会议管理程序(提交版)

人事行政管理程序会议管理程序编号：人事行政管理程序会议管理程序编号：人事行政管理程序会议管理程序编号：人事行政管理程序会议管理程序编号：200942009416日00版章/页：2-PAGE5200942009416日00版章/页：2-PAGE4会议管理程序目的规范公司会议召集流程，提升公司会议效率，加强会议管理。适用范围公司级例会或跨部门协调会议。术语和定义公司级会议：由公司总经理或授权副总经理召集，各分部经理以上人员参加的例行会议或专项会议；跨部门会议：因工作需要，由某部门发起，需要相关部门配合协调并共同完成一项工作而举行的会议。职责人事行政部：负责公司级行政会议的组织、召集，会议安排和记录，会议后勤保障工作的组织、协调和实施；运控部：负责公司级或跨部门生产运行协调会、空地协调会等生产运行会议的通知、会议资料的准备和会议记录、纪要执行监督和档案保存；安标部：负责公司级或跨部门安全生产会议的通知、会议资料的准备和会议记录、纪要执行监督和档案保存；各部门：负责部门内会议的组织；决定事项完成情况的监督及问责。工作流程：会议组织实施流>会议召集部门分管副总经理人事行政部会议召集领导记录需修改会议召集跨部门发布通知会议资料审核会议室使用登记表会议性质需修改同意部门级知通议会、1发布通知会议资料审查同意会场准备召开会议召开会议会议纪要议会开召、2需修改会议纪要编写会议纪要编写会议纪要审核会议签到表通过档存及馈反果结、3纪要下发并督促执行执行情况材料资料存档资料存档工作制度公司级会议1）会前准备由会议发起人，通知人事行政部安排会议室和所需设备的准备工作。公司领导直接召集的会议，由人事行政部负责向公司领导明确核实会议的主题、时间、地点、参会人员范围等具体信息并发布通知。人事行政部发布会议通知，通知参会人员做好材料或发言准备。同时，人事行政部负责会议室、投影仪等的准备。2）会议记录由人事行政部行政助理或会议发起人指定专人负责“会议纪要”的记录和整理。“会议纪要”应根据需要设定发放范围和保密等级。在正式下发会议纪要前，须经过会议召集人或公司总经理审核通过。会议纪要下发后，会议召集部门和人事行政部将“会议纪要”存档。1）发起部门确定会议主题、时间、地点和参会人员，并通过OA或邮箱进行通知。重要或紧急会议，应进行电话通知并得到明确回复。2）纪要由会议召集人指定专人负责记录并存档备查。部门内部会议由各部门经理自行安排时间、地点并指定专人记录，本部全体或指定部分人员参加。会议纪律1）参会人员必须严格遵守会议时间，不迟到、不早退。如因特殊情况不能参加会/主持人请假，得到批准后方可离会。会100参会者必须在“会议签到表”上签到。签到表作为会议纪要的一部份存档。关机；若没有明确要求时，需接听电话者，必须在会议室外接听。如因特殊情况须暂时离开会场的，必须征得会议主持人的同意。210分钟，由会议主持人控制提醒。商或能立即解决，以免浪费会议时间。制止不礼貌言行或与会议无关的言行。会议总结内容进行确认审核，视其必要性决定是否送达书面记录给各与会人员。议召集人、部门经理及分管副总等负责跟踪处理。会议室使用管理人收到同意使用会议室预定的信息后，进行会议安排。各部门联络人需通过行政助理或前台进行预约登记（大型会议提前两天，一般会议提前一天使用日期、使用起止时间、投影仪要求、其他特殊要求、会议室使用联系人”等相关信息。前台将按照相关要求进行准备工作（若需提供茶水服务的会议，人事行政部前15）人事行政部前台岗位接到需使用会议室的相关信息后，需核实相应时间段是否双休日或节假日需使用会议室的须在工作日提前进行预约登记。会人员多少不同两者间可协调互换。会议室使用部门应爱护室内公用设施，保持室内环境卫