水利基本建设项目档案

水利工程建设项目档案资料管理1

水利工程档案概述1档案工作保障体系2项目文件的收集3项目档案的整理与移交4水利工程建设项目档案资料的管理2项目档案的验收5水利工程档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种载体形式的历史记录

。一、水利工程档案定义。第一讲水利工程档案概述（一）水利工程档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录，它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用；二、水利工程档案的作用。（二）具有着凭证和依据作用；（三）工程档案对于工程的建设、管理、维护、改造具有不可替代的作用。第一讲水利工程档案概述第一讲水利工程档案概述三、水利工程档案工作常见问题与原因分析。（一）常见问题。1、文件材料形成不规范、不完整、不准确；2、档案收集制度不严格，收集不及时，造成文件散失；3、各参建单位标准不一,档案整理不规范;4、建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失；第一讲水利工程档案概述（二）原因分析。1、水利工程建设项目自身特点为档案工作带来了困难；2、工程档案意识薄弱，重视程度不高；3、档案工作的专业性较强。第二讲档案工作保障体系一、组织保障。（一）明确项目档案工作分管领导（有文件或岗位职责）；（二）明确档案工作归口部门，并按要求即设立专门机构或配备专职档案管理人员；（三）建立了由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确相关负责人。7第二讲档案工作保障体系二、制度保障。（一）各参建单位应制定工程档案管理制度、项目档案管理办法；（二）制定项目文件材料归档范围和保管期限；（三）制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程。8第二讲档案工作保障体系三、经费保障。（一）项目法人落实档案工作所需经费，保障档案工作的正常开展，档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算；（二）运用合同手段加强档案资料管理。建设单位应善于应用招标承包的有利条件，将档案工作纳入合同管理，合同中应设立档案保证金专门条款，明确规定设计、施工及监理单位应提交相应工程项目文件的竣工图、套数，以及相应所承担的提交文件的整理、归档责任；（三）加强档案安全保护工作，应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。9第二讲档案工作保障体系四、实施全过程管理模式。以项目法人为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理实时控制为重要手段，在专业主管部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制模式。10第二讲讲档档案案工作作保障障体系系五、档档案信信息化化管理理。项目法法人应应按照照国家家信息息化建建设的的有关关要求求，开开展水水利工工程档档案数数字化化工作作，配配备档档案管管理应应用系系统，，全部部案卷卷目录录和卷卷内文文件目目录录录入档档案管管理应应用系系统；；项目目综合合管理理性文文件和和竣工工图进进行全全文数数字化化。11第三讲讲项项目目文件件的收收集一、项项目档档案收收集二、收收集范范围。。按照““谁形形成、、谁收收集、、谁整整理””的原原则。。凡是反反映与与项目目有关关的重重要职职能活活动、、具有有查考考利用用价值值的各各种载载体的的文件件，都都应收收集齐齐全，，归入入建设设项目目档案案。