《学生事务管理中心工作手册》

广东石油化工学院学生事务管理中心目录前言第一章章程第一节总则第一条名称第二条性质第三条宗旨第五条主要职责第四条组织原则第六条活动准则第七条机构设置第八条职位功能第九条学务中心助理任职必须具备的条件招聘、换届制度第十条助理选拔制度第十一条换届制度第十二条组织纪律第三节权利与义务第十三条权利第十四条义务第二章规范与制度第一节学生干部行为规范第一条高等学校学生行为准则第二条中心干部自律规范第二节中心管理制度细则第一条常规要求第二条档案（室）管理制度第三条财务管理制度第四条印章使用制度第五条物品借用制度第六条物品进购制度第七条会议制度第八条相关文件的写作、审核、上传制度第九条红头文件的拟定、审核、发放制度第十条通讯录、值班表、无课表等表格制作制度第十一条请假证明制度第十二条部门工作总结模板第十三条学生处微博、学务中心微博、人人小组管理制度第十四条学士学位服管理制度第十五条办公室财产的使用制度第十六条值班记录本的使用制度第十七条学生处与学务中心邮箱的使用制度第三节日常工作及要求第十八条值班细则第十九条工作审核第四节基本办公室礼仪规范第二十条形体礼仪第二十一条握手礼仪第二十二条语言礼仪第二十三条电话礼仪第二十四条迎送礼仪第二十五条介绍礼仪第三章考核与奖惩制度第一节中心成员考核制度第二节中心成员惩罚制度第三节中心成员奖励制度拓展与提高第一节疑问与答疑第二节经典例文展示

第五章附件一、助理试用期评分表二、财务借条三、物品进购清单四、物品清单五、综合办公楼分布祝愿语老师寄语前言学生事务管理中心（以下简称学务中心）作为一支新生的学生机构，正以朝气蓬勃的活力、吃苦耐劳的毅力、勤奋踏实的努力和开拓进取的创造力大步迈向一个以学生教育、日常事务管理和学风建设为重心，着眼于学生的全面发展，积极探索和建立以发展为核心的学生教育、管理和服务工作模式的“学生行政”机构。学务中心的前身为学生处学生处教育管理科的行政助理团队，经过数载的发展和不断增多的工作及事务，学务中心于2009年10月正式成立。自成立以来，我们小心翼翼地珍惜中心的来之不易，我们踏踏实实地接受领导的监督与指导，我们兢兢业业地参与学生处的各项工作。中心协助学生处学生教育管理科开展学生管理与教育事务，筹办校风、学风建设等专题活动；开展学生综合测评的管理工作，组织二级院（系）开展综合测评工作，开展优秀学子、创新学子、优秀毕业生等评优；定期开展校风、学风调研活动，引导广大同学严格遵守学校各项规章制度，搭建起学生处与学生之间的桥梁，营造和谐校园。学务中心为中心干部提供了一个优质的锻炼平台，致力于将中心干部打造成一支能吃苦、严要求、敢创新的学生干部队伍，为广大同学服务。不论是多年前的“行政助理”团队，还是今天的学务中心，我们都在自己的岗位上尽职尽责，为领导和老师分担力所能及的工作。虽然在很多方面我们还有待提高，但是领导、老师和中心对我们每位成员的悉心栽培和“不抛弃、不放弃”的热情关怀从未减少，反而浓烈到让我们每位成员都难以接受与中心离别的那一刻。正是中心任务的艰巨、责任的重大和领导老师期望的殷切，所以我们更不能有一刻的松懈与马虎，故特此编写了该手册来时刻提醒中心成员应不断提高自身业务水平、工作效率和热情。此手册的编写仅是中心发展的一个必要过程，希望此手册对于强化工作队伍、细化工作职责、量化工作考核有着重要的作用。“山不让其壤故成其高，海不择细流故就其深”。此手册虽经各部门集思广益，通力合作，然“智者千虑，必有一失”，工作手册中难免存在不足，希望大家在日后学习和工作的过程中多做总结，提出有益的意见和建设性的建议，以便我们不断修改和完善，从而让他更好地服务中心，让学务中心始终如一地走在充满前景的光辉道路上。第一章章程第一节总则第一条名称广东石油化工学院学生事务管理中心，简称学务中心。第二条性质广东石油化工学院学务中心隶属于广东石油化工学院学生会，由广东石油化工学院学生处学生教育管理科直接进行业务指导的校级学生机构。第三条宗旨广东石油化工学院学务中心的宗旨是“以生为本、德育为先、服务学生、服务教学”，秉承“团结、进取、奉献、锻炼”的工作理念，发挥沟通学校、学院领导及各部门与学生联系的纽带作用，为创造良好的学风和校风而服务。第四条组织原则学务中心内部遵循民主集中制的原则。第五条主要职责1、协助学生处学生教育管理科开展学生管理与教育事务，筹办校风、学风建设等专题活动。2、协助学生处学生教育管理科对学生综合测评的管理，组织二级院（系）综合测评的开展，组织优秀学子、创新学子、十佳学子等评优工作的开展。3、定期开展校风、学风调研活动，引导广大同学严格遵守学校各项规章制度，借助我校优秀学子、创新学子的评选，营造良好的学习氛围。4、通过对学生关注的热点问题进行调研，深入了解学生意见并向学校相关部门反映，做好学校与学生之间的纽带，营造和谐的校园。第六条活动准则学务中心的一切活动必须在国家法律法规和学校规章制度允许的范围内进行。第七条机构设置主任主任综合部策划部调研部宣传部网络部第八条职位功能（一）主任工作职责1、统筹全局，全面主持中心的工作，提高中心成员的工作热情、加强中心的凝聚力。2、主持召开主任和学务中心全体会议，贯彻执行学务中心的决议。3、按时向指导老师汇报工作并对中心工作或者建设交换看法，发现重大问题须及时向老师如实反映，并采取相关措施。4、代表全体成员会议执行有关决议，并监督、检查、考核各部门工作情况。5、对学务中心干部有任免提议的权利。6、加强与其他学生机构的联系、合作，扩大学务中心影响力。（二）副主任工作职责1、协助主任做好学务中心日常管理工作，协助主任分管下属部门。2、监督各项工作开展情况，指导并参与开展所分管部门的各项工作。