购货付款内控设计教学课件

第四章采购与付款内部控制设计参考规范：《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》第四章采购与付款内部控制设计参考规范：《企业内部控制应1主要内容业务循环内部控制设计概述货币资金采购与付款销售与收款存货固定资产筹资对外投资主要内容业务循环内部控制设计概述2一、业务循环内部控制设计概述业务循环内部控制设计的内容内部控制设计的原则与步骤一、业务循环内部控制设计概述业务循环内部控制设计的内容3（一）业务循环内部控制设计的内容

按控制的内容划分

1.货币资金控制系统

(1)现金控制系统

(2)银行存款控制系统

2.存货控制系统

(1)采购控制系统

(2)存储控制系统

(3)领发控制系统（一）业务循环内部控制设计的内容按控制的内容划分4

3.成本费用控制系统

(1)工资费用控制系统

(2)生产费用控制系统

(3)产品成本控制系统

4.销售控制系统

(1)销售(非托收承付)控制系统

(2)销售(托收承付)控制系统

5.固定资产控制系统

(1)固定资产购置控制系统

(2)固定资产退出控制系统

(3)固定资产折旧控制系统3.成本费用控制系统

(1)工资费用控制系统

5

6.投资控制系统

(1)短期投资控制系统

(2)长期投资控制系统

7.财务成果控制系统

(1)销售利润控制系统

(2)营业外收支控制系统

(3)利润分配控制系统

8.其他（1）信息处理控制系统（2）预算控制、物流管理、人力资源政策6.投资控制系统

(1)短期投资控制系统

(26按业务循环划分通常可以将企业的所从事的交易和事项划分为几个主要的业务循环进行设计，就制造业企业而言，可以划分为如下的几种主要的业务循环控制：1、销售与收款循环控制2、购货与付款循环控制3、生产与收款循环控制4、筹资与投资循环控制按业务循环划分7（二）内部控制设计的原则与步骤1、内部控制设计的原则（略）2、内部控制设计的一般步骤设计内部控制的步骤，主要是了解各业务循环的内容和特点、确定控制目标、评估实现目标的风险、鉴别控制环节、整合控制流程、确定控制措施，试运行和完善改进。（二）内部控制设计的原则与步骤1、内部控制设计的原则（略）8

①各业务循环的内容和特点

(1)收入(销售)循环。包括从顾客收取订单，批准信用额度，发货，销售发票的填写，收入和应收账款的记录，现金收款的处理和记录等相关的程序和政策。(2)支出循环。包括存货、其它资产和服务的采购，处理采购订单，货物采购的验收，应付供应商货款的记录，付款审批，现金支出及其记录等相关的程序和政策。①各业务循环的内容和特点

(1)收入(销售)循环9(3)生产循环。包括原材料的贮存，原材料的生产投入，生产成本的分配，销售商品的生产成本的会计处理等相关的程序和政策。(4)薪资循环。包括雇佣员工，考勤，计算工资总额，个人所得税，发放工资等相关的程序和政策。(5)融资循环。包括涉及银行贷款的交易的审批、执行和记录，租赁，应付债券和权益性股票等相关的程序和政策。(6)投资循环。包括涉及固定资产和证券投资的审批、执行和记录等相关的程序和政策。(3)生产循环。包括原材料的贮存，原材料的生产投入，生产成本10

②控制目标

控制目标，既是管理经济活动的基本要求，又是实施内部控制的最终目的，也是评价内部控制的最高标准。在实际工作中，管理人员和审计人员总是根据控制目标，建立和评价内部控制系统。因此，设计内部控制，首先应该根据经济活动的内容特点和管理要求提炼内部控制目标，然后据以选择具有相应功能的内部控制要素，组成该控制系统。②控制目标

控制目标，既是管理经济活动的基11

③整合控制流程

控制流程，是依次贯穿于某项业务活动始终的基本控制步骤及相应环节。控制流程，通常同业务流程相吻合，主要由控制点组成。当企业的业务流程存在控制缺陷时，则需要根据控制目标和控制原则加以整合。④鉴别控制环节

实现控制目标，主要是控制容易发生偏差的业务环节。这些可能发生错弊因而需要控制的业务环节，通常称为控制环节或控制点。控制点按其发挥作用的程度而论，可以分为关键控制点和一般控制点。

