会展策划概述

第一章会展策划概述第一节会展策划的概念、特点及作用一、策划的概念二、现代会展的概念三、会展策划的概念四、会展策划的特点五、会展策划的作用第二节会展策划的基本原则一、目的性原则二、操作性原则三、创新性原则四、有效性原则五、规范性原则第三节会展策划的内容和基本流程一、会展策划的内容二、会展策划的基本流程第二章会展调查与分析第一节会展调查的提供者和使用者一、会展调查的提供者二、会展调查的使用者第二节会展调查的种类一、为会展组办方提供会展策划必要资讯的调研二、为参展方提供会展选择与决策依据的调研三、展会评估调研四、以展会为平台所进行的调研第三节会展调查的过程一、确定课题的目的二、生成调研设计三、选择基本的调研方法四、抽样过程五、搜集数据六、分析数据七、报告撰写八、跟踪第四节会展调查的方法一、观察法二、询问法三、实验法四、二手资料分析第三章会展目标与选题立项策划第一节展会目标与题材的选择一、关于展会的目标二、展会的题材选择第二节会展主题的确立一、会展主题的概念与类型二、会展主题的确定与选择三、会展主题实例第三节展会项目立项策划一、展会的名称和地点二、办展机构三、办展时间四、展会定位五、参展计划六、招展策划七、招商策划第四章会议活动策划第一节会议活动概述一、会议的概念二、会议的要素三、会议筹备第二节会议活动策划一、确定会议目标和诉求二、选择召开会议的形式三、会议的流程与设计四、组织与主持会议第三节会议活动策划方案一、一日会议的策划方案二、简便的三日会议策划方案第四节会议活动策划的相关事务一、资源中心二、文化活动三、休息区四、纪念礼品五、影像纪录第五章会展设计与品牌策划第一节会展设计的立体策划一、关于立体策划二、会展设计立体策划的特点三、会展设计的文化维度与立体策划第二节会展设计策略一、关于系统设计二、展示设计的设计流程三、展示空间的分类及设计准则四、展示照明设计五、展示道具设计第三节展会品牌策划一、展会品牌理论二、建立品牌展会的要素三、建立品牌展会的途径四、建立品牌展会的基本策略第六章会展宣传与广告策略第一节展会宣传与推广的目的一、提升展会的知名度二、扩大展会的品质认知度三、努力创造积极的展会品牌联想四、不断提升目标参展商和观众对展会品牌的忠诚度第二节展会宣传与推广的内容一、展会基础资讯的宣传与推广二、展会相关活动的宣传与推广三、展会品牌的宣传与推广第三节展会宣传与推广的手段一、广告二、新闻宣传三、公关活动第四节展会广告策略一、广告策略的步骤二、媒体选择策略第七章会展项目管理策略第一节会展项目管理的基本理论一、项目及项目管理二、会展项目管理的具体内容三、会展项目管理的基本流程第二节会展人力资源管理策略一、会展人力资源管理概述二、会展人力资源管理策划要点第三节会展物流管理策略一、会展物流管理概述二、会展物流管理策略第四节会展项目沟通管理一、沟通管理概述二、会展项目沟通管理策略第八章会展相关活动策划第一节会展相关活动策划的作用与原则一、举办会展相关活动的作用二、举办会展相关活动的原则第二节会展相关活动的种类与策划一、专题会议策划二、表演、比赛活动策划三、其他相关活动第三节会展旅游活动策划一、会展旅游的概念二、会展旅游活动策划第九章会展策划案第一节会展策划案的作用和种类一、会展策划文案的作用二、会展策划文案的种类第二节展览策划案的撰写一、展览策划案的写作结构与要求二、大型展览策划案的写作结构三、展览策划案例文第三节会议（节事）策划案的撰写一、会议（节事）策划案的写作结构与要求二、会议（节事）策划案例文第十章会展预算与效果评估第一节会展预算一、制定会展预算的过程二、会展预算的具体内容第二节会展评估一、会展评估的运作二、我国会展评估的现状三、分析比较国内两个会展评估指标体系的内容四、国外会展评估指标简介（―）规格在确立展会以上主题的前提下，我们将中国（广东）国际食品博览会的规格定位为高规格的国际性展览，内容如下：（1）展会品牌化罗马不是一日建成的，同样，将一个展会做成一个品牌化的展会，要做大量的工作。