办公设备管理相关规范

11/111.目的为加强办公设备治理，提高办公设备的使用效率，操纵费用开支，规范办公用品的治理和流程，减少铺张白费，节约成本，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度2.治理对象2.1固定资产类：办公桌、办公椅、文件柜、计算机、复印机、传真机、打印机、投影仪、摄像机、照相机、电话机、空调、饮水机、投影布、音响、灭火器、电动车、汽车、电风扇、电子枰、平板车及这些设备的附属设备等。2.2办公文具类：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列（笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔等）。2.3办公用品治理制度是针对办公用品的打算、采购、分发和保管的一项制度。3.归口治理部门审计部负责采购和统计监督，行政部负责设备保管、维护和使用监督，财务部负责统计和折旧的计算，4.监督部门：总经办、审计部5.日常治理5.1办公用品打算5.1.1各部门依照本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月办公用品领用打算，部门负责人审签后报行政部。5.1.2行政部专员查对办公用品领用打算与办公用品台账和库存，提报办公用品采购打算，经负责人审签后传送至审计部。5.1.2日常文具类报行政总监审批，固定资产类类报请总经理审批。批准后审计部方可进行采购。5.2办公用品的配置（只针对笔记本电脑）5.2.1原则上只有办公性质决定其经常出差的人员才可申请笔记本，其他办公室职员必须使用台式电脑。凡符合配置笔记本电脑的人员，必须申请董事长批准后才予以采购。电脑购置标准如附表一。5.2.2符合配置笔记本电脑的新入职的职员，在三个月内可选择配置笔记本电脑或使用旧笔记本电脑或台式机。选择了配置新笔记本电脑而在三个月内离职的，必须由离职者按购买价的九折买走。未满三年离职的，折价转让给离职人员，折价公式：（1－电脑使用月数÷36）×电脑采购价。5.2.3离职必须由笔记本电脑使用者折价购买。附表一：电脑购置标准表序号职务等级岗位名称限购置金额1子公司总经理/子公司副总经理8000元以内2集团部门总监7000元以内3部门经理、总经理助理、高级专员、各分机构经理5000元以内4部门副经理、经理助理、销售主管4000元以内7——其他职员（台式电脑）3500元以内5.3办公用品的申购5.3.1依照工作需要需增加或更新办公设备的，由使用人提出申请，填写《办公用品申请单》，经部门负责人审核确认后交行政部审核，行政部依照具体情况进行审核并可能费用，按照财务审批权限报单元负责人审批，批准后由审计部统一购买。5.3.2《办公用品采购单》送至审计部后后，审计部跟据批准单上的要求必须在规定的时刻内完成采购，不能完成的要提早3天向相关部门讲明缘故。5.3.3新购置的固定资产类用品由信息治理部协助行政部进行办公设备质量的验收，验收合格后，行政部依照实际入库数量和配置登记入办公设备台帐。5.3办公用品发放和领用5.3.1行政助理负责固定资产类办公用品的全面治理，前台负责办公文具类办公用品的全面治理。5.3.2固定资产类办公用品的领用，领用部门填写《办公用品申请表》，行政部、总经理批准后方可领用，。5.3.3办公用品类办公用品的领用，领用部门填写《办公用品申请表》，由本门部经理、行政部同意后能够发放；5.3.4行政部接到手续完整的《办公用品申请表》后，发放办公用品，做好记录。5.4办公用品的使用5.4.1未经行政部同意，所有办公用品不得擅自改变使用人和位置，坚持“谁领用，谁保管，谁负责”的原则。5.4.2职员原则上只能使用行政部分配的计算机或其他办公用品。（非必要时，不能将机器交由他人操作。未经使用人同意，不能擅自在他人的计算机上进行任何操作）。5.4.3必须使用公司核定给自己的帐号，在公司指定的计算机上使用，不得随意使用他人的帐号，不得刺探他人的帐号、密码。