③整合控制流程

控制流程，是依次12关键控制点：指那些在业务处理过程中发挥作用最大，影响范围最广，甚至决定全局成效的控制点。它对于保证整个业务活动的控制目标具有至关重要的影响。

一般控制点：指那些只能发挥局部作用，影响特定范围的控制点。关键控制点：指那些在业务处理过程中发挥作用最大，影响范围最广13

如材料采购业务中的“验收”控制点，对于保证材料采购业务的完整性、实物安全性等控制目标都起着重要的保障作用，因此是材料采购控制系统中的关键控制点;相比之下，“审批”、“签约"、"登记"、"记账"等控制点，即是一般控制点。需要说明的是，关键控制点和一般控制点在一定条件下是可以相互转化的。某个控制点在此项业务活动中是关键控制点，在另外一项活动中则可能是一般控制点，反之亦然。

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⑤确定控制措施

控制点的功能，是通过设置具体的控制技术和手续而实现的。这些为预防和发现错弊而在某控制点所运用的各种控制技术和手续等，通常被概括为控制措施。

⑤确定控制措施

控制点的功能，是通过设置具体的控15

现金控制系统中的“审批”控制点，就设有:(1)主管人员授权办理现金收支业务;(2)经办人员在现金收支原始凭证上签字或盖章;(3)部门负责人审核该凭证并签章批准等控制措施。银行存款控制系统的“结算”控制点则设有:(1)出纳员核查原始凭证;(2)填制或取得结算凭证;(3)加盖收讫或付讫戳记;(4)签字或盖章;(5)登记结算登记簿等控制措施。以上两个控制点的差异，说明由于其控制的业务内容不同，所要实现的控制目标不同，因而相匹配的控制措施也不相同。因此，实际工作中，必须根据控制目标和对象设置相应的控制技术和手续。现金控制系统中的“审批”控制点，就设有:(1)主管16具体操作步骤构造业务循环模型分析业务常见弊端提出内部控制要点设计内部控制文本具体操作步骤构造业务循环模型17（1）构造业务循环模型反映经营活动全貌，符合企业经营特点以价值运动为主线，以资金池为中心满足审计方法的使用（1）构造业务循环模型反映经营活动全貌，符合企业经营特点18（2）分析常见错误弊端错误弊端表现错误弊端分析历史教训与案例合理怀疑（2）分析常见错误弊端错误弊端表现19（3）提出控制要点和方法关键控制点补偿性控制成本效益分析（3）提出控制要点和方法关键控制点20二、采购与付款循环的

主要业务活动与目标包括：主要业务活动业务目标二、采购与付款循环的

主要业务活动与目标包括：21

（一）主要业务活动购货支出循环是由固定资产、商品或劳务的取得和支付活动组成。该循环主要有购货和固定资产两种主要交易类型。典型的支出循环流程包括请购、订购、验收、记录、付款等方面。购货循环所涉及的主要业务活动包括：请购

–订购-验收商品-储存已验收的商品-编制付款凭证-确认与记录负债-付款-记录现金与银行存款支出（一）主要业务活动购货支出循环是由固定资产、商品或劳务的22采购循环图付款处理验收采购计划采购作业会计记录应付帐款的处理采购循环图付款处理验收采购计划采购作业会计记录应付帐款的23主要业务活动1.请购商品和劳务---资产使用部门2.编制订购单---采购部门3.验收商品---验收部门4.储存已验收的商品存货—仓库5.编制付款凭单---会计部门6.确认与记录负债---会计部门7.付款---会计部门8.记录现金、银行存款支出---会计部门主要业务活动1.请购商品和劳务---资产使用部门24（二）业务目标1、识别能够满足公司需求的供应商，遵循适用的法律法规和合同从具有合法资质的供应商那里采购，确保充足的物料供应；

2、订购符合适当规格的项目，支付适当的价款，在适当的时间订购适当的数量，及时接收订购的项目，完整而准确地记录已授权的采购订单，防止未经授权使用采购订单；3、确保收到的物料和相关信息能得到处理，并及时提供给生产、仓储或其他部门、确保对未及时供货的采购订单进行调查、完整而准确地记录收到的货物和退回的货物；（二）业务目标1、识别能够满足公司需求的供应商，遵循适用的254、只接收经过适当订购的项目、只接受符合采购订单规格的物料、确保所有从收货活动移送到其他活动的物料都得到了记录；保护已收到的货物、确保供应商、库存和采购订单信息被准确更新，以反映收货情况、立即退回拒收项目、完整而准确地记录所有入库和出库、所有移送给经营活动的货物需要经过适当申请、正确移送所有已申请的物料、保持安全的工作环境和对危险物料的储存；4、只接收经过适当订购的项目、只接受符合采购订单规格的物料265、及时而准确地记录所有已经收到的经过批准的购货的发票，并且仅仅记录这些购货、确认可以提供的折扣、准确记录所有已授予信用的退货和折让，并且只记录这些业务、确保应付账款的完整性和准确性、保护应付账款记录。5、及时而准确地记录所有已经收到的经过批准的购货的发票，并且27三、采购与付款循环的

