会议筹备方案

第会议筹备方案会议方案篇一

〔一〕安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保存房间，会产生以下问题:

1、遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。

2、参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

3、会场租金可能较高〔如会场也在饭店〕，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议效劳公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您理想选择之一。

〔二〕住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种根本住宿程序是你需要的：

1、告诉饭店所有参会者住宿经由团体〔主办单位〕订房卡或申请表为凭。

2、告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

3、经由专业会议效劳公司代为处理。

4、经由主办单位的住宿组人员负责。

〔三〕预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否那么会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。

这份订房卡或申请表亦可按照根本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或效劳费。

另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：

1、注明房间效劳费和税金由个人或是邀请单位支付。

2、注明杂费由谁负责〔如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等〕。

3、房间只保存到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

4、要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。

一旦房数被确定后，住宿局/观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。

如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些参会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台效劳情形。

特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保存数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为VIPs〔贵宾〕使用，其余360间为参会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：

1、特别预订多少房间，什么类别和房价。

2、预订的作业程序。

3、什么时限内未使用的房间转到一般预约中。

在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(VIPs)那么注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

工作人员房间预订和免费房间：在一般参会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。

一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他〔她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等〕。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的本钱。

最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾〔逮VIPs〕特别礼遇〔如送水果、小礼物等〕，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

〔四〕住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认

有关作业原那么，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。

虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括以下内容：

1、主办单位名称。

2、会议名称。

3、会议日期。

4、会议地点。

5、收件截止日期。

6、确认函回信地址。

7、各饭店的房价。

8、税金明细。

9、饭店的地理位置图。

会议筹备方案篇二

一、会议主题

面对机遇，20某某年上半年销售部门面对市场的需求和竞争做出的一系列经营措施，并取得突出成效。挑战未来，为了在下半年里取得更大的突破，我们要总结前期工作的经验，齐心合力，共同探讨、研究制定新的方案销售方案以适应市场变化的需求。

