档案鉴定保管与统计相关知识

第八章档案鉴定、保管与统计

第一节档案的鉴定

一、档案鉴定工作的含义和内容

“鉴”原意铜镜，后延伸为查究、辨别。鉴定就是运用专业知识和技能，对特定事物进行查究和辨别的过程。

一、档案鉴定工作的含义和内容（一）档案鉴定工作的含义

鉴定工作包括鉴定档案的真伪和价值。我们这里说的是后者。档案鉴定工作是指按照一定的原则、标准和方法，鉴别档案的保存价值，挑选有价值的档案予以保存，对于无需保存的档案予以销毁的过程。

一、档案鉴定工作的含义和内容（二）档案鉴定工作的内容

档案鉴定工作的内容：一是鉴别和判定文件有无保存价值，对没有价值的不予归档；二是进一步鉴别已归档文件的保存期限，分别加以对待；三是对保管期满或确定无保存价值的档案，依制度规定进行销毁或做出相应的处置。具体包括：制定鉴定档案价值的有关标准、制度、规定和档案保管期限表；具体审核档案材料的保存价值，确保其保管期限；挑出不需保存和保管期满的档案进行鉴定，确定哪些应继续保存及保存时间，哪些不予保存及处置方式。二、决定档案价值的因素

具体来说，可以归纳为两个方面：1.档案自身的特点和状况档案的内容、来源、形式以及其他各种情况。

2.社会利用需求

各种对档案利用的需求，影响着档案保存的价值。

两个因素是相互作用、辩证统一的。档案客体，是档案社会价值的物质承担者；利用档案的需求，是档案价值实现的社会条件。三、鉴定档案价值的标准

（一）来源标准

档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及单位内的地位、作用和职能会影响甚至决定档案的价值。分析文件的来源，具体应从三个方面入手：首先，看文件与立档单位的关系。其次，看立档单位在社会上的地位和作用。再次，看文件的责任者。

三、鉴定档案价值的标准（二）内容标准

1.档案内容的重要性。在工作、生产中，在维护国家、集体和个人权益以及科学研究、总结经验等方面，具有证据性、查考性作用的档案都具有较高的价值。

2.档案内容的独特性。档案内容的独特性是指档案形成者特定活动的原始记录，以孤本而稀有，其内容独一无二。独特性决定了档案具有特有的价值。

3.档案内容的时效性。文件作为记录事实、传递信息的工具，在行政上、业务上具有一定的时效性。

4.档案内容的真实性和完备性。三、鉴定档案价值的标准（三）档案形式特征标准档案的形式特征包括文种、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。1.文种与档案的价值。文种表明档案的特定用途和性质，能在一定程度上反映文件的价值。（命令、指示、决定、决议、条例、公告等用于记录方针政策、重大事件、主要业务活动，价值较高；通知、函件、简报等用于一般事务，价值较低）三、鉴定档案价值的标准（三）档案形式特征标准2.形成时间与档案的价值。形成时间指文件产生时间距离现在的远近和处于什么历史时期。档案产生的时间距现在越远，留存下来的越少，价值越大。3.载体形式与档案的价值。载体材料越独特、古老、珍稀越有价值。4.文件稿本与档案的价值。定稿、正本往往大于草稿、副本的保存价值。5.文件的外形特点与档案的价值。文件的制成材料、制作方法、笔迹、图案等，凡有历史的、文化的、科研等方面特殊意义的，则文件的本身价值相对提高；有一定价值的文件，如外形被破坏得无法恢复，也会影响其原有价值。三、鉴定档案价值的标准（四）档案相对价值标准

一定情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低，主要依据三方面来判断档案的相对价值：一是所存档案的完整程度；二是档案内容的可替代程度；三是看本单位是否向档案馆移交档案，不需要移交的主要根据本单位的需要划定档案的保管期限，需要移交的根据档案管理要求确定保管期限。