3、组织策划好各项大型专题活动，包括活动前期准备、经费预算、工作安排、活动后期的总结、汇报，协调以及监督好相关工作的开展。4、制定学务中心工作计划，负责部署、检查和监督各部门工作。5、定期开展中心素质拓展活动，丰富中心文化，建设中心优质精神传统。6、统筹协调各部门交流与协作。（三）综合部工作职责1、负责学务中心内部管理制度的制定、完善与实施。2、负责期末学生的综合素质测评、奖学金的发放及评优工作（优秀学生干部、三好学生、优秀毕业生等）。3、做好会议的筹备、通知、组织、记录、考勤和归档工作。4、负责学务中心人员的管理，制定对全体成员的考核、评价体系。6、负责学务中心财务及固定资产的登记。7、协助办公室老师做好办公室日常管理工作和监督工作：日常事务以及文件、档案的管理工作。8、负责大型活动的前期准备工作和后勤工作。9、做好毕业生的相关工作（学生服租借，毕业档案寄发等）。（四）调研部工作职责1、协助学生处做好我校辅导员相关调研工作，及时协助做好调研问卷的设计、调查报告的撰写，协助学生处领导、老师开展辅导员座谈的工作。2、协助学生处做好辅导员年度工作测评相关材料的收集、协助学生处做好辅导员评优、评先进的工作。3、协助学生处做好我校学生所关注的热点问题的相关调研工作，负责调查问卷的设计、调查报告的撰写，做好学生代表的座谈以及学校答复、意见的反馈工作。4、协助学生处做好其他同类院校学生工作系统的材料收集和调研工作，给学生处领导的相关决策提供参考。5、负责中心内部的调研工作，收集中心内各部门部长、助理对中心的看法、意见，从中发现中心存在的问题，给老师、主任的决策、相关工作的分配提供参考意见，完善中心的各项制度，力求中心得到不断的壮大和发展。6、协助学生处开展学校“文明班级”评比活动、收集班级评比材料，开展“文明班级”评审会。7、协助学生处开展我校两年一次的“大学生思想状况调查”活动，负责调查问卷的设计、调研数据的输出、调查报告的撰写、我校学生思想状况的反馈等工作。8、负责学生处网页教育广角的更新，更新内容为各日报，各高校对思想政治教育、学风建设、社会热点等文章。（五）策划部工作职责1、协助学生处开展新生入学教育、《学生手册》考试、优秀学子（如十佳学子、创新学子等）的评选表彰、年度学风建设表彰、毕业典礼、毕业生文明离校教育等活动，包括活动的前期准备、经费预算、工作安排，以及做好活动后期的总结汇报等工作。2、组织策划中心内部的定期素质拓展活动，包括活动的前期准备、经费预算、工作安排，以及做好活动后期的总结汇报等工作。（六）宣传部工作职责1、对外进行包括大型校园活动和中心的招新及介绍在内的宣传工作，大型活动如创新学子奖评选、毕业典礼等，宣传方式有张贴海报、悬挂横幅、制作展板等。2、负责《学工报》、《学生工作简报》、《优秀学子集》、电子杂志等的编辑、出版、发行。3、做好办公室和档案室的美化工作，创造一个环境宜人的办公氛围。4、做好学生处微博、学务中心微博、人人小组的更新与宣传工作，专人专责。5、负责学生处、学务中心邮箱的整理工作。（七）网络部工作职责1、负责学生工作部网站、星空网及有关系统的日常管理、改进、更新及维护工作；协助开展思想教育网络工作，辅导员考核系统维护。2、在大型活动中，负责做好网上宣传及多媒体作品的制作。3、协助学务中心通过网络发布学生工作信息。第九条学务中心助理任职必须具备下列条件：1、思想健康，积极上进，为人热心，责任感强，办事公正，不循私情。2、自觉遵守校纪校规，认真学习并遵守《学生手册》的相关规定。3、敢于举办、制止他人的违纪行为。4、有高度的主人翁责任感，有持之以恒的工作热情和积极的服务意识。5、自觉学习科学文化知识，不断提高自身素质，努力学习专业知识，拓宽的视野,学习成绩优良。第二节招聘、换届制度第十条助理选拔制度1、助理选拔严格执行公平、公正、公开、择优的原则。2、学务中心在每年的九月末制定招聘计划，十月初发布助理招聘信息，安排相关宣传措施。凡申请加入学务中心的同学必须提交书面申请（具体的招聘时间根据不同情况而定）。3、通知经考查符合入选条件的同学面试。面试可依各部门特色采取不同的方式，从工作思路和设想、个人综合素质、协作能力、应变能力等方面考察。4、经过严格的笔试、面试等，根据各部门的实际情况选出最合适的应聘人员。5、将通过面试的同学名单报送学生处学生教育管理科指导老师，并试用一到两个月。6、对于试用期内的助理，中心将严格考核，加强监管，并结合老师、主任和部长的综合意见及日常考勤进行打分，低于60分的助理将被淘汰。具体如下：助理得分=老师评分×30%+主任评分×30%+部长评分×30%+日常考勤×10%注：老师评分、主任评分、部长评分的满分均为100分，日常考勤取试用期的平均评分（评分表见附件一）。第十一条换届制度1、换届时间。学务中心成员实行任期竞选制，每届为一任，每届一年，每届任期结束后进行竞选。每学年第二学期期末进行换届。2、换届对象。换届时先选出主任和副主任，再由指导老师、主任、副主任主持召开选举会议，选出各部门部长。新一届主任、副主任由上一届的正、副部长中产生；正、副部长由现任助理中选出。3、竞选主任、部长的人员均须上交申请书，由老师、现任主任任免，现任部长参与；但年终考核不及格者将取消其竞选资格。4、部长换届方式。召开选举会议，竞选人通过演讲及回答问题来进行竞选，由全体成员及指导老师进行投票，参加投票的人员需超过学务中心全体人员的三分之二，而竞选人需获到场人员的票数的一半才准通过。5、在获选后的一周内由学务中心向全校公示新一届学生干部名单，并把相关材料存入学生本人档案。6、主任、副主任和各部部长任期满一年并考核合格者由校团委校学生会发放聘书。