在品牌初创期，就要按照国际化规范的运作模式进行操作，以后实施起来，则水到渠成。目前，对于本届展会首要的工作是形象识别系统（VI）的建立，理念的提炼与运用。（2）服务标准化首先要建立广泛的服务意识，制定一切为品牌建设服务这一个标准。从展会前期各种物料和广告宣传的设计制作，工作人员的培训，展会中期参展商的会务接待，到展会后把观众的各种信息反馈给参展商等所有的工作，都围绕着这一个标准进行。（3）宣传立体化要吸引有实力的参展商、采购商和专业观众持续性地参展，首先应该做好展前、展中和展后的宣传。展前报纸、电视、网络等传媒，全方位立体化的展开宣传造势，传播展会的有关信息，让更多的人尤其目标受众准确了解展会情况。展前的宣传工作做好了，展会等于成功了一半。展中和展后的宣传其实是对展前宣传的延续，对本展会品牌的一个增值，为下次会展更的成功举办作铺垫。（4）媒体主流化展会要进行宣传，就要选择媒体。选择怎样的媒体，对展会的规格和品牌形象的建立意义重大。基于本展会主题的定位，在媒体的选择上，主要以境内和境外主流媒体为主，而且贯穿展会的始终。（三）邀请对象在前期的所有工作都到位的情况下，来参展的参展商、采购商和专业观众自身的实力，对展会的品牌形象具有很大的影响力。要建立良好的展会品牌形象，就要对邀请对象划定具体而严格的范围。（1）展商要求：凡参展的企业，其企业或者企业生产的某一产品品牌必须是地方性或者全国性知名品牌，如果是国际性品牌就要有一定的优惠政策。（2）采购商要求：凡参展的采购商，必须是地方性、全国性、国际性大型零售百货业或者连锁商超企业。对国际性大型连锁商超企业要有一定的优惠政策。（3）专业观众要求：在行业内有一定的知名度和权威性的团体或个人。只有严格按照以上的会展定位执行，中国（广东）国际食品博览会才有可能成为业界的佼佼者，成为全国乃至世界食品类专业会展的强势品牌。五、中国（广东）国际食品博览会的整体形象基于博览会整体定位的支持和整体形象的需要，此展会的整体形象需要进行如下的设计与制作支持：（-）VI基本视觉系统（1）展会标志（2）展会中文标准字、英文标准字（3）标志与中英文的不同组合（4）标准色与辅助色（二）VI应用系统A、展会事物用品设计制作（1）展会工作证（2）展会手提袋（3）展会邀请函（4）展会入场券（5）展会吉祥物B、展会现场布置设计制作（1）展示会场整体风格（2）标准展位风格（3）展中展的展台和展示架（4）开幕式舞台（5）展示会场参观指示（6）展示会场小串旗C、展会场外（1）会场入口处门楣横式会展名称招牌（2）围绕展览中心各色小挂旗D、工作人员制服（1）男性工作人员制服（2）女性工作人员制服（3）礼仪小姐迎宾制服E、户外看板（路牌广告）六、博览会提供的服务项目及工作人员形象要求（-）展会需要提供的服务项目一个成功的展会品牌，不光看一次展会合同签订多少，达成交易量多少，关键点在于后续性展会的参展单位和成交量是否能够保持持续性增长。要做到这些，宣传是关键，展会所提供的服务作用也不可忽视。根据以往成功个案的服务经验，本展会所要提供的服务项目如下：展前服务（1）为参展商预订酒店，并将关联性强的行业尽量按排在一个酒店或者一个楼层;（2）以展商的参展回执为依据，打印参展商名录，注明展会期间所住酒店名称和房间号以及联系电话，在展会开始参展商报到的时候，发给参展商；（3）协助海外参展商展品报关、清关及关税代征；展中服务（1）代参展商预定回程车、船、机票以及在当地参观旅游事宜：（2）协助参展商进行新闻发布、广告宣传、经贸洽谈及产品推介；（3）组织相关行业的专业人士参观考察：（4）组织现场人才招聘活动，为参展商寻找有用之才；（5）在展会大厅设立电子触摸屏，提供有关展会和参展商情况，让观众通过触摸屏就能直观了解展会的基本情况、参展商的位置等；（6）设立休息区，让参观的观众可以中途小憩；（7）设立现场咨询、服务台，为展商和观众解决临时性问题；（8）设立观众意见回馈系统，以便在后续的展会中扬长避短；展后服务（1）在广东国际食品博览会网站为参展商免费发布信息一年；（2）在中国（广东）国际食品博览会会刊免费刊登参展商名录；（3）展会结束后，及时将观众反馈的有关信息连同感谢信一同发给各参展商。