四、档案保管期限表

档案保管期限表是用表册形式列举档案来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据和标准。

作用主要包括：统一档案鉴定的客观标准，避免价值鉴定过宽过严；提高档案价值鉴定工作的质量和效率；便于准确的组织案卷；保证档案销毁的准确性。

四、档案保保管期限表表（一）档案案保管期限限表的类型型1.通用档档案保管期期限表。通通用档案保保管期限表表，概括了了全国各机机关、团体体、企业和和事业单位位普遍产生生的文件及及其保管期期限，它具具有通用性性，是全国国各机关、、团体、企企事业单位位确定一般般性档案材材料的依据据和标准；；又具有依依据性，各各系统、各各机关、各各单位可按按照通用档档案保管期期限表的原原则，结合合自身的情情况判定档档案保管价价值。如：：国家档案案局发布的的《文书档档案保管期期限表》。。四、档案保保管期限表表四、档案保保管期限表表2.专门档档案保管期期限表。专专门档案保保管期限表表是由国家家档案行政政管理机关关会同有关关主管部门门编制的，，是各机关关、团体、、企业和事事业单位鉴鉴定专门档档案时通用用的依据和和标准。如如：财政部部和国家档档案局联合合颁发的《《财政总预预算、行政政单位、事事业单位和和税收会计计档案保管管期限表》》，该表供供全国各级级财政机关关、行政机机关、团体体、企业、、事业单位位鉴定会计计档案时使使用。四、档案保保管期限表表四、档案保保管期限表表3.同系统机关关档案保管管期限表。。同系统机机关档案保保管期限表表是由主管管领导机关关编制的，，供同一系系统内各机机关、单位位鉴定档案案价值时使使用的档案案保管期限限表。4.同类型机关关档案保管管期限表。。同类型机机关档案保保管期限表表是由档案案事业行政政管理机关关或主管领领导机关编编制的，供供同类型各各单位（比比如学校、、医院、政政府机关等等）鉴定档档案时使用用的档案保保管期限表表。四、档案保保管期限表表5.机关档案保保管期限表表。机关档档案保管期期限表是由由各级机关关根据本机机关档案的的具体情况况编制的，，专供本机机关鉴定档档案时使用用的档案保保管期限表表。它几乎乎包括了一一个机关在在工作活动动中可能形形成的所有有文件及其其保管期限限。如：《淄博市市人事局文书书档案保管期期限表》四、档案保管管期限表（二）保管期期限《关于机关文文件材料归档档范围和文书书档案保管期期限的规定》》将过去“永永”、“长””、“短”的的保管期限划划分为“永久久”和“定期期”两类，定定期一般分为为30年、10年。四、档案保管管期限表（二）保管期期限1.永久保管管的文书档案案主要包括：：

（1））本机关制定定的法规政策策性文件材料料；

（2）本机关召召开重要会议议、举办重大大活动等形成成的主要文件件材料；（（3）本机机关职能活动动中形成的重重要业务文件件材料；（（4）本机机关关于重要要问题的请示示与上级机关关的批复、批批示，重要的的报告、总结结、综合统计计报表等；四、档案保管管期限表（二）保管期期限1.永久保管管的文书档案案主要包括：：（5）本机关关机构演变、、人事任免等等文件材料；；

（6）本本机关房屋买买卖、土地征征用，重要的的合同协议、、资产登记等等凭证性文件件材料；（（7）上级机机关制发的属属于本机关主主管业务的重重要文件材料料；

（8））同级机关、、下级机关关关于重要业务务问题的来函函、请示与本本机关的复函函、批复等文文件材料。四、档案保管管期限表2.定期保管管的文书档案案主要包括：：（1）本机关关职能活动中中形成的一般般性业务文件件材料；（（2）本机关关召开会议、、举办活动等等形成的一般般性文件材料料；

（3））本机关人事事管理工作形形成的一般性性文件材料；；

（4）本本机关一般性性事务管理文文件材料；（（5）本机机关关于一般般性问题的请请示与上级机机关的批复、、批示，一般般性工作报告告、总结、统统计报表等；；四、档案保管管期限表2.定期保管管的文书档案案主要包括：：（6）上级机机关制发的属属于本机关主主管业务的一一般性文件材材料；

（7）上级机关关和同级机关关制发的非本本机关主管业业务但要贯彻彻执行的文件件材料；（（8）同级机机关、下级机机关关于一般般性业务问题题的来函、请请示与本机关关的复函、批批复等文件材材料；