7、各部门助理，一般必须任期需满半年以上才有资格参加竞选；对于能力突出、成绩显著者可以破格提拔。在特殊情况下，学务中心干部可以采取由学生处学生教育管理科指导老师直接任命的方式产生。第十二条组织纪律1、学务中心学生干部在任职期间，有违反国家法律法规及校规校纪及其组织章程等行为，一经查实，一律给予撤职处理，并视情节轻重转交学校给予相应的纪律处分；构成违法犯罪的，移交公安机关处理。2、凡不履行学务中心义务，严重违反学务中心内纪律或有其他严重违纪行为者，经学务中心全体大会讨论后上报学生处教育管理科并对其除名。3、凡在工作中有循私舞弊，乱用职权者，视情节轻重给予停职，除名、通报或其它纪律处分。4、学务中心学生干部代表着我校学生形象，在加强自身素质建设的同时，要严于律己，对不执行相关条例的成员，进行纪律处分。第三节权利与义务第十三条权利1、通过符合本章程规定的民主程序，讨论和决定学务中心的事务安排、人事任免等重大事务。2、有对学务中心提出建议、批评和实行监督的权利。3、有选举权和被选举权。4、参与学务中心的活动，并享受学务中心提供的各种服务和待遇。5、学务中心成员对受到的纪律处分不服的，可以至申请主任、副主任处复议。6、享有参评广东石油化工学院“校级学生干部”待遇和学务中心内评优的权利。第十四条义务1、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，严格遵守国家法律法规和学校的规章制度。2、自觉遵守中心章程，执行中心决议，维护中心的形象和利益。3、服从学生处教育管理科的领导，积极认真地完成学务中心安排的各项任务。4、行使职责时不得损害其他同学的正当利益。5、对自己的言论和行为负责。第十五条行为准则广东石油化工学院学务中心成员行为准则：爱国、奉献、负责、正直、诚实、热情、上进。第二章规范与制度第一节学生干部行为规范第一条高等学校学生行为准则一、志存高远，坚定信念。努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，面向世界，了解国情，确立在中国共产党领导下走社会主义道路、实现中华民族伟大复兴的共同理想和坚定信念，努力成为有理想、有道德、有文化、有纪律的社会主义新人。二、热爱祖国，服务人民。弘扬民族精神，维护国家利益和民族团结。不参与违反四项基本原则、影响国家统一和社会稳定的活动。培养同人民群众的深厚感情，正确处理国家、集体和个人三者利益关系，增强社会责任感，甘愿为祖国为人民奉献。三、勤奋学习，自强不息。追求真理，崇尚科学；刻苦钻研，严谨求实；积极实践，勇于创新；珍惜时间，学业有成。四、遵纪守法，弘扬正气。遵守宪法、法律法规，遵守校纪校规；正确行使权利，依法履行义务；敬廉崇洁，公道正派；敢于并善于同各种违法违纪行为作斗争。五、诚实守信，严于律己。履约践诺，知行统一；遵从学术规范，恪守学术道德，不作弊，不剽窃；自尊自爱，自省自律；文明使用互联网；自觉抵制黄、赌、毒等不良诱惑。六、明礼修身，团结友爱。弘扬传统美德，遵守社会公德，男女交往文明；关心集体，爱护公物，热心公益；尊敬师长，友爱同学，团结合作；仪表整洁，待人礼貌；豁达宽容，积极向上。七、勤俭节约，艰苦奋斗。热爱劳动，珍惜他人和社会劳动成果；生活俭朴，杜绝浪费；不追求超越自身和家庭实际的物质享受。八、强健体魄，热爱生活。积极参加文体活动，提高身体素质，保持心理健康；磨砺意志，不怕挫折，提高适应能力；增强安全意识，防止意外事故；关爱自然，爱护环境，珍惜资源。第二条中心干部自律规范一、中心干部应该成为“德、智、体、美”的表率，在学习、生活、工作方面保持先进性，起到模范带头作用，树立我中心干部优秀形象。二、中心干部应该保证学习智育成绩。勤奋努力，追求上进。不违反课堂纪律，考试不得舞弊。三、团结同学，乐于助人；不违反校纪校规，不从事违法犯罪活动。四、积极参加中心和部门的各项工作，履行自己应尽的职责同时应顾全大局，保证高效率、高质量地完成任务。五、工作中应面带微笑，注意自己的礼仪，使用礼貌用语。在电话通知有关学生工作或会议时要注意电话礼仪。并保持热情、大方、耐心的工作态度。不得狂妄无礼，以致有损学生处形象。六、参与相关重大活动或工作时应统一穿会服，佩戴工作证。会服着装标准：上衣为会服，深色裤子，白色鞋子。不得穿拖鞋、背心进入工作现场。七、注意双手递呈名片、材料、茶水等。八、加强与老师及中心成员的交流与沟通，在沟通中学习以提高自己的学习及工作能力。第二节中心管理制度细则第一条常规要求1、身为学生干部，先是学生，就要以学业为主，树立带头模范作用；后为干部，是干部就要全心全意为生服务，要时时设身处地地为他人着想，摆正位置，端正态度。为“学风建设”提出自己的成熟的、切实可行的意见，并付诸行动，还要拿出自己身为干部的气场和原则性。2、重视记录的作用。“没有记录就没有发生”，注意为老师和自己留下证据，有理有据才有益于日后查询。3、热爱中心、部门，热衷于自己的工作，学会奉献。谨记：你给我们带来什么，我们就给予你什么。4、工作要有前瞻性，居安思危，不得安于现状、骄傲自满。对于已列入工作计划的部门工作只能提前开始，不得拖拖拉拉。5、工作经验注重积累，以形成高效的、可循环的部门工作形势。工作经验是电子档的、即时记录的，部门工作交接是电子化的、高效的。而不是仅凭口头传授。6、工作要顾全大局、重视细节、深思熟虑，多思考。在接手工作之前，务必“思前想后、顾头顾尾”。谨记：“细节决定成败”。7、工作要有创新性。为不断完善工作机制、提高工作效率，对于某些常规工作可考虑如何提高效率、扩大工作影响；对于新的工作，务必多多参考其他高校、其他活动的经验和介绍，同时根据我们自己的特殊情况，制定切实有效、毫无破绽的工作计划。