12第三讲讲项项目目文件件的收收集（三））设计计单位位负责责收集集设计计文件件；（五））监理理单位位负责责收集集监理理文件件材料料；（七））项目目器材材供应应、财财务管管理单单位应应负责责收集集、积积累承承建项项目器器材供供应及及财务务管理理形成成的文文件。。（二））勘察察单位位负责责收集集设计计基础础资料料；（四四））施施工工单单位位负负责责收收集集施施工工文文件件材材料料；；（六六））运运行行单单位位负负责责收收集集、、积积累累项项目目调调试试及及试试运运行行阶阶段段形形成成的的文文件件；；（一一））建建设设管管理理单单位位负负责责收收集集、、积积累累项项目目准准备备阶阶段段形形成成的的前前期期文文件件，，以以及及设设备备、、工工艺艺和和涉涉外外文文件件；；13第三三讲讲项项目目文文件件的的收收集集各类类文文件件应应按按其其形形成成的的先先后后顺顺序序或或项项目目完完成成情情况况及及时时收收集集；；凡凡是是引引进进技技术术、、设设备备文文件件必必须须首首先先由由建建设设管管理理单单位位（（或或接接收收委委托托的的承承包包单单位位））登登记记、、归归档档，，再再行行译译校校、、复复制制和和分分发发使使用用。。三、、收收集集时时间间。第四四讲讲项项目目档档案案的的整整理理与与归归档档一、、建建设设项项目目所所形形成成的的全全部部项项目目文文件件在在归归档档前前应应根根据据国国家家、、省省有有关关规规定定，，并并按按档档案案管管理理的的要要求求，，由由文文件件形形成成单单位位（（建建设设、、勘勘察察、、设设计计、、施施工工及及监监理理等等））进进行行整整理理。。二、、建建设设单单位位负负责责进进行行或或组组织织对对全全部部归归档档项项目目档档案案的的汇汇总总整整理理。。（二二））依依据据项项目目档档案案分分类类编编号号对对全全部部项项目目档档案案进进行行统统一一的的分分类类和和编编号号。。（三三））对对全全部部项项目目档档案案进进行行清清点点、、编编目目、、编编制制项项目目档档案案卷卷内内目目录录及及档档案案整整理理情情况况说说明明。。（一一））根根据据专专业业主主管管部部门门的的建建设设项项目目档档案案分分类类编编号号及及项项目目实实际际情情况况，，设设计计、、制制定定统统一一的的项项目目档档案案分分类类编编号号体体系系（（大大纲纲））。。小小型型项项目目直直接接按按项项目目、、结结构构或或专专业业分分类类；；大大中中型型项项目目按按工工程程或或专专业业分分类类，，下下设设属属类类。。16第四四讲讲项项目目档档案案的的整整理理与与归归档档编制档案分类大纲分类组卷卷内文件排列案卷编目案卷装订编制案卷目录编页号填写卷内目录和备考表填写案卷封面和脊背第四四讲讲项项目目档档案案的的整整理理与与归归档档17举例例：中运运河河骆骆马马湖湖堤堤防防工程程档档案案分分类类方方案案第四四讲讲项项目目档档案案的的整整理理与与归归档档18（一一））建建设设项项目目所所形形成成的的全全部部项项目目文文件件在在归归档档前前应应根根据据国国家家、、省省有有关关规规定定，，并并按按档档案案管管理理的的要要求求，，由由文文件件形形成成单单位位（（建建设设、、勘勘察察、、设设计计、、施施工工及及监监理理等等））进进行行整整理理。。第四讲讲项项目档档案的的整理理与归归档三、项项目文文件整整理要要求。。（二））建设设项目目各管管理机机构形形成或或收到到的有有关建建设项项目的的前期期文件件、设设备技技术文文件、、竣工工试运运行（（生产产）及及验收收文件件，应应根据据文件件的性性质、、内容容，分分别按按年度度、项项目的的单项项或单单位工工程整整理。。（三））勘察察、设设计单单位形形成的的基础础材料料和项项目设设计文文件（（施工工图除除外）），应应按项目或专业整理。。