内部控制要点及设计包括：采购与付款业务的内部控制要点该循环内部控制设计三、采购与付款循环的

内部控制要点及设计包括：28（一）采购与付款业务的内部控制要点1、采购循环常见弊端盲目采购、积压变质收受回扣、中饱私囊虚报损耗、中途转移混淆采购成本验收不严、以少报多、以次充好违规结算、资金流失（一）采购与付款业务的内部控制要点1、采购循环常见弊端292、采购与付款业务的控制点(1)请购单、订货单、验收单和卖方发票齐全，并附在付款凭单的后面。(2)购货经过适当级别的批准。(3)及时注销凭证，反之重复使用。(4)对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部核查。(5)订货单经过事前编号并登记入账。(6)验收单经过事前编号并登记入账。(7)卖方发票经过事前编号并登记入账。2、采购与付款业务的控制点(1)请购单、订货单、验收单和卖方30采购与付款业务的控制点（续）(8)采购款项计算和金额的内部核查。(9)采购价格和折扣的授权和批准。(10)所采用会计科目适当无误，分类正确。(11)采购与付款业务的登记及时。(12)应付账款明细账内容的内部查核。(13)定期的内部查核和内部审计。采购与付款业务的控制点（续）(8)采购款项计算和金额的内部核31(二)采购与付款循环内部控制设计企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。为实现采购与付款业务内部会计控制目标，企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。

1、购买与审批

2、验收与付款

3、评估与披露

(二)采购与付款循环内部控制设计企业应当按照请购、审批、采购321.购买与审批企业应当根据全面预算管理的要求从事采购业务。对于超预算和预算外采购，应当履行预算调整程序。企业应当建立严格的购买审批制度，明确审批权限，根据生产经营的客观需要，确定采购项目、质量等级、可选供应商以及交货付款方式等相关内容。大宗采购应当采用招标方式，规定最高限价，实行比价采购。采购项目技术含量较高的，应当组织相关专家进行论证。1.购买与审批企业应当根据全面预算管理的要求从事采购业务。对33(1)职责分工

企业采购业务的不相容岗位至少包括：①请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进行审批。②供应商的选择与审批。企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商，但是决定供应商的人员不能同时负责审批。③采购合同协议的拟订、审核与审批。企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批。④采购、验收与相关记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。⑤付款的申请、审批与执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离，付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。(1)职责分工34(2)授权审批制度

企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权；企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权，只容许特定人员提出请购；企业对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失；采购合同的签订需经有关授权人员审批；采购款项的支付应经有关授权人员审批。(2)授权审批制度企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者35(3)请购控制

企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。采购申请一般由使用部门提出或由仓储部门提出，物资供应部门根据采购单位的采购申请、年度采购计划、工程用料计划和库存消耗定额编制月度采购计划，由部门主管或其授权人员审核是否合理，若合理则签字认可交采购部门，金额巨大或特殊采购应由主管总经理审批。请购单一式三联，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序；零星需要的物品，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经采购部门审批，但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，经使用部门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购；紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。特殊原因需取消请购申请时，原请购部门应通知采购部门停止采购，采购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章，并退回给请购部门。(3)请购控制企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具36(4)询价控制

企业应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应当由审批人对请购申请进行审批，设置请购部门的，应当由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。企业对预算的管理，也就意味着必不可少的要加强询价控制。(4)询价控制企业应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采37为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关情况。控制措施有：定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为企业采购决策提供可靠信息；对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查；对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等；对某些采购可以采用招标方式，在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为惟一决定因素；对于零星物品的采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式采购成本会过高，一般授权直接采购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应38(5)采购控制

询价程序完成后，采购部门须作出以下决定：根据资产存储情况，确定采购物品的批次和数量；根据询价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；将请购单一联交请购部门，以示答复；一联交财务部门筹备资金；一联作为采购部门签订购销合同的依据。采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定：应订购多少、向谁发出订货单、什么时候发出订货单。(5)采购控制询价程序完成后，采购部门须作出以下决定：根据39①订购数量的控制首先，由采购人员审查每一份请购单是否在执行后又重复提出；请购数量、品种是否合理，是否在控制限额的范围内。其次，对大量采购的原材料、零配件、商品、物资等进行采购数量对成本影响的分析，分析的内容主要是将各种请购项目进行有效归类，然后利用经济批量法测算成本及采购的批次和数量。对请购数量不大或零星采购物品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。①订购数量的控制首先，由采购人员审查每一份请购单是否在执行后40②向哪一家发出订货单

