行政部后勤管理综合制度

第一部分办公室综合管理制度第一章总则NO.1制度范围1、为加强公司办公室日常工作事务管理，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度；2、本制度适用于公司各部门.第二章印章管理NO.1公司印章管理部门由公司办公室行政办公室统一管理，其根据公司需要确定公司印章的种类、范围、数量，组织印章刻制、发放、停用和收回、销毁，管理公司印鉴档案，管理公司公章，负责公司公章用印，制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。NO.2公司印章的种类管理1.公司公章_公司按法定程序经工商办公室管理部门注册登记后， 在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。.法人章—刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。.总经理章―刻有公司总经理名字的印章。.部门管理章—刻有审核部门名称的用章（如用于日常车辆管理、资产入库审核等的行政后勤管理章；人事入、离；考勤审核等的人力资源部专用章等）.财务章—刻有公司专用的公司财务用章.其他专用章 因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章，增刻此类印章在申请时必须列明印章使用范围并报公司领导批准。NO.3印章的申请与刻制、废止.各部门申请必要的业务用章时，需以书面形式向总经办提交刻制印章申请表。申请表必需由部门负责人提交并经公司总经理批准。.公司印章的刻制由办公室行政后勤管理部统一负责， 刻制标准应符合国家相关规定。.公司印章发生遗失、损毁、被盗的情况时，管理人员应迅速向管理部门部说明原因，经相关负责人和总经理确认，管理部门部根据情况办理挂失、再刻制手续。.由于部门变更或其他原因废止的印章，使用部门应及时将印章交办公室综合管理部处理。.申请刻制好的印章应在管理部门进行登记， 管理部门应将每个印章登入印章登记卡内。NO.4印章的使用与管理1.公司印章管理部门一般由行政后勤管理部、人力资源管理部和财务部三个部门管理。（1）行政后勤管理部管理公司的公章和行政日常管理章（用于日常车辆管理、资产入库等方面的管理）；（2）人力资源部管理人力资源部部门章（用于人事入、离及考勤、考核等方面管理）；但签订劳动合同时应使用单位公章。（3）财务部管理公司财务章、法人章（用于公司资金管理、与国家相关职能部门工作上及其它方面的管理）。（4）工程部部门工程章（用于工程管理），由行政部统一制作，由行政部统一管理，如需要要盖章按相关程序执行。（5）其它部门的部门专用章根据情况需要由本部门管理或由行政后勤管理部代管理。.申请部门应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批；部门章一般性用印可由部门负责人审批。.常规大批量用印（如劳动合同用印）可视情况由用印申请部门经办人直接填写公司公章用印登记表即可用印。.用印申请部门对所选印种负责，办公室人事部有权对用印申请部门所选印种提出质询。.公司公章用印登记表必须由用印申请部门经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细地填写。. 公司公章的保管人施印时必须认真核对用印审批单与公司公章用印登记表上的内容是否一致，严格把关。.公司部门业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。.需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同办公室部进行管理。.公司印章的使用范围限在公司内，不能将印章携带出公司以外使用如因公司业务关系确实需要携带出去盖章的，必须由行政部安排人员随同办理即可。工程章需要外出盖章的，做好相应申请（审批）登记后，必须由综合行政部安排人员随同办理。.公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须经公司副总经理书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。.持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。.公司印章设专人保管，印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度。NO.5印章管理罚则.严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。综合行政部印章管理人员未按规定执行管理， 除罚款外应承担由于管理不善引起的损失赔偿。.违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的办公室和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究其法律责任。第三章文书资料管理NO.1目的为使公司文书管理规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。NO.2范围界定本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。NO.3适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。N0.4文书制作规范.文书的制作要领(1)文书内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。(3)必须明确起草文书人的责任，并正确署名。(4)修改请示提案时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。.文书的署名(1)公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。(2)对外文书，如合同、责任状等重要文书，一律署总经理职务和姓名。如果是总经理委托事项，可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。NO.5文书的盖章1.在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门的印章。.如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。.以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第四章文书的收发NO.1到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要求处置。.一般文书予以启封，并分送各部门。.私人信件直接送收信人。.分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。NO.2各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。NO.3需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。第五章文书的处理NO.1普通文书处理.部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。.处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。NO.2机密文书处理.机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。.亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启，如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本 规定约束。NO.3与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商，如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第六章文书的整理与保存NO.1文书的整理与保存.