秘书资格考试笔记讲义信息工作3

------真理惟一可靠的标准就是永远自相符合------真理惟一可靠的标准就是永远自相符合秘书资格考试笔记讲义：信息工作技能训练、案例分析:喜讯后面的悲剧总经理一天三次电话询问办公室信息秘书小王，了解南方市场的销售情况。小王一连打了好几次长途电话，总公司南方办事处主任都不在家，得不到答复。总经理要外出办事，临出门还叮嘱小王及时了解南方市场的情况，只要南方销售形势好，便可调整下一季度的生产任务，使企业再上一个台阶。小王中午也没有休息，终于打通了长途电话，接电话的正好是南方办事处吴主任。吴主任吗？我是总公司办公室王秘书。总经理急需了解你们的销售情况。”我们的销售形势大好啊！我正忙着与港商洽谈十万套西服的出口合同呢!面料和样式与上次一样。”那太好了!能成功吗？”小王问。估计问题不大！意向书已经草签，今天下午四时进一步洽谈细节,后签订合同。”吴主任说。那我下午四点半等您的准确消息。”四点半我还有个应酬。我让办事处小李给你回个电话。 ”小王刚放下电话，总经理的秘书小刘又打来电话问南方的销售情况。吴主任说，南方形势大好，正在与港商洽谈十万套西服的出口合同。小王兴咼米烈地说。成功的把握大吗？”小刘问。吴主任说，今天下午四点正式签约。面料和样式与上次一样 ”那就是说，只有签约的手续了？”小刘又问。是的。”小王肯定地说：我接到签约回电后马上告诉你”小刘接电话后，在总经理写字桌的记事本上写道： 办公室小王接到南方办事处吴主任电话，与港商洽谈出口十万套西服合同,面料和样式与上次一样。今天下午四点正式签约。 3月25日小刘记录。”下午五点二十分，总经理回到办公室，急忙翻阅记事簿，看了小刘的记录后非常高兴。他拨通电话，要求采购员按上次要求购进面料，通

知设计部门做好准备，维修部门抓紧维护设备，生产部门准备另外招收一批熟练技工•…时间就是金钱，总经理抢在时间前面调兵遣将，一直忙到晚上七点半还没有吃饭。来源:下午四点半，办公室小王一连接到北方办事处、西北办事处的两个长途电话，一直打到下午五点半。刚放下电话，上海的男朋友又打来长途，商量结婚物资采购和蜜月旅行路线，一直谈了两个多钟头，柔情蜜意中连吃饭的事也给忘了。直到男朋友挂断电话，小王才想起南方办事处的重要电话还未接到。这时已快八点了，她一拨通南方办事处，小李开头一句就吼道：怎么搞的？我拨了几个钟头电话，总是占线，你的电话拨不通，总经理的电话也拨不通合同签了吗？”小王来不及解释，打断小李的话问道。签个屁!生意让深圳一家公司抢去了。人家更有优势，吴主任气得高血压病也犯了，住院去了。”小王赶快拨总经理的办公室电话。总经理办公室无人接，小刘也下班了。她又把电话打到总经理家里，家里说他没回来。最后，好不容易在大富酒楼里找到了总经理。什么？谈判失败？”总经理一听，手里的酒杯也落地了。他知道高档面料已经购进，现在只有压在仓库里------真理惟一可靠的标准就是永远自相符合------真理惟一可靠的标准就是永远自相符合重大的经济损失不可避免，总经理、吴主任、小王、小刘、小李像害了一场大病。公司的前途，个人的去留，使他们忐忑不安这个案例说明了什么问题?秘书给提供信息一定要准确可靠。信息是领导决策的基础和依据,决策，在很大程度上依赖于秘书提供的信息。正确的信息无疑对领导决策能够产生积极的促进作用；反之，错误的信息对领导决策会产生误导作用，造成的损失和影响也很大。本案例中，由于秘书小王把尚未形成事实的信息传递给秘书小刘，小刘又把这一信息以肯定的语气用书面形式传递给总经理，使正在渴求这一信息的总经理误认为已成事实，急切地作出了决策。结果，当这一信息变更后，领导依据这一信息作出的决策，已造成无法挽回的损失。由此可见，秘书给提供信息一定要谨慎,做到准确无误，防止信息误解。秘书对重要信息的跟踪与反馈一定要连续不断。对于一些领导特别关注的重要信息极其发展趋势，秘书人员一定要连续跟踪，不能间断。一旦信息发生变化，要立即反馈给，以便及时调整决策方案。本案例中,秘书小王本应对尚未签约这一重要信息跟踪反馈。但她却中断联系近八个小时。当得知签约已泡汤的信息时，一切都已晚了。这个沉痛的教训值得秘书人员认真吸取。秘书对重要信息的传输渠道，一定要保持畅通。信息的时效性与其价值成正比。传递得越及时，其价值越大，反之，则越小。因此，对

于重要信息的传输，秘书人员一定要保证渠道畅通无阻，防止延误对重要信息的传递。本案例中，秘书小王在下午四点半连续接到其他办事处的几个长途电话，这是无法预计的。但小王明知南方办事处的信息最重要，完全可以用简短的时间处理完其他办事处的电话，集中时间了解南方办事处的签约信息。但她没有这样做，从四点半一直打到五点半。这还不算，又接到男朋友的电话，两人竟然聊到八点钟，致使南方办事处方面的信息无法及时传递过来。这种办事态度和作风，是秘书人员的大忌，教训极为深刻