档案收集及项目管理知识

项目5:档案的收集与整理档案的收集

档案学专业的小王，在学校学习非常认真，他的档案学理论知识十分扎实，是大家公认的好学生，他自己对将来的工作也很有信心。大学毕业后，他被分配到一家国有企业档案室。档案室人手不多，工作也比较简单，小王的工作能力也得到了领导的肯定和赏识。公司每年年底都要对档案进行一次大规模的收集，这次档案部门主管叫小王去收集科研处去年的档案。到了科研处，当他说明来意后，得到的答复是“还没到时间呢！不是最迟到6月底吗？”小王解释说，按照规定年底接收档案，只有个别特殊情况能推延日期。早点收也是为了便于档案整理以及以后各项工作的开展，大家用起来才方便。实例可是那人却不以为然地回答说：“便于你们整理，便于大家利用，可是对我们而言没什么方便啊！我们这也需要这些档案啊！”说完就做自己的事情头也不抬了，小王只好无功而返。

到了6月底，领导又派小王去了科研处，他想这次收集全那些档案肯定没问题了。没想到科研处的人却说：“我们现在还没整理好，你过两天再来吧！”小王很生气，感到很委屈，大声对那个人说道：“怎么这样啊？半年前我来你说没到时间，这次到时间了，你又说没整理好，你们到底在干什么啊？归档制度你懂不懂啊？…….”“你说什么?我不懂你懂啊！让你多跑两趟又怎么了？这是你的工作，你不跑谁跑！”就这样，两人互不相让争吵起来……

1.什么是档案的收集工作？档案收集在档案管理工作中处于什么地位？

2.什么是“归档制度”？《中华人民共和国档案法》中对归档制度有哪些规定？

分析思考

点评所谓档案收集工作，是指将分散在单位内部工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。

点评小王想做好档案收集工作，但是结果却事与愿违。其实，他只要动动脑子，想想为什么科研处的人不愿意给他档案，也许结果就不是这样了。一个企业的科研处不同于其他部门，他们产生的档案具有自身的特点，数量多而且利用频繁。他们如果上交就可能对利用带来不便。因此，档案处在制定归档制度时，应该根据特定部门的特点有区别地对待。对于科研处，可以根据其做的项目的特点，按项目完成时间归档，可以适当地拖延归档时间。如果生搬硬套归档制度，不针对实际情况灵活应变，就会造成不必要的麻烦，以至于影响单位的整体工作。

项目5档案收集

知识准备

工作内容

知识拓展知识准备档案收集是什么档案收集为什么档案收集怎么做档案收集就是接收和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到单位档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。