采购部门在确定了采购数量之后，签订购销合同之前，必须遵循企业订货报价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。根据与相应供应商确定的最优价格，对采购所需资金作出估算，并在请购单上签署采购意见后，由采购部门授权人审批；将签批后的请购单送资金预算部门，由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标，且在资金预算范围内，审批后签注意见，送交存货管理部门。②向哪一家发出订货单采购部门在确定了采购数量之后，签订购销41③何时发出订货单

为了生产经营的正常进行，避免存货资产的闲置，存货管理部门人员在接到请购单后，对存货应运用经济批量法和存货最低点法进行分析，确定什么时间请购最为合适，并在请购单上签注意见，由部门授权人审批。在做出上述三方面的决定后，将请购单一联退请购部门，以示答复；一联交财务部门筹备资金；一联交采购部门作为签订购销合同的依据。采购合同一般一式四份，一份交供货商请求发货，一份由采购部门专人保管，负责合同的执行，一份交会计部门以监督合同的执行，一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对的依据。③何时发出订货单为了生产经营的正常进行，避免存货资产的闲置422、验收与付款（1）验收控制货物到达后，由仓储部门指派验收人员对货物进行实物计量，并与货运单、订购单进行核对。需要时由质检部门对货物进行检验。正确无误后填制收料单。收料单的内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原订购单编号等。企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，由专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。2、验收与付款（1）验收控制43对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告，有关部门应当查明原因，及时处理。为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制有双重作用，既控制购买环节的经营活动，也控制存货的管理工作。对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购单进行认真核对，同时点收实物的数量和质量，核对无误后填写按顺序编号的入库单。入库单一式三联，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量以及运货人名称等内容。保管员在入库单签字后，一联留存，登记仓库台账；一联随有关凭证送交会计部门，办理结算；一联退回采购部门与购销合同、请购单核对，核对后归档备案。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有44（2）付款程序财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及其他有关凭证审核后，与合同进行核对，经企业授权人审批后向供应商办理结算。①付款控制财会部门应当参与商定对供应商付款的条件。（2）付款程序财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及其他45对于现金支付的交易，为了进一步强化内部控制，还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。即会计部门在接到发票等原始凭证后，先由部门授权人审核批准，再由会计人员据其编制付款凭证，注明会计科目、款项用途及金额等，交给出纳员，由其根据付款凭证列出的金额支付现金，并登记现金日记账，然后将付款凭证退交会计部门，以便登记总账和明细账。这样，出纳人员应付出多少现金，会计部门已经记录在案，更有利于形成控制关系。对于现金支付的交易，为了进一步强化内部控制，还应当提倡根据付46对于企业采用赊账方式购买物品时，必然形成债务，由此而引发债务结算业务，故也必须对此加强控制。具体要求是：1）应付账款的入账必须在取得审核、企业授权人审批后的发货票以及验收入库单、请购单、借款通知等凭证后方可入账。对于享有现金折扣的交易，直接按照供应商发票金额来入账；对于部分退货，注意从原发票中扣除后入账；对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后应将预付金额冲抵部分金额来入账。2）由稽核人员定期与供货商（债权人）核对账目，如果对账中发现问题，应及时查明原因，分清责任，按有关规定予以处理，确保双方的账目相符。3）按双方事先约定的条件，及时清理债务，支付欠款后，应取得债权人的收款证明，并以此为依据编制记账凭证，登记账薄。对于企业采用赊账方式购买物品时，必然形成债务，由此而引发债务47②退货和折让控制

企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货款。采购部门接到收料单后与采购合同核对，相符则登记采购登记簿；不相符，如数量缺少则与供应商联系要求补足，如质量问题则应考虑是退货还是要求供应商给予折让。决定退货的应填制退货通知单，授权运输部门退回，在获得物资供应站的退货单后编制借项凭单，借项凭单连同退货单送交财务部门。借项凭单内容包括供应商名称、退货数量、价格、日期以及金额计算等。②退货和折让控制企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货483.评估与披露

（1）评估控制企业应当建立采购业务评估制度，加强对购买与审批、验收与付款的过程控制和跟踪管理。发现异常情况，应当及时报告。（2）披露控制企业应当披露主要供应商情况、采购价格形成机制以及采购过程中的主要风险等内容。3.评估与披露（1）评估控制49案例4---1A公司内部控制描述如下：1、购货由采购部门负责，根据自己填制的采购单采购，货物进厂后由隶属于采购部门的验收部门负责验收；2、如果货物验收合格，验收部门就在“采购单”上盖“货已验讫”的印章，交给会计部门付款；3、对于验收不合格的货物由验收部门直接退给供货商，验收部门不负责开验收报告单；4、验收后的货物直接堆放在机器旁准备加工。要求：