（五））设备备、技技术、、工艺艺、专专利及及商检检索赔赔文件件就应应由承承办单单位整整理；；现场场使用用的译译文及及安装装、调调试形形成的的非标标准图图、竣竣工图图、设设计变变更、、试运运行及及维护护中形形成的的文件件、工工程事事故处处理文文件由由施工工单位位整理理。第四讲讲项项目档档案的的整理理与归归档（四））施工工技术术文件件应按按单项项工程程的专业、阶段整理；；检查查验收收记录录、质质量评评定及及监理理文件件按单位工工程整理。。四、竣竣工图图。第四讲讲项项目档档案的的整理理与归归档竣工图图是工工程的的实际际反映映，是是水利利工程程档案案的重重要组组成部部分，，必须做做到图图物相相符。施工工单位位一定定要在在施工工过程程中，，认真真做好好施工工记录录、检检测记记录、、交接接验收收记录录和签签证，，整理理好变变更文文件（（单独独立卷卷），，按规规定及及时编编制好好竣工工图。。所有有竣工工图必必须由由施工工在图图标上上方加加盖竣竣工图图章。。（一））凡按按施工工图施施工没没有变变动的的，由由竣工工图编编制单单位在在施工工图空空白处处加盖盖并签签署竣竣工图图章；；（三））凡结结构形形式、、工艺艺、平平面布布置、、项目目等重重大改改变或或图面面变更更面积积超过过35%的，应应重新新绘制制竣工工图。。重绘绘图按按原图图编号号，末末尾加加注““竣””字，，或在在新图图图标标内注注明““竣工工阶段段”并并签署署竣工工图章章。第四讲讲项项目档档案的的整理理与归归档竣工图图的编编制形形式和和深度度。（二））一般般性图图纸变变更的的符合合杠改改或划划改要要求的的变更更，可可在原原图（（新图图）上上修改改，加加盖并并签署署竣工工图章章；（一））竣工工图章章内容容，尺尺寸如图所示。。（三））竣工工图章章盖在在图内内标题栏栏附近近空白白处。第四讲讲项项目档档案的的整理理与归归档五、竣竣工图图章的的使用用。（二））所有有竣工工图应应由编编制单单位逐逐张加加盖、、签署署竣工工图章章。竣竣工图图章的的内容容填写写齐全全、清清楚，，不得得代签签。（四））竣工工图章章使用用不褪色色红印印泥。8060（编制单位名称）竣工图

编制人

技术负责人

编制日期

监理单位名称监理负责人

竣工图图章式式样，，单位位：mm第四讲讲项项目档档案的的整理理与归归档24举例：：填写写好的的竣工工图章章25举例：：竣工工图章章的位位置26第四讲讲项项目档档案的的整理理与归归档六、项项目文文件的的组卷卷要求求。（一））组卷卷要遵遵循项项目文文件的的形成规规律和成套性性特点，，保持持卷内内文件件的有机联联系；分类类科学学，组组卷合合理；；符合合档案案管理理要求求。（二））项目目施工工文件件按单项工工程或或装置置、阶段、结构、专业组卷；；设备备文件件按专业、台件等组卷卷；管管理性性文件件按问题、时间或或依据据性、基础性性、项目竣竣工验验收文文件组卷；；设计计变更更文件件、工工程联联系单单、监监理文文件按按文种组卷，原材材料试验按按单项工程组卷。（三）案卷卷及卷内文文件不重份，同一卷内内有不同保保管期限的的文件，该该卷保管期期限按最长的确定。第四讲项项目档案的的整理与归归档七、卷内文文件的排列列。（一）管理理性文件按按问题、时间或重要程度排列。（二）施工工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记记录、评定、验收排列。（三）设备备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列列。随机图图样也可单单独组卷。。设备的构构造和使用用形式可划划为两类，，一类是同同土建工程程连在一起起的，这种种设备文件件归档，同同基建档案案一般难以以分开，可可以作为基基建归档的的一个组成成部分；另另一类是各各种机器、、仪器、仪仪表设备等等，可以同同土建工程程分开，应应单独归档档。1、设计文件件的排列。。设计文件件都有编号号，可以按照原编号号的顺序排列。