8、重视工作总结。工作总结要及时、全面、用心，不仅要记录“昨天”，还要憧憬“明天”，并提出自己的相关想法和付诸行动的策划等。同时，要不断地回顾自己的工作总结和笔记本，已犯的错误不再犯，用新的眼光去看过去的工作，自己学会提炼和点拨自己。不要“勿以善小而不为”。9、不断“自我充电”。不能因为自己工作繁忙、学业任务重、个人业务繁忙等借口而放弃自己不断提升的时间和机会。对于自身的发文写作能力、电脑操作水平和软件应用方面需不断提升和学习。10、不断加强自己的执行力。为达到“召之即来、来之即战、战之即胜”的高度，需不断加强自己执行能力，对于工作要有想法、有耐心、有责任、有勇气。对于自己负责的工作务必穷追不舍、全面考虑、负责到底。11、注重团队合作、广开言路。重视团队的作用和力量，懂的如何发挥团队的最大作用，全面调动部门和中心的积极性；与此同时，应广开言路，对于好的意见和建议应虚心接纳，对于片面的指责和推诿，应给予充分的理解，注重场合和方式地进行申明和更正。12、广泛“拾趣”，将自己打造为复合型人才。丰富自己的兴趣爱好，关注时事新闻，不断完善自己的内外职业能力。第二条档案（室）管理制度广东石油化工学院档案室是独立的学籍资料档案室，存放各种学籍资料文件、各年级学生学籍档案等，学籍档案是主要存放资料。任何人员未经教导处领导或学籍资料管理员允许，不得翻阅各种文件和资料，以确保文件和资料的保密性。（一）档案收发制度1、每届新生报到后的两个月内，档案室会组织有关人员，请院系上交新生档案，完成学生建档和归档工作。工作人员必须本着认真负责的态度，核对档案移交的名单与档案的资料是否正确，并且按顺序放置好。2、每年都会有不同的奖励、证明等材料放入档案袋中。通知院系排放好班级顺序后再上交工作人员。工作人员接受有关资料时，必须做好存放记录。3、凡需要留级、休学、转入的学生，必须持个人申请，和区（县）医院证明以及区（县）级、市级招办等证明手续，方可办理学籍变动手续。4、任何人不得带走档案室的有关资料（包括档案本人要求提走档案）。若需要移走档案者，必须持调档函及老师的批准、记录与本人关于档案丢失等后果的自负的证明。5、每年毕业生档案的移交处理，一定要按照有关的规定来进行。（详见《档案处理的流程》）（二）档案统计制度1、档案室必须建立档案统计工作，档案统计工作是提高档案的科学管理水平的有效工具和必要过程。2、档案统计包括档案的登记和统计两部分，有各类登记簿、名册、卡片、报表、图表等形式，和建立档案的收进、移出、整理、鉴定、保管（含破、损档案的修复）、销毁等内容，还有利用（含利用效果）及档案工作机构、人员、设备等基本情况的统计台帐。3、档案统计工作必须严格执行有关的计划和规定，不能持有随意性态度。4、各项统计数字的书写一律用钢笔或黑色水笔，数字用阿拉伯字母记录，字迹工整。用铅笔在具体的档案上留下记号，以便更改。（但是档案的名单条不可以随意涂改，除非老师同意。）5、档案统计工作必须保持严谨、求实的态度，杜绝错漏，必须及时地保质量地完成上级布置的统计任务，不得拒报、瞒报、虚报和伪造数据。（三）档案严管制度1、任何人员进出档案室，必须记录出入时间、姓名、原因、联系电话和备注等。2、保管档案和资料，必须符合学校档案室的有关规定，排列有序，便于查找。3、档案室专管人员（或被老师安排工作者）进出档案室，应随手关门上锁，非专管人员（档案室的工作人员），不得随意进人档案室，特别是档案室的资料位置不可以随意移动。4、必须定期检查、清点档案和资料，若发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。5、收进、移出档案和资料时，必须认真清点，严格履行交接手续，并且做好登记。6、有关工作人员，不得任意透露档案室的工作内容和布局设计。7、档案的个人资料不可以任意带出档案室，如果带出档案室，必须先得到档案室老师的批准。8、档案袋里的任何资料不可以修改，保持原样。任意修改者，按有关规定处罚。9、移动档案的位置要放回原位，如果不能放回原位的，要在记录本上记录最新的位置。（四）档案人员岗位责任制1、认真学习有关档案的专业知识和熟悉日常管理工作，注意档案室的保密工作。2、负责处理学籍资料的整理、归类和输入电脑的工作，进行数据处理，每次整理电脑的信息，必须先和主管老师商量（建议大家不要在档案室电脑下载资料，以保证资料的保密性）。3、进行档案查询时，要记录查询者的基本信息。如果不是本人查询，要求代为查档的人员提供本人的信息，并将所查到的有关档案信息直接告诉本人。(个人档案的信息尽量不要让第三人知道。）4、工作人员工作时，需要认真负责、耐心有礼对待接待来查询档案等人员的来访。5、按规定的时间和标准移交档案和资料。（每一个月把自己负责的情况向老师报告，如果遇到问题，可以提出。）6、切勿随意让非工作人员进入档案室。对于查询者的来访，要求他们在门外等候，并且不得泄密或以个人名义让学生或其他人员翻阅档案资料，违者将按有关规定予以处罚。第三条财务管理制度经费是各项活动、工作开展的重要基础，而财务管理对经费的支出、收入进行严格地管理监督，是使中心经费合理化利用的重要环节，中心成员必须重视。（一）报销需知

1、全部经费向综合部财务管理员报销。财务管理员必须对相关项目价位有一定的了解；