全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。.员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。.分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归行政部专门人员保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。NO.2文书的保存年限.永久保存文书的分类章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书、重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。.保存10年文书的分类请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。.保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。.保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。.保存6个月文书一般指即时发生的批复等，不重要的请求类文书。NO.3注意事项.对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。.如果职务部门划分发生变更或作出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整的结果。第七章文书的借阅与销毁NO.1各部门人员因工作需要借阅一般文件时，在经其部门负责人同意后方可借阅；对有密级的文件须经总经理同意后方可借阅。N0.2借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。NO.3对于多余、重复、无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。机要文件一定要以焚烧的方式销毁。任何人不得擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。第八章资料借阅管理规定总 贝U为了加强对公司资料的管理和利用，确保资料的完整与安全，使现存资料能够更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。本规定适用于公司阅览室存放的文件、报纸、杂志、内刊和音像制品等各项资料的借阅管理。一、借阅时间NO.1资料借阅时间统一为周一到周五8:00~17:00,地点为资料保管室。NO.2如果超出规定时间急需借阅资料，须经部门负责人签字后，报行政部经理审批，审批通过后联系资料保管人员办理借阅手续。NO.3资料的借阅期限为7天；因工作急需借用的资料，可适当放宽借阅时间，但最长借阅期限不超过14天。二、借阅规则NO.4资料管理人员应严格按照规定，主动、热情地做好资料借阅管理工作。严禁擅离职守，严防泄密、失密等事故的发生。NO.5公司文件资料、音像等一般只允许在公司资料室内查阅，未经许可，任何人不得私自将文书、音像等资料带出室外。NO.6图书、杂志等资料可以借出，但借阅期限不得超过3天,逾期不能归还者，需到资料室办理续借手续。NO.7对长期借阅资料不归还，不说明原因，又不办理续借手续者，资料保管人员要通知借阅部门负责人催还，否则对其整个部门暂停资料借阅。NO.8员工必须爱护所借资料，不得污染、损坏、拆散、遗失，不得涂改、圈划、批注和剪裁。如造成借阅资料丢失或损坏，应按原价的2倍予以赔偿。NO.9资料保管人员对借阅人借出和归还的资料，要当面进行清点，核对后予以登记。每年年底，资料保管人员要对全年借出资料进行清点、催还。如借阅人有工作需要，可重新办理续借手续。NO.10凡调出、离职或较长时间外出工作、学习的人员，离开公司前必须归还全部所借资料，否则不能办理调离手续。NO.11资料管理人员及资料借阅人员应严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重给予批评教育、罚款等处分。第九章资料销毁管理规定NO.1目的为规范公司文件资料的回收销毁工作，确保公司信息安全，防止泄密事件的发生，特制定本规定。NO.2职责划分.行政部办公室具体负责资料销毁工作。.其他部门配合完成资料销毁工作。NO.3资料销毁程序.资料管理人员填写“公司文件资料销毁审批表”交部门主管、办公室主任审核，凡属密级的文件资料，必须由总经理批准方可销毁。.资料管理人员统计、整理经批准允许销毁的资料，认真核对后编制“销毁清单”。.由总经理或分管副总经理指定两名监销人，在销毁资料前，对拟销毁资料进行认真清点与复核，资料销毁后，分别在“销毁清单”上签字。.资料销毁工作结束后，资料管理人员应及时做好资料的整理、检索调整等善后处理工作，并做好已销毁资料的登记造册、存档工作。NO.4需要销毁的内部文件、资料和图表等，应登记造册，一律由行政部组织处理，不得由个人私自处理、销毁，并严禁作为废品出售。NO.5对违反本规定造成失、泄密者，要追究其责任，对后果严重者将严肃处理，直至依法追究其相应的法律责任。NO.6本规定由行政部负责解释。第十章 保密制度管理一、总则NO.1目的为了保证公司的整体利益和长远利益，使公司长期、稳定、高效地发展,特制定本规定。NO.2保密范围.公司重大决策中的秘密事项。.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。.公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。.公司掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。.公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。.其他经公司确定应当保密的事项。NO.3保密级别的划分.绝密：一旦泄露会使公司利益遭受特别严重的损害。.机密：一旦泄露会使公司利益遭受严重的损害，如设计说明书、设计图纸、源代码等。.秘密：一旦泄露会使公司利益遭受较大的损害，如质量报告、软件修改记录单等。NO.4适用范围公司所有人员，包括技术开发人员、销售人员、行政管理人员、生产和后勤服务人员等（以下简称为“工作人员”），都负有保守公司商业秘密的义务。二、保密管理NO.5秘密文件保管应与普通文件区别开，按等级、期限加强保护。NO.6档案室为材料保管重地，无关人员一律不准出入。NO.7档案室（柜）内一切设备、设施，任何人未经许可不得使用或随意翻动。NO.8行政部应定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态，确保秘密档案材料的安全；对保密文件应专门登记造册，并定期清查,防止丢失和错漏。NO.9传阅保密材料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅览，严格控制传阅件的行踪，以防丢失。NO.10严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件者，一律须办理申请批准手续和登记手续，方可使用“文件调阅单”。NO.11对保密内容未经许可，任何人不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。NO.12公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告行政部，行政部需立即作出相应处理。NO.13公司按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议和竞业限制协议，以维护双方的合法权益。NO.14公司工作人员离开公司时，必须将有关本公司的技术信息和经营信息的全部资料（如试验报告、数据手稿、图纸、软盘和调测说明等）全部交回公司。三、密级变更及解密NO.15因工作需要或环境变化需要变更密级的，由原产生密件部门或行政主管提出申请，交具有相应权限的公司领导批准变更。NO.16对尚在保密期内的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开但不损害公司利益的，由原产生密件部门或行政主管提出申请，交拥有相应权限的主管领导批准解密。