如果果一个卷内内有两个以以上专业（（或项目））的设计文文件，则可以先分分专业（项项目），然然后按原有有编号排列。第四讲项项目档案的的整理与归归档2、各种原始始记录的排排列。原始始记录一般般可以按形成的先后后顺序排列。如果果一个卷内内有各种记记录，或者者一种记录录反映不同同的工序或或部位，则则应先分清清记录的种种类或记录录所反映不不同工序或或部位，然然后再按形形成的先后后次序排列列。29（四）不同同类型文件件材料的排排列方法。。第四讲项项目档案的的整理与归归档3、各种文字字报告的排排列。要求求正本在前，，定稿在后后；批复在前，，请示在后后；正文在前，，附件在后后。如果卷内内有多份文文件而且反反映反映同同一问题的的，一般应应本单位的的文件在前前，与之有有紧密联系系的外单位位来文在后后；同一类类型的文件件按时间先先后顺序排排列；综合性的在在前，素材材性的在后后等。如果卷卷内文件反反映问题不不同，一般般还要先把把问题分清清楚，然后后再按其次次序排列。。第四讲项项目档案的的整理与归归档4、文字材料料和图样材材料混合组组成的案卷卷，其卷内文件件排列是先先文字材料料，后图样样材料。5、竣工图按专业、图号排列。6、卷内文件一一般文字在在前，图样样在后；译译文在前，，原文在后后；正文在在前，附件件在后；印印件在前，，定（草））稿在后。。八、案卷编编目。第四讲项项目档案的的整理与归归档案卷编目的的内容包括括：编写案案卷页号、卷内目录、备考表、案卷封面、案卷卷脊的编制。编页号。1使用铅笔编编页。一般单面书写的的文字材料在在右上角编写页号，，双面书写的的文字材料，，正面在右上角编号，背面在左上角编号页号。。案卷封面面、卷内目目录、卷内内备考表均均不编写页页号。各卷卷之间不连连续编页号号。第四讲项项目档案的的整理与归归档33卷内目录的填写。2卷内目录排列在卷内内文件之前前。卷内目录录由序号、文件编号、责任者、文件材料题题名、日期、页号和备注等组成。第四讲项项目档案的的整理与归归档34序号。应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。文件编号。填写文件文号或图样的图号。责任者。填写文件形成部门或主要责任者。文件材料题名。填写文件标题全称，文件标题过于简单或标题不规范的，可以自拟文件题名，自拟文件题名应加“[]”日期。填写文件形成的年、月、日，用8位阿拉伯数字表示，不能确定时间的用“0”表示，如文件形成时间是2005年6月，则表示为20050600。页号。填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。举例1：不不装订文件件卷内目录录的填写363738举例2：以以下几个文文件装订后后应如何填填写卷内目目录卷内备考表的编制3卷内备考表表要标明案案卷内文件件材料的件件数、页数数、文件重重复使用的的前后编制制关系以及及在组卷和和案卷使用用过程中需需要说明的的问题。卷内备考表表排列在案案卷内文件件材料的尾尾页之后。。第四讲项项目档案的的整理与归归档43第四讲项项目档案的的整理与归归档1、卷内备考考表要标明明卷内文件件的件数、、页数，不不同载体文文件的数量量。例如：：本卷共8件，71页。其中中文字材料料65页，照片5张，附图1张；2、说明组组卷情况，，如立卷人人，检查人人，立卷时时间等；3、卷内备备考表排列列在卷内文文件之后；；4、互见号号，应填写写反映同一一内容形式式不同且另另行保管的的档案号，，并应注明明其载体形形式。为保证卷内内文件完整整、系统与与安全，便便于利用，，便于管理理，便于确确切统计卷卷内文件材材料的数量量，页号的编写写均以有书书写内容的的页面编写写页号。44注意：立卷卷人和检查查人签字应应该手写或或盖章，不不得打印。。45第四讲项项目档案的的整理与归归档案卷封面的编制。41、档号：由由档案分类号号和案卷顺序号号联合组成，，中间用““—”隔开，如分分类号1.2.1，案卷号为为1，档案号则则为1.2.1-1。