（9）下级机关关报送的年度度或年度以上上计划、总结结、统计、重重要专题报告告等文件材料料。五、档案鉴定定工作的组织织（一）档案馆馆（室）鉴定定工作的组织织1.建立档案鉴定定工作机构。。档案馆建立立档案鉴定委委员会，档案案室建立档案案鉴定小组，，负责组织领领导档案价值值鉴定工作和和审查鉴定结结果，其成员员包括档案馆馆（室）负责责人，档案工工作人员、档档案形成部门门人员以及同同级档案行政政管理机关人人员等。档案案机关鉴定小小组组长一般般由本机关办办公室负责人人担任为宜。。2.由档案人员和和形成部门（（单位）联合合提出意见，，送交鉴定委委员会（小组组）审查后呈呈报上级机关关领导者批准准。五、档案鉴定定工作的组织织在鉴定档案时时需注意的问问题：（1）鉴定工工作应按照““保存从宽，，销毁从严；；孤本从宽，，复本从严；；本单位文件件从宽，外单单位文件从严严”的原则进进行。（2）对介于于永久、长期期之间和长期期、短期之间间两可的文件件，可采取““就高不就低低”的处理方方法。（3）在具有有密切联系的的一组文件中中，如果只有有一两件文件件的保存价值值较短，而其其他文件均具具有较长久的的保存价值，，则可以合并并立卷，从长长保管。五、档案鉴定定工作的组织织（二）档案销销毁工作的组组织1.履行审批批手续。对确确实失去保存存价值需要销销毁的档案登登记造册，由由档案人员和和形成部门联联合提出销毁毁意见，送交交鉴定委员会会（小组）审审查，再呈报报分管领导或或上级主管机机关批准。2.实施监销销。由两名及及以上的档案案工作人员具具体负责在指指定地点监督督销毁，监销销人员要对销销毁档案与销销毁档案清册册登记的内容容认真核对，，确认无误后后进行销毁。。3.档案销毁毁总结。销毁毁完毕后，监监销人员必须须在销毁档案案清册上签章章，将销毁档档案清册归档档。档案销毁清册册封面全宗号：