保密期届满，除要求继续保密事项外，可自行解密。四、违纪处理NO.17对违反本规定的人员，视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。情节特别严重的，公司将依法追究其法律责任。NO.18利用职权强制他人违反本规定的，应给予警告处分，并处以元以上的罚款；性质严重的，予以辞退。五、附则NO.19本规定未尽事宜，由公司另行规定。NO.20本规定自发布之日起执行。第十一章库房管理NO.1.库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡。NO.2.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好。检查过程中，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目；如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。NO.3.物资入库后，应当日填写账卡。NO.4.严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经办公室人事部经理批准后方可出库。NO.5.严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。NO.6.库房内严禁吸烟，禁止无关人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。第十二章员工宿舍管理N0.1集体宿舍住宿安排管理。.公司员工免住宿费及水电费。.管理人员公司原则上不提供住宿，特殊情况需向公司申请获得批准后方可入住，并服从公司安排，住房补贴将不予发放。.非相关领导同意，不得携眷住宿，如确有需要，公司将收取一定的水电费及管理费。.员工离职，办完离职手续并支取工资后，于当日搬离宿舍，不得借故拖延。N0.2各宿舍由寝室室长直接负责管理，其工作任务如下所示。.监督管理宿舍一切内务，包括清扫、秩序和水电管理。.监督各室住宿人员维护环境清洁，并提醒其注意关闭门窗。.员工必须服从公司对其宿舍的安排与适当调整， 不得随意对调床位或变更房间。.宿舍所有器具设备，住宿员工有责任维护其完好。如有疏于管理或恶意破坏，酌情由现住人员担负修理费或赔偿费，并视情节轻重给予纪律处分。NO.4住宿员工应遵守下列规定。.服从行政人事部的统一管理与监督。.房间清洁在寝室室长的安排下，住宿人员轮流负责，应注意节约用水、节约用电。.室内不得使用或存放危险品及违禁物品，室内禁止烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电器。.被铺摆放整齐；换洗衣物不得堆积室内，应在指定位置晾晒晒衣物；垃圾应集中倾倒于指定场所。.贵重物品应避免携入，违反规定放入室内而致丢失者责任自负。员工自已财物自已保管，任何人未经主人同意不得擅自挪用他人物品。.不得于宿舍内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或从事其他不健康活动。N0.5住宿员工发生下列行为之一，即取消其住宿资格。.不服从宿舍管理员监督、指挥。.在宿舍赌博、打麻将、斗殴、酗酒。.蓄意破坏公用物品或设施，擅自在宿舍内留宿异性客人或外人。.经常妨碍宿舍安宁且屡教不改有偷窃行为。.在室内烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电话的行为。NO.6附则.本规定未尽事宜，由公司另行规定。.本规定自发布之日起执行。第十三章 公司车辆管理总贝U为合理、有效地对公司车辆进行安排，提高车辆使用率，节约车辆使用的费用，使之规范化、秩序化，最大限度地满足公司业务用车的要求，特制定本制度。适用范围：本制度所指车辆为公司的办公室办公车辆。第一节 车辆使用管理N0.1车辆使用范围.公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送客户。.接送公司宾客和公司办事人员及其他紧急和特殊情况用车。.本制度所未言及的公司高层领导工作配置车除外。N0.2车辆使用注意事项.车辆使用实行派车制度。用车部门或个人需提前1天填写“车辆使用申请表”，如临时用车的请于当日车辆空闲状态下，提前2小时填写申请表，经本部经理、行政部经理或主管副总批准后，有车辆主管统一安排。急用车辆的直接请示行政部经理，经行政部经理同意，车辆主管按指示派车，车辆主管派发盖集团行政部鲜章的派车单。.司机按盖有行政部鲜章的“派车单”上批准的行车路线和目的地行车。.用车完毕后，司机按实际用车情况进行记录。.对同一方向、时间段的派车应尽量合理，减少派车次数和车辆使用成本。.车辆驾驶人员必须具有驾照，熟悉并严格遵守交通法则。若有违规罚款，由驾驶员负担。.驾驶人员在驾驶车辆前，应对车辆作基本检查。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，因隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责。、办公室对车辆统一安排调度，无出车任务时，驾驶员应在公司待命，接到出车任务不得无故推诿，经发现查实，第一次给予批评教育，屡教不改给予停驶检查，停驶期间，取消司机享受的一切待遇。、严禁出私车（凡未经领导同意，司机擅自将车辆开出，均视为出私车），凡发现出私车，第一次予以批评教育，屡教不改者停驶检查。因擅自出车，造成一切后果，由司机自负。.驾驶人员不得擅自将办公车辆开回家，或作私用，违者将受处罚。经公司特许或返回公司，已逾晚上10点的例外。.车辆应停放在指定位置。任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由驾驶人员赔偿损失，公司也将给予其相应处分。.驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，并于使用后将车辆清洗干净。.在不影响公务的情况下，主管副总可酌情满足员工因私用车的要求，但对隐私用车应严格审批。.为私人目的借用公车时，员工应先填写“车辆使用申请单”，并注明“私用”字样，并经相关主管审核后转财务部稽核相关费用。.为私人目的借用公车时，若发生事故，导致违规、损坏、失窃等，在扣除保险理赔金额后的全部费用由个人承担。.未经同意，未填写派车单〈派车需加盖行政部鲜章〉，私自开车的，处罚款200元每次，且所有费用自负，因此类情况造成的交通意处事故全部费用，由驾驶人承担全责，与公司无关。.处罚规定在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以罚款或免职处分。(1)无照驾驶所引起的后果由个人承担。(2)未经许可将车借予他人使用。(3)酒后驾车发生事故后果自付。(4)各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即通知公司办公室。如属小事故，可进行处理后向公司报告。本制度自发布之日起由办公室解释并修改， 经总经理审批后严格执行。17.公司乘座车辆办事的工作人员，工作结束后由驾驶人员在通常情况下返回公司办公室，如已到下班时间的，但未超过晚上10点的，送到就近的公交车站，自行回家，如已超过晚上10点，方可将工作人员送回家中。第二节车辆使用原则NO.1遵循工作实际需要原则无重要紧急事务一般不动车的原则；.如需要用车的部门应做好月计划用车天数，并说明情况(检查工作用车是否可以组织得更严谨理科学合理).分轻重缓急派车，应尽量遵循能坐公交车就坐公车的原则执行，市内用车必须由行政部经理同意方可出车；.如几个部门同时用车的情况下，应相互做好配合；尽量为同事着想；如遇其它部门物资、物品、单据等递送项目的，同事之间应无条件帮忙带送，只需要做好交接即可。.有交通补助的，无其它特殊情况不得动用车辆；但如遇搬东西、身上公款超过1万元、收款、或去较远路程、或来去几个地点取东西的，应酌情考虑并向行政部经理汇报。.如遇公司紧急召回，有急事的，可临时申请接送。第三节车辆费用报销制度.车辆油费报销应严格按照派车单行驶路线所需油量进行审核报销。.车辆加油日期应与派车单日期相符。.报销时的派车单必须是加盖行政部鲜章的和当日加油单据相符，并同时上交审核报销。.