（二）工作人员形象要求良好的会展形象，除了静态的展会VI系统外，动态的工作人员的形象也是很重要的一部分的。工作人员整洁的仪表、良好的精神面貌、礼貌而热情的工作态度，对会展品牌形象地树立，起到不可估量的作用。展会工作人员形象要求：仪表要求：（1）仪表整洁，着装统一（服装由组委会统一定做提供）；（2）五官端正，身材标准（男：172-175,女160-165,胖瘦适中）；（3）国语标准，粤语流利，会第三种语言更佳；礼仪要求：（1）习惯并经常使用礼貌用语（您好、谢谢、有什么可以帮到您吗？）;（2）与所有客人讲话时应站姿端正，面带微笑，态度不卑不亢；（3）当客人遇到难题求助于己，假如自己不能解决，要帮助客人找到能够解决问题的相关工作人员；七、博览会对外招展宣传及新闻发布（一）会展的对外招展宣传展会前期的宣传主要是招展宣传，对展会举办的成功与否，意义重大。可以说，前期的招展宣传到位了，展会的成功就有了一半的把握。因此，会展广告策略的制定显得尤为重要。针对会展而言，不同性质范围的会展，采用不同的广告策略。地方性的会展，只需要在地方性的权威媒体进行广告宣传即可，一般只选择一到两种媒体或者单一媒体就行，而且时间跨度不需要太长。全国性的会展，要有针对性地选择全国性的媒体组合（报纸、电视、行业网站等），宣传时间的跨度要相对长一些，而且要设定一个广告高峰期，在高峰期内，从任何的传媒渠道都可以看到所要传达的信息。而国际性的会展就要选择全国性和国际性的多种媒体组合，媒体之间要有某种关联性，投放的时间也相对更长一些，也要设定一个宣传高峰期。有实力的参展商、采购商和专业观众，都有丰富的参展经验，他们是本届展会邀请的主要目标人群。这些参展经验丰富的人群，他们会从展会广告的制作、投放媒体的选择组合、投放力度的大小，来判断主办方、承办方的实力和此次展会的规格，从而决定是否参展。基于此，我们制定如下广告策略：（1）媒体策略：A、B、C、以主流性媒体为主，地方性媒体为辅；以境内媒体为主，境外媒体为辅。A、电视：中央电视台、香港凤凰卫视、广东卫视、南方电视；B、报纸：中国经营报、香港商报、经济日报、新华通讯社；广州日报、南方都市报、中国食品报、中国调味品、上海调味品、中国酿造、美食导报、中国贸易报、食品与机械等。C、网络：中国壹食品网、中国国际食品总网、中国糖酒网、中国食品产业网、中国食品工业网、中国调味品网等（2）广告策略:宣传高峰期，以电视广告为主，报纸、杂志、路牌广告为辅，网络媒体第三；宣传淡季，以网络媒体为主，报纸和杂志为辅，电视广告不做。A、电视广告：在宣传高峰期，以中央4套为主要电视媒体，香港凤凰卫视、湖南卫视、广东卫视为辅助媒体。物料支持：30秒或15秒影视广告片B、报纸广告：在宣传启动之后到展会结束，以中国经营报、香港商报、经济日报、新华通讯社；广州日报、南方都市报、中国食品报、食品与机械为主，其他为辅，定期进行硬性和软性广告的投放。物料支持：标准平面广告的设计，软文的写作。C、网络广告：在中国壹食品网、中国国际食品总网、中国糖酒网等专业网站全年投放动态广告，点开广告后，此广告与展会自己的网站建立有效地链接。即使在这些网站友相关的报道，也要建立有效链接。