2、必须对财务管理和经费开支设立专门帐簿，详实记录收支情况；3、每次报销必须认真仔细地审核各项报销费用，并了解各个报销款项的具体用途。4、每月25号可进行报销，个别花费较大的活动可即时报销。5、报销时应上交盖有印章或者签字的发票、收据，或者“1+1超市”小票。6、经手人应在发票、收据或者小票背面填写需要报销人的姓名和资金用途。（二）制作财务预算1、每个活动或者工作开展前应提前向管理员提交财务预算明细表，以便管理员做出财务预算。2、进行预算时，资金应适当宽松把握。3、对于支出较大的金额，可以向管理员征求资金预借，并填写借条（见附件二）。4、管理员应提前预算整个一学年的资金使用，针对大型的活动或者工作应提前预留足够的资金，以防发生意外。（三）报销公示每个月1号左右将上月报销条目整理成文，在例会上进行公示，便于相关人员进行审查核对和各部门监督财务管理状况，并上传电子档至群共享，将纸质版张贴在办公室黑板上进行为期一周的公示。第四条印章使用制度1、若是奖学金证书、荣誉证书等需盖章，应由主管同事提前安排盖章时间，尽量不耽误印章的正常使用。2、盖印时应注意力度和位置，尽量盖印清晰，位置合适。3、不得私自挪动印章位置，印章使用完毕后，应尽快归复原位。不得在空白纸上试盖印章。4、使用前应征得主管老师的同意，不得私自使用印章，否则后果自负。5、学生处有多种印章，如学生处印章、领导私章、“同意意见”等，中心成员应提前了解各种印章的位置和作用。6、对于盖有印章的废纸、作废证书等应将其撕毁并存放于合适的位置。第五条物品借用制度1、凡是非教育管理科办公室到我办公室领取相关文具，应由经手同学及时在“物品登记本”上记录“领取时间、该办公室名称、领取人姓名、领取物品名称及数量”，例如：“2110.3.5资助管理中心邓科黑色中性笔一盒”。2、不清楚老师姓名的，则需填写该老师所在办公室，可不填领取人姓名；不清楚领取数量的，可以填写估数。3、如有非学生处学生干部到我办公室征用办公物品，应适当提醒该生，我办公室只负责学生处办公室办公用品的进购，数量有限。第六条物品进购制度1、每周五3、4节课值班的同学应抽空填写“物品进购清单”（见附件三），填写后交给杨老师过目修改。后打电话到超市订购并交代清楚物品的具体情况，要求下午5、6节课期间送到。2、进购时应本着“少量多次、只选对的”的原则，不常使用的则少量进购，经常使用的可根据情况适量进购。3、每周五5、6节课值班的同学根据已填写的清单，核实物品数量和质量，并签收。后将其摆放至合适的位置。4、对于紧急使用的物品可特殊对待，不必拘泥细节。5、对于活动需要的饮用水等可直接送至其他场地，等到场签收即可。第七条会议制度1、全体会议：总结前期工作以及计划下一阶段工作，各部门应上交工作总结和计划书。主任评论各部部门工作，指出中心存在问题，开展素质培训。①中心例会为每个月的1号（特殊情况，请侯通知）。会议由主任主持，例会前会发飞信致各位，通知会议流程和各位所需的准备。②例会流程大致为部门工作报告、主任工作报告、中心财务报告、通报奖惩通知、自由发言等几个流程。③中心例会应全部到齐，不得无故出席。④凡要求会议之前做的准备，相关人员必须认真准备，会上踊跃发言，缩短会议时间，提高会议效率，届时由主任进行检查。2、部长会议：每两个星期召开一次部长会议，会议由主任或副主任主持。总结各部门的工作情况，以及部署下阶段的工作安排；并针对前一阶段出现的问题和不足及时提出整改意见，以便以后不断改进。3、部门例会：各部门可按部门工作情况不定期召开会议或讨论。①每个部门会议的流程、地点等均由部长确定，并通知相关负责主任到场。②会议由部长主持，相关主任旁听并做好会议记录用于主任和老师的沟通，并于会后提出经自己的看法。③部门例会一个月至少两次，此将作为部长考核的依据。4、多部门会议：相关工作可能由两个甚至多个部门协作完成，则需要召开多部门会议。①多部门会议召开后应由主持人呈交一份报告至负责主任。说明会议上达成的目标、人员的安排等信息。②多部门会议召开的时间和地点应根据任务要求，按照“即时、即刻、即地”的原则完成。5、（多）部门会议请假必须经部长批准后，由部长将请假人信息转发至综合部考勤人员处；全体会议请假则需直接按照指定格式发送请假信息至综合部考勤人员处6、补充：①、与会人员应提前到场，相关人员需提前到场完善相关安排；②、每人必须记录相关会议内容，会后由与会的部分人员宣读和补充会议内容，作为会议回顾；③、会前要求各位准备的内容务必准备就绪，点名发言，必要的时候可以做书面准备；④会议环节中尽量避免激烈讨论的局面，凡需大家提议的事项均由相关人员提前准备，以免扰乱会议秩序。⑤、例会的出勤率由综合部负责统计。第八条相关文件写作、审核、上传制度1、相关文件包括需经领导过目的资料整理、方案策划、工作报告、意见建议等，写作过程务必谨慎、细心，同时可大胆创新，学会用不同身份去应对各种文件。2、认真、自觉地学习各种范文写作方法。掌握基本书面格式和某些政治性、书面性用词和语句。尽量避免出现累赘、不正式等的情况。3、文件审核由上一级人员负责。参与过程中务必本着负责、心细的态度，及时发现出现的问题和可取之处，指出的问题应尽快改正，以后避免；优点则应表扬，广为学习。凡是文件经上一级审核后需改进的，通常在之后的2个工作日（特殊情况除外）内完成并重新提交，等待审核。4、文件名称格式统一为“部门姓名文件名”，例如：“综合部徐晓东十月份工作总结”；文件格式统一为Word、Excel97-2003工作薄格式，注意保存的格式；Word文件，纸张大小一般为A4，纸张方向为纵向，页边距随机不限，大标题为黑体、三号、加粗，小标题为仿宋体、四号、加粗，正文为仿宋体、小四号、不加粗（对于某些特殊段落、词句可用波浪线、红色或者其他字体等形式加以突出强调），行距一般为1.5倍行距。标题下方统一居中注明部门和姓名、正文最后注明时间，与正文形式相同，；Excel文件不强调统一规范，但应根据自己的经验，本着“美观、大方、正式、明了”的原则做出调整。5、文件上传时应注重选择合适的方式。