洗车据实报销，停车按派车单上行车目的地据实报销。.派车单公里数填写不规范不正确的，可以拒绝报销。.严禁虚报冒领加油费、停车费、过路费，发现一次全额退赔，发现二次以上，停驶检查。车辆日作任务结束后和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁妥，严禁私自用车。第四节车辆的交接原则.车辆的交接工作由公司固定驾驶员管理执行。.车辆驾驶人员做好车辆交接工作，如实填写好车辆交接单上的每一项，并双方确认签字方可。.我公司车辆统一放置于高新实验中学紫荆校区，除公司驾驶员和总经理外，其它任何人不得未经同意去开车。.驾驶员做好交接后统一对车辆进行保养，加油等系列处理，确保车辆的正常运行。.车辆在申请的时间内未归还的，（有特殊原因需要延长使用时间的，经行政部经理同意方可继续使用），车辆主管在行政部经理的指示下在申请单上注明，否则视私自开车，除罚款200元外，一切与车辆有关的费用及交通事故与公司无关，使用人承担所有责任。.使用人员在归还车辆后，应通知车辆主管车已还回。所有手续方算履行完毕！第十四章公司档案管理总贝UN0.1目的为加强公司的文书立卷工作，规范公司档案管理，特制定本制度。NO.2适用范围本公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料， 均应按规定进行管理。N0.3管理部门.文书结案后，原稿由办公室部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影印本归档。.各分公司的档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制NO.4文件交接文件结案移送归档时，应根据如下原则进行点收。.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。.文件如经过抽查，应有管理部门主管的签字确认。.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。.如发现有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。NO.5文件整理点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，并整理齐后钉牢。.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。NO.6档案分类.档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。具体原则是先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。.档案分类应力求切合实用。如因档案较多、三级分类不够用，可在NO.三级之后增设NO.四级细类”。.同一小类"（或细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类”（或细类”）之后增设卷次”编号，以便查考。.每一档夹的封面内首页应设目次表”，归档时依序编号、登录，并以一案一个目次”编号为原则。.档号的表示方式如下：Y为园林公司代号XY为办公室综合管理部部代号。1）全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。a-现存放于办公室部，暂定代码为01馆（室）2）案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码a-办公室综合行政管理部总部---代码为：Y-XZb-宜园环境艺术工程有限公司一代码为：YYHJ3）类别号馆（室）藏档案类别的代码。下例为综合行政类别代码例举：a-员工入职表档案---代码为：001例：01YYHJ001-序号-份/页数；b-员工晋升、薪资调整、岗位变动的档案---代码为：002c-员工离职档案---代码为：003d-员工任免通知书---代码为：004e-员工社保增加档案---代码为：005f-员工社保减少档案---代码为：006g-各种执行分文通知、发文通知---代码为：007h-总经理批示---代码为：008i- 会议记录档案---代码为：009等以此类推，详见办公室部档目录.4）项目号合同、标书、预算方案、设备等档案的代码。a-合同---代码为：HT（如是哪个项目的合同则需要写清楚名称，加在代码前即可）b-标书---代码为：BS（如是哪个项目的合同则需要写清楚名称，加在代码前即可）c-预算方案---代码为：YSFA（如是哪个项目的合同则需要写清楚名称，加在代码前即可）d---- 代码为： e----代码为：f---- 代码为：c\去去耳5）茶在尸案卷排列的顺序号。6）件号案卷内文件的顺序号。7）页（张）号案卷内文件每页（张）的顺序号。8）代码1个或1组有序的、易于计算机和人识别与处理的数、汉字、字母及其它符号。NO.7档号编制原则.唯一性原则档案馆（室）内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。.合理性原则：档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。.稳定性原则------ 档号一经确定，一般不应随意改变。.扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。.简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率.N0.8档案整理.归档文件，应依目次号以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。N0.9保存期限文件保存期限除政府有关法令或本公司制度特别规定者外， 依下列规定办理。:保存期限范围永久保存公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书10年保存预算书、决算书、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存10年的文书5年保存期满或解除的合约、其他经核定保存5年的文书1年保存结案后无长期保存必要者备注各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存NO.10档案清理.档案管理人员应定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，应给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”NO五联附注在其保留文件上，并在NO五联上注明部分销毁的日期。N0.11调卷程序.各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后调阅。.档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上写明借出日期，然后将档案交于调卷人员。档案管理人员将“调卷单”按归还日期先后顺序整理，以备催还。.在档案室当众借阅者，免填“调卷单”。.档案归还时，经档案管理人员核查无误后归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备核查。N0.12调卷管理.借阅档案须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上档案文件须由经理级领导批准后方能借阅。.案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还。.调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件，应经文书管理部门主管同意。.借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。.交还档案时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。.外单位借阅档案应持有单位介绍信并经本公司总经理批准后方能借阅，但不得将档案带离档案室。.