档案收集是什么

档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的基本手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发展的前提条件。总之，档案收集是档案业务管理工作的首要环节，是档案馆、档案室工作的起点。档案收集为什么档案室室收集集档案馆馆收集集档案收收集怎怎么做做接收工工作＋＋征集集工作作必必要补补充渠渠道档案馆馆、室室；中中心内内容；；主渠渠道档案室室工作作档档案案馆工工作接收接接收、、征集集从工作作性质质看从机构构层次次看档案馆馆征集集档案案视频频/show/VFx3C4hv9QlEtd7e.html?nr=1/show/AkHxmS_LdWr378HCrjgVvg...html?nr=1/us/49163325/14317669.shtml/show/lCU9v6YHOD1oq5l5.html?nr=1要求（1））丰富富和优优化库库藏（2））加强强馆（（室））外调调查和和指导导（3））推行行入馆馆档案案质量量的标标准化化（4））归档档和进进馆档档案应应当齐齐全完完整（5））保持持全宗宗和全全宗群群的不不可分分散性性最终达达到档档案收收集工工作““数量量充分分，质质量优优化，，结构构合理理，工工作及及时，，体现现特色色”的的总体体要求求。工作内内容机关档档案室室档案案的接接收和和归档档归档：同义义词为为存档档，指指将处处理完完毕且且具有有保存存价值值的事事情或或文件件经系系统整整理后后交档档案室室（馆馆）保保存备备案(备查)的过程程。归档制制度：档案案工作作中，，党和和国家家对归归档工工作所所作出出的各各项规规定和和制度度。文件归归档《档案案法》》第十十条对对国国家规规定的的应当当立卷卷归档档的材材料，，必须须按照照规定定，定定期向向本单单位档档案机机构或或者档档案工工作人人员移移交，，集中中管理理，任任何个个人不不得据据为己己有。。《关于加强强国家档案案工作的决决定》《机关档案案工作条例例》link4《国家行政政机关公文文处理办法法》link5《中国共产产党各级领领导机关文文件处理条条例》……归档案卷的的系统性、、技术性和和规范性要要求：a归档的文件件应齐全、、完整；b遵循文件的的形成规律律，保持文文件之间的的有机联系系，区分不不同价值，，便于保管管和利用；；c卷内文件经经过系统整整理和编目目；d案卷封面填填写清楚，，案卷标题题准确，案案卷排列合合理，编号号无误；e编制了完整整的案卷目目录和相关关的文件；；f对已破损的的文件应予予修整，对对字迹模糊糊或文件载载体存在质质量隐患的的文件应予予复制；g归档文件所所使用的书书写材料、、纸张、装装订材料等等应符合当当那保护要要求。归档要求归档制度操作：填写写案卷移交交清单，双双方签字结果：移交交案卷文文件转化为为档案，进进入档案管管理阶段退回文书部部门重新返返工整理文书部门档案部门移交案卷根据目录和和归档要求求检查文件件数量和质质量合格不合格归档程序档案室职责责监督文件的的形成过程程督促归档制制度的落实实指导文书部部门的立卷卷归档工作作开展零散文文件的收集集工作工作内容档案馆档案的接收收和归档档案馆档案案的来源接收现行机机关的档案案征集历史档档案接收撤销机机关的档案案档案馆之间间交换档案案根据《档案馆工工作通则则》和《各级国家家档案馆馆收集档档案范围围的规定定》等文件精精神，各各级各类类档案馆馆应分层层负责，，集中保保存和管管理特定定范围的的档案。。接收和征征集范围围省级档案馆中央级档案馆馆市县级档案馆馆专门档案馆档案馆中央级档案馆馆主要收集需要要永久保管的的中央一级党党和国家现行行机关和撤销机关的的档案，以及具有全国国意义的、需需要由中央保保管的革命历史档案和旧旧政权档案、、有关历史资料料以及党中央央和国务院决决定接收的档档案。主要收集省级级各机关、团团体及其所属属单位包括现现行机关和撤撤销机关具有有永久保存价价值的档案，，省级机关的的具有全省意意义的、需要要由省保管的的革命历史档档案和旧政权权档案、有关关历史资料以以及省委和省省人民政府决决定接收的档档案。省级档案馆主要收集本级级各机关、团团体及所属单单位具有永久久和长期保存存价值的现行行机关和撤销销机关的档案案，以及本市市、县的历史史档案和资料料，以及县委委和县人民政政府决定接收收的档案。市县档案馆中央和地方的的各类专门的的、专业性的的档案馆，分分别接收、征征集、保管具具有全国或地地方意义的与与本馆对口的的档案及资料料。专门的、专业业性的档案馆馆知识拓展各类国家级档档案馆中国第一历史史档案馆馆址：北京故故宫西华门内内总建筑面积1.76余万万平方米中国第一历史史档案馆皇史正殿内景景清代档案清代图书清代山东档案案中国第一历史史档案馆是专专门保管明清清两朝中央政政府和皇室档案的的中央级国家家档案馆。馆馆址在北京故故宫西华门内内。它馆藏明清两两代中央机关关和少数地方方机关的档案案共74个全全宗，1000多万万件。该馆档档案向社会开开放，接待各各行各业的专家、学者以以及其他方面面利用者。该该馆是收藏明明清档案数量量最多的著名的档案案馆之一，是是研究明清史史和近代史的的资料中心。。中国第二历史史档案馆馆址：南京市中山东东路309号号中国第二历史史档案馆库房一角中国第二历史史档案馆微缩机房馆藏档案形式式主要为公文文书，此外还还有照片、图图片、唱片、、勋章、印章章、股票、钞钞票、邮票、、任命状、商商标、字画、、家谱、碑贴贴等。