全宗名称编制单位：编制时间：年月档案销毁清册册主表序号年度档号案卷或文件题名文件数量原保管期限销毁原因鉴定时间备注第二节档档案保管工作作一、档案保管管工作的任务务（一）防止档档案的损坏（二）延长档案寿命命（三）维护档案的安安全二、档案保管管工作的基本本要求和意义义（一）基本要要求1.以防为主主，防治结合合。2.加强重点点，照顾一般般。3.处理好保管与与其他业务环环节的关系。。4.立足长远，保保证当前。二、档案保管管工作的基本本要求和意义义（二）意义档案保管工作作在整个档案案工作中具有有重要意义。。档案保管工工作质量的高高低，对档案案管理工作的的水平具有重重大影响，甚甚至在一定条条件下具有决决定性的影响响。三、档案库房房建设档案库房是档档案保管最基基本的物质条条件，其质量量直接影响档档案保管中各各项设备的采采用与效果。。国家档案局局制定了《档档案馆建筑设设计规范》，，作为档案管管理机构建设设档案库房的的标准。三、档案库房房建设（一）库房选选址远离易燃易爆爆物品的场所所，处于污染染腐蚀源的上上风向，避免免架空高压电电线穿过，位位于地势较高高、场地干燥燥、排水通畅畅、空气流通通、环境安静静的地段，建建在交通方便便、便于利用用、城市公共共设施较完善善的地区。三、档案案库房建建设（二）库库房建筑筑设计档案库房房应与档档案馆在在一起，，但要独独立建造造，与生生活区分分开，符符合档案案运送装装卸和消消防疏散散的要求求。库房房的结构构、空间间、屋顶顶隔热、、保温、、门窗、、各类装装具布置置等的设设计和建建造应根根据不同同等级、、不同规规模进行行，符合合有关规规范、规规程的要要求。库库房建在在地下的的应有良良好的垂垂直运输输、机械械通风或或空调以以及可靠靠的防潮潮、防水水、防火火措施，，以保证证档案的的安全和和有效利利用。四、档案案装具档案装具具是指档档案库房房内存放放档案的的箱、柜柜、架等等设备，，是档案案存放和和保管必必须具备备的基本本物质条条件。档档案装具具一般可可以分为为档案箱箱、档案案架和档档案柜等等。四、档案案装具（一）档档案箱：档案箱一一般为金金属制品品，5个个为一套套叠放使使用。优优点是便便于挪动动，又能能防火、、防光、、防尘，，但造价价较高。。（二）档档案架：一般也是是金属制制品，优优点是能能充分利利用库房房的空间间，存取取方便，，利用效效率高。。1.活动动式密集集架。分分为手摇摇式、电电动式和和智能式式三种。。优点是是：容量量大，占占地小、、可以自自由组合合、防尘尘、防光光、防火火。缺点点是：体体积大、、负重大大、库房房需按其其负载能能力设计计和建造造，地面面还要铺铺设小铁铁轨；费费用较高高。2.双面面栏架。。用金属属材料制制成，分分为单柱柱式和复复柱式两两种，安安装固定定，装载载量大。。但不易易搬迁，，安装时时必须充充分考虑虑库房布布局和技技术要求求，一次次定位。。四、档案案装具（三）档档案柜档案柜多多为金属属结构，，一般与与五节档档案箱高高度大体体相同。。其最大大的优点点是坚固固耐用，，防火、、防潮、、防盗、、防光等等性能好好。但档档案柜移移动不便便，造价价略高。。1.旋转转柜。由由多面体体木柜和和金属支支架组成成，固定定安装，，查档时存取方方便，但但装载量量不大，，占地面面积大，，经常翻翻滚容易易使档案受受损，防防火、防防盗、防防潮性差差。2.普通通木柜。。有的外外装金属属板以防防火、防防盗，其其防潮性性能好。。3.五节节铁皮柜柜。其优优点是防防尘、防防光、防防火、防防盗、易易搬迁。。根据国国家规定定和相关关标准，，五节铁铁皮柜需需由档案案行政部部门负责责监制。。手动密集集架电动密集集架五、档案案包装材材料（一）卷卷皮卷皮是包包装档案案的基本本材料，，卷皮的的规格一一般为300㎜㎜×220㎜或或者280㎜××210㎜，厚厚度有10㎜、、15㎜㎜和20㎜三种种。（二）卷卷盒卷盒也是是一种较较好的档档案包装装材料，，它不但但能够减减少档案案的机械械磨损，，同时也也便于档档案的管管理，且且整齐美美观。但但卷盒占占用库房房的面积积较大，，制作卷卷盒的成成本也较较高。卷卷盒的规规格一般般为300㎜××220㎜，厚厚度有30㎜、、40㎜㎜和50㎜三种种。卷皮卷盒六、库房房管理技技术（一）柜柜架排放放与编号号柜架排放放一致，，横竖成成行；与与窗垂直直，通风风防光；；距离墙墙10厘厘米，行行距80厘米，，不仅防防潮，而而且便于于管理。。统一编制制柜架号号、栏格格号。编编制方法法：柜架架号按照照入门处处自左到到右的顺顺序编制制，栏格格号按柜柜架从上上到下依依次编制制。六、库房房管理技技术（二）档档案的排排列存放放档案应按按一个全全宗接一一个全宗宗的顺序序依次集集中排列列，不得得打乱全全宗混合合排列。。