请指出可能存在的缺陷及改进措施。案例4---1A公司内部控制描述如下：50案例4---2资料：某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处理。企业发生如下情况：由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标，因此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一组决定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖2吨。获利3000元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30吨，采购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金，50吨钢材的价钱可以购人该合金40吨,而40吨合金可以充当80吨钢材使用。采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入40吨合金,然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只能相当于45吨钢材的用途。

要求：说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。案例4---2资料：51案例4---3：KY公司采购与付款

内部控制案例KY公司是医药制品公司，对生产所需的原材料除价格是主要的考虑因素之外，更为重要的是对原材料的质量要求。当KY公司生产所需的原材料需采购时，在原材料市场价格有较大变动或购买新的原材料品种，采购部门需重新确定供应商时，是通过招投标方式进行的。首先从采购部门建立的供应商档案中确定参加招投标会议的供应商（供应商必须是经国家药品食品监督管理局验收合格后颁发药品生产许可证的企业，这样的供应商生产的原材料应该符合国家医药行业的质量标准），通过比较产品性价比确定几家供应商，由KY公司的检验部门对待选供应商的原材料样本进行检验，KY公司除执行国家医药行业的质量标准外，也制定了本公司的质量标准，经检验后，采购部门从中确定质优价廉的供应商。采购部门与供应商签定购买合同；购买的原材料到达后再经检验部门进行抽检，出具检验单；仓库保管部门对数量、品种进行检验并出具入库单，财务部门审核及核对检验单、入库单、购货发票后登记明细帐；采购部门制定用款计划，财务部门根据用款计划筹备资金付款。案例4---3：KY公司采购与付款

内部控制案例KY公司是医52KY公司每月首先召开财务分析会议，对当月的财务情况进行分析，其中产品生产成本如果出现异常波动，排除市场价格等等因素后，若是因原材料质差价高造成的，在其后召开的由公司各职能部门参加的总经理扩大会议上对采购部门出现的问题进行问责，并与采购部门的经济利益挂钩。要求：分析评价该公司购货与付款的内控KY公司每月首先召开财务分析会议，对当月的财务情况进行分析，53第四章采购与付款内部控制设计参考规范：《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》第四章采购与付款内部控制设计参考规范：《企业内部控制应54主要内容业务循环内部控制设计概述货币资金采购与付款销售与收款存货固定资产筹资对外投资主要内容业务循环内部控制设计概述55一、业务循环内部控制设计概述业务循环内部控制设计的内容内部控制设计的原则与步骤一、业务循环内部控制设计概述业务循环内部控制设计的内容56（一）业务循环内部控制设计的内容

按控制的内容划分

1.货币资金控制系统

(1)现金控制系统

(2)银行存款控制系统

2.存货控制系统

(1)采购控制系统

(2)存储控制系统

(3)领发控制系统（一）业务循环内部控制设计的内容按控制的内容划分57

3.成本费用控制系统

(1)工资费用控制系统

(2)生产费用控制系统

(3)产品成本控制系统

4.销售控制系统

(1)销售(非托收承付)控制系统

(2)销售(托收承付)控制系统

5.固定资产控制系统

(1)固定资产购置控制系统

(2)固定资产退出控制系统

(3)固定资产折旧控制系统3.成本费用控制系统

(1)工资费用控制系统

58

6.投资控制系统

(1)短期投资控制系统

(2)长期投资控制系统

7.财务成果控制系统

(1)销售利润控制系统

(2)营业外收支控制系统

(3)利润分配控制系统

8.其他（1）信息处理控制系统（2）预算控制、物流管理、人力资源政策6.投资控制系统

(1)短期投资控制系统

(259按业务循环划分通常可以将企业的所从事的交易和事项划分为几个主要的业务循环进行设计，就制造业企业而言，可以划分为如下的几种主要的业务循环控制：1、销售与收款循环控制2、购货与付款循环控制3、生产与收款循环控制4、筹资与投资循环控制按业务循环划分60（二）内部控制设计的原则与步骤1、内部控制设计的原则（略）2、内部控制设计的一般步骤设计内部控制的步骤，主要是了解各业务循环的内容和特点、确定控制目标、评估实现目标的风险、鉴别控制环节、整合控制流程、确定控制措施，试运行和完善改进。（二）内部控制设计的原则与步骤1、内部控制设计的原则（略）61

①各业务循环的内容和特点

(1)收入(销售)循环。包括从顾客收取订单，批准信用额度，发货，销售发票的填写，收入和应收账款的记录，现金收款的处理和记录等相关的程序和政策。(2)支出循环。包括存货、其它资产和服务的采购，处理采购订单，货物采购的验收，应付供应商货款的记录，付款审批，现金支出及其记录等相关的程序和政策。①各业务循环的内容和特点