许多档档案藏品鲜为为人知，属于于旷世珍品，，它们不论在在史学研究、、工作参考还还是在文物考考证、艺术鉴鉴赏等方面都都具有不可估估量的价值。。中国第二历史史档案馆，是是以管理中华华民国时期（1912-1949））各个政权的中中央机关档案案为主的文化化事业机构。。馆址在南京京市中山东路路309号。。该馆收藏藏中华民国时时期各个政权权的中央机关关及其直属系系统的档案，，馆藏900个全宗，130多万卷卷，案卷上架架排列总长度度为35000米。该馆馆是收藏民国国时期档案数数量最多的著著名档案馆之之一，是研究究民国史的资资料中心。1980年，，中国第二历历史档案馆正正式对外开放放馆藏档案，，向社会开放放。至今已接待了了近35万人人次来自包括括台、港、澳澳在内的全国国各地和美、、日、英、法法、德等许多多国家的中外外查阅者。编辑出版了包包括《中华民民国史档案资资料汇编》、、《中华民国国史档案资料料丛刊》、《《中华民国史史档案资料丛丛书》和《中中华民国历史史图片档案》》及老城市、、老照片等系系列丛书在内内的共70余余种数亿字的的档案史料。。创办了《民民国档案》杂杂志定期公布布馆藏档案史史料。服务于政府工工作、经济建建设、学术研研究、编史修修志、对外交交流以及爱国国主义教育等等活动。中央档案馆馆址：北京西郊温泉泉白家疃中央档案馆，，中国中央级级综合性档案案馆，1959年成立于于北京，集中中保管自"五五四"运动以以来的，具有有全国意义的的革命历史档档案和中华人人民共和国成成立后党和国国家中央机关关的具有永久久保存价值的的档案。该馆馆馆藏档案80余万件，，资料80余余万册，其中中珍藏了大量量领袖人物的的手稿，馆藏藏档案丰富珍珍贵，是党和和国家档案的的精华，是我我国新民主主主义革命和社社会主义建设设的历史见证证。该馆是我我国规模最大大、馆藏丰富富、设备先进进的著名档案案馆之一，它它为党和国家家各项工作服服务，为党史史、军史和革革命史研究服服务。清朝灭亡以后后，安放档案案的内阁大库库由于年久失失修，档案都都暴露在外面面。这些档案案有的流散出出去，有的因因日晒雨淋生生了霉斑。1921年，，北洋军阀政政府曾经把清清宫的部分档档案装了八千千麻袋，共7.5万公斤斤，卖给了造造纸厂作为造造纸原料。幸幸亏有识之士士及时得知这这一消息，到到造纸厂把这这些秘档抢救救了下来。八千麻袋事件件历史档案是一一个习惯性的的称呼，指中中华人民共和和国成立以前前各机关、团团体、企业、、事业单位和和著名人物所所形成的档案案，它由革命命档案和旧政政权档案两部部分组成。历史档案的征征集（1）征集历历史档案是保保护历史文化化财富，维护护党和国家历历史面貌的重重要措施。（2）征集集历史档案案是党和国国家当前与与长远利用用的需要。。（3）征集集历史档案案带有抢救救历史文化化遗产的性性质。历史档案的的征集意义义发布通告调查研究广泛宣传精神鼓励和和物质奖励励相结合历史史档档案案的的征征集集方方法法（1）向向有有关关单单位位征征集集代代管管的的历历史史档档案案和和资资料料。。（2）向向兄兄弟弟档档案案馆馆征征集集。。（3）向向图图书书馆馆、、博博物物馆馆、、纪纪念念馆馆征征集集。。（4）向向古古旧旧书书店店、、废废品品收收购购部部门门等等征征集集。。（5）向向寺寺庙庙、、古古迹迹保保管管部部门门征征集集。。（6）向向收收藏藏历历史史档档案案和和资资料料的的个个人人征征集集。。（7）加加强强少少数数民民族族地地区区历历史史档档案案的的征征集集。。（8）向向国国外外进进行行收收集集。。历史史档档案案的的征征集集途途径径历史史档档案案的的征征集集方方法法主主要要有有，，按按规规定定正正常常渠渠道道的的接接收收、、个个人人捐捐赠赠、、寄寄存存、、有有酬酬征征集集和和国国家家收收购购、、征征购购等等办办法法。。1、保存存在有关关单位的的历史档档案，按按照现行行机关和和撤销机机关档案案交接办办法，由由有关单单位负责责向档案案馆移交交。2、个人人保存的的档案，，主要依依靠个人人捐赠，，即个人人主动将将自己保保存的档档案原件件捐献给给国家。。3、个人人不愿捐捐赠，则则可鼓励励个人将将其所有有的档案案寄存在在档案馆馆。4、档案案馆在依依靠个人人捐赠的的基础上上，还可可适当采采取一些些有酬征征集的方方法，即即对个人人保存的的档案，，经鉴别别确有价价值者，，可向个个人适当当支付报报酬。5、档案案馆还可可依据《《档案法法》，对对分散在在个人手手中极不不安全的的档案，，依法采采取收购购以至征征购的方方法，以以保证档档案的安安全。（1）自自然灾害害、自然然损毁（2）战战争的掠掠毁（八八国联军军、日本本侵华））（3）政政治斗争争的劫难难（焚书书坑儒、、文革））（4）管管理不善善的损毁毁（八千千麻袋事事件）（5）外外国人的的攫取（（斯坦因因）（6）档档案黑市市的猖獗獗历史档案案散失的的原因一判断断下列文文件是否否需要收收集归档档：1【两办】关于一好好行政楼楼停电的的通知关于进一一步加强强我校食食品与卫卫生安全全工作的的通知【党委宣传传部】党委宣传传部暑假假值班安安排表【国资办办】职工宿宿舍楼楼水表表改装装工程程招标标文件件【纪委办办】关于报报送治治理商商业贿贿赂专专项工工作方方案的的通知知练习6关于潘冰冰等同志志职务任任免的通通知关于举办办暑假教教职工子子女问题题培训班班的通知知关于自筹筹资金扩扩建教工工住宅楼楼的请示示关于领取取《院报》的通知关于做好好学院精精品课程程评审工工作的通通知关于征用用我院发发展用地地问题的的请示二、下面面是广东东省妇联联的几份份文件，，请你鉴鉴别一下下哪些需需要立卷卷归档，，哪些不不需要立立卷归档档？