外单位摘抄卷内档案应经本公司总经理同意，并对摘抄材料进行审查签章。第二部分固定资产管理第一章总则NO.1目的为了加强对公司固定资产的管理，掌握固定资产的构成与使用情况，确保公司财产不受损失，信据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度.NO.2适用范围本公司规定固定资产的标准是：一切与经营相关的设备、器具、工具；不属于经营活动的主要物质、物品及公司认为有管控必要的财产 .NO.3管理部门公司设立专门的资产部进行综合管理.第二章固定资产购置申请管理NO.4需要添置固定资产的各部门、各分公司，以签呈的形式上报。经领导批准后，由办公室采购部进行相应的采购作业、验收和入库工作 .NO.5各部门、分公司按月编制固定资产的购置计划，填制“固定资产购置申请表”，于每月5报办公室部审批.NO.6特殊情况确实需要计划外购置的，要先填制“固定资产购置表”，然后办理追报审批手续，追报手续与报批手续相同.NO.7各部门及分公司要严格按审批计划购置固定资产。商用固定资产由公司固定资产采购部统一组织采购。NO.8审批后的“固定资产购置表”均为一式三份，审批部门/分公司各保留一份。财务部按结果拨付款项.第三章 固定资产验收NO.9房屋建筑的验收房屋建筑物经施工单位施工完成后，办公室行政部会同工程部、使用部门共同验收。依据决算金额确定房屋房产价值，并对与工程有关的各各合同、图纸等原始资料进行整理、归档，填制”工程项目登记表” ^NO.10购进的固定资产验收固定资产到达使用部门后、办公室部会同采购人员和使用部门（必要时请有关技术部门）共同验收，属固定资产的还要对固定资产的外观、附件、备件、工具和技术资料进行核查、清点，填写“固定资产验收单”。采购人员、办公室（技术部）在“固定资产验收单”上签字，凭“固定资产验收单”和正式发票到财务部报账。办公室行政部进行登记、编号和建账管理 .第四章 固定资产的编号、建卡、建账NO.11固定资产的编号.办公室部按照“固定资产分类代码”，并将编号牌（标签）钉（贴）在固定固定资产实物上..对已调出、售出、报废的固定资产，在销账后，为避免今后因编号重复而引起管理混乱，具编号将不再重复使用.NO.12固定资产的建账.固定资产入库后，依据“入库单”上的内容填写实物账，内容包括日期、物品名称、规格型号、单位、数量、单价及相关说明 ..办公室部根据“固定资产验收单”和有关凭证建立“固定资产台账”.NO.13固定资产管理卡的建立1.建立实物账后，根据“入库单”将资产情况详细填入“固定资产管理卡”。“固定资产管理卡”一式两份，经使用部门签字确认后，办公室部和使用部门各保留一份。第五章 固定资产的领取、使用和保管NO.14固定资产领取人的确定固定资产的领取人必须是该资产的保管人，若该资产是共用或是时有更换使用人的，则必须有相关部门或分公司经理明确保管人后方可领取 .NO.15固定资产的领取保管人持“出库单”领取资产，“出库单”上要有上级领导、部门主管人员的签字方可生效。保管人领取资产的同时，还应在“固定资产管理卡”上签字.NO.16固定资产的使用和保管.资产领出后，使用者即保管人应严格按照资产的操作说明使用和保管..附件、工具由资产管理部门登记后交使用部门保管， 重要备件由库房保管，技术资料及说明书由资产管理部门归档，使用部门可保留复印件 .第六章 固定资产调拨、报修管理NO.17固定资产调拨管理.固定资产的变动，具体实施要依据“固定资产调拨单”。资产调出单位的负责人应先在“调拨单”上确认。没有调出和调入单位负责核准的“调拨单”，不能调拨固定资产..“调拨单”在不方便的情况下可以传真的方式传送，调出和调入单位财务以及调出、调入部门各保留一份复印件.3.临时办事处需要调拨固定资产的，需求单位以签呈的形式上报分公司，呈总经理核准后进行调拨.4.调拨资产时，“固定资产保管卡”应随调拨的固定资产由调出单位转入调入单位.NO.18固定资产保修管理.由使用部门填写“固定资产报修单”，报本单位办公室部审批。维修后由办公室部和使用部门分别在“固定资产卡片”上做相应记录。.固定资产维修审批权限(1)开支在100元(含)以下的由使用部门自行维修.(2)开支在100元以上，1000元(含)的由办公室行政部与财务部审批.(3)开支在1000元以上的必须报副总理审批.(4)开支在2000元以上的必须报总经理审批..固定资产需要维修时，在保修期内的由采购部门负责，保修期以外的由各使用部门与办公室行政部共同负责.第七章 固定资产盘点NO.19为加强对固定资产的管理工作，确保账卡、账物、账账相符，行政部应于每年年底对固定资产进行一次全面清查清点.NO.20财务部每月对固定资产进行抽盘，并编写《固定资产抽盘报告》NO.21盘点工作由办公室行政部、财务部组织，具体职能部门负责实施NO.22盘点应编制“固定资产盘点表”，经盘点人和使用部门负责人签字，对出现的盘盈、盘亏现象，分别由使用部门负责查明原因，并填写“盘盈、盘亏清单”，由管理部门、财务会签.NO.23盘盈的净收入和盘亏的净损失，报财务总监批准后，财务部负责作账务处理.第八章固定资产的停用、报废、出售、投资及抵押管理NO.24固定资产停用.固定资产需要停用时，使用部门要做好停用前的准备工作，并将办公室部和财务部审核后的《固定资产信用报告》报主管领导审批 ..固定资产停用后，办公室部和使用部门分别在“固定资产管理卡”上做相应启示。将可移动的固定资产退至公司库房保管，没有做好停用准备工作和存在问题的固定资产，库房有权不予接收。退库后 15日内向办公室部上报“闲置资产报告表”.NO.25固定资产报废.固定资产的使用年限到期限或在使用中出现无法修复的情况， 可以申请报废..申请报废需要填写“固定资产报废单”，写明报废原因、如何处置报废的固定资产及预计收入后，呈总经理批准..“固定资产报废单”被批准后，申请报废固定资产的部门将“报废单”复印件送达财务部..根据被批准的“固定资产报废单”，办公室部开展对报废固定资产的处置工作，并将结果记入“固定资产管理卡”..处置工作完成后，办公室部负责将报废固定资产的收入上交财务部。.报废“固定资产管理卡”，应由办公室部完好无损保存两年之后方可销毁。NO.26固定资产出售、出租、投资及抵押管理.任何部门固定资产的出售、出租、投资及抵押都必须报总经理审批。.各分公司或部门出租、出售、投资及抵押固定资产，其手续与报废手续相同。.3.各部门对固定资产实行转让、出售、出租、抵押或对外资再投资时，经过相关部门核准后方可执行，并提前告知办公室部。第九章固定资产的档案资料管理NO.27 办公室部固定资产管理人员要妥善保管固定资产的资料，防止损坏，人档资料要求纸张整洁、内容完整、字迹清楚.NO.28 原档案不齐全的要积极采取措施补齐，档案资料不许个人保存，借阅时要遵守有关借阅规定。属于公司保密资料的档案未经主管领导批准，不得随意借阅，丢失档案资料要追究其责任.附贝U本制度由办公室部负责解释.本制度自公布之日起执行.第三部分员工工服管理第一章总则NO.1为树立公司形象、统一着装，对工服定购、发放、领用、穿着实施管理，特制定本规则。NO.2办公室综合行政部负责对工服的整体控制及管理。（1）负责组织工服统计及工服领用通知的发布。（2）负责部门及各项目工服日常管理的抽查。NO.3仓库管理部负责工服的验收入库（材料会计做好金额、数量凭证），并按照申报数量为各需要岗位发放工服，回收、保管应收回工服。NO.4公司办公室各项目（部门）负责人按照配备标准上报本部门有工服定购申请，参与工服款式核定并负责本项目（部门）的工服日常管理。第二章工服配置标准与定制申请NO.5公司每年组织冬季、夏季两次集中制作工服，其他时间除新项目开业需要处，一般不组织大规模集中定制。特殊情况需临时制作工服的，应通过办公室部后勤管理处上报工服需要申请，待公司领导批准后方可制作。NO.6 工服配置标准表如下：NO.7工服申报条件人员分类数量配置服装使用年限高层管理人员、办公室部门负责人、各项目主管等）2套西服2年办公室及各部门一般工作人员等2套西服3年其它首B门（如工程部、绿化部及苗圃等一般作业需要的工作人员）2套作业工作服2年1、新入职、新调岗位员工及晋升管理人员在到岗后应先在库存工作服中进行调配，确实无合适的工服的，在入职期满转正后方可申报工服。、工服未满使用年限但因个人原因破损严重或不能使用需要申报工服的，工服申请人补足破损工服折旧额后，方可申报新工服。、工服满年限的，由办公室综合行政部审核，后勤物资、物品管理专员清点后，方可上报制作。NO.8工服申报.