例如非工作性质的文件可采用群邮件、群共享的方式；工作安排表等具有短暂时效性的文件可采用临时性群共享的方式；重要的且无时效性的文件可采用永久性群共享的方式等。6、文件共享后最好能以QQ留言、短信等即时方式告知相关人员，方便及时完成工作。第九条红头文件拟定、审核、发放制度1、红头文件的基本格式。（1）、开头空六行，字体为宋体，字号为小四；（2）、第七行为“学〔X〕Y号”，居中，字体为仿宋，字号为三号（“〔〕”为插入特殊符号里的标点符号，X为年份，Y为文件的号数）；（3）、第八行空着，字体为仿宋，字号为小四；（4）、第九行空着，字体为宋体，字号为初号；（5）、第十行为标题行，字体为宋体，字号为二号，标题要加粗；（6）、第十一行空着，字体为宋体，字号为小四；（7）、第十二行写称谓，称谓中各组织之间以逗号隔开，字体为仿宋，字号为三号；（8）、第十三行开始正文，正文部分为文件的主要部分，包含了一份文件的主要信息，应做到内容简洁明了，语言得体，排版整洁美观，正文中小标题要加粗，但附件二字不加粗，字体均为仿宋，字号均为三号；（9）、落款及时间“X年X月X日”，字体为仿宋，字号为三号（时间用中文，年份里出现的“○”为插入特殊符号里的特殊符号）；（10）、主题词即关键词，体现文件的核心内容，一般有三个，字体为黑体，字号为三号（左对齐），在主题词下面要加黑底线；（11）、在主题词下的黑底线下写明“学生处”（左对齐）及“X年X月X日印发”（右对齐），字体为仿宋，字号为三号，并加粗（时间用阿拉伯数字，且与落款时间统一），同样要加黑底线；（12）、在第二条黑底线下写明“共印发X份”（X为所印文件的份数），右对齐；（13）、选第一行至第十一行，设置行距为固定值24磅；（14）、选第十二行至落款结束，设置行距为固定值26磅；（15）、附件部分没有固定格式，但其排版仍需整洁美观。2、文件起草内容要参考相关文件号，根据指导老师的内容起草，并在起草完成后认真检查，如若无误后可即刻上交老师进行审核，并在提出修改意见后的2个工作日内完修改。3、红头文件的发放一般经由收发室统一发放。接收单位一般为二级院系、党委、院办、组织部、宣传部、团委、教务处、财务处，具体可根据老师的要求进行安排。第十条通讯录、值班表、无课表等表格制作制度1、通讯录：包括中心每个成员的部门、职位、姓名、长短号、QQ、班级、寝室地址等资料。即时、正确的完善通讯录是各部门开展工作做好前期的前提。2、值班表：4个值班时间段依次为一二节、三四节、五六节、七八节课。每个时间段都应安排若干人在办公室值班。3、无课表：中心每个成员无课时间的汇总表。此表为排定值班表的基础，也是部门调人的依据。4、表格需统计的资料必须及时更新，并保证信息的正确性。表格制作要求正规、美观。第十一条请假证明制度1、请假形式为短信。短信里务必阐述请假原因，备注部门和姓名。发送至考勤人员手机。2、请假需谨慎。因为缺席为数不多的集体活动，不利于个人成绩考核。3、发送请假信息后需拨打考勤人员电话说明情况，若发现电话关机等情况，应重新发送请假信息至会议主持人处。4、考勤人员应及时与中心考核人员沟通，并将请假信息统一汇总成电子档存档。第十二条部门工作总结模板1、部门工作总结包含的内容为每位部长、助理总结、下个月的工作计划、部门（中心）出现的问题和需要继续发扬的优点等。其中部长和助理在总结中需包括心得体会。2、部门工作总结格式参照“相关文件写作、审核、上传制度”中的相关规定规范书写。3、工作总结由正部长务必在每个月25号之前发至中心邮箱，递交时间将作为部长考核的依据之一。4、总结的主笔人应本着“务实、真诚”的精神将每一篇部门总结都尽心完成，总结质量也是部长考核依据之一。第十三条学生处微博、学务中心微博、人人小组管理制度1、各部门需秉着负责、创新、务实的态度去完成自己的工作并于微博和人人上展示，其内容应做到上进而不偏激，健康而不腐朽。真正把微博与人人建设成为学生处及学务中心的网上宣传平台。2、学务中心微博与人人小组为我中心形象的网上建设工程之一，由全部人员齐力共建。负责相关工作的人员可利用微博进行跟踪报道，这不仅能起到宣传的作用，也能让中心的各位了解该工作的完成情况。3、学务中心微博与人人小组由宣传部主管，应做到“每日一发布，评论要回复”的基本原则，微博与人人小组用于宣传中心，不得带有个人的主观色彩、发表不合适的言论等。4、中心微博的语句应该以活泼、入流、亲切、简明易懂为主，避免刻板、官方。5、学生处微博为我中心承办，内容只要发布学务中心微博上相关学生处通知即可，其他不多做要求。语言要求较正式，切忌随意地发布不合适的信息。一旦出现问题，则由发布者承担相应责任。6、学生处微博和中心微博每个月将由负责人抽取若干名额的幸运粉丝，并赠送礼物。第十四条学士学位服管理制度1、出借学士学位服的流程（1）、将关于学士学位服的介绍、学士学位服的管理条例等有关通知挂到学生处网；（2）、通知各院系将学生处设置好的密码分发到各班，进入学士学位服预订系统预订租借时间；（3）、预订时间结束后，导出系统的有关信息；（4）、根据有关信息进行数量核对，如果库内数量在预订当天不足以供给，应当提前电话联络相关班级负责人，进行调动；（5）、安排好管理学士学位服工作的值班人员每天进行值班，并与不熟悉的人员说明工作流程和有关学士学位服的相关情况；（6）、学位服由学位帽、流苏、学位袍、垂布等四部分组成。