建立“中国（广东）国际食品博览会”网站，网站页面的整体风格与本展会的VI系统（标准色和辅助色、标准字等）统一。物料支持：“中国（广东）国际食品博览会”网站，首页的相关文字。D、路牌广告：主要在广州、北京、上海、深圳等大城市的机场或者机场高速公路旁的显著位置树立路牌广告。这些地方是本展会的目标人群经常出没的地方。物料支持：主平面广告的设计，喷绘。E、DM直邮广告：本会展的邀请函其实就是DM直邮广告的一种，既有广告宣传的效果又起到了邀请的作用（二）会展对外的新闻发布请专业的广告公司或者设立专门的部门指定专人负责对全国各大媒体的联系与新闻的发布，以保证宣传口径的一致性和品牌宣传的连续性。八、博览会现场主题活动会展期间我们将以展示、采购、推介、研讨、评选、考察、招聘等七个精彩主题活动，来实现“行业聚焦打造国际平台，万众瞩目孕育无限商机”的会展宗旨。这七个活动在时间的安排上有些是重叠的，这样，可以让与会的观众有更多的选择。1、品牌展不活动：（1）主题：展示行业精品，荟萃大牌名牌-首届国际食品品牌专题展示会（2）活动地点：展会现场（3）时间：8月5日-7日（4）活动形式与内容：采取展中展的形式，设计专门的展台和展架，主要是针对酒类、罐装食品类的商品进行样品特别展示，让专业观众品尝的一种活动2、采购活动：（1）主题：市场就在眼前（2）活动地点：展会现场（3）时间安排：8月6日下午、7日下午(4)活动形式与内容：发布采购信息，组织现场采购；8月6日下午主要是针对大型采购商的采买活动和大订单的合同的签订仪式，7日下午是针对消费者的一种开放式的采买活动。3、推介活动：(1)主题：梦想，从这里起飞--中国(广东)国际食品专题推介会(2)活动地点：展会现场的会议厅(3)时间安排：8月5日上午(4)活动内容：主要是针对采购商和专业观众进行新品推介、项目推介、国内外名酒推介，真假鉴别、维权护航；4、研讨活动：(1)主题：广东省酒类放心工程专题研讨会广东省食品放心工程专题研讨会中国食品发展趋势国际论坛高峰会；(2)活动地点：展会现场会议厅(3)时间安排：8月5日下午、7日上午(4)活动形式与内容：主要是针对生产企业的一种专门课题的讨论形式。酒类的研讨会参加的都是酒类的生产商和经销商。食品类的主要是各类副食品和休闲食品的生产企业和零售企业。5、评选活动：(1)主题：酒香还怕巷子深--珠三角地区最受欢迎的名酒评选等活动；(2)活动地点：展会现场(3)时间安排：8月6日上午(4)活动形式与内容：组织专业的品酒师，对参加评选的酒(主要是白酒)进行品尝然后打分的一种活动形式。6、考察活动：(1)主题：走出去，请进来一粤、港、澳地区食品企业互动考察(2)活动地点：展会现场(3)时间安排：8月5日-7日(4)活动形式与内容：展会现场只是设立报名点，指定考察的重点企业，待展会结束后，主办机构组织报名者集体参观考察。7、招聘活动：(1)主题：海阔凭鱼跃天高任鸟飞・首届国际食品人才现场招聘会(2)活动地点：展会现场(3)时间安排：8月5日-7日(4)活动内容：借助广东人才市场的网络优势，为参展企业提供大量人才资源以供选择。£、博览会外围主题文化活动(1)主题：今宵有酒同醉…中国首届三色酒文化节活动地点：东莞•厚街•广东现代国际展览中心广场时间：8月5日、6日、7日晚上6点—11点活动形式：三色酒是指白酒（包括米酒在内的白的酒）、红酒、黄酒（主要是啤酒也包括其他的黄颜色的酒）。每天一种颜色的酒，每天一个主题。可以是一个企业独家赞助也可以是多家企业打擂台。发动当地的消费者参与，免费品尝，然后评选出最受消费者喜爱的酒。本届展会的重点在酒类产品，而这个活动就是针对酒的一次连续三天的大型露天活动。主题明确，应该会得到酒类生产企业的积极响应，而且为下次展览的成功举办,埋下伏笔。