(1)收入(销售)循环62(3)生产循环。包括原材料的贮存，原材料的生产投入，生产成本的分配，销售商品的生产成本的会计处理等相关的程序和政策。(4)薪资循环。包括雇佣员工，考勤，计算工资总额，个人所得税，发放工资等相关的程序和政策。(5)融资循环。包括涉及银行贷款的交易的审批、执行和记录，租赁，应付债券和权益性股票等相关的程序和政策。(6)投资循环。包括涉及固定资产和证券投资的审批、执行和记录等相关的程序和政策。(3)生产循环。包括原材料的贮存，原材料的生产投入，生产成本63

②控制目标

控制目标，既是管理经济活动的基本要求，又是实施内部控制的最终目的，也是评价内部控制的最高标准。在实际工作中，管理人员和审计人员总是根据控制目标，建立和评价内部控制系统。因此，设计内部控制，首先应该根据经济活动的内容特点和管理要求提炼内部控制目标，然后据以选择具有相应功能的内部控制要素，组成该控制系统。②控制目标

控制目标，既是管理经济活动的基64

③整合控制流程

控制流程，是依次贯穿于某项业务活动始终的基本控制步骤及相应环节。控制流程，通常同业务流程相吻合，主要由控制点组成。当企业的业务流程存在控制缺陷时，则需要根据控制目标和控制原则加以整合。④鉴别控制环节

实现控制目标，主要是控制容易发生偏差的业务环节。这些可能发生错弊因而需要控制的业务环节，通常称为控制环节或控制点。控制点按其发挥作用的程度而论，可以分为关键控制点和一般控制点。

③整合控制流程

控制流程，是依次65关键控制点：指那些在业务处理过程中发挥作用最大，影响范围最广，甚至决定全局成效的控制点。它对于保证整个业务活动的控制目标具有至关重要的影响。

一般控制点：指那些只能发挥局部作用，影响特定范围的控制点。关键控制点：指那些在业务处理过程中发挥作用最大，影响范围最广66

如材料采购业务中的“验收”控制点，对于保证材料采购业务的完整性、实物安全性等控制目标都起着重要的保障作用，因此是材料采购控制系统中的关键控制点;相比之下，“审批”、“签约"、"登记"、"记账"等控制点，即是一般控制点。需要说明的是，关键控制点和一般控制点在一定条件下是可以相互转化的。某个控制点在此项业务活动中是关键控制点，在另外一项活动中则可能是一般控制点，反之亦然。

67

⑤确定控制措施

控制点的功能，是通过设置具体的控制技术和手续而实现的。这些为预防和发现错弊而在某控制点所运用的各种控制技术和手续等，通常被概括为控制措施。

⑤确定控制措施

控制点的功能，是通过设置具体的控68

现金控制系统中的“审批”控制点，就设有:(1)主管人员授权办理现金收支业务;(2)经办人员在现金收支原始凭证上签字或盖章;(3)部门负责人审核该凭证并签章批准等控制措施。银行存款控制系统的“结算”控制点则设有:(1)出纳员核查原始凭证;(2)填制或取得结算凭证;(3)加盖收讫或付讫戳记;(4)签字或盖章;(5)登记结算登记簿等控制措施。以上两个控制点的差异，说明由于其控制的业务内容不同，所要实现的控制目标不同，因而相匹配的控制措施也不相同。因此，实际工作中，必须根据控制目标和对象设置相应的控制技术和手续。现金控制系统中的“审批”控制点，就设有:(1)主管69具体操作步骤构造业务循环模型分析业务常见弊端提出内部控制要点设计内部控制文本具体操作步骤构造业务循环模型70（1）构造业务循环模型反映经营活动全貌，符合企业经营特点以价值运动为主线，以资金池为中心满足审计方法的使用（1）构造业务循环模型反映经营活动全貌，符合企业经营特点71（2）分析常见错误弊端错误弊端表现错误弊端分析历史教训与案例合理怀疑（2）分析常见错误弊端错误弊端表现72（3）提出控制要点和方法关键控制点补偿性控制成本效益分析（3）提出控制要点和方法关键控制点73二、采购与付款循环的

主要业务活动与目标包括：主要业务活动业务目标二、采购与付款循环的

主要业务活动与目标包括：74

（一）主要业务活动购货支出循环是由固定资产、商品或劳务的取得和支付活动组成。该循环主要有购货和固定资产两种主要交易类型。典型的支出循环流程包括请购、订购、验收、记录、付款等方面。购货循环所涉及的主要业务活动包括：请购