特殊档档案，如如声像、、技术图图纸等，，应按专专门的规规定排列列。各全宗应应按分类类顺序排排列，不不得打乱乱类别顺顺序混合合排列，，排定后后应编制制库房号号、柜架架号、栏栏格号、、以便存存取。案卷应竖竖放，特特殊档案案(如宽宽幅面图图纸)可可以平放放，但要要注意存存取方便便和防止止重压受受损。声声像档案案按载体体材料的的特殊要要求排放放。六、库房管管理技术（三）档案案存放管理理1.编制档档案存放位位置索引。。档案存放位位置索引是是以表册或或卡片的形形式，记录录档案在库库房及装具具中存放位位置的一种种引导性管管理工具；；其作用是是指引档案案管理人员员准确无误误地调取、、归还案卷卷，以及进进行其他项项目的管理理工作。可可采用表格格（目录））式索引和和示意图式式索引。表表格（目录录）式索引引是以全宗宗及各类档档案为单位位编制的，，指明它们们存放于那那些库房及及装具中。。示意图式式索引是以以档案库房房和架、柜柜、箱为单单位编制的的，指明在在哪些库房房和装具中中存放了哪哪些档案。。六、库房管管理技术六、库房管管理技术六、库房管管理技术2.制作档档案代理卡卡。档案代代理卡是档档案室（馆馆）在档案案暂时移出出库外时，，在档案原原存放位置置放置的一一种替代卡卡片；其作作用是便于于库房管理理人员随时时掌握档案案流动情况况和进行安安全检查。。使用方法是是：事先准准备好印有有固定栏目目的卡片备备用；每当当从库房中中调出一个个或一组卷卷号相连的的案卷，就就填写一张张代理卡，，然后放置置于所调出出案卷位置置上；案卷卷归还时再再将其取下下。六、库房管管理技术六、库房管管理技术3.建立全全宗卷。全全宗卷是档档案室（馆馆）在管理理一个全宗宗的过程中中把反映该该全宗历史史情况的文文件材料按按一定要求求组成的专专门案卷，，它不属于于档案的范范围，但又又要作为档档案来管理理。其文件件材料有：：该全宗案案卷的立卷卷说明、该该全宗分类类方案、该该全宗档案案的鉴定报报告、该全全宗档案的的交接凭证证、该全宗宗剔除案卷卷的销毁清清册、该全全宗案卷的的检查记录录、全宗介介绍材料。。全宗卷不属属于全宗内内的一个案案卷，在管管理上不能能与全宗内内的档案混混合在一起起，而应单单独存放。。存放方式式是：每个个全宗的全全宗卷，可可以按照全全宗号进行行排列并专专柜保管，，也可以置置于每个全全宗排列的的卷首以专专柜保存。。全宗卷全宗卷归档档明细表六、库房管管理技术（四）库房房温湿度控控制：（1）温度度为14℃℃~24℃℃（±2℃℃），相对对湿度为45％~60％（±±5％）（2）每天天定时做好好温、湿度度测量记录录，注意温温、湿度的的调节和资资料的积累累，以便于于分析其特特点和规律律，制定科科学的管理理计划。（3）库房房内应安装装温、湿度度测量仪、、去湿机、、空调等设设备并注意意维护。（4）柜架架排放要保保持规定的的距离，以以保证通风风。（5）新修修库房应在在6~12个月以后后才能装进进档案。温、湿度测测量仪除湿机六、库房管管理技术（五）八防防措施1.防虫虫与防霉：：（1）应设设置消毒设设备，新档档案入库前前要消毒和和除尘。（2）定期期检查并及及时处理虫虫、霉、尘尘等有害物物。（3）配备备吸尘器，，加密封门门或过度门门，安装空空气过滤器器，防止灰灰尘和有害害气体进库库。（4）加强强库房周边边的绿化和和及时排除除污染源。。六、库房管管理技术2.防火与防盗盗：（1）建立立、健全安安全制度并并坚持贯彻彻落实。（2）配备备气体消防防设施和防防盗、防火火装置，经经常检查并并及时排除除各种隐患患和险情。。（3）加强强安全教育育和安全意意识，培训训消防技能能，建立消消防组织，，制定应急急方案，一一旦发生灾灾害，积极极有效的抢抢救档案和和消灭灾害害。六、库房管管理技术3.防光光与防尘：：（1）库房房的窗户要要少。（2）在库库房玻璃上上采取一定定措施。（3）避免免自然光源源，采用人人工光源，，选用白炽炽灯。（4）正确确选择库房房的地址。。（5）档案案库房要密密闭。（6）档案案库房周围围进行绿化化，使用空空调装置净净化和过滤滤灰尘与有有害气体。。（7）做好好库房清洁洁卫生。六、库库房管管理技技术4.防防水与与防潮潮（1））库房房内及及附近近不能能有水水源。。（2））防止止水进进入档档案库库房。。（3））掌握握库房房内的的湿度度变化化情况况，比比较库库房内内湿度度。（4））库内内湿度度大于于库外外时，，采取取抽风风、排排气、、打开开库房房门窗窗进行行通风风或关关闭门门窗启启动除除湿机机等措措施；；库内内湿度度小于于库外外时，，采取取关闭闭门窗窗等措措施。。六、库库房管管理技技术（六））保管管状况况检查查：（1））定期期检查查。定定期检检查期期限不不宜过过长，，一般般以半半年为为宜，，最