是指指用书面文字字的形式，把把会议的基本本情况、议题题、决议等有有关内容如实实地记录下来来，以备事后后查考的材料料。会议纪要是指指摘要记述会会议概况、议议程和会议基基本精神、决决议内容等的的一种公文。。503、公函公函是上下级级和同级机关关不相隶属的的单位之间在在商洽、联系系工作、询问问、答复问题题以及委托和和告知某一事事项、情况时时所使用的公公文类型。51思考题：1、名片的功功能有哪些？？2、商业信通通则的主要内内容是什么？？529、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。04:24:3304:24:3304:2412/25/20224:24:33AM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。12月-2204:24:3304:24Dec-2225-Dec-2212、故人江海海别，几度度隔山川。。。04:24:3304:24:3304:24Sunday,December25,202213、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。12月-2212月-2204:24:3304:24:33December25,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。25十二二月20224:24:34上上午04:24:3412月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月224:24上上午12月-2204:24December25,202216、行动出成果果，工作出财财富。。2022/12/254:24:3404:24:3425December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。4:24:34上上午4:24上上午午04:24:3412月月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。04:24:3404:24:3404:2412/25/20224:24:34AM11、成成功功就就是是日日复复一一日日那那一一点点点点小小小小努努力力的的积积累累。。。。12月月-2204:24:3404:24Dec-2225-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。04:24:3404:24:3404:24Sunday,December25,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2204:24:3404:24:34December25,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。25十十二二月20224:24:34上上午04:24:3412月月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荆门门九派派通。。。。十二月月224:24上上午午12月月-2204:24December25,202216、少年十五五二十时，，步行夺得得胡马骑。。。2022/12/254:24:3404:24:3425D