–订购-验收商品-储存已验收的商品-编制付款凭证-确认与记录负债-付款-记录现金与银行存款支出（一）主要业务活动购货支出循环是由固定资产、商品或劳务的75采购循环图付款处理验收采购计划采购作业会计记录应付帐款的处理采购循环图付款处理验收采购计划采购作业会计记录应付帐款的76主要业务活动1.请购商品和劳务---资产使用部门2.编制订购单---采购部门3.验收商品---验收部门4.储存已验收的商品存货—仓库5.编制付款凭单---会计部门6.确认与记录负债---会计部门7.付款---会计部门8.记录现金、银行存款支出---会计部门主要业务活动1.请购商品和劳务---资产使用部门77（二）业务目标1、识别能够满足公司需求的供应商，遵循适用的法律法规和合同从具有合法资质的供应商那里采购，确保充足的物料供应；

2、订购符合适当规格的项目，支付适当的价款，在适当的时间订购适当的数量，及时接收订购的项目，完整而准确地记录已授权的采购订单，防止未经授权使用采购订单；3、确保收到的物料和相关信息能得到处理，并及时提供给生产、仓储或其他部门、确保对未及时供货的采购订单进行调查、完整而准确地记录收到的货物和退回的货物；（二）业务目标1、识别能够满足公司需求的供应商，遵循适用的784、只接收经过适当订购的项目、只接受符合采购订单规格的物料、确保所有从收货活动移送到其他活动的物料都得到了记录；保护已收到的货物、确保供应商、库存和采购订单信息被准确更新，以反映收货情况、立即退回拒收项目、完整而准确地记录所有入库和出库、所有移送给经营活动的货物需要经过适当申请、正确移送所有已申请的物料、保持安全的工作环境和对危险物料的储存；4、只接收经过适当订购的项目、只接受符合采购订单规格的物料795、及时而准确地记录所有已经收到的经过批准的购货的发票，并且仅仅记录这些购货、确认可以提供的折扣、准确记录所有已授予信用的退货和折让，并且只记录这些业务、确保应付账款的完整性和准确性、保护应付账款记录。5、及时而准确地记录所有已经收到的经过批准的购货的发票，并且80三、采购与付款循环的

内部控制要点及设计包括：采购与付款业务的内部控制要点该循环内部控制设计三、采购与付款循环的

内部控制要点及设计包括：81（一）采购与付款业务的内部控制要点1、采购循环常见弊端盲目采购、积压变质收受回扣、中饱私囊虚报损耗、中途转移混淆采购成本验收不严、以少报多、以次充好违规结算、资金流失（一）采购与付款业务的内部控制要点1、采购循环常见弊端822、采购与付款业务的控制点(1)请购单、订货单、验收单和卖方发票齐全，并附在付款凭单的后面。(2)购货经过适当级别的批准。(3)及时注销凭证，反之重复使用。(4)对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部核查。(5)订货单经过事前编号并登记入账。(6)验收单经过事前编号并登记入账。(7)卖方发票经过事前编号并登记入账。2、采购与付款业务的控制点(1)请购单、订货单、验收单和卖方83采购与付款业务的控制点（续）(8)采购款项计算和金额的内部核查。(9)采购价格和折扣的授权和批准。(10)所采用会计科目适当无误，分类正确。(11)采购与付款业务的登记及时。(12)应付账款明细账内容的内部查核。(13)定期的内部查核和内部审计。采购与付款业务的控制点（续）(8)采购款项计算和金额的内部核84(二)采购与付款循环内部控制设计企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。为实现采购与付款业务内部会计控制目标，企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。

1、购买与审批

2、验收与付款

3、评估与披露

(二)采购与付款循环内部控制设计企业应当按照请购、审批、采购851.购买与审批企业应当根据全面预算管理的要求从事采购业务。对于超预算和预算外采购，应当履行预算调整程序。企业应当建立严格的购买审批制度，明确审批权限，根据生产经营的客观需要，确定采购项目、质量等级、可选供应商以及交货付款方式等相关内容。大宗采购应当采用招标方式，规定最高限价，实行比价采购。采购项目技术含量较高的，应当组织相关专家进行论证。1.购买与审批企业应当根据全面预算管理的要求从事采购业务。对86(1)职责分工

企业采购业务的不相容岗位至少包括：①请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进行审批。②供应商的选择与审批。企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商，但是决定供应商的人员不能同时负责审批。③采购合同协议的拟订、审核与审批。企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批。④采购、验收与相关记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。⑤付款的申请、审批与执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离，付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。(1)职责分工87(2)授权审批制度