夏季批量工服申请制作时间为3月初，工服全部到位时间为5月1日、乙刖。.冬季批量工服申报制作时间为为7月初，工服全部到位时间为10月1日前。. 新的项目开工所需要工服应于开工前1个月开始申报及制作准备工作，工服于开业前15天全部到位.临时制作的工服到位时间为制作申请中约定的交货时间..各部门向办公室行政部提出申请，办公室行政部按照工服配发规定严格审核无误后提交总经理签批。.公司总经理批准后，办公室行政部管理处将工服配备标准提交公司的相关部门，让其联系制作单位或公司购买.第三章工服的验收与发放NO.1制作商家交货时，公司物资、物品管理专员须按照约定的服装材质、样式、数量及价格验收货物并清点入库。NO.2公司办公室行政部收到商家新制作的工服后，及时通知公司的其他部门，按照事先上报的数量及服装类型发布领用通知。NO.3办公室行政部工服管理人员将严格把关，严收严发。第四章工服的日常管理NO.1工服应由专人负责统一管理、调配，其他部门及个人均不得私自调换、调配。NO.2因员工调入、调出而发生的工服流入、流出，项目间应及时交换信息，管理专员应做好登记，以保证工服信息的准确性。NO.3离职员工应及时交回原岗位工服，并保证工服干净整洁、可利用，并按公司规定承担该工服未折旧完的工服价款。NO.4工服满使用年限需要发放新工服的，在新工服到位后，原工服归个人所有。NO.5为了对员工工服的合理监管，据本公司特殊性质，规定凡入职的员工，收取一定的服装清洗管理费；在离辞时根据使用年限退回服装清洗管理费；具体规定如下：收取标准：〈1〉凡公司基础员工，收服装清洗管理费金额为300元，分二个月扣除；〈2〉凡公司管理层员工＜包括各项目/部门的负责人、主管、办公室工作人员〉,不包含班长、组长；收服装清洗管理费金额为400元；分二个月扣除.退取标准：管理人员的工服〈西服〉清洗管理费用扣除如下： （皆以领用服装之日〈1〉工作期限未满6个月（含）的，按规定员工自行承担工服清洗100%的费用.〈2〉工作期限漓6个月但未满1年的，按规定员工自行承担工服清洗40%勺费用.〉〈3凡工作期满1年以上4S未满2年的，按规规定员工自行承担工服清洗50%的费用.〈4〉凡工作期满2年（含）白^,公司承担全部清洗费用。第五章工服着装要求NO.1服装纽扣要全部扣好，不得敞开外衣、卷卢裤脚或衣袖，领口及袖口处不得显露个人衣物，衣袋内不得装过大过厚的物品中，着冬装时，应穿制式衬衣，结领带。NO.2戴作业帽时，严格按照施工要求或其它作业要求配戴，严禁歪戴帽子，或将帽子扭成其他形状。NO.3冬天穿大衣时，扣子要全部扣好，不得敞开或搭在肩上。NO.4上班时禁止穿拖鞋及其它不在规定内的着装。NO.5员工可根据需要佩带公司统一制作的工作牌，佩带时，工作牌须置于上衣左侧兜盖上方中央位置，工作牌上沿与兜盖上线平齐。第六章 更衣室管理NO.1员工更衣柜经公司发放后，严禁私自调换，必要时公司可要求员工使用更衣柜。NO.2更衣柜锁和钥匙严禁私自更换，如有遗失需要向公司办公室行政部提出申请更换锁和钥匙，并锁钥匙成本费。NO.3所有员工均有责任保持更衣室的整洁，严禁乱丢垃圾。NO.4更衣柜中不得存放零食、饮料、贵重物品、现金及危险物品，如有违反规定的并由此造成损失的，由当时人自行负责。NO.5中工衣物及鞋帽等均应放入更衣柜，柜外严禁放置任何物品。第七章附则.本规定办公室综合管理部后勤部制定并负责解释，报集团总经理审批后施行。.本规定自颁布之日起放行第四部分公司采购管理制度N0.1总则.为规范公司办公室采购行为，加强对采购的管理和监控，本着“保证质量、节约开支、堵塞漏洞、避免损失、提高效益”的原则，在公司《办公用品管理制度》的基础上，细化如下办公室管理制度。.公司采购分三类:工程（建筑）物资、材料采购、苗圃苗木采购、办公室办公用品及固定资产设备采购..本制度所界定的办公室日常管理用品均采用集中采购原则， 工程及苗木则采用分批次核定集中采购原则。第一章公司工程建筑材料管理NO.1为了加强公司材料管理，健全材料管理机构，明确材料管理职责，强化施工项目材料成本管理，根据集团建筑材料管理办法结合公司实际特制定本办法。NO.2公司各单位以及施工项目适用本办法。第一节材料管理任务、机构、人员、职责NO.1材料管理任务.做好材料的组织协调、采供策划、供方评定、价质比选、招标采购、合理运储、及时供应，满足施工，加强材料流通过程的监督控制管理工作，降低材料流通成本。.做好材料的进场、验收、保管、出库、拨料、领料管理。.跟踪检查指导材料正确使用，避免返工浪费。.做好材料定期盘点和剩余材料的回收利用工作，合理控制材料消耗。.推广应用四新技术（新材料、新技术、新工艺、新设备），降耗增效。NO.2材料管理机构.各级应设置材料管理机构，配备材料管理人员，做好材料管理工作。.大宗材料管理实行项目部直接管理，方便运输。.未设材料专管人员的情况下，公司采购员配合各项目做好材料管理。.项目部的材料部门为施工现场材料直接管理部门。.项目部材料部门专（兼）职人员的配备数量最低不得少于 2人，当施工面积大于2万平米时，酌情相应增加1〜3人。.材料人员必须经业务技术培训，取得材料员上岗资格证，经公司物供部审查，人力资源部审批聘用。任何单位和个人不得擅自私招乱雇材料人员。NO.3材料管理职责.公司总经理⑴建立公司材料供应保证体系，对公司材料管理工作负领导责任。⑵审定大宗材料合格供方。⑶主持公司大宗材料的采购招标、合同评审与签订工作。⑷审批大宗材料采购计划。⑸审批材料采购最高限价。.公司采购部⑴认真贯彻国家法律、法规和上级的管理制度，建立和完善公司各项材料

管理制度并贯彻实施。⑵组织材料供方的调查评价及年度复审，建立供方档案，确保公司质量、环境及职业健康安全管理体系在本部门的有效运行。⑶建立健全公司材料供应保证体系，组织材料的公开询价及采购招标，配合项目部零星材料采购，审核材料采购价格，定期发布材料市场价格信息，做好材料采购合同的洽谈、评审、签订工作。⑷建立公司材料消耗统计台帐和材料信息资源库等有关资料档案，按照上级和公司有关部门的要求填报统计报表，协助完成公司投标报价、成本预算和成本核算工作。⑸指导和监督项目部的材料验收、保管、发放和回收管理工作，定期检查项目部的材料收发存原始记录、凭证、报表和台帐，合理控制材料消耗。⑹复核材料采供资金计划。⑺理解采购合同条款，从采购角度规避不合理条款，并提出建设性意见。⑻参与审查、考核、选聘施工项目的材料人员。(9)负责工程材料的采购供应，按照批准的采购计划(或合同)，坚持“三比一算”的采购原则。(10)负责材料供方的调查评价，收集供方资料。收集、整理材料信息，及时更新材料资源信息库数据，按月编制材料市场信息价格表和资金支付统计(11)做好大宗采购材料的报样、报价，指导项目部自购材料的选样、定价。(12)根据经营部批准的预算计划，负责建立预算供料台帐，审核项目部入库材料的随货小票，并妥善保存。(13)负责建立采购台帐和劳动保护用品台帐，及时办理验收手续和报销手续，按月上报材料收发存月报表。(1)采购人员根据计划提供询价报告及依(14)配合项目材料人员做好采购供应材料的进场睑(1)采购人员根据计划提供询价报告及依2、采购部负责人/副总经理/2、采购部负责人/副总经理/门总经理审批(2)总经理/副总经理/综合行政部对该计划及询价报告进行讨论认定 (3)(2)总经理/副总经理/综合行政部对该计划及询价报告进行讨论认定 (3)采购部制定采购报告，经行政部经理/副总经理审核，总经理审批方可进行采购中标监渗匕缜算方式等基础信息 1、工程部/需要采购物资的部.公司经营部I交采购计划及采购清单。⑴负责审M1项目部材料预算计米⑵负责提供公司所属工程的材料汇总表、.公司财务部⑴审核材料部门提供的材料采购供应资金计划，按公司领导审批的“资金平衡计划”支付材料采购资金。⑵负责材料流通、消耗全过程的成本核算⑶参与材料采购招标与合同评审。.公司人力资源部根据公司的发展和施工需要，会同材料等相关部门负责材料人员的培训、考核和选聘工作。.公司行政部⑴监督、检查材料采购。⑵查处材料工作的违纪违规行为。⑶参与材料采购招标与合同评审。.公司安全生产监督部门⑴负责提供公司及项目各阶段施工计划。⑵负责审核项目施工材料（临设和模板等施工用料）需用计划。⑶负责提供国家和上级主管部门对有关施工质量安全用品的信息， 监督检查材料部门采购的各种材料是否符合相关要求。⑷审核安全防护用品的采购入帐。.公司库房材料管理部负责人⑴对公司材料管理负管理责任。⑵编制公司材料管理工作目标和计划。