未经同意，不得自行修改自己或他人的权限，操作计算机时不准吸烟，保持操作键盘的清洁、洁净，饮水时远离计算机5.4.4未经公司许可，各部门不得私自拆卸、修理办公设备，假如因私自拆卸、修理而造成办公设备损坏的，除按规定处罚外，所造成一切损失由个人承担。5.4.5不使用外来的光盘、软盘、移动硬盘、闪盘、U盘等，必须使用的，须经领导同意，在指定的计算机上使用，并在使用前做好防病毒工作。机器故障的检查和维修、软件的安装一律由信息治理部治理员或行政部托付的专业人员操作。5.4.6行政部负责组织定期的设备清查、保养活动，即3月、9月各一次，由信息治理部协助，以保障设备的良好工作状态。5.4.7行政部和财务部对办公用品进行一年二次的清盘，上半年要1月份进行，下午年在7月份进行。设立《办公用品台帐》，全面掌握公司办公用品的使用、维护等情况。清盘结果上报总经办。5.5办公用品的编号（只限于固定资产类办公用品）5.5.1名称及代码：固定资产类：电脑显示器（A）、电脑主机（B）、电话（C）、打印机（D）、复印机（E）、空调（F）、饮水机（G）、办公桌（H）、办公椅（I）、电风扇（J）、灭火器（K）、电子枰（L）、平板车（M）、汽车（N）、电瓶车（O）、投影仪及相关设备（P）、摄像机（Q）；5.5.2按部门实行分类编号治理:总经办编号为1，财务中心编号为2，销售中心编号为3，操作服务中心编号为4，人力资源治理平台编号为5，上市筹备部编号为6，供应链治理部编号为7………5.5.3编号规则如下：A1001固定资产序号部门编号固定资产代码6.5办公用品的维护和维修6.5.1办公用品坚持“谁使用，谁维护”的原则，日常维护由使用人员负责，6.5.1当办公设备在使用过程中发生故障或毁坏时，使用人需填写《维修申请表》，经信息中心或行政部签字确认后，放可提出申请维修或更换。损坏的机器、零件交回行政部，否则，由当事人自行承担维修费用。办公设备的维修费用依照附表二执行。6.5.2行政部依照实际情况及时记载设备故障修复、部件更换情况。6.5.3配件、耗材购置与保管由行政部统一负责，并建立台帐，完善入、出库手续。6.6办公用品的淘汰和报废6.6.1旧设备淘汰和设备更新工作由需要向行政部提交书面申请，经信息治理部签字确认后，由公司总经理审批执行。在分配的第一台电脑报废后才能申购第二台电脑，行政部对原电脑予以收回处理。6.6.2设备报废应履行相应手续，由职员申请，填写《办公用品报费申请单》，附上报废设备的型号、名称、配置、使用年限及报废缘故记入设备台帐，信息中心加签，提出报废设备处理意见，行政部出售或报废处理物品时，由总经理核准后，依照设备报废权限经审批并获批准后执行，并在《报费办公用品记录表》做好记录。6.7办公用品的赔偿：6.7.1因操作不当造成办公设备损坏的，由当事人承担损失（新购价或维修价）的50%。6.7.2因保管人或使用人因保管不当而造成失窃的，由双方按如下比例进行赔偿：若物品购入时刻未满半年，按其原购价的70%赔偿损失；若物品购入时刻满半年未满一年，按其原购价的60%赔偿损失；若物品购入时刻满一年未满两年，按其原购价的50%赔偿损失；若物品购入时刻在两年以上，则按其原购价的40%赔偿损失。7.惩处7.5.1公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。7.5.2公司办公用品应本着节约的原则，如有白费者一经发觉将在当月考核分中扣5分。7.5.3职员应自觉爱护各类办公用品，个人缘故或使用不当损坏照价赔付。7.6相关表格《办公用品申请表》、《办公用品入库单》、《办公用品领用单》、《维修申请表》《办公用品报废申请单》、《报废用品记录表》、《办公用品使用台帐》、《中道物流电脑登领用登记表》8.附则8.1分配到个人、部门使用的设备，使用人、部门负责人对设备的安全、完整负有保管的责任，并负责办公设备的正确使用、日常维护和保养。8.2职员必须爱护、珍惜分配给自己使用的办公设备和公共办公设备。8.5财务部严格按照本文件实施，对不符合本文件要求的不予报销。8.6本方法从2011年1附件一中道物流电脑登领用登记表日期主机显示器键盘鼠标其他领用人备注