垂布颜色按文、理、工大类分别为粉、灰、黄色；（7）、出借学士学位的值班人员要在出借当天早上7：45前到达办公室215室，清点要出借衣服的套数，其中要注意检查衣服以及配件是否完好；（8）、从早上8：00开始出借，班级的负责人员凭个人学生证和有关证件确认本人的身份，每个班级收取200元作为押金并压质其相关证件，由专门的负责人员写好押金收据，并让班级的负责人签名确认衣服套数并留下班级负责人的联系方式；（9）、规定每个班级要在当天下午4：30之前归还；（10）、下午回收学士学位服的值班人员在4：15分之前催促各班级负责人要及时归还学士学位服；（11）、在各班归还学士学位服后，值班人员分别对衣服以及配件进行清点，并检查每件衣服以及配件是否完好无损，如有损坏严格按照原价赔偿；（12）、如果衣服没有损坏的，押金退回及证件；如果有损坏的，严格按原价赔偿，由负责人员写好赔款单据并让班级负责人签名确认，各班级负责人第二天先去财务处交赔款后把赔款单交到学生处领回押金；（13）、值班人员把衣服挂好，开空调对进行衣服进行吹干。2、学士学位服日常管理制度（1）、非毕业季学士服及配件一律不得私自外借。如若出借，须征得老师同意。（2）、如若在档案室工作中发现学士服有发霉现象应及时提醒老师，并采取相应措施。第十五条办公室财产的使用制度1、办公室用品均为学校财产，个人不得以任何理由或者途径私自占有；私人不得利用办公室电脑观看、下载或者浏览色情、暴力、血腥、恐怖等不宜信息；不得私自使用办公室电话、打印机等，违者必究。2、办公室物品若有进出需登记清晰、及时，亲力亲为。3、办公室物品进购和使用物应本着节约、适量的原则，不得铺张浪费；文具、书籍等工具使用完毕后应无归原位，不得随意摆放，避免间接浪费的现象。4、办公室打印机、电脑等若出现问题应及时自行适当修理或者补救，若不在自己能力范围内，贴上提示字条，后可告知老师，及时上交修理申请。5、不得随意带领自己的朋友、同学等非工作人员进入办公室及档案室。第十六条值班记录本的使用制度1、值班记录本的登记要及时、务实、真实。“及时”即在第一时间填写自己的名字；“务实”即填写内容要有实在意义，可填写自己的感想、所得，或者没有处理完的工作等；“真实”即不得代签、补签等作假情况。2、值班记录本为成员出勤的重要凭证，所以不得随意摆放和私藏，方便考勤人员核查。第十七条学生处与学务中心邮箱的使用制度1、值班人员应在值班期间随时检查两邮箱，及时查收邮件，并根据邮件类型进行相应的归类、下载等处理措施。2、如果在学生处邮箱中的邮件经检查为该部门的职责范围内的，须在“材料收发本”中的相应“电子档”栏打钩，并注明邮件接收日期，以便方便院系工作考核。3、对于已经下载的邮件应打开查看是否符合规范和要求，针对不合要求的邮件应立刻通知相应院系更改完善后再次寄发。4、关于中心、部门的文件都可上传至中心邮箱，邮箱由中心人员共享。5、下载的邮件应归类在电脑中相应的文件夹中。第三节日程工作及要求第十八条值班细则1、早上1、2节课值班的同学需提前到办公室，在办公室开门后要做的就是查看热水壶内是否有足够的热水，没有的话就必须马上补水、洗杯、泡茶，老师桌上的杯子如果里面有水的话要倒掉并且有茶渍的话要去清洗一遍。2、每周一1、2节课值班的同学要安排劳动周的同学做事：黎处、陈处、石处的办公室要求扫一遍、拖一遍、抹一遍（具体由各位处长来定）。然后询问资助管理中心的老师是否需要劳动周的同学，如果需要的话就可以让他们过去，不过务必留一个比较机灵的同学在办公室。平时值班的同学也可以让劳动周的同学帮忙做一下杂活、累活、跑腿的活。3、每周五3、4节课值班的同学需填写办公室物品进购清单，下午5、6节课值班的同学签收物品。4、值班人员在值班期间务必时刻观察老师的水杯是否需要添水。5、记得及时签到，顺便查阅之前值班的同学是否有还未完成的工作。若有，应了解后再补充完成。6、及时查阅邮箱、微博、博客等，更新、下载、回复相关资讯，对于自己无把握的问题可暂不回复，通知相关负责人进行回复。7、每7、8节课值班的同学，在下班前应将办公室整理干净，及时清理垃圾和脏水，加满热水壶的水，整理办公桌，相关文件及时归位，确定用笔无碍等。8、每人在值班期间须在适宜的情况下询问老师“是否需要帮忙？”。9、值班人员不得穿拖鞋，剃光头，在办公室内不得吵闹、喧哗，嬉戏玩耍；必须佩戴工作证。10、坚守岗位，按时交接班，认真履行交接班手续，做好工作记录；值班人员因事确需换岗、离岗，必须取得老师同意。11、若近期有相关材料需要院系上交或领取，相关部门需提前告知，避免值班人员不知情，一头雾水。12、对办公室来访老师要主动问好（注意对学生处或其他领导要称呼领导的头衔，例如：处长：黎处，科长：赖科）。13、对在办公室门外徘徊的同学主动询问并热情地提供帮助。第十九条工作审核1、若有老师、主任安排任务，在接手之前应多思考并翻阅资料，利用网络、书籍等工具进行不断的整合。不得应付了事，应不断的发扬自身的优势以及发挥创造力，将工作不断完善。2、工作应在1-2个工作日内完成，应上交上一层人员进行考核，考核之后交给老师，不可直接交给相应的领导、老师。第四节办公礼仪第二十条形体礼仪1、站姿：挺拔的站姿（站如松）。眼光平视，挺胸收腹，膝盖要直，肩膀放松舒展，双手不要交叉抱于胸前或放入口袋，可自然垂放，可叠握（一般右手在左手上），置于身前或身后。2、坐姿：端庄的坐姿（坐如钟）。脊背要挺直，臀部坐在椅子的2/3处；女士的双手自然放在膝上或椅子扶手上，双脚要并拢；男士要避免腿部抖动、敲击地面等不恰当动作，双膝并拢或微微的分开，两眼平视。3、行姿：稳健优美的行姿（行如风）。身体重心应稍稍向前，步伐稳健，步履自然、从容。跨步均匀，双手前后自然协调摆动，手臂与身体的夹角一般在15—30度。迈步时脚尖脚跟避免“内外8字”。4、目光：(1)公务注视。一般用于洽谈、磋商等场合，注视位置在对方的双眼与额头之间的三角区域内。(2)社交注视。一般在社交场合，如舞会、酒会上使用，注视位置在对方的双眼与嘴唇之间的倒三角区域内。