（2）食品行业嘉年华酒会主题：共铸火热豪情，共创美好未来地点：东莞•厚街某五星级酒店能容纳千人以上的自助餐厅时间：8月7日晚7点™10点活动形式：实际是以一种冷餐会的形式，在参展的企业之间、主、承办单位和参展企业之间进行的一种联谊活动。也可以当作本届展会的一个非正式的闭幕仪式。主要采取自由用餐、自由聊天的形式，让与会者多一分沟通，多一分了解，以便建立日后合作的可能。公司规章制度一、公司形象1、员工必须清楚地了解公司的经营范围和管理结构，并能向客户及外界正确地介绍公司情况。2、在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3、在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4、遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。5、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。6、员工在接听电话、洽谈业务、发送电子邮件及招待来宾时，必须时刻注重公司形象,按照具体规定使用公司统一的名片、公司标识及落款。7、员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。8、员工要注重个人仪态仪表，工作时间的着装及修饰须大方得体。二、生活作息1、员工应严格按照公司统一的工作作息时间规定上下班。2、作息时间规定1）、夏季作息时间表（4月 9月）上班时间早&30午休12：00——14：00下班时间晚18：002）、冬季作息时间表（10月——3月）上班时间早9：00午休12：00——13：30下班时间晚17：303、员工上下班施行签到制，上下班均须本人亲自签到，不得托、替他人签到。4、员工上下班考勤记录将作为公司绩效考核的重要组成部分。5、员工如因事需在工作时间内外出，要向主管经理请示签退后方可离开公司。6、员工遇突发疾病须当天向主管经理请假，事后补交相关证明。8、员工享有国家法定节假日正常休息的权利，公司不提倡员工加班，鼓励员工在日常工作时间内做好本职工作。如公司要求员工加班，计发加班工资及补贴；员工因工作需要自行要求加班，需向部门主管或经理提出申请，准许后方可加班。1）、加班费标准公司规定加班费标准为10元/小时；2）、加班费领取加班费领取时间为每月24日（工资发放日）。三、卫生规范1、员工须每天清洁个人工作区内的卫生，确保地面、桌面及设备的整洁。2、员工须自觉保持公共区域的卫生，发现不清洁的情况，应及时清理。3、员工在公司内接待来访客人，事后需立即清理会客区。4、办公区域内严禁吸烟。5、正确使用公司内的水、电、空调等设施，最后离开办公室的员工应关闭空调、电灯和一切公司内应该关闭的设施。6、要爱护办公区域的花木。四、工作要求1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2、新入职员工的试用期为三个月，员工在试用期内要按月进行考评。详见《员工试用期考核表》。3、公司内所制定的《员工日程表》是衡量员工完成工作量的依据，要求员工每天要认真、详尽的填写,作为公司考核员工工作量的标准。4、职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室），如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。5,加强学习与工作相关的专业知识及技能，积极参加公司组织的各项培训（培训将施行签到制，出席记录和培训考核也将作为公司绩效考核的部分）。6、经常总结工作中的得失，并参与部门的业务讨论，不断提高自身的业务水平。7、不得无故缺席部门的工作例会及公司的重要会议。8、员工在工作时间必须全身心地投入，保持高效率地工作。