⑶组织大宗材料的采购招标、合同洽谈、合同评审、合同签订等工作，审核采购价格及采购合同。⑷组织材料供方的调查评价及年度复审。⑸审核材料的采购计划、资金计划及各种报表。⑹参与施工项目部材料管理人员的选聘。⑺监督、指导项目做好现场材料的消耗控制工作。.公司材料管理岗位⑴协助部门负责人分解、落实公司经营目标的材料管理指标及编制公司材料系统工作计划。⑵负责材料管理部门的贯标、认证工作。⑶负责起草材料订货合同，参与洽谈、定价、评审，定期编制项目采购材料的最高限价表，并监督、检查落实。⑷汇总工程投标的材料询价资料，编制工程投标报价的参考依据。⑸分析、整理、建立材料消耗资料和档案，参与编制材料消耗概算定额。⑹负责收集本部门各类资料、供方档案、材料合同的日常管理。⑺负责审查项目部材料的收发原始记录、凭证、报表和台帐。.公司材料内业统计岗位⑴负责按上级主管部门及公司相关部门的要求填报各类统计报表。⑵负责审查项目部的材料原始记录、凭证、报表和台帐，复核和汇总项目部上报的月报表，按时交财务部。⑶收集整理材料消耗报表，建立材料消耗台账。⑷负责建立统计台帐及报表资料档案，及时进行统计分析，总结管理经验,找出存在的问题，并提出相应改进措施。.项目部经理⑴参与公司组织的大宗材料的招标采购、选样、定价、合同洽谈工作，选择审定合格的材料供方。⑵审批项目材料部门上报的各类材料计划、报表。⑶审核工程项目材料各类结算凭证。⑷审核零星材料采购价格，监督材料的验收。.项目部技术负责人⑴审核工程所需材料备料计划。⑵负责特殊材料的选型、选样工作。⑶组织建立材料样板间。.项目部施工、技术、质安、造价等相关部门⑴编制材料需用计划。⑵提供加工订货材料所需的技术标准、详图、样品等。⑶进行施工现场的材料取样、复验。⑷协同做好现场材料定额消耗管理工作。⑸参与进场材料、劳动保护用品的质量验收；阻止不合格的材料进场，督促清运不合格材料出场。⑹及时提供工程施工形象进度。⑺提供建立工程材料消耗台账的有关资料。⑻对材料部门进行工程项目相关合同的交底。.项目部材料部门⑴根据材料需用计划和施工进度，编制采购（供应）计划、加工订货计划。⑵负责权限范围内的采购供应工作。坚持三比一算的原则，按计划保质保量低成本组织材料供应，满足施工生产需要。⑶负责现场料具的收、发、保管工作。认真负责，坚守岗位，严格把好收料关，坚持三验制（质量、数量及资料），做到手续完备，账目清楚。⑷严格按计划控制材料消耗，及时分析、通告材料消耗情况，提供成本核算所需材料管理资料。⑸建立健全各类材料收发原始记录、凭证、报表和台账，及时、准确上报各类报表。⑹负责自购、分包单位采购材料供方的评价、考核工作。⑺负责现场材料的标识与防护，保管措施有力，堆码整齐清洁，达到安全文明施工要求。（8）负责对本项目材料资金支付情况的统计并按月上报。.项目部材料管理负责人⑴负责施工现场材料管理工作。⑵做好材料工作的预测、决策、实施、检查、考核。⑶编制材料计划，确保采购材料按时进场，满足施工生产需要。⑷负责组织材料进场后的验收工作。⑸监督、检查、指导施工班组合理使用材料。⑹负责审核材料原始记录、凭证、台账、报表。⑺做好材料定期盘点和工程竣工后剩余材料的回收工作。⑻做好材料成本管理，定期进行材料经济活动总结分析工作。⑼负责本项目材料供方供应工作的考核和评价。.项目部材料人员⑴负责提供材料在施工现场消耗全过程的成本核算资料。⑵填写、分析材料原始记录，建立健全材料各种台账，负责进场料具的统计工作，按时编报材料报表。⑶搜集、整理完善材料技术资料，健全材质管理档案，做好材质资料收发台账。⑷严格执行材料各项计划。⑸严格仓库帐物管理，认真做好材料入库验收、登记、保管、保养、发放工作。⑹做好进场材料记录和码放，明确材料使用消耗部位，做好材料追踪管理⑺负责现场材料盘点工作，确保现场料具账、物相符。⑻做好材料的修旧利废工作。⑼做好现场材料的防火、防盗等工作。第二节 材料计划管理NO.1项目部在项目中标后七天内或开工前七天提出单位工程大宗材料概算计划及采购招标申请，在工程开工后一月内提出单位工程材料需用总（预算）计划，每月28日前提出次月的月度需用计划。NO.2大宗材料采购招标申请应包括拟采购招标项目的工程概况（工程名称、地点、建筑面积、结构类型、开竣工时间）、材料的品种、规格、概算数量及材质要求、付款办法等内容。NO.3工程材料（构成工程实体材料）需用计划由项目部根据施工图及预算定额编制，报上级预算部门审核、材料部门按计划限量供应。NO.4施工材料（现场临设及施工模架材料等）需用计划由项目部施工部门根据施工组织设计（方案）编制，报上级领导审核、分管生产领导审批、材料部门按计划限量供应。NO.5材料需用量如超计划（预算），项目部应分析原因进行责任处理后增补计划，报公司副总理总经理批准。NO.6采购计划、供应计划、加工计划由项目部材料部门根据经审批的材料需用计划、施工进度计划及库存等情况编制，报项目经理审批。NO.7材料计划应清楚写明所需材料名称、规格型号、计量单位、数量、质量标准、环境和职业建康安全管理要求、需用时间，做到准确、及时NO.8由于业主或设计单位进行工程变更使原计划不能满足工程需要时， 计划人员必须在材料采购前进行计划的更改。NO.9各级材料部门应建立计划供料台账，及时登记核减采购入库材料，随时掌握计划完成情况，避免超储积压或者停工待料。NO.10各级材料部门应将各类计划分类整理，填写编号，装订成册，妥善保管。第三节材料采购管理NO.1材料实行分类管理.按采购材料的重要程度分为重要材料（A类）、一般材料（B类）、辅助材料（C类）三类。⑴A类材料，即关键的少数材料。主要包括：钢材、木材、水泥、砂石、预拌硅、砌块、焊接材料、硅外加剂等。⑵B类材料，属一般性材料。主要包括：墙地砖、石材、涂料、电器开关、模板、电线电缆、配电箱、架管、扣件、安全防护用品、危险化学品等。⑶C类材料，属次要的多数材料。主要包括：五金、化工、日用杂品、工具、低值易耗品等.按同一品种材料数量分为大宗材料和零星材料两类。⑴大宗材料：指采购量大、单位价值高、占工程成本较大的材料，主要包括A类和部分B类材料。⑵零星材料：指大宗材料以外的材料，主要包括 C类和部分B类材料。NO.2供方选择评价.为确保供方提供的材料满足设计、顾客、合同、质量和环境安全的要求，应对供方进行选择评价。.采购A、B类材料必须对供方进行评价，C类材料可不进行供方评价，由项目部比选确定。.根据对工程质量及环境安全要求的影响程度，分别对A、B类材料供方进行打分评价。达到70分（含70分）以上为合格供方，70分以下为不合格供方。.评价内容主要包括供方的营业执照、税务登记证、生产资质、产品质量和环境安全保证能力、供货能力、服务和价格能否满足需要等。由项目部负责调查并填报《供方调查表》，物供部组织评价并填写《供方评价表》，报公司总经理审批。.物供部将合格供方信息编列《合格供方名单》，报总经理批准后发布实施，作为公司工程材料采购选择供方的依据。.物供部集中管理材料供方档案，且每年度组织对材料供方进行一次复审，复审内容主要是供方供应材料的质量、环境安全、价格、售后服务及供货业绩等。根据复审结果把不合格供方剔除后，将合格续用及新增合格供方编列新一期《合格供方名单》。NO.3采购权限.公司直管项目部实行限价采购，其它特殊项目实行集中或限价采购 ..大宗材料实行招标采购，其实施办法详见公司《大宗材料采购招标管理办法》。.零星材料项目部可自行采购。其中单项采购在10万元以上的实行采购询价审批制，由项目部邀请三家以上供方报价进行比选，填制《询价采购审批表》并附供方书面报价单、联系人姓名及电话号码等信息，报物供部和监审部审核、公司分管领导批准。.采购部可提供月发布《材料市场信息价》作为采购最高限价，公开商家信息，监督采购行为。.采购人员应按批准的采购计划（或合同），保质、保量、及时、低价完成米购任务。.采购人员应遵循“三比一算”的采购原则，做好市场调查和预测工作，询价分析及时、准确、全面，报采购主管批准后方可实施采购。.A、B类材料供方应在公司《合格供方名单》中选择， C类材料供方在合法经销商处采购。NO.4运输管理材料应选择合理的运输方式，以较短的里程、较低的费用、较短的时间、安全的措施、文明的装卸完成材料在空间的转移。NO.5现场验收.进场材料必须严格按照供需双方在合同中约定的内容，按国家或地方（行业）验收规范进行质量、数量、环保、职业健康安全卫生等方面的标准验收和复验。.材料验收依据：⑴材料计划、订货合同及合同约定条件；⑵经双方确认封存的样品或样本；⑶材质证明和抽样复验合格证明；.