2、案卷题名名：是立卷卷人给案卷卷拟定的标标题，标题题应简明、、准确地揭揭示卷内文文件材料的的内容。其其结构一般般由三个部部分构成：：一是工程项项目名称，工程项目目名称由三三部分构成成一是单项项工程名称称（XX年度工程或或单位工程程名称）太太长时可根根据情况略略写。二是工程阶阶段或部位位名称特征征，如工程设设计阶段的的材料（阶阶段特征）），某专业业的文件材材料（专业业特征）等等等。三是文件材材料的名称称特征，如批复、、图纸、计计算书等。。第四讲项项目档案的的整理与归归档3、立卷单位位：填写编编制该案卷卷的单位全称或规范性简称称。如“江苏苏省新沂河河整治工程程建设管理理局”。4、起止日期期：填写案案卷内文件件材料形成成的起止日日期。6、密级：依依据保密规规定，填写写卷内文件件材料的最最高密级，，一般暂不不填写。5、保管期限限：分为永久、长期期、短期三三种。4748第四讲项项目档案的的整理与归归档5案卷脊背的的编制。案卷脊背应应填写档号号和案卷题题名。“档档号”栏的的填写，是是采用将档档号和保管管期限两者者结合起来来贴标签的的方式予以以解决。标标签为白纸纸，共分四四格，分别别填写全宗号，目目录号，分分类号，案案卷顺序号号。标签上格格子线条的的颜色来区区分案卷的的不同保管管期限，红线条代表表永久，黄黄线条代表表长期，蓝蓝线条代表表短期。卷脊标签式式样：49全宗号和目目录号暂不不填写，分类号是是根据档案案分类方案案所给定的的类别号。。用阿拉伯伯数字标识识，不同级级位的类别别之间用间间隔符“·”分开，案卷卷顺序号是是指项目档档案按一定定顺序排列列的流水号号。第四讲项项目档案的的整理与归归档永久为红色色长期为黄色色短期为蓝色色举例：暂不填写暂不填写50（一）文字字材料可采采用整卷装装订与单份份文件装订订两种形式式，图纸可可不装订。。但同一项目采采用形式应应一致。（二）案卷卷内不应有金属属物。（三）单份份文件装订订时，应在在卷内文件件首页上方方加盖、填填写档号章。档号章内容容有：档号、序号，式样如图所所示（单位：：mm）：九、案卷装订订要求。第四讲项目目档案的整理理与归档51举例：521、卷皮一般采采用卷盒、卷卷夹两种。其其外表规格为为310×220毫米，厚度分分别为10毫米、20毫米、30毫米、40毫米、50毫米，用牛皮皮纸板双裱压压制。2、案卷内封面面、卷内目录录、备考表尺尺寸为297×210毫米。3、卷盒和卷内内表格字迹要要清晰端正。。（四）外文资资料应保持原原来的案卷及及文件排列顺顺序、文号及及装订形式。。（五）卷皮、、卷内表格规规格及制成材材料。第四讲项目目档案的整理理与归档53第四讲项目目档案的整理理与归档（六）声像材材料整理时应应附文字说明明，对事由、、时间、地点点、人物、作作者等内容进进行著录。（七）归档要要求。1、建设管理单单位各机构、、各施工承包包单位、监理理单位应在建建设项目完成成后整理、编编目所形成的的项目文件、、按合同协议议规定的要求求提交建设管管理单位档案案管理机构归归档。2、根据基本建建设程序和项项目特点，归归档可以按阶阶段分期进行行，也可以在在单项（单位位）工程完成成后与竣工验验收文件一并并归档。第四讲项目目档案的整理理与归档3、归档文件必必须完整、成成套、系统。。（1）必须和反映映建设项目的的规划、设计计、施工、监监理及竣工验验收的全过程程；（2）必须真实记记录和准确反反映项目建设设过程和竣工工时的实际情情况，图物相相符、技术数数据可靠，签签字手续完备备；（3）文件字迹材材料及载体质质量应符合档档案管理要求求。（八）参加建建设项目的勘勘察、设计、、施工及监理理单位需要向向其本单位归归档的文件，，应按国家有有关规定和要要求单独立卷卷归档。（九）外文资资料应将题名名、卷内章节节目录译成中中文，与原文文一起归档。。第四讲项目目档案的整理理与归档56十、项目档案案整理要求。。