企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权；企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权，只容许特定人员提出请购；企业对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失；采购合同的签订需经有关授权人员审批；采购款项的支付应经有关授权人员审批。(2)授权审批制度企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者88(3)请购控制

企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。采购申请一般由使用部门提出或由仓储部门提出，物资供应部门根据采购单位的采购申请、年度采购计划、工程用料计划和库存消耗定额编制月度采购计划，由部门主管或其授权人员审核是否合理，若合理则签字认可交采购部门，金额巨大或特殊采购应由主管总经理审批。请购单一式三联，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序；零星需要的物品，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经采购部门审批，但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，经使用部门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购；紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。特殊原因需取消请购申请时，原请购部门应通知采购部门停止采购，采购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章，并退回给请购部门。(3)请购控制企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具89(4)询价控制

企业应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应当由审批人对请购申请进行审批，设置请购部门的，应当由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。企业对预算的管理，也就意味着必不可少的要加强询价控制。(4)询价控制企业应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采90为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关情况。控制措施有：定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为企业采购决策提供可靠信息；对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查；对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等；对某些采购可以采用招标方式，在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为惟一决定因素；对于零星物品的采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式采购成本会过高，一般授权直接采购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应91(5)采购控制

询价程序完成后，采购部门须作出以下决定：根据资产存储情况，确定采购物品的批次和数量；根据询价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；将请购单一联交请购部门，以示答复；一联交财务部门筹备资金；一联作为采购部门签订购销合同的依据。采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定：应订购多少、向谁发出订货单、什么时候发出订货单。(5)采购控制询价程序完成后，采购部门须作出以下决定：根据92①订购数量的控制首先，由采购人员审查每一份请购单是否在执行后又重复提出；请购数量、品种是否合理，是否在控制限额的范围内。其次，对大量采购的原材料、零配件、商品、物资等进行采购数量对成本影响的分析，分析的内容主要是将各种请购项目进行有效归类，然后利用经济批量法测算成本及采购的批次和数量。对请购数量不大或零星采购物品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。①订购数量的控制首先，由采购人员审查每一份请购单是否在执行后93②向哪一家发出订货单

采购部门在确定了采购数量之后，签订购销合同之前，必须遵循企业订货报价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。根据与相应供应商确定的最优价格，对采购所需资金作出估算，并在请购单上签署采购意见后，由采购部门授权人审批；将签批后的请购单送资金预算部门，由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标，且在资金预算范围内，审批后签注意见，送交存货管理部门。②向哪一家发出订货单采购部门在确定了采购数量之后，签订购销94③何时发出订货单

为了生产经营的正常进行，避免存货资产的闲置，存货管理部门人员在接到请购单后，对存货应运用经济批量法和存货最低点法进行分析，确定什么时间请购最为合适，并在请购单上签注意见，由部门授权人审批。在做出上述三方面的决定后，将请购单一联退请购部门，以示答复；一联交财务部门筹备资金；一联交采购部门作为签订购销合同的依据。采购合同一般一式四份，一份交供货商请求发货，一份由采购部门专人保管，负责合同的执行，一份交会计部门以监督合同的执行，一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对的依据。③何时发出订货单为了生产经营的正常进行，避免存货资产的闲置952、验收与付款（1）验收控制货物到达后，由仓储部门指派验收人员对货物进行实物计量，并与货运单、订购单进行核对。需要时由质检部门对货物进行检验。正确无误后填制收料单。收料单的内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原订购单编号等。企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，由专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。2、验收与付款（1）验收控制96对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告，有关部门应当查明原因，及时处理。为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制有双重作用，既控制购买环节的经营活动，也控制存货的管理工作。对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购单进行认真核对，同时点收实物的数量和质量，核对无误后填写按顺序编号的入库单。入库单一式三联，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量以及运货人名称等内容。保管员在入库单签字后，一联留存，登记仓库台账；一联随有关凭证送交会计部门，办理结算；一联退回采购部门与购销合同、请购单核对，核对后归档备案。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有97（2）付款程序财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及其他有关凭证审核后，与合同进行核对，经企业授权人审批后向供应商办理结算。①付款控制财会部门应当参与商定对供应商付款的条件。（2）付款程序财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及其他98对于现金支付的交易，为了进一步强化内部控制，还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。即会计部门在接到发票等原始凭证后，先由部门授权人审核批准，再由会计人员据其编制付款凭证，注明会计科目、款项用途及金额等，交给出纳员，由其根据付款凭证列出的金额支付现金，并登记现金日记账，然后将付款凭证退交会计部门，以便登记总账和明细账。这样，出纳人员应付出多少现金，会计部门已经记录在案，更有