材料验收的方式方法：⑴采购人员必须采购经评定合格的产品；⑵验收人员必须按验收标准进行验收；⑶总包单位、业主代表、监理单位、供应单位、使用单位必须联合把关,共同验收；⑷使用人员必须按标准进行领料验收；⑸材料验收应做好验收时间、场地、人员、资料、计量器具、装卸机械等准备工作；⑹实物验收①凭证验收，查看所到货物与材料计划、采购合同约定条款一致；②随货同行的材质证明等相关资料齐全，复印件须加盖供方鲜章，内容满足施工要求和管理需要。③目测检查材料外观，外包装完好无损。④按照不同材料采用不同的验收方法进行严格的点数、检斤和检尺，计算准确。⑤进口材料按照国家有关规定进行报关、商检、检疫后，按本办法有关规定进行质量验证。⑥按规定必须复验的材料，由项目相关部门根据分工进行取样复验。NO.6入帐报销规定.物供部供应材料的入帐报销，物供部采购员应将经项目经理审核签字的发票和项目部材料员签收的随货小票核对无误后填制收料凭证、调拨单，附发票和项目部收料凭证，按公司报账程序，经相关领导审批。.项目部采购材料的入帐报销，项目部材料员应将发票及经收料员签收的随货小票核对无误后填制收料凭证，附发票和随货小票经项目经理审核签字后报物供部审核和总经理审批。.月结材料的入帐报销应于当月25日前由项目部材料员与供方核对无误并填制汇总送料单，经项目经理审核签字后附每车原始送料单及发票交物资供应部采购员核对后填制收料凭证。.安全防护用品的入帐报销，在物供部审核前还应经安全生产部审核；顾客认质核价材料的入帐报销还应验证顾客核定单。.入帐报销金额在十万元以上的还须报董事长批准。.采购部应建立计划供料台帐，对入帐报销材料进行登记，审核其是否在经审批的材料计划内。如超计划不予审批入帐报销，除非项目部增补计划上报批准。.填制材料单据应使用标准计量单位、字迹工整、数据准确、无涂改。.为了不影响月结成本，自供方送料之日（送料单日期）起三十日内应到材料部门办理入库（保管员填制收料凭证）手续，自保管员入库之日（收料凭证日期）起三十日内应到财务办理完入帐报销手续，超过规定期限视为无效手续予以拒付，责任自负。NO.7采购部供料的资金结算.由采购部供应的材料凭项目部签收的有效单据，每月向项目部办理一次结算，次月内结清材料款，但供货商的货款由项目部直接支付。.项目部应及时足额回收工程款，以确保正常的材料款支付。当资金紧张支付材料款有困难时，可以适度的赊购，但应信守承诺。对招标采购材料或合同订购材料应严格履约支付，不得无故拖欠。.采购部按工地价加收一定采保费向项目部结算。其采保费标准为：钢材10元/吨，木材10元/立方，水泥2元/吨，其他材料按工地价加收1.2%4.7.4甲供材料经项目部签收后统一由物供部向建设单位办理结算手续，并向项目部收取0.28%的采保费。第四节材料合同管理NO.1材料合同主要有购销合同、加工订货合同、运输合同以及租赁合同等，归口管理部门为综合行政部存档。NO.2合同签订的原则和要求，应遵守国家合同法、公司合同管理办法。NO.3对A、B类材料，除及时结清者外，均应签订书面合同。NO.4合同签约前，项目部（需方）经办人持合同文本和供方资质材料送副总经理、总经理审核，三个工作日内审核完毕。如认为合同文本需要修改，提出修改意见，返还项目部修改。NO.5如供方不属于公司合格供方，应对其进行资格审查，审查内容主要包括供方资质、产品质量和环境安全保证能力、供货能力、服务和价格能否满足需要等。NO.6供方资质材料应包括工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品生产许可证、产品质量检测报告及环境安全证明材料等（复印件加盖供方鲜章）。NO.7合同文本应使用工商管理部门的标准格式文本，合同条款应包括供货产品名称、规格型号、质量标准、环境和职业建康安全管理要求、交货方式与时间、验收方法、价格、数量、金额、付款方式及违约责任的处理等内容。NO.8经修改后的合同，按审批程序由项目部（需方）填写《合同评审表》经项目经理签字，按报账程序，相关领导审批、办公室盖章。NO.9合同一经订立，即具有法律约束力，项目部（需方）应严格履行。合同原件公司应留三份，采购部、项目部及财务部各留一份，统一编号归档第五节材料现场管理NO.1材料现场管理任务.材料现场管理包括验收与试验、现场平面布置、库存管理以及使用中的管理等。施工所需各类材料，自进入施工现场保管及使用后，直至工程竣工余料清退出现场，均属于材料现场管理的范畴。.现场材料员的配备应满足施工生产及管理工作正常运行的要求，从事材料现场管理工作的材料人员必须上报公司批准后聘用。.项目部应根据施工项目特点制定项目材料消耗管理方案、班组领用料具管理办法和施工现场门卫制度。.项目部应加强材料计划管理，预算部门及时准确提出需用计划，材料部门按照计划及施工进度，保证材料适时、适地、按质、按量、配套地供应，满足施工生产需要。.材料验收是材料现场管理中的重要环节，项目部应严把材料验收关，保证入库材料质量合格、数量准确、资料齐全、手续清楚。.项目部对材料消耗应采取限额领料、定额考核、节超奖罚、包干使用等切实可行的措施，促使合理使用材料，减少材料损耗，降低材料成本。.项目部应加强现场材料的存放管理，按照施工平面图合理、整齐堆放材料，搞好现场材料的标识与防护，达到安全文明施工标化工地的要求。NO.2材料仓储管理.实行ABC分类管理。A类材料占用资金比较大，是重点管理的材料，要按经济和安全库存量严格控制，随时盘点跟踪，及时采取相应措施。 B类和C类材料可按大类控制其库存，定期检查监控。.公司仓储管理分两级管理，物供部设材料总库，项目部（基层单位）设材料库。材料总库承担各施工项目的供应、调剂和配套，项目部材料库负责项目本身的材料收、发、保管和监督使用。.材料验收制度⑴材料员应对照计划单（包括合同）名称、规格、型号、数量进行验收，核对材料是否与计划单相符，无计划或与计划不符，材料员有权拒收。⑵项目部材料员应根据需用计划及供方的承诺对进场材料进行验证，包括对包装、规格型号、数量、质量标准、职业健康安全和环境管理要求、合格证书等软件资料进行验证、验收，并填制《材料进场计量检测原始记录表》、《材质证明书登记台帐》。⑶采购员提供进场材料的出厂合格证明，现场材料员协助质量员或项目技术人员，对A类材料中直接构成工程实体并涉及结构安全和使用功能的进场物资，如钢材、水泥、砂石、砌块、预制墙板、墙地砖、门窗等进行外观检验，共同填写材料外观检验记录。其他材料可由现场材料员直接验收。需要试验的材料应及时通知试验员取样检验。⑷材料进场后，材料员应根据材料性质分别进行检尺、过磅、收方计量、清点数量，以实际数量验收，不得弄虚作假。做到材料进场随货清单、验收记录、发票和收料凭证相符吻合。⑸三大材料及地方材料的验收，必须按单车签单验收，记清车牌号、车厢尺寸、实际高度、立方数、件数、块数、单车磅码单，以及进场时间、送料单位、送货人姓名、材料名称、规格、批号等原始数据，并按单车填好送料单及《材料进场计量检测原始记录》。⑹装饰装修材料的验收除按本制度执行外，还需按公司《装饰装修材料管理办法》执行。⑺顾客提供的材料，项目部材料员应会同顾客代表共同对材料的名称、规格型号、数量、计量单位、质量及环境安全要求等进行验证验收。⑻项目部试验员负责进场材料的见证取样试验工作，执行国家相关规范及公司《产品的监视和测量程序》。经验证合格的质量证明书、检验合格报告应编号登记和归档保存，作为合格放行的依据。⑼经验证、检验合格的材料须经质检员签字认可后，材料员才能办理入库手续和放行使用。(10)材料验收中发现问题的处理。如发现证件不齐全，数量、规格不符，质量不合格、职业健康安全和环境管理不符合要求等，材料员不得将材料入库，应及时通知采购员或供方补换或退货。(11)经验收合格的材料应及时办理入库手续，填制收料凭证，登帐上卡。入库手续必须符合入帐报销审批程序规定。.几种主要材料的管理(一)钢材⑴钢材进场时，必须进行资料验收、数量验收和质量验收。⑵资料验收：钢材进场时，必须附有盖钢厂鲜章或经销商鲜章的包括炉号、化学成分、力学性能等指标的质量证明书，同采购计划、标牌、发票、过磅单等核对相符。⑶数量验收必须两人参与，通过过磅、点件、检尺换算等方式进行，目前盘条常用的是过磅方式，直条、型钢、钢管则采用点件、检尺换算方式居多；检尺方式主要便于操作，但从合理性来讲，只适用于国标材，不适用于非标材，有条件应全部采用过磅方式，但过磅验收必须与标牌重量及检尺重量核对，一般不超过标牌重量或检尺计重，因此采购议价时应明确过磅价或检尺价。验收后填制《材料进场计量检测原始记录表》。⑷质量验收：先通过眼看