9、员工在任何时间均不可利用公司的场所、设备及其他资源从事私人活动。一经发现，给予警告，情节严重者，公司将予以辞退。10、员工须保管好个人的文件资料及办公用品，未经同意不可挪用他人的资料和办公用品。10、员工要保管好个人电脑，按公司规定进行文档存储、杀毒及日常维护，如发生故障应及时报告综合管理部，由公司安排修理。五、保密规定1、员工须严守公司商业机密，妥善保存重要的商业客户资料、数据等信息。2、管理人员须做好公司重要文件的备份及存档工作，并妥善记录网络密码及口令。并向总经理提交完整的网络口令清单。3、任何时间，员工均不可擅自邀请亲朋好友在公司聚会。4、员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、策略、客户资料及其他重要的方案，如•发现，除接受罚款、辞退等内部处理外，情节严重的，公司将追究其法律责任。六、人员管理1、员工必须服从公司的整体管理，包括职务的分配及工作内容的安排。2、员工须尊重上司，按照上司的指导进行工作并主动向上司汇报工作情况。4、涉及超出员工权限的决定必须报经部门主管或经理同意。5、员工不服从上级指挥，目无领导，顶撞上级，而影响公司指导系统的正常运作，视情节严重程度，给予处理。6、管理人员应团结互助，努力协调好各部门的关系，鼓励并带领好员工队伍，时刻掌握员工的工作情况，确保公司整体策划顺利进行。7、公司是一个大家庭，员工应团结互助，为公司发展做出努力。公司规章制度一、公司形象1、员工必须清楚地了解公司的经营范围和管理结构，并能向客户及外界正确地介绍公司情况。2、在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3、在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4、遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。5、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。6,员工在接听电话、洽谈业务、发送电子邮件及招待来宾时，必须时刻注重公司形象,按照具体规定使用公司统一的名片、公司标识及落款。7、员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。8、员工要注重个人仪态仪表，工作时间的着装及修饰须大方得体。二、生活作息1、员工应严格按照公司统一的工作作息时间规定上下班。2、作息时间规定1）、夏季作息时间表（4月——9月）上班时间早&30午休12：00——14：00下班时间晚18：002）、冬季作息时间表（10月——3月）上班时间早9：00午休12：00——13：30下班时间晚17：303、员工上下班施行签到制，上下班均须本人亲自签到，不得托、替他人签到。4、员工上下班考勤记录将作为公司绩效考核的而要组成部分。5、员工如因事需在工作时间内外出，要向主管经理请示签退后方可离开公司。6、员工遇突发疾病须当天向主管经理请假，事后补交相关证明。8、员工享有国家法定节假日正常休息的权利，公司不提倡员工加班，鼓励员工在日常工作时间内做好本职工作。如公司要求员工加班，计发加班工资及补贴；员工因工作需要自行要求加班，需向部门主管或经理提出申请，准许后方可加班。1）、加班费标准公司规定加班费标准为10元/小时；2）、加班费领取加班费领取时间为每月24日（工资发放日）。三、卫生规范1、员工须每天清洁个人工作区内的卫生，确保地面、桌面及设备的整洁。2、员工须自觉保持公共区域的卫生，发现不清洁的情况，应及时清理。3、员工在公司内接待来访客人，事后需立即清理会客区。4、办公区域内严禁