理由由是什么么？1）广东东省妇联联XX主主席在全全国妇女女工作会会议上的的典型发发言2）中共共XX省省委关于于省委组组织部XX、XXX等等同志的的任职通通知3）中共共XX省省委关于于广东省省纪律检检查委员员会刘XX贪污污腐化的的处理决决定4）广东东省妇联联关于全全省妇女女教育发发展规划划参考答案案：（1）第1、4文件必须须归档，，因这两两个文件件都是反反映了省省妇联的的主要工工作职能能；（2）第2、4文件不必必归档，，因这两两个文件件跟省妇妇联的主主要工作作职能无无关，并并不反映映省妇联联的历史史发展面面貌。三.归档制度度的设计计与评价价：（1）阅读教教材“档档案收集集”中的的“机关关文件归归档”，，重温归归档制度度的含义义和内容容。（2）在网上上查找并并下载政政府机关关、企业业、事业业单位或或高校（（任选其其一）的的归档制制度。（3）选定典典型机关关的归档档制度，，进行全全面分析析，看它它是否完完整、规规范，有有无错漏漏，写出出评价报报告。4.以归档制制度的评评价报告告为基础础，设计计最为优优化的归归档制度度。（修修改稿））5.每组提交交一份报报告（原原文+修改稿+评析）6.修改的文文字要用用红色字字体或底底部划线线标出.四、下面面是正大大公司的的几份待待归档文文件，请请你判断断一下应应放在哪哪一年度度归档，，并说明明理由：：1）正大大公司2004年工作作计划（（2003年12月30日成成文）2）正大大公司2004年工作作总结和和2005年工工作重点点（2005年年1月10日成成文）3）正大大公司2002年－2004年三年年发展规规划（2003年1月月15日日成文））4）正大大公司2002年－2004年三年年工作总总结（2005年1月月10日日成文））5）正大大公司第第三届科科研成果果交流会会材料（（该次会会议于2004年12月25日召开开——2005年1月月5日闭闭幕，材材料包括括会议议议程、开开幕词、、参加交交流的科科研论文文、获奖奖者名单单、闭幕幕词等））参考答案案：（1）第一个个文件应应归入2003年；（2）第二个个文件应应归入2005年；（3）第三个个文件应应归入2003年；（4）第四个个文件应应归入2005年；（5）第五个个文件应应归入2005年。9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。2022/12/252022/12/25Sunday,December25,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。2022/12/252022/12/252022/12/2512/25/20221:06:52AM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。2022/12/252022/12/252022/12/25Dec-2225-Dec-2212、故人江海别别，几度隔山山川。。2022/12/252022/12/252022/12/25Sunday,December25,202213、乍见见翻疑疑梦，，相悲悲各问问年。。。2022/12/252022/12/252022/12/252022/12/2512/25/202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。25十十二月20222022/12/252022/12/252022/12/2515、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。。十二月222022/12/252022/12/252022/12/2512/25/202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/252022/12/2525December202217、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。2022/12/252022/12/252022/12/252022/12/259、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。2022/12/252022/12/25Sunday,December25,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。2022/12/252022/12/252022/12/2512/25/20221:06:52AM11、成成功功就就是是日日复复一一日日那那一一点点点点小小小小努努力力的的积积累累。。。。2022/12/252022/12/252022/12/25Dec-2225-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。2022/12/252022/12/252022/12/25Sunday,December25,202213、不知知香积积寺，，数里里入云云峰。。。2022/12/252022/12/252022/12/252022/12/2512/25/202214、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。25十十二月20222022/12/252022/12/252022/12/2515、楚塞三三湘接，，荆门