建设项目所形形成的全部项项目文件在归归档前应根据据国家、省有有关规定，并并按档案管理理‘‘谁形成成、谁收集、、谁整理”的的要求，由文文件形成单位位(建设、勘察、、设计、施工工及监理等)进行整理。第四讲项目目档案的整理理与归档57十一、案卷必必须符合国家家《科学技术档案案案卷构成的的一般要求》（GB/T11822-2000）及《国家重大建设设项目文件归归档要求与档档案整理规范范》（DA/T28-2002）的要求;归档图纸应按按《技术制图复制制图的折叠方方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠叠;财务档案整理理质量应符合合《会计档案管理理办法》（财会[1998]32号）的要求;照片档案整理理质量应符合合《照片档案管理理规范》（GB/T11821-2002）的要求。第四讲项目目档案的整理理与归档58十二、项目档档案的整理。。建设单位负责进行或组组织对全部归归档项目档案案的汇总整理。第四讲项目目档案的整理理与归档十三、排架即将分类立卷卷编号后形成成档案排列到到档案架上，，以便检寻和和管理和利用用，按照柜架架的排列秩序序自左向右，，自上而下地地排列上架。。59十四、工程建建设项目档案案案卷卷皮一一般采用软卷卷皮装订后再再装盒的形式式。卷盒的表面尺尺寸为300mm××220mm，厚度尺寸分分别为20、30、40、50、60mm五种。软卷皮皮的外表面尺尺寸为297mm××210mm，厚度可根据据卷内文件材材料厚度调整整，但不宜超超过40mm。卷盒、软卷卷皮应根据实实际情况和规规范要求在江江苏省档案局局购买。第四讲项目目档案的整理理与归档十五、卷内目目录、卷内备备考表的规格格统详见《科学技术档案案案卷构成的的一般要求》（GB/T11822-2000）。十六、档案的的移交应履行行手续，并按按以下原则进进行：第四讲项目目档案的整理理与归档3、在办理项目目档案移交手手续时，应填填写科技档案档案案交接文据。交接双方应应认真核对目目录与实物，，并经本人签签字、加盖单单位公章确认认。1、各参建单位位负责各自职职能范围内档档案资料的收收集、整理和和归档工作。。施工、监理理单位在工程程完工后将整整理好的档案案资料移交到到建设单位，，由建设单位统一一汇总。2、各参建单位位收集3套档案资料，，即一套交主管单位，一套交建设单位，另一套移交运行管理单位位。61第五讲项目档案的验验收一、项目档案案验收应根据据《国家档案局、、国家发展和和改革委员会会关于印发<重大建设项目目档案验收办办法>的通知》（档发[2006]2号）和《国家重大建设设项目文件归归档要求与档档案整理规范范》（DA/T28-2002）和《省档案局、省省发展和改革革委员会关于于印发<江苏省重大建建设项目档案案验收办法>的通知》（苏档发[2007]27号），对项目档案案的完整性、、准确性和系系统性进行评评价。二、项目档案案验收申请报报告的主要内内容：（一）项目建建设及项目档档案管理概况况；（二）项目档档案工作的管管理体制和保保证项目档案案的完整、准准确、系统所所采取的控制制措施；（三）项目文文件材料的形形成、收集、、整理与归档档情况，竣工工图的编制情情况及质量状状况；（四）项目档档案信息化管管理情况；（五）项目档档案安全保管管情况；（六）档案在在项目建设、、管理、试运运行中的作用用；（七）项目档档案的总体评评价、存在的的问题及解决决措施。第五讲项目档案的验验收五、项目档案案验收组全体体成员参加项项目档案验收收会议，项目目的建设单位位（法人）、、设计、施工工、监理和生生产运行管理理或使用单位位的有关人员员列席会议。。第五讲项目档案的验验收三、项目档案案验收应提前前或与工程竣竣工验收同步步进行。四、项目档案案验收以验收收组织单位召召集验收会议议的形式进行行。六、项目档案案验收组成员员人数为不少少于5人的单单数。七、项目档案案验收会议的的主要议程：：（一）验收组组织单位有关关人员