5、微笑：微笑是善意的标志、友好的使者、礼貌的表示，是不要翻译的“世界通用语”。第二十一条握手礼仪1、伸手顺序一般情况下，讲究“尊者居前”，即由身份较高者首先伸手。（1）女士同男士握手时，应由女士首先伸手。（2）长辈同晚辈握手时，应由长辈首先伸手。（3）上司同下级握手时，应由上司首先伸手。（4）宾主之间握手：客人抵达时，应由主人首先伸手以示欢迎，，客人告辞时，应由客人首先伸手，以示主人可以就此留步。（5）一人与多人握手时，即可按照有由尊至卑的顺序，也可按照由近至远的顺序。2、相握禁忌：（1）用左手与人握手。（2）戴手套与人握手。（3）戴墨镜与人握手。（4）多人同时交叉握手。（5）以脏手与人握手。第二十二条语言礼仪1、做到讲“五声”:迎客声、称呼声、致谢声、致歉声、送客声。2、多使用十字文明用语：“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”。3、交谈要做到“六不谈”、“四不准”：“六不谈”:①不非议党和政府。②不涉及国家秘密和商业秘密。③不非议交往对象。④不在背后议论别人。⑤不谈论格调不高的话题。⑥涉及个人隐私问题，做到关心有度。“四不准”：①不打断对方。②不补充对方。③不纠正对方。④不质疑对方。第二十三条电话礼仪1、所有电话务必在铃响两声之内接听。2、接电话时，先问好，后报部门名称，再讲：“请问能帮您什么忙”。3、拨错电话要向对方道歉。4、接到打错的电话要礼貌告知对方。5、在进人教室、图书馆、会议室等公共场所时，要关闭手机或手机置于静音、震动状态。6、打电话时，由地位高者先挂。第二十四条迎送礼仪1、敲门规矩：凡有事要进入客人房间，要用食指敲门，力度适中，间隔有序敲三下，禀报自己的身份，不可乱敲一气。2、送别：（1）热情挽留。在一般情况下，须由来宾首先提出告辞。主人首先提出来送客，或是以自己的动作、表情暗示厌客之意，都是极其不礼貌的。当来宾提出告辞时，主人通常应对其加以热情挽留。（2）起身在后。客人要走，应等客人起身后，再起身相送，不可客人一说要走，主人就站起来。主人通常在对方率先起身后方可起身相送。（3）伸手在后。与来宾握手作别时，就应由客人首先伸出手来与主人相握，表示“再见”。若主人先伸出手，则有逐客的嫌疑。第二十五条介绍礼仪介绍他人，指的是通过第三方为彼此不认识的双方引见、介绍的一种交际方式。为他人作介绍时，必须遵守“尊者优先了解情况”的原则，先要确定双方地位的尊卑，先介绍位卑者，然后介绍位尊者。为他人作介绍时的顺序有如下几种情况：1、介绍年长者与年幼者认识时，先介绍年幼者，后介绍年长者。2、介绍长辈与晚辈认识时，先介绍晚辈，后介绍长辈。3、介绍老师和学生认识时，先介绍学生，后介绍老师。4、介绍女士和男士认识时，先介绍男士，后介绍女士。5、介绍同事、朋友与家人认识时，先介绍家人，后介绍同事、朋友。6、介绍来宾与主人认识时，先介绍主人，后介绍来宾。7、介绍上级与下级认识时，先介绍下级，后介绍上级。8、介绍职位、身份高者与职位、身份低者认识时，先介绍职位、身份低者，后介绍职位、身份高者。要注意的事项：1、在口头表达时，先称呼长者、女士、身份高者，然后再将被介绍者介绍出来。（如介绍李处长与王科长认识：“李处长，这是秘书科王科长”）2、为集体作介绍时，注意把贵宾由职位高到低依次介绍。考核与奖惩制度中心成员考核制度考核评分为平时评分和期末互评分之和，另考核由综合部负责。（1）、平时评分1、主任、部长、助理平时考核实行100分制，例会基本分20分；值班基本分20分；学期工作计划20分；工作总结20分；完成工作情况20分。2、有以下情况者给予扣分：①、值班迟到早退扣2分/次，无故不值班扣5分/次。②、请事假扣1分/次，病假扣0.5分/次。③、凡是表现不良被老师或辅导员投诉者，扣10分/次。④、会议请假者事假扣2分/次，病假扣0.5分/次。⑤、会议迟到扣2分/次，旷一次扣5分/次。⑥、在值班记录本上未交代清楚者扣2分/次。未上交工作计划或工作总结欠交者，每人次扣2分，迟交者每人次扣1分。⑦、中心成员应服从主任和副主任的工作安排；如有歧义，可以提出疑问。不配合、不积极参与所规定的工作或活动者，根据情节严重情况扣2～4分每次；工作不认真、不主动、不以身作则，并无故推卸责任者，扣2～4分/次；工作徇私、隐瞒真实情况者，扣2～4分/次。3、有以下情况者给予加分：①、向上级提合理意见和建议根据情况每次加2～4分。②、做出突出贡献或为学校赢得荣誉者每次加2～5分。③、获得过最近评选的“每月之星”获得者加5分。（2）、期末评分1、主任、部长、助理由老师评分，满分为100分。2、主任、部长、助理相互评分，满分为100分。主任期末分=老师评分×50%+主任互评×20%+部长评分×20%+助理评分×10%部长期末分=老师评分×20%+主任评分×50%+部长互评×20%+助理评分×10%助理期末分=老师评分×20%+主任评分×20%+部长评分×50%+助理互评×10%学期末总得分=每月平均得分×60%+期末评分×40%（3）、在考核过程中不得弄虚作假，一经发现，取消干部评优资格。（4）、考核分每月公布于办公室内，学期末进行统计，给予批评或表扬。中心成员奖励制度一、“每月之星”的评选：1、对于本月表现出众的部长和助理，中心将授予该同事“每月之星”的荣誉称号。2、评选要求：①常规考核排名占中心人员考核的前30%者；②对于部门、中心或者学生处“学风建设”提出了有效的、可行的意见或者建议的，并被有关领导采纳者；③该月工作完成情况优异、表现突出者。满足上述条件中的两个即可。二、“行政助理”聘书的颁发：1、对于正式成为我中