二、会议的时间、地点会议时间：

20某某年9月26日

上午9：00——11：30下午3：00——5：00会议地点：华天大酒店会议厅406

三、参加会议人员

参加会议的人员包括：总经理、副总经理、销售部的管理阶层全体职员、各部门主要领导人员

四、会议议程会议由副总经理主持上午：

〔1〕销售部部长对上半年的销售情况做出总结

〔2〕总经理对这半年的销售情况和相关报告

〔3〕其他部门人员代表对这半年来的主要工作进行总结

下午：

〔1〕小组讨论，用头脑风暴的方式对半年来去的工作成效和缺乏提出见解

〔2〕销售主体小组进行讨论，提出可行性方案

〔3〕副总经理进行总结报告

五、会议议题

〔1〕对上半年的销售工作进行讨论总结经验和缺乏

〔2〕各领导对工作提出大体方向和指导

〔3〕讨论下半年的销售方案

六、会议分工

成立筹备小组：秘书组，接待组，会务组，安保组，交通后勤组。具体的工作安排如下：

秘书组：确定与会对象，发邀请函，预订机票，预订宾馆房间，预订会场，制订会议的预算。负责人：杨坤

会务组：会议通知的发放，对会场进行布置，会议文件资料的准备，会议设备和用品，安排会议记录，会签到工作。负责人：李开生

安保组：确保每一位与会者的平安，同时还要保证会议进行时的平安。负责人：杨建波

接待组：负责会议的接待工作，包括安排与会者的食宿，带着与会者参观游览江苏。负责人：苏利

交通后勤组：负责与会者车辆的使用，在会议期间的引导工作，会议过程中茶水的准备，购置会议需要的设备等。包括台湾方面人员的到达江苏，及我方人员的来往。负责人：周丽敏

七、接待规格对等接待

公司上半年的销售方案和销售总结表

八、会议经费预算

捌万柒仟叁佰元整。

附件：

1、会议通知、回执单

2、会议安排日程表

3、会议经费预算明细表

会议方案篇三

一、活动时间

200某年10月16日

二、活动地点

文科楼320教室

三、活动主题

回忆过去，展望未来

四、前期筹备

材料组〔李文婷〕

1、油印《天水师范学院学生社团组织管理方法》、

《财务、赞助管理方法》45份；

油印《天水师范学院学生社团刊物管理方法》15份；

2、起草打印主持词，03——05年社团工作总结和05年——06学年工作方案；起草04——05学年度学生社团先进个人评奖说明；

3、打印专业学术类学生社团工作经验交流会总结和王定玺在大学生论坛上的发言稿。

〔二〕联络组〔杨乐宁〕

1、收注册表、制活动统计表、学生社团负责人通讯录；

2、统计社团党员、团员人数；

3、统计社团成立时间和章程简介〔宗旨〕、〔或收先前的许可证复印件〕为更换社团许可证做准备；

4、通知与会时间和获奖人；

5、联系社团活动团支部建设汇报单位〔时事学社和当代中国马克思主义研究会〕和社团在大学生思想政治教育中的作用总结单位〔青年志愿者协会〕；

〔三〕会务组〔朱涛〕

1、收集获奖人名单、打印证书；

2、准备会场教室，桌布〔与秘书处联系〕、花盆、座签、笔纸；

3、打印更换许可证；

4、联系播送站和电视台、照相人员；

五、活动实施

〔一〕会务组

1、布置场地〔黑板〕；预计与会人数；

2、作会议记录和照相；

〔二〕联络组

1、活动前负责人签到；

2、引导与会人员按预定安排就座；

〔三〕材料组

1、发放各类资料〔专业学术类社团工作经验交流总结和王定玺发言稿以及刊物管理方法〕

2、发放纸笔；

3、摆放证书；

〔四〕主持工作

1、支持人宣布会议开始；

2、陈小娟代表社团管理部作03——05年工作总结和05——06学年工作方案；

3、学生社团05——07年工作规划；

4、宣读表彰04——05学年度学生社团先进个人的决定；

5、颁奖；

7、更换社团许可证；

8、为新成立社团口才与演讲协会颁发成立许可证书；

9、社团负责人工作建议；

10〔休会10分钟〕；

11、负责人进行工作经验交流

1〕。学习《天水师范学院学生社团组织管理方法》

2〕。社团活动团支部建设汇报〔时事学社和当代中国马克思主义研究会〕和社团在大学生思想政治教育中的作用总结〔青年志愿者协会〕；

六、活动总结

1、全体新成员写工作总结、宣传组写团讯；

2、与社团负责人合影留念

会议筹备方案篇四

一、能够制定大型专业会议的筹备方案

(一)方案的制定

1、确定会议主题

无论组织什么样的会议，都有会议主题，特别是组织大型会议，必须明确会议要研究解决什么问题，到达什么目的。

会议主题确实定的主要方法主要实际一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

2、确定会议的时间和地点

会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

3、确定会议的规模

会议的规模主要指，会议出席人员〔正式代表〕、特邀代表、列席人员、工作人员〔包括效劳人员〕的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原那么。

4、确定会议议程

会议议程包括会议主持，会议典型发言〔或重点发言〕、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟到达的目的，安排主要领导做好会议的总结。

5、确定会议文件和材料的准备

包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

6、确定会议组织和分工

这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活效劳〔含娱乐活动安排〕、平安保卫、交通疏导、医疗救护等。

(二)考前须知

1、明确领导意图，弄清筹备方案的目的、要求和意义，以便制定。

2、反复屡次与领导和有关方面商定、必要时通过开联席会征求制定的意见或方案。

二、大型会议筹备方案〔案例〕

(一)学习目标

熟悉大型会议筹备方案〔案例〕。

(二)具体方案的拟写

某某市经济工作会议安排方案

1、会议主题：

贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济开展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。

2、会议的时间、地点：

拟定于某月某至某日〔4天〕，在“秘书工作〞某招待所召开。某月某日下午或晚上报到。

3、会议规模：

1、参加会议人员〔正式代表〕；

2、特邀代表和列席人员：工作人员〔含效劳人员〕共计某某人。

4、会议议程：

会议由市委书记、市长分别主持。

第一天大会由市长主持，听取市局部综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言；

第二天分组讨论〔围绕会议确定的讨论题目进行〕；

第三天继续分组讨论；

第四天上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。

5、会议材料准备。

〔1〕大会发言单位材料；

〔2〕会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单〔分组讨论地点〕、讨论题目、作息时间表；会议须知等；

〔3〕会议参阅文件。

6、会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责〔具体分工略〕。

附：(1)会议通知〔包括会议材料准备通知〕

〔2〕会议日程表

〔3〕参加会议人员名单

〔三〕考前须知：方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作以下工作：

〔1〕召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草包括〔文件准备〕；会务效劳〔住宿安排〕生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等，经费预算。

〔2〕草拟材料准备通知

〔3〕选定会场，并布置会场〔包括会标〕

〔4〕准备会议所需用品

〔5〕会议材料准备。

三、领导办公会议和大型会议的组织工作

(一)学习目标

掌握领导办公会议和大型会议的组织工作

(二)会议的组织

1、领导办公会议的组织工作

议题安排。对于需要提请办公会议讨论决定的事项，一般应交秘书长〔办公室主任〕汇总，集中同有关领导研究后作出安排。会议议题除特殊情况外，应提前两天、重大议题提前十天通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。

会务人员应做好议题的准备工作。

一是平时做好议题的调查、敦促工作，使有关方面早做准备；

二是议题〔多表现为文件〕提出后，做好阅审协调工作，对不成熟的和需要与有关方面协商的提出意见；

三是做好安排方案。这样，才不至于例会已到还无议题，也不至于议题成堆，会议议不了。同时还可防止把不成熟的议题拿到会议久议不定，浪费时间。

发送会议通知。提前印制会议材料与安排会场。在领导确定会议时间和内容后，要及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论议题等内容。秘书部门要提前打印或复印出会议需要讨论的文件材料，根据要求提前或会上发给与会者。要事先安排布置好会场。会议组织。办公会议必须有半数以上成员出席方能召开。会前要做好签到工作，会中作好会议记录，会后要及时撰写会议纪要。

议定事项的催办与反应。会议议定的事项，可由有关领导主持分解到有关部门落实办理。也可指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片，或派